Baca artikel ini untuk mempelajari tentang pengertian, karakteristik, unsur, proses, model, kebutuhan, peran, dan prinsip komunikasi
Arti Komunikasi:
Kata komunikasi berasal dari kata Latin ‘communis’ yang berarti ‘umum’. Dengan demikian, komunikasi berarti berbagi gagasan yang sama. “Ketika kita berkomunikasi,” kata Wibur Schramn, “kita sedang mencoba membangun ‘kesamaan’ dengan seseorang. Artinya, kami mencoba berbagi informasi, gagasan, atau sikap. Inti dari komunikasi adalah membuat penerima dan pengirim ‘berbalik’ bersama untuk pesan tertentu.”
Menurut Kamus Bahasa Inggris Oxford yang lebih pendek, komunikasi berarti “menyampaikan, menyampaikan atau bertukar ide, pengetahuan, dll., baik dengan ucapan, tulisan atau tanda.” Komunikasi terjadi ketika satu orang mentransfer informasi dan pemahaman kepada orang lain. Ini mengacu pada pertukaran ide, perasaan, emosi, pengetahuan dan informasi antara dua orang atau lebih.
Ada komunikasi ketika Anda berbicara atau mendengarkan seseorang. Misalnya, seorang guru saat menyampaikan ceramahnya berkomunikasi dengan murid-muridnya. Tetapi jika dia berbicara atau menulis dalam bahasa yang tidak dimengerti oleh murid-muridnya, tidak ada komunikasi. Saat Anda membaca buku, penulisnya berkomunikasi dengan Anda. Tetapi komunikasi tidak hanya berarti pesan tertulis atau lisan.
Ini mencakup segala sesuatu yang dapat digunakan untuk menyampaikan makna dari satu orang ke orang lain, misalnya gerakan bibir atau kedipan mata atau lambaian tangan dapat menyampaikan lebih banyak makna daripada kata-kata tertulis atau lisan. Padahal, komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari satu orang ke orang lain sehingga mereka dipahami.
Dalam manajemen bisnis, ide, tujuan, seruan perintah, pengamatan, instruksi, saran, dll. harus dipertukarkan di antara personel manajerial dan bawahan mereka yang beroperasi di berbagai tingkat organisasi untuk tujuan perencanaan dan pelaksanaan kebijakan bisnis. Definisi standar berikut akan lebih membantu untuk memahami arti dan konsep komunikasi dalam manajemen.
“Komunikasi adalah jumlah dari semua hal yang dilakukan seseorang ketika dia ingin menciptakan pemahaman dalam pikiran orang lain. Ini adalah jembatan makna. Ini melibatkan proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk menceritakan, mendengarkan dan memahami.”—Louis A. Allen.
“Komunikasi adalah hubungan melalui kata, surat atau pesan, hubungan pikiran atau pendapat. Ini adalah tindakan membuat ide dan opini seseorang diketahui oleh orang lain.”—Fred G. Meyer.
“Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dan pemahaman dari satu orang ke orang lain.”—Keith Davis.
“Komunikasi sebagai perilaku apa pun yang menghasilkan pertukaran makna.”—Asosiasi Manajemen Amerika.
“Komunikasi dapat didefinisikan secara luas sebagai proses interaksi yang bermakna di antara manusia. Lebih khusus lagi, ini adalah proses di mana makna dipahami dan pemahaman dicapai di antara manusia.”—DE McFarland.
“Komunikasi adalah cara satu anggota organisasi berbagi makna dan pengertian dengan yang lain.”—Koontz dan O’Donnell.
“Secara sederhana, komunikasi berarti proses penyampaian informasi dan pemahaman dari satu orang ke orang lain. Komunikasi, fundamental dan vital untuk semua fungsi manajerial, adalah proses penyampaian ide dan membuat diri sendiri dipahami oleh orang lain.”—Theo Haimann.
