Beberapa tahapan tersebut adalah: 1. Penerimaan dan Analisis Persyaratan dan Pemrosesan Permintaan 2. Pemilihan dan Lokasi Pemasok Potensial 3. Permintaan, Penerimaan dan Analisis Penawaran 4. Penempatan Pesanan 5. Tindak Lanjut dan Percepatan Pesanan Pembelian dan Lainnya .
Tahapan dalam Prosedur Pembelian:
- Penerimaan dan Analisis Persyaratan dan Pemrosesan Permintaan
- Pilihan dan Lokasi Pemasok Potensial
- Permintaan, Penerimaan dan Analisis Kutipan
- Menempatkan Pesanan
- Menindaklanjuti dan Mempercepat Pesanan Pembelian
- Verifikasi Faktur Vendor untuk Pembayaran setelah Pemrosesan Perbedaan dan Penolakan
- Penutupan Selesai Pesanan dan Pemeliharaan Catatan
Tahap #1. Penerimaan dan Analisis Persyaratan dan Pemrosesan Permintaan:
Berbagai departemen organisasi mengkomunikasikan kebutuhan mereka untuk berbagai item untuk membeli departemen melalui formulir permintaan.
Formulir permintaan pembelian menyiapkan dasar untuk melakukan pembelian dan berisi data berikut:
(i) Bahan/barang apa yang dibutuhkan dengan kualitas dan spesifikasi lain yang diperlukan?
(ii) Jumlah yang dibutuhkan?
(iii) Tanggal dimana bahan-bahan tersebut dibutuhkan?
(iv) Tempat pengiriman?
(v) Nama pemasok yang disarankan.
Permintaan pembelian disiapkan dalam rangkap dua dan ditandatangani oleh otoritas yang berwenang. Untuk tetap mengecek ketersediaan barang di toko, di kirim melalui toko. Format ditunjukkan pada Gambar 6.3
Tahap #2. Pilihan dan Lokasi Pemasok Potensial:
Proses ini terdiri dari pemilihan jumlah vendor yang wajar baik melalui perwakilan resmi, Katalog, jurnal Perdagangan. Iklan, direktori Dagang atau Pameran Dagang.
Kriteria pemilihan akhir vendor juga didasarkan pada faktor-faktor berikut:
(i) Keandalan pasokan: Berdasarkan kinerja pemasok di masa lalu.
(ii) Jaminan pengiriman barang tepat waktu lagi berdasarkan data masa lalu.
(iii) Pertimbangan lain seperti layanan purna jual, sikap terhadap barang yang ditolak oleh pembeli, bantuan teknis dalam dan setelah pemasangan, dll.
Sedangkan pertimbangan calon pemasok juga diberikan pertimbangan sebagai berikut:
(i) Jika pembelian dilakukan dari pasar lokal atau tempat kompetitif lainnya yang jauh dari industri.
(ii) Jika semua pembelian dilakukan dari satu vendor atau dari beberapa vendor.
(iii) Apakah akan membeli langsung dari produsen.
Agen pembelian terus memindai pasar untuk mencari vendor baru yang potensial.
Tahap # 3. Permintaan, Penerimaan, dan Analisis Kutipan:
Kutipan adalah penyelidikan untuk mengetahui apakah pemasok dapat memasok bahan yang diinginkan pada tanggal yang ditentukan dan jika ya, berapa tarifnya.
Permintaan penawaran dibuat pada formulir tertentu seperti yang ditunjukkan pada Gambar 6.4
Kutipan diundang untuk pembelian bahan seperti yang ditunjukkan di bawah ini dan harus mencapai kantor ini paling lambat pada (tanggal) pada (waktu). Kutipan harus dikirim dengan detail lengkap dan didukung oleh literatur detail atau pamflet dll.
(i) Sebutkan di bagian atas amplop
Pertanyaan No………. Tanggal jatuh tempo………………
(ii) Kutipan harus diserahkan dalam rangkap dua.
(iii) Kutipan harus diberikan dalam urutan yang sama seperti dalam surat permintaan.
(iv) Penawaran harus berlaku setidaknya satu bulan sejak tanggal pembukaan,
(v) Tarif yang dikutip harus UNTUK tujuan pembeli dan termasuk semua pajak.
