Operasi Back Office di Forex & Treasury Domestik

Fungsi Back office untuk berbagai transaksi sehubungan dengan forex, pasar uang dan pasar sekuritas diberikan di bawah ini.

Perbendaharaan Valas:

Dalam kasus transaksi treasury forex, back office menangani penyelesaian valuta asing, dan konfirmasi antar bank. Ini memelihara buku besar cermin Nostro, pengembalian, kontrak penerusan pedagang, ­tagihan lanjutan EEFC, formulir pelaporan, tanda terima dari cabang terkait pembelian dan penjualan transaksi valuta asing, pembalikan FBP, transaksi antar cabang, persiapan laporan terperinci tentang posisi mata uang pada akhir hari , persiapan dan pemeliharaan bagan dana, pernyataan pola jatuh tempo kontrak, analisis jatuh tempo dari kesepakatan, dll.

Ini memantau penerimaan dan pembayaran dana asing dan nilai counter setiap hari dan melakukan rekonsiliasi transaksi antar bank ­.

Back office memantau penerimaan catatan pialang bursa untuk kesepakatan yang diselesaikan melalui mereka yang diperiksa dengan slip kesepakatan yang sesuai segera setelah diterima. Perbedaan, jika ada, diamati dalam rincian kesepakatan dengan yang diberikan dalam catatan broker dibawa ke pemberitahuan dealer yang bersangkutan dan ­tindakan korektif diambil.

Pernyataan yang memberikan ringkasan broker-bijaksana dari transaksi yang dilakukan selama bulan itu dan hutang broker kepada masing-masing broker dibuat di komputer/dipersiapkan secara manual pada akhir setiap bulan.

Ini akan dibandingkan dengan batasan broker yang disetujui sebelumnya untuk memastikan tidak ada penyimpangan. Back office juga menghasilkan dan mengirim konfirmasi ke bank rekanan untuk transaksi yang dilakukan setiap hari. Setelah menerima konfirmasi kontrak dari bank rekanan, pejabat back office memeriksa kembali keakuratan rincian kesepakatan yang diberikan di dalamnya.

Sebagai bagian dari rutinitasnya, back office memeriksa semua transaksi yang disiapkan oleh dealer dan memverifikasi rincian transaksi langsung yang dilakukan di pasar antar bank dengan Telex/Reuters Printout. Kantor belakang juga memeriksa tarif yang dikutip oleh dealer vis-a-vis, kartu sehubungan dengan transaksi pedagang yang dilaporkan oleh cabang dan juga memverifikasi tarif yang dikutip pada kontrak forward pedagang yang dipesan dan dibatalkan pada siang hari.

Tarif per jam forex (baik untuk mata uang utama dan mata uang eksotis) disiapkan/dihasilkan oleh komputer untuk melakukan pemeriksaan acak dari beberapa kesepakatan dengan mengacu pada tarif tersebut untuk mengetahui variasi yang signifikan dalam tarif yang dikutip untuk transaksi tersebut.

Daftar dikelola untuk menyimpan akun dari slip kesepakatan yang digunakan, dibatalkan dan dimasukkan ke dalam komputer. Jumlah transaksi yang dilakukan harus dihitung dengan jumlah slip yang digunakan dan hal yang sama dihitung dengan jumlah transaksi yang dimasukkan ke dalam komputer. Saldo pembukaan stok cetak slip transaksi di tangan dikurangi slip yang digunakan dan dibatalkan pada siang hari harus dihitung dengan stok cetak slip transaksi di tangan pada akhir hari.

Verifikasi transaksi sesuai catatan dealer dan yang tercatat di Buku Posisi dilakukan pada akhir hari. Staf cadangan memeriksa setiap cetakan komputer. Penambahan/perubahan dengan tangan/secara manual tidak diperbolehkan karena alasan yang jelas. Namun, jika ada alasan kuat, hal yang sama harus dilakukan di bawah instruksi otoritas yang sesuai dan harus disahkan dengan benar oleh pejabat yang bersangkutan.

Koordinasi & Kontrol:

Harus ada koordinasi yang tepat antara back office dan dealing room. Ini berkisar pada pemantauan yang tepat dari batas siang hari, batas semalam, batas bank rekanan, batas negara, dll. Kasus di mana batas ini terlampaui harus dipelajari, alasan untuk melampaui batas harus dipastikan dari dealer dan harus dilaporkan ke Top Manajemen tanpa penundaan.

