Kata motivasi digunakan untuk menggambarkan dorongan yang mendorong seorang karyawan untuk bekerja. Oleh karena itu, prosesnya dimulai dengan kebutuhan fisiologis (ekstrinsik) atau psikologis (intrinsik), yang kepuasannya mengaktifkan dorongan untuk mencapai suatu tujuan. Jadi, mekanisme motivasi dimulai dengan kebutuhan, yang mengaktifkan dorongan menuju tujuan. Hal ini dapat dijelaskan dengan menggunakan Gambar 11.2.
Pada tahap ini, penting untuk memahami perbedaan mendasar antara motif, motivasi, dan memotivasi. Motif adalah keadaan batin yang mengaktifkan dan mengarahkan perilaku individu menuju tujuan tertentu. Keadaan batin seseorang diciptakan dari ketidakseimbangan kebutuhan yang dirasakan.
Tingkat ketidakseimbangan menentukan motif yang kuat atau motif yang lemah, dan karenanya individu mendorong dirinya sendiri ke dalam tindakan. Motif yang kuat menciptakan dorongan yang mendorong orang untuk bertindak. Tingkat perilaku kerja menentukan tingkat motivasi.
Jika seorang karyawan berkinerja baik, memberikan upaya terbaiknya, kami menganggap motivasinya tinggi, sedangkan sebaliknya, kami menganggapnya rendah. Memotivasi menyiratkan bujukan untuk memberi energi pada perilaku kerja. Ini adalah peran manajerial, karena memenuhi kebutuhan individu dan organisasi. Manajer selalu berusaha mempertahankan lingkungan yang memotivasi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang efektif dan efisien. Untuk tujuan ini, manajer perlu memahami tingkat kekuatan motif karyawan.
Karena kebutuhan atau motif adalah alasan perilaku kerja, untuk keputusan yang efektif, manajer perlu memplot motif dengan tingkat kepentingannya, yang dapat dilakukan seperti yang ditunjukkan pada Gambar 11.3.
A, B, C, D, E, dan F menunjukkan motif yang berbeda, yang dapat berupa kompensasi, peluang promosi, otonomi fungsional, kreativitas, tantangan, dan fleksibilitas dalam kebijakan.
Dengan menggunakan diagram Pareto, seorang manajer dapat mengoptimalkan kekuatan motif, karena prinsip Pareto menunjukkan bahwa setiap masalah (bagi kami itu adalah kekuatan motif) adalah hasil dari beberapa penyebab dan semua penyebab tidak sama pentingnya—’beberapa yang vital. : sepele banyak’. Ini berarti, dengan memelihara 10-15 persen kekuatan motif, para manajer dapat mengurangi kesenjangan kebutuhan di 70-80 persen area. Hal ini karena saling ketergantungan dan keterkaitan dalam kekuatan motif. Diagram Pareto tipikal terlihat seperti yang ditunjukkan pada Gambar 11.4. 