“Komunikasi adalah bidang luas pertukaran fakta dan opini manusia dan bukan teknologi telepon, telegraf, radio dan sejenisnya.”—Charles F. Refield.
“Pengalihan informasi dari satu orang ke orang lain apakah itu menimbulkan kepercayaan atau tidak. Tetapi informasi yang dikirimkan harus dapat dimengerti oleh penerimanya.”—CG Brown.
“Dalam arti sehari-hari, komunikasi mengacu pada penyampaian informasi dalam bentuk kata-kata, atau sinyal atau tanda dari sumber ke penerima.”—Keith dan Gubellini.
“Kata komunikasi menggambarkan proses penyampaian pesan (fakta, gagasan, sikap dan pendapat) dari satu orang ke orang lain sehingga dapat dipahami.”—MW Cummin.
Dalam konteks administrasi, istilah komunikasi telah didefinisikan sebagai, “suatu proses yang melibatkan transmisi dan replikasi akurat dari ide-ide yang dijamin oleh umpan balik untuk tujuan memunculkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi.”—William Scott.
(Komite khusus komunikasi dalam bisnis dan industri) mendefinisikan komunikasi sebagai “saling bertukar fakta, pikiran, pendapat atau emosi. Ini membutuhkan presentasi dan penerimaan, sehingga menghasilkan pemahaman bersama di antara semua bagian. Ini tidak menyiratkan kesepakatan.”—Masyarakat Nasional untuk Studi Komunikasi.
Dari definisi di atas dapat kita simpulkan bahwa dalam komunikasi bisnis tidak hanya sekadar mengirim atau menerima pesan. Jauh lebih dari itu. Ini mencakup pemahaman yang tepat tentang pesan, penerimaan dan tindakannya. Dalam arti yang paling luas, komunikasi mengacu pada keseluruhan proses kehidupan manusia dalam hubungannya dengan kelompok dan mencakup pertukaran informasi, sistem komunikasi, dan proses pertukaran makna di antara manusia.
Karakteristik Sifat Komunikasi:
Dari analisis definisi yang disebutkan di atas, kami mendapatkan ciri-ciri penting komunikasi berikut:
1. Ini Melibatkan Sedikitnya Dua Orang:
Komunikasi melibatkan setidaknya dua orang, pengirim dan penerima. Pengirim disebut komunikator dan penerima pesan disebut komunikator. Seseorang yang berbicara, menulis, atau mengeluarkan beberapa instruksi adalah pengirim dan orang yang menjadi tujuan komunikasi atau yang menerima pesan adalah penerima atau yang berkomunikasi.
2. Pesan adalah Suatu Keharusan:
Pesan adalah pokok bahasan komunikasi. misalnya isi surat atau ucapan, perintah, petunjuk atau saran. Suatu komunikasi harus menyampaikan suatu pesan. Jika tidak ada pesan maka tidak ada komunikasi.
3. Komunikasi Dapat Ditulis, Lisan atau Gestural:
Komunikasi umumnya dipahami sebagai kata-kata yang diucapkan atau ditulis. Namun kenyataannya, lebih dari itu. Ini mencakup segala sesuatu yang dapat digunakan untuk menyampaikan makna dari satu orang ke orang lain, misalnya gerakan bibir, atau kedipan mata atau lambaian tangan dapat menyampaikan lebih banyak makna daripada kata-kata tertulis atau lisan.
4. Komunikasi adalah Proses Dua Arah:
Ini melibatkan informasi dan pemahaman. Komunikasi tidak lengkap kecuali penerima telah memahami pesan dengan baik dan reaksi atau tanggapannya diketahui oleh pengirim. Pemahaman adalah hasil akhir dari komunikasi tetapi itu tidak menyiratkan kesepakatan.
5. Tujuan Utamanya adalah untuk Memotivasi Tanggapan:
Tujuan utama komunikasi adalah untuk memotivasi respon atau mempengaruhi perilaku manusia. Tidak diragukan lagi bahwa motivasi datang dari dalam tetapi komunikator juga dapat memotivasi orang dengan penyusunan pesan yang baik, waktu komunikasi yang tepat, dll. Untuk menciptakan pemahaman, komunikasi harus relevan dengan situasi. Harus selalu diingat bahwa komunikasi adalah sarana untuk memotivasi dan bukan tujuan itu sendiri.