Pernyataan posisi sebenarnya (berdasarkan mata uang) pada hari Jumat terakhir setiap bulan harus dibuat untuk semua transaksi termasuk transaksi dalam jumlah kecil (ditentukan sesuai tarif kartu – tidak dilaporkan oleh cabang melalui telepon atau telegram pada tanggal transaksi dilakukan) dilaporkan oleh cabang dalam formulir pelaporan untuk penyerahan divisi internasional, untuk pemantauan posisi mata uang yang tepat.

SWIFT & Sistem Komputer:

Bagian cadangan harus dilengkapi dengan Sistem SWIFT di mana Saldo Akun Nostro dengan semua koresponden diterima setiap hari di pagi hari dan berbagai tanda terima/pesan pembayaran diterima/dikirim setiap hari dari/ke bank luar negeri. Sistem SWIFT juga digunakan untuk konfirmasi transaksi antar bank.

Tanda Tangan Spesimen:

Spesimen tanda tangan dari semua pejabat yang berwenang dari bank rekanan (yang seharusnya bukan dealer) pejabat cabang dan pialang resmi harus disimpan dalam catatan. Pemeriksaan tanda tangan pejabat bank yang menandatangani konfirmasi harus dilakukan secara ­cermat.

Bank/rekanan yang tidak memberikan tanda tangan pada konfirmasi ­(lembar terkomputerisasi, dll.) harus diminta untuk memberi tahu praktik mereka secara tertulis tentang tanda tangan resmi dan memberikan ganti rugi yang sesuai sebagaimana ditentukan oleh Asosiasi Dealer Valuta Asing India. Ganti rugi ini harus disimpan di tempat yang aman dengan hati-hati. Demikian pula harus diverifikasi untuk transaksi yang dilakukan dengan cabang dan broker.

Laporan pemindaian tarif harus disiapkan oleh departemen cadangan sesuai Pedoman RBI untuk Pengendalian Internal atas Bisnis Valuta Asing ­. Laporan ini dibuat untuk slot waktu yang berbeda melalui printer yang terpasang pada Layar Monitor Reuters.

Pengujian Pesan & Kunci Tes:

Semua pengujian pada pesan yang masuk harus diverifikasi dan diautentikasi dengan benar oleh petugas pengujian terkait. Demikian pula pejabat yang menerapkan tes untuk pesan keluar juga harus ­mengautentikasi pekerjaan yang dilakukan oleh mereka.

Evaluasi Laba & Rugi:

Evaluasi laba rugi valuta asing dilakukan pada akhir periode yang ditentukan oleh Accounts Department sayap cadangan, dengan tetap memperhatikan ketentuan Pedoman RBI untuk pengendalian internal Usaha Valuta Asing.

Estimasi laba bulanan dihitung berdasarkan tarif yang diberikan oleh Asosiasi Dealer Valuta Asing India (FEDAI) dan dilaporkan ke Divisi Internasional/Kantor Pusat.

Catatan Mata Uang Asing juga harus dihargai. Laba/Rugi yang timbul dari transaksi pasar uang valuta asing harus tercermin dalam selisih bunga yang diperoleh dan biaya swap yang dikeluarkan.

Bank-bank tersebut, yang menerima deposit FCNR(B) harus mempelajari biaya menukar dana FCNR(B) untuk menghasilkan sumber daya Rupee. Biaya harus diperhitungkan secara hati-hati terhadap tarif call money yang berlaku, hasil yang diharapkan akan direalisasikan dengan menggunakan Dana Rupee tersebut dan kemungkinan menimbulkan biaya reverse swap jika permintaan diterima dari pelanggan untuk pengiriman dana ke Akun FCNR (B) mereka sebelum waktunya.

Kutipan Tarif yang Lebih Baik untuk Pelanggan yang Terhormat:

Bank menyiapkan pedoman/strategi yang sesuai untuk diadopsi oleh dealer untuk mengutip tarif yang lebih halus kepada pelanggan besar/non-nasabah (meminta pengiriman uang dalam jumlah besar) dan bagaimana menangani transaksi ­tersebut ketika penawaran diterima.

Harga yang lebih baik dapat dikutip bahkan di pasar yang bergejolak; namun, panduan yang tepat harus diterapkan untuk kutipan tersebut. Hal ini diperlukan agar tidak kehilangan bisnis yang menguntungkan di pasar yang kompetitif.

Pengembalian Kontrol:

Bagian cadangan juga menangani pekerjaan persiapan dan penyerahan berbagai pengembalian kontrol. Beberapa pengembalian disiapkan setiap hari; beberapa disiapkan mingguan, dua mingguan, bulanan untuk diserahkan ke Divisi Internasional Bank, Kantor Pusat, Bank Cadangan India dan untuk pemantauan yang tepat oleh departemen cadangan.

