Beberapa prinsip utama pembelian adalah: 1. Kualitas yang tepat 2. Kuantitas yang tepat 3. Waktu yang tepat 4. Sumber yang tepat 5. Harga yang tepat dan 6. Tempat yang tepat.
1. Kualitas yang Tepat:
Istilah kualitas yang tepat mengacu pada kesesuaian suatu barang untuk tujuan yang diperlukan. Untuk menghasilkan barang dengan kualitas terbaik, kualitas bahan baku terbaik mungkin merupakan kualitas yang tepat sedangkan untuk memproduksi barang dengan kualitas sedang, kualitas rata-rata terendah mungkin adalah kualitas yang tepat.
Kualitas item disebut sebagai nilai. Itu dapat diukur dengan tes fisik, analisis kimia atau dengan metode lain tergantung pada sifat suatu produk. Penggunaan spesifikasi standar, nama merek atau nama dagang membantu dalam membeli kualitas bahan yang dibutuhkan. ‘Kualitas harus dibangun ke dalam produk’. Merupakan tugas departemen pembelian untuk memastikan bahwa bahan dibeli dari pemasok tersebut.
Untuk menciptakan itikad baik, produksi yang tepat, standarisasi, penghapusan pemborosan, dan untuk hasil yang lebih baik, pembelian kualitas yang tepat sangat penting. Kualitas untuk bahan yang berbeda diputuskan oleh departemen terkait.
Dalam hal peralatan bengkel, keputusan diambil oleh insinyur pabrik dan untuk alat tulis keputusan diambil oleh departemen pengguna. Namun, departemen pembelian dapat mempertanyakan persyaratan dari departemen yang berbeda berdasarkan pengalamannya dan menyarankan berbagai alternatif. Departemen inspeksi harus memverifikasi apakah barang yang dipasok sesuai dengan pesanan yang dilakukan.
Jadi, kualitas yang tepat adalah kesesuaian barang yang dibeli untuk tujuan tertentu. Kualitas terbaik dari bahan yang dibeli tidak perlu kualitas yang tepat.
2. Jumlah yang Tepat:
Bahan yang dibeli harus dalam jumlah yang tepat. Kuantitas yang tepat adalah kuantitas yang dapat dibeli pada suatu waktu dengan biaya total minimum dan yang meniadakan kekurangan bahan. Memastikan dan memelihara aliran material yang teratur untuk menjalankan aktivitas produksi adalah tujuan vital dari setiap organisasi pembelian. Kelebihan pembelian harus dihindari, hal itu mengakibatkan kelebihan stok dan modal tidak perlu diblokir dan biaya penyimpanan persediaan naik.
Economic Order Quantity (EOQ) membantu dalam menentukan jumlah bahan yang tepat untuk dipesan. Itu dihitung dengan menerapkan rumus berikut:
EOQ =
A adalah singkatan dari konsumsi material tahunan, C untuk biaya pemesanan dan S untuk Penyimpanan Tahunan dan biaya pengangkutan per unit.
Untuk menentukan jumlah kuantitas yang tepat untuk dibeli, faktor penting tertentu harus dipertimbangkan oleh manajemen. Ini adalah sifat dari proses pembuatan, sifat bahan yang akan digunakan, kondisi pasar yang berlaku yaitu, perubahan selera dan preferensi orang, biaya bahan yang akan dibeli, biaya kepemilikan dan kapasitas penyimpanan organisasi.
Seiring dengan jumlah pesanan ekonomi, ada dua konsep lagi, yaitu; kuantitas pesanan massal dan kuantitas pesanan sewenang-wenang yang perlu dipahami.
Kuantitas Pesanan Massal adalah kuantitas yang lebih besar dari kuantitas pesanan ekonomis. Ini menggabungkan jumlah pemesanan lebih dari satu pesanan sehingga dapat dibulatkan menjadi 3, 6 atau 12 persyaratan bulanan dan menempatkan satu pesanan untuk persyaratan penuh periode yang sedang dipertimbangkan.
Kuantitas pesanan massal memastikan berbagai harga ekonomis, biaya operasional lebih rendah di departemen pembelian. Barang murah dan slow moving umumnya dibeli dalam jumlah banyak.
Kuantitas Pesanan Sewenang-wenang adalah hasil dari kelemahan kuantitas pesanan ekonomis dan kuantitas pesanan massal. Karena kondisi pasar yang bervariasi, tidak disarankan untuk selalu mematuhi jumlah pesanan ekonomis dan massal.
Faktor-faktor tertentu yaitu; pesanan yang tidak pasti dari pasar, posisi keuangan yang tidak pasti, jadwal produksi yang tidak pasti, dan lead time yang tidak pasti bertanggung jawab atas adopsi kuantitas pesanan yang sewenang-wenang di pihak manajer pembelian.
3. Waktu yang Tepat:
Waktu di mana pembelian harus dilakukan adalah sangat penting. Dalam hal barang digunakan secara teratur, waktu yang tepat berarti waktu ketika stok mencapai tingkat minimum. Tingkat pemesanan ulang material ditetapkan untuk setiap item berdasarkan prinsip waktu yang tepat.
Tindakan pembelian perlengkapan baru harus segera dimulai, saat bahan mencapai tingkat pemesanan ulang. Tingkat pemesanan ulang untuk setiap jenis material dihitung dengan menggunakan rumus berikut.
Tingkat pemesanan ulang = Konsumsi Maksimum x Periode Pemesanan Ulang Maksimum. Departemen kontrol bahan mengirimkan daftar permintaan pembelian ke departemen pembelian untuk pembelian bahan. Jika bahan diperlukan untuk pekerjaan khusus, Departemen Pembelian memastikan bahwa bahan dikirim tepat waktu.
Faktor penting lain yang harus diperhatikan adalah pengiriman bahan dari toko ke departemen produksi. Setiap keterlambatan dalam memasok bahan pada pekerjaan yang berbeda menunda produksi.
4. Sumber Benar:
Memilih sumber yang tepat untuk pembelian bahan merupakan pertimbangan penting dalam prosedur pembelian. Sumber yang tepat untuk pengadaan bahan adalah pemasok yang dapat memasok bahan dengan kualitas yang tepat seperti yang dipesan, dalam jumlah yang tepat sesuai pesanan, pada waktu yang tepat di mana bahan harus dipasok, dengan harga yang disepakati dengan pemasok, yang berada dalam posisi untuk menghormati komitmen tanpa banyak tindak lanjut, yang memiliki sumber daya keuangan yang diperlukan dan tenaga kerja yang memadai untuk menangani pesanan dan yang mapan dengan reputasi yang lebih tinggi dan integritas bisnis yang terbukti.
Sumber bahan harus ditempatkan dalam jarak yang wajar dari organisasi pembeli. Ini akan meminimalkan keterlambatan pengiriman, biaya transportasi yang lebih tinggi dan meningkatkan kontak pribadi antara pembeli dan pemasok dan memungkinkan layanan purna jual yang lebih baik, dll.
Sedapat mungkin perantara dan calo harus dihindari dalam pembelian bahan. Penghubung langsung harus dibangun dengan pemasok. Ini akan sangat membantu dalam meningkatkan kualitas materi di masa depan.
Saat memilih pemasok, faktor-faktor tertentu harus diingat, yaitu lokasi pemasok, fasilitas pergudangan yang tersedia dengan pemasok, hubungan pengusaha dengan tenaga kerja, kelayakan kredit pemasok, ukuran perusahaan pemasok, dan kontrol kualitas yang diamati. oleh pemberi kerja, dll. Kunjungan pribadi ke tempat calon pemasok akan sangat membantu dalam menilai kemampuan pemasok.
5. Harga yang Tepat:
Penentuan harga yang tepat adalah tugas yang sulit. Merupakan tujuan utama organisasi mana pun untuk mendapatkan barang-barang material dengan harga yang tepat. Harga itulah yang memberikan nilai akhir terbaik dari uang yang diinvestasikan untuk membeli bahan.
Menentukan harga yang tepat dari suatu produk tergantung pada berbagai faktor, yaitu; kualitas, waktu pengiriman dan umur akhir dari bahan, kurva permintaan dan penawaran, tingkat persaingan, batasan pemerintah, layanan purna jual, diskon yang ditawarkan, dan ketentuan pembelian dll. Dapat ditunjukkan di sini bahwa penentuan harga yang tepat tidak bergantung pada hanya pada pengetahuan pasar tetapi juga pemahaman yang jelas tentang proses penetapan harga.
Pembeli harus tetap berhubungan dengan faktor-faktor yang disebutkan di atas dalam proses penentuan harga. Dia harus mempertimbangkan apakah barang yang diusulkan untuk dibeli mewakili nilai terbaik untuk uang atau tidak.
Ini dikenal sebagai “analisis nilai”. Harga pasar yang berlaku juga menjadi dasar penentuan harga. Harus ada negosiasi antara departemen pembelian dan pemasok untuk penentuan harga yang tepat.
6. Tempat yang Tepat:
Selain mendapatkan bahan dengan kualitas dan kuantitas yang tepat dari sumber yang tepat dengan harga yang tepat, harus dipastikan bahwa bahan tersebut tersedia di tempat yang tepat. Biaya transportasi dan penanganan material sangat dipengaruhi oleh pemilihan tempat yang tepat dari mana material akan diperoleh. Untuk meminimalkan biaya ini, pemilihan tempat yang tepat untuk akuisisi material sangat penting. Jika pemasok lokal maupun luar memenuhi persyaratan ini, yang pertama harus lebih disukai. Prinsip pembelian yang disebutkan di atas dapat disimpulkan sebagai enam R pembelian. Ini juga dikenal sebagai “esensial” yang harus diikuti oleh eksekutif pembelian.
