Artikel ini menyoroti enam langkah utama dalam proses penilaian kinerja. Langkah-langkahnya adalah: 1. Penetapan Standar 2. Penetapan Tujuan 3. Pengukuran Kinerja 4. Perbandingan 5. Pembahasan 6. Tindakan Perbaikan.
Proses Penilaian Kinerja Langkah #1. Menetapkan Standar:
Proses penilaian kinerja (ditunjukkan pada Tabel di bawah) dimulai dengan penetapan standar kinerja sesuai dengan tujuan strategis organisasi.
Proses Penilaian Kinerja Langkah #2. Penetapan Sasaran:
Jadi langkah kedua dalam penilaian kinerja adalah bersama-sama menetapkan tujuan yang terukur.
Ini harus berkembang dari arah strategis perusahaan – dan, lebih khusus lagi, analisis pekerjaan dan deskripsi pekerjaan. Standar kinerja ini juga harus jelas dan cukup obyektif untuk dipahami dan diukur.
Harapan seorang manajer dalam hal prestasi kerja oleh karyawannya harus cukup jelas dalam pikirannya sehingga dia akan dapat, dalam waktu dekat, untuk mengkomunikasikan harapan ini kepada karyawannya, saling menyetujui kinerja dan ukuran pekerjaan tertentu. , dan menilai kinerja mereka terhadap standar yang ditetapkan ini.
Langkah-langkah dalam Proses Penilaian Kinerja:
- a) Departemen personalia menetapkan standar kinerja karyawan.
- b) Manajer dan karyawan bersama-sama menetapkan tujuan yang terukur.
- c) Upaya dilakukan untuk mengukur kinerja aktual dengan menggunakan berbagai metode.
- d) Kinerja aktual dibandingkan dengan standar.
- e) Penilaian didiskusikan dengan karyawan.
- f) Jika perlu, tindakan korektif diambil.
Setelah standar kinerja ditetapkan, ekspektasi ini perlu dikomunikasikan. Komunikasi adalah jalan dua arah: sekadar pemindahan informasi dari manajer kepada karyawan mengenai harapan bukanlah komunikasi.
Proses Penilaian Kinerja Langkah #3. Pengukuran Kinerja:
Langkah ketiga dalam proses penilaian adalah pengukuran kinerja. Untuk menentukan apa kinerja sebenarnya, perlu untuk memperoleh informasi tentangnya. Manajer personalia harus peduli dengan bagaimana dia mengukur dan apa yang dia ukur.
Proses Penilaian Kinerja Langkah #4. Perbandingan:
Langkah keempat dalam proses penilaian adalah membandingkan kinerja aktual dengan standar. Pada tahap ini manajer personalia mencatat penyimpangan antara kinerja standar dan kinerja aktual sehingga ia dapat melanjutkan ke langkah kelima dalam proses pembahasan penilaian dengan karyawan.
Proses Penilaian Kinerja Langkah #5. Pembahasan:
Bahkan, pembahasan penilaian dengan karyawan adalah langkah selanjutnya dari setiap proses penilaian kinerja. Diskusi semacam itu dapat memiliki konsekuensi motivasional negatif maupun positif karena menilai kinerja dapat menyentuh salah satu aktivitas yang paling bermuatan emosional penilaian kontribusi dan kemampuan individu lain.
Proses Penilaian Kinerja Langkah #6. Tindakan Perbaikan:
Langkah terakhir dalam penilaian adalah inisiasi tindakan korektif jika diperlukan. Tindakan korektif dapat terdiri dari dua jenis. Yang satu langsung dan berurusan terutama dengan gejala dan yang lainnya mendasar dan mencari tahu penyebab (kinerja yang buruk).
Tindakan korektif segera sering digambarkan sebagai ‘memadamkan api’, sedangkan tindakan korektif dasar sampai ke sumber penyimpangan dan berupaya menyesuaikan perbedaan secara permanen (lihat Gambar 4.7).
Tindakan segera mengoreksi sesuatu saat ini dan mengembalikan semuanya ke jalurnya. Tindakan korektif dasar menanyakan bagaimana dan mengapa kinerja menyimpang. Dalam beberapa kasus, manajer mungkin merasionalisasi bahwa mereka tidak punya waktu untuk mengambil tindakan korektif dasar dan, oleh karena itu, harus puas dengan ‘terus-menerus’ memadamkan api’.
Manajer yang baik menyadari bahwa meluangkan sedikit waktu untuk menganalisis masalah hari ini dapat menghemat lebih banyak waktu besok ketika masalah menjadi lebih besar. Langkah-langkah ini sekarang dapat diilustrasikan dengan sebuah contoh.
Contoh:
Mari kita asumsikan bahwa pabrikan memperkenalkan lini mesin baru dan, oleh karena itu, perlu membuat kerangka kerja analisis kinerja untuk operator mesin.
Langkah 1: Analisis pekerjaan:
Pertama, analisis pekerjaan dilakukan untuk menentukan komponen pekerjaan dan kepentingan relatifnya. Untuk operator alat berat, komponen ini mungkin menyesuaikan setelan alat berat, membuat suku cadang, dan memeriksa kualitasnya. Lihat Gambar 4.7.
Langkah 2: Menetapkan kriteria kinerja (standar):
Kriteria kinerja, kemudian, akan mencakup kemampuan menyetel mesin, memproduksi suku cadang, dan memeriksa produk jadi. Langkah-langkah yang valid dapat mencakup pemeriksaan di tempat pengaturan mesin, menghitung jumlah unit yang diproduksi, dan sesekali melakukan inspeksi tindak lanjut untuk memverifikasi kualitas.
Langkah 3: Menetapkan tingkat performa aktual yang diinginkan:
Menetapkan standar kinerja akan melibatkan pengaturan tingkat kinerja aktual yang diinginkan. Untuk operator alat berat, ini bisa berupa pengaturan alat berat yang 98% akurat, 40 unit produksi per jam, dan tingkat penerimaan kualitas sebesar 93%.
Kinerja aktual kemudian diukur dan dibandingkan dengan standar. Terakhir, manajer memberikan umpan balik kepada individu dan memberikan imbalan apa pun (atau mengambil tindakan korektif apa pun) yang sesuai.
Analisis kinerja lebih mudah untuk beberapa pekerjaan daripada yang lain. Pekerjaan manajer, misalnya, umumnya lebih ambigu daripada pekerjaan karyawan operasional. Menentukan kriteria kinerja pertambangan, menetapkan standar kinerja dan mengukur kinerja aktual dalam pekerjaan semacam itu lebih sulit dan menantang.