Back Office Perbendaharaan Dalam Negeri:

Back office memperoleh konfirmasi independen dari setiap transaksi dari pihak lawan dan menyelesaikan transaksi hanya jika berada dalam batas eksposur yang diperbolehkan untuk pihak lawan.

Back office juga memverifikasi bahwa tarif / harga yang disebutkan dalam slip kesepakatan sesuai dengan pasar pada saat kesepakatan dibuat. Verifikasi tersebut dilakukan dengan memindai layar Reuter dan mencatat kurs pasar pada titik waktu yang berbeda. Tingkat pinjaman dan pinjaman juga diverifikasi dengan cara yang sama.

Secara umum, back office bertanggung jawab atas kepatuhan terhadap berbagai limit risiko yang ditetapkan oleh Manajemen dan RBI, serta akurasi dan objektivitas rincian transaksi.

Back office harus meningkatkan kecepatan dan efisiensi kontrol, pemrosesan dan penyelesaian transaksi yang dilakukan oleh front office.

1. Konfirmasi kontrak diperoleh untuk semua transaksi dari bank lawan dan diverifikasi kebenarannya.
2. Perbedaan diperbaiki pada hari yang sama.

Laporan pemindaian harga disiapkan secara berkala dan kesepakatan yang dibuat oleh dealer sangat berbeda dengan harga pasar.

Kapanpun diperlukan perbedaan ini dapat diperiksa dan dilaporkan ­, kepada atasan untuk mendapatkan informasi dan tindakan yang diperlukan.

Efek di Rekening SGL:

Transfer melalui rekening SGL oleh bank yang memiliki fasilitas SGL hanya dapat dilakukan jika mereka memelihara rekening giro reguler di Bank Cadangan. Seluruh transaksi SUN yang memiliki fasilitas SGL hanya dapat dilakukan melalui rekening SGL.

Sebelum menerbitkan formulir transfer SGL yang mencakup transaksi penjualan, back office harus memastikan bahwa mereka memiliki ­saldo yang cukup di masing-masing sekuritas di rekening SGL.

Dalam keadaan apa pun, formulir transfer SGL yang dikeluarkan oleh bank untuk kepentingan bank lain harus terpental karena kekurangan saldo yang cukup di akun SGL. Bank pembeli harus mengeluarkan cek hanya setelah menerima formulir transfer SGL dari bank penjual.

1. Formulir transfer SGL harus dalam format standar yang ditentukan oleh Bank Cadangan dan dicetak di atas kertas semi-aman dengan ukuran seragam. Ini harus diberi nomor seri ­dan harus ada sistem kontrol untuk memperhitungkan setiap formulir SGL.
2. Formulir transfer SGL harus ditandatangani oleh dua pejabat bank yang berwenang yang tanda tangannya dicatat pada masing-masing Kantor Utang Umum (PDO) Bank Cadangan dan bank lain.
3. Formulir transfer SGL yang diterima bank pembeli harus segera disetorkan ke rekening SGLnya. Tidak ada penjualan yang dapat dilakukan dengan cara mengembalikan formulir Transfer SGL yang dipegang oleh bank.
4. Setiap pemantulan formulir transfer SGL yang dikeluarkan oleh bank penjual untuk kepentingan Bank pembeli harus segera diberitahukan oleh Bank Cadangan oleh bank pembeli.

Concurrent auditors harus menyatakan bahwa investasi yang dipegang oleh bank, seperti pada pelaporan terakhir hari Jumat setiap kuartal dan seperti yang dilaporkan ke RBI, benar-benar dimiliki/dipegang olehnya dibuktikan dengan pernyataan fisik atau beredar.

Reserve Bank of India telah memperluas kepada semua pelaku pasar fasilitas penyelesaian transaksi Surat Utang Negara melalui NDS (Negotiated Dealing System) – Sistem CCIL selain penyelesaian di bawah sistem Pengiriman vs. Pembayaran.

Efektif sejak 1 April 2003, seluruh transaksi Surat Utang Negara (outright dan Rego) diselesaikan secara wajib hanya melalui ­Clearing Corporation of India Ltd. (CCIL). Setiap transaksi di Pemerintah. Sekuritas untuk penyelesaian oleh bank di luar sistem NDS-CCIL tidak dilayani oleh Reserve Bank of India sejak tanggal tersebut.

Akuntansi untuk Penawaran:

1. Untuk setiap transaksi yang dilakukan, harus disiapkan slip kesepakatan yang harus berisi rincian yang berkaitan dengan nama pihak lawan, apakah itu transaksi langsung atau melalui broker, dan jika melalui broker, rincian keamanan, jumlah, harga , tanggal dan waktu kontrak. Untuk setiap kesepakatan, harus ada sistem penerbitan konfirmasi kepada pihak lawan.
2. Slip Transaksi harus diberi nomor seri dan dikendalikan secara terpisah untuk memastikan bahwa setiap slip transaksi telah diperhitungkan dengan benar.
3. Atas dasar voucher yang diberikan setelah verifikasi nota kontrak aktual yang diterima dari broker/counter-party dan konfirmasi transaksi oleh counter-party, bagian Akun harus menulis pembukuan secara mandiri.
4. Catatan rincian transaksi yang dibuat oleh broker dan pembayaran broker, harus disimpan.
5. Departemen Audit Internal harus memeriksa transaksi ­surat berharga secara berkelanjutan dan memantau kepatuhan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditetapkan dan prosedur yang ditetapkan serta melaporkan kekurangan tersebut langsung kepada manajemen bank.

Perdagangan di bursa efek beroperasi secara paralel dengan sistem perdagangan sekuritas pemerintah saat ini. Perdagangan yang diselesaikan di bursa akan dibersihkan oleh masing-masing perusahaan kliring/lembaga kliring.

Namun, anggota perdagangan bursa saham tidak boleh terlibat dalam proses penyelesaian untuk entitas yang diatur oleh RBI. Seluruh perdagangan bursa bank harus diselesaikan baik secara langsung dengan lembaga kliring/lembaga kliring (apabila menjadi anggota kliring) atau melalui kustodian anggota kliring.

Bank sebagai investor institusional di bursa efek, dapat melakukan transaksi hanya atas dasar penyerahan dan penyerahan surat berharga. Dengan kata lain, short selling sekuritas Pemerintah, bahkan secara harian, tidak diperbolehkan.

Dengan maksud untuk memfasilitasi partisipasi di bursa efek sesuai dengan peraturan yang ditentukan oleh RBI, SEBI dan bursa, Back Office akan memiliki rekening demat dengan peserta penyimpanan bank (DP) NSDL/CDSL atau dengan SHCIL selain SGL/CSGL mereka rekening dengan RBI.

Pedoman Operasional Terkait Perdagangan Pemerintah. Efek di Bursa Efek :

Back Office harus memiliki sistem kontrol internal yang sesuai untuk melayani perdagangan dan penyelesaian bursa sebelum ­memulai operasi di bursa.

Pengaturan back office ­harus sedemikian rupa sehingga perdagangan di pasar NDS/ OTC dan di bursa saham dapat dilacak dengan mudah untuk penyelesaian, rekonsiliasi dan pelaporan manajemen. Oleh karena itu, Back Office harus memasang infrastruktur TI yang memungkinkan dan sistem manajemen risiko yang memadai.

Hanya pialang terdaftar SEBI yang diberi wewenang oleh bursa yang diizinkan ­(NSE, BSE atau OTCEL) untuk melakukan transaksi sekuritas Pemerintah yang dapat digunakan untuk menempatkan pesanan beli/jual. Catatan kontrak yang valid yang menunjukkan waktu eksekusi harus diperoleh dari broker pada akhir hari.

Semua transaksi harus dipantau oleh Back Office dengan maksud untuk memastikan penerimaan dana dan surat berharga tepat waktu. Keterlambatan atau kegagalan apa pun harus segera ditanggapi dengan bursa/otoritas terkait

Pada saat perdagangan, sekuritas harus tersedia di bank baik di SGL mereka atau di rekening demat dengan penyimpanan.

Standar Akuntansi:

Untuk mewujudkan praktik akuntansi yang seragam di antara bank-bank dalam membukukan pendapatan pada unit reksadana dan ekuitas Lembaga Keuangan Seluruh India, sebagai praktik yang hati-hati, pendapatan tersebut harus dibukukan berdasarkan kas dan bukan berbasis akrual.

Namun, sehubungan dengan pendapatan dari sekuritas/obligasi Pemerintah dari usaha sektor publik dan Lembaga Keuangan Seluruh India, di mana suku bunga instrumen telah ditentukan sebelumnya, pendapatan dapat dibukukan berdasarkan basis akrual, asalkan bunga dibayarkan secara teratur dan tidak tertunggak.

Audit Bersamaan:

Fungsi perbendaharaan yaitu, investasi, pengelolaan dana termasuk pinjaman antar bank, pendiskontoan ulang tagihan, dll. harus ­tunduk pada audit bersamaan dan hasil audit harus ditempatkan di hadapan Ketua dan Direktur Pelaksana bank pada interval yang ditentukan.