6. Komunikasi bisa Formal atau Informal:
Komunikasi formal mengikuti saluran formal yang disediakan dalam struktur organisasi. Misalnya, Direktur Pelaksana berkomunikasi dengan kepala departemen, misalnya Manajer Keuangan, manajer keuangan berkomunikasi dengan wakil manajer keuangan, wakil manajer keuangan dengan petugas akun, dan seterusnya.
Dengan kata sederhana, dalam komunikasi informal, tidak ada komunikasi langsung antara Direktur Pelaksana dan pegawai akun. Komunikasi informal mengalir dari saluran komunikasi informal yang tidak disediakan dalam struktur organisasi. Saluran ini berkembang di antara anggota karena kontak pribadi melalui kerja sama satu sama lain.
7. Mengalir ke Atas dan ke Bawah dan juga dari Sisi ke Sisi:
Komunikasi mengalir ke bawah dari atasan ke bawahan dan ke atas dari bawahan ke atasan. Itu juga mengalir antara dua atau lebih orang yang beroperasi pada tingkat otoritas yang sama.
8. Merupakan Bagian Tak Terpisahkan dari Proses Pertukaran:
Ini mengacu pada pertukaran ide, perasaan, emosi dan pengetahuan dan informasi antara dua orang atau lebih.
Elemen Komunikasi:
Elemen dasar komunikasi adalah:
1. Komunikator:
Pengirim, pembicara, penerbit atau penulis-yang bermaksud untuk menyampaikan atau mengirimkan pesan.
2. Komunikasikan:
Penerima untuk siapa komunikasi dimaksudkan. Ia menerima informasi, perintah atau pesan.
3. Pesan:
Subjek komunikasi yaitu isi surat, ucapan, perintah, informasi, ide atau saran.
4. Saluran Komunikasi:
Media dimana informasi dan pemahaman diteruskan dari pengirim ke penerima. Ini berfungsi sebagai penghubung antara komunikator dan berkomunikasi yaitu, tingkat organisasi atau hubungan yang ada antara individu yang berbeda atau departemen organisasi.
5. Tanggapan atau Umpan Balik:
Efek, balasan atau reaksi, dari informasi yang dikirimkan, pada komunikasi yaitu sukses, tidak ada komunikasi atau miskomunikasi.
Proses Komunikasi:
- Komunikator pertama-tama merumuskan gagasan yang jelas tentang fakta, pendapat atau informasi yang ingin disampaikannya.
- Ide tersebut kemudian diterjemahkan olehnya ke dalam kata-kata (lisan atau tulisan), simbol atau bentuk pesan lain yang diharapkan dapat dipahami oleh penerima. Proses ini dikenal sebagai penyandian pesan.
- Komunikator memilih media yang cocok untuk pengiriman pesan, misalnya telepon, telegraf atau televisi. Pesan disampaikan dengan bantuan media yang dipilih.
- Pesan kemudian diterima oleh komunikan. Dia mencoba memahaminya dengan memecahkan kode pesan.
- Orang yang berkomunikasi bertindak berdasarkan pesan sebagaimana ia telah memahaminya.
- Terakhir, efektivitas komunikasi diukur melalui umpan balik. Jika komunikasi membawa perubahan yang diinginkan dalam tindakan atau perilaku penerima, dikatakan komunikasi berhasil. Jika tidak ada perubahan dalam tindakan atau perilaku, tidak ada komunikasi, dan jika itu mengarah pada perubahan yang tidak diinginkan, itu adalah kasus miskomunikasi.
Proses komunikasi diilustrasikan dalam gambar.
Model Proses Komunikasi:
Tiga model telah diberikan oleh penulis yang berbeