Baca artikel ini untuk mempelajari tentang mengatur dan mengevaluasi informasi di kantor.
Pengorganisasian Informasi di Kantor:
Setelah data dikumpulkan, dikumpulkan, disusun dalam rangkaian, mereka harus ditempatkan di atas kertas sedemikian rupa sehingga fakta dan angka muncul darinya.
Data ini harus diatur sedemikian rupa sehingga mudah dipahami.
Presentasi grafis atau penyajian data ke dalam baris dan kolom tergantung pada data yang dikumpulkan dan tujuan sistem atau prosedur yang harus dirumuskan. Representasi grafis dari data akan mencakup diagram alir, diagram proses, diagram operasi, dan diagram distribusi kerja.
Fakta dapat diatur dalam beberapa cara:
- Berdasarkan Masalah:
Selama proses pengumpulan data, ditemukan masalah atau keluhan utama tertentu. Namun, perlu untuk memasukkan hanya keluhan dan masalah yang sebenarnya dan yang sangat penting.
- Berdasarkan Tujuan:
Fakta-fakta dapat diatur atas dasar tujuan yang berhubungan dengannya. Namun, tidak mudah untuk menentukan tujuan dan, juga, tidak selalu mungkin untuk memberikan pembagian informasi yang jelas dan tegas.
- Berdasarkan Rata-Rata Proses:
Metode ini mengungkapkan status terkini dari data yang diproses dan diikuti. Ini juga mengungkapkan penggunaan mesin dan jenis informasi yang diperoleh.
- Pada Dasar Organisasi:
Fakta tersebut dapat disusun berdasarkan unit organisasi dan personelnya masing-masing. Dengan demikian aliran data terungkap. Selain itu, dengan mengkonsolidasikan berbagai jenis informasi ke dalam satu gambar untuk keseluruhan perusahaan memberikan perancangan sistem yang efektif dan inklusif.
- Berdasarkan Masukan dan Keluaran:
Pendekatan ini sederhana dan sangat berguna dimana sistem yang ada akan diperbaiki. Dasar ini sulit untuk digunakan dimana sistem akan diperkenalkan untuk pertama kalinya.
Mengevaluasi Informasi di Kantor:
Untuk mengevaluasi data, akan baik untuk mengungkapkan pernyataan umum ke dalam istilah kuantitatif.
Untuk evaluasi, poin-poin berikut harus diperhatikan:
- Analisis manfaat biaya harus dilakukan karena sistem yang dirancang pada akhirnya harus nyaman serta hemat biaya.
- Dimungkinkan untuk memperoleh data yang akurat tentang biaya dan produktivitas karyawan secara kuantitatif. Data yang telah diperoleh pada aspek-aspek tersebut harus diperiksa melalui pengambilan sampel untuk menentukan keakuratan dokumen sumber dan keandalan laporan dan catatan.
- Sistem yang dirancang untuk menjalankan organisasi dengan lancar juga sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor yang beroperasi di luar organisasi—misalnya, sistem di kantor impor dan ekspor organisasi.
- Beberapa evaluasi sampai batas tertentu bergantung pada penilaian dan keyakinan individu. Ini karena beberapa informasi selalu terdiri dari elemen terukur manusia.