Merupakan tanggung jawab utama bank untuk memastikan bahwa terdapat prosedur audit yang memadai untuk memastikan kepatuhan yang tepat atas instruksi sehubungan dengan pelaksanaan portofolio investasi.

Audit bersamaan akan mencakup aspek-aspek berikut yaitu:

1. Memastikan bahwa sehubungan dengan pembelian dan penjualan sekuritas, departemen terkait telah bertindak dalam wewenang yang didelegasikan.
2. Memastikan bahwa surat-surat berharga selain yang dalam bentuk SGL dan demat, seperti yang tertera dalam pembukuan, dipegang secara fisik.

AKU AKU AKU. Memastikan bahwa transaksi jual beli dilakukan dengan kurs yang menguntungkan bank.

1. Meneliti kesesuaian dengan batasan broker dan memasukkan ekses yang diamati dalam laporan berkala mereka.
2. Memverifikasi apakah pedoman pengendalian internal untuk akuisisi saham yang diizinkan, surat utang dan obligasi PSU di pasar sekunder telah dipenuhi.

Audit internal:

Pembelian dan penjualan sekuritas Pemerintah, dll. juga diaudit secara terpisah oleh auditor internal. Back Office juga diharapkan untuk melakukan tinjauan setengah tahunan (per 31 Maret dan 30 September) dari portofolio investasi mereka, yang harus, terlepas dari aspek operasional lainnya dari portofolio investasi, secara jelas menunjukkan kepatuhan dealer terhadap investasi internal yang telah ditetapkan. kebijakan dan prosedur bank.

Daftar Pernyataan, Daftar Saran, dan Surat Pengantar, Pesan, yang Dihasilkan oleh Komputer dan Dicetak Harian & Bulanan:

Cetakan Harian:

1. Penawaran Pendanaan Rupee hari ini.
2. Penawaran Siap dilakukan hari ini.
3. Tagihan Dibeli hari ini.
4. Buku Kontrak Forward hari ini.
5. Tagihan Terbalik hari ini.
6. Daftar Transaksi Antar Bank.
7. Penyeimbangan Posisi Harian.
8. Buku Besar Nostro.
9. Saldo Nosro.
10. Paparan Negara.
11. Eksposur Pihak Lawan.
12. Tagihan Uang Muka Beredar.
13. Laporan Uang Muka Harian.
14. Celah Setiap Hari.
15. Meneruskan Saran Kontrak kepada Pelanggan.
16. Buku Kas Tambahan.
17. Ringkasan Penilaian Akun Nostro.
18. Ringkasan Dana 5 hari.
19. Penyelesaian Rupee-Interbank Contract jatuh tempo pada tanggal tertentu (Pembelian dan penjualan terhadap Rupee).
20. Kontrak Antar Bank yang jatuh tempo pada tanggal tertentu (Forward Deals) termasuk TOM/SPOT/FORWARD.
21. Konfirmasi.
22. Voucher Setelmen Antar Bank.
23. Voucher Penyelesaian Pasar Uang.
24. Konfirmasi Pasar Uang.
25. Laporan Pendanaan Rupee.
26. Pesan Pembayaran melalui Swfit.
27. Mata uang bijaksana dan berdasarkan tanggal konsolidasi Forward ­Purchase dan Laporan Penjualan untuk Dua Bulan Berikutnya; Ini dihasilkan untuk digunakan untuk mendanai/mengurangi kesenjangan melalui swap.
28. Dana pada tanggal tertentu.
29. Ringkasan Dana.
30. Penawaran Luar Biasa Forex.

Beberapa Cetakan Bulanan:

1. O/S Antar Bank.
2. Tagihan O/S.

3.Siap O/S.

4. O/S Forward Kontrak berdasarkan mata uang, slipware, berdasarkan bulan.
5. Tagihan Lanjutan O/S.
6. Pernyataan Posisi Sejati.
7. Pernyataan IC4, IC6.
8. Pengembalian & Tambahan R.
9. Posisi Jumat.
10. Penilaian Nostro.
11. Penilaian Maju.
12. Pialang.
13. Tarif FEDAI.
14. Penjualan RBI.
15. Pendanaan Rupee.
16. Rasio Pedagang/Antar Bank.
17. Perputaran Antar Bank.
18. Perputaran Pedagang.
19. Omzet Koresponden.
20. Perputaran Mata Uang.
21. Pasar Uang Beredar.
22. Posisi Dana Pasar Uang.
23. Buku Besar Rekonsiliasi (O/S = Outstanding).