(vi) Kutipan harus dikirim dalam sampul tertutup.
(vii) Hak dilindungi undang-undang untuk menerima atau menolak kutipan apa pun seluruhnya atau sebagian tanpa memberikan alasan apa pun.
(viii) Perwakilan vendor dapat hadir pada saat pembukaan kuotasi.
Membuat Permintaan Penawaran:
Permintaan kutipan dibuat berdasarkan Performa yang ditentukan ditunjukkan pada Gambar. 6.4 ke semua vendor atau sumber dan pasokan yang dipilih. Formulir penawaran mencantumkan rincian bahan yang dibeli dan Syarat & Ketentuan di mana pembeli ingin membeli bahan tersebut.
Analisis Kutipan:
Setelah menerima kutipan dari berbagai sumber, ini dipelajari untuk perbandingan tarif, syarat dan ketentuan lain yang disebutkan dalam permintaan kutipan. Pernyataan komparatif seperti yang ditunjukkan pada Gambar. 6.5 disiapkan untuk analisis. N.TS dan A.TS ditandai pada masing-masing item yaitu tidak sesuai spesifikasi dan menurut spesifikasi dan pemilihan vendor yang tepat adalah dari item bertanda ATS
Pernyataan komparatif yang disiapkan di atas memberikan panduan yang baik dalam memilih vendor yang tepat yaitu material yang memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan.
Tahap #4. Menempatkan Pesanan:
Setelah memilih vendor yang tepat, pesanan pembelian (seperti yang ditunjukkan pada Gambar 6.6) dikirimkan kepadanya. Surat pesanan pembelian merupakan dokumen hukum dan berfungsi sebagai otoritas pemasok untuk pengiriman material sesuai dengan ketentuan pesanan pembelian.
Tahap #5. Menindaklanjuti dan Mempercepat Pesanan Pembelian:
Hanya menempatkan pesanan pembelian tidak menjamin pasokan bahan dan beberapa pengejaran juga diperlukan.
Jadi bagian pembelian mempertahankan kontak dengan pemasok untuk:
(i) Dapatkan informasi tentang kemajuan pesanan.
(ii) Pemasok diingatkan sebelum berakhirnya jangka waktu pengiriman karena merupakan inti dari kontrak pembelian.
(iii) Mengambil tindakan korektif (seperti mengubah moda transportasi, atau mentransfer sebagian pesanan ke pemasok lain) sehingga material dapat diterima tepat waktu seperti yang direncanakan sebelumnya.
Enam salinan pesanan pembelian disiapkan oleh departemen pembelian. dan setiap salinan ditandatangani oleh petugas pembelian.
Dari salinan ini satu salinan masing-masing dikirim ke:
(i) Penjual.
(ii) Bagian Penyimpanan.
(iii) Bagian Akun.
(iv) Departemen Inspeksi.
(v) Dept. menempatkan Permintaan.
(vi) Departemen Pembelian untuk catatan.
Tahap #6. Verifikasi Faktur Vendor untuk Pembayaran setelah Pemrosesan Perbedaan dan Penolakan:
Laporan tentang bahan apa pun yang telah diterima dibandingkan dengan pesanan pembelian untuk mengetahui ketidaksesuaian yaitu, variasi kualitas dll. Perbedaan jika ditemukan mengenai kualitas atau kuantitas harus segera dibawa ke pemberitahuan vendor. Bahan yang ditolak dapat dikembalikan ke pemasok untuk diganti.
Faktur diperiksa untuk memastikan bahwa bahan telah diterima sesuai spesifikasi pesanan pembelian dan harga yang disepakati. Setelah mengkonfirmasi hal-hal ini, pembayaran dilakukan ke vendor untuk materi yang diterima.
Tahap #7. Menutup Pesanan Selesai dan Pemeliharaan Catatan:
Setelah membandingkan pesanan pembelian dengan laporan penerimaan dan faktur vendor. Pesanan diperlakukan sebagai pesanan selesai dan ditutup. Langkah terakhir dari prosedur pembelian adalah pengarsipan catatan transaksi tersebut yaitu pemeliharaan catatan.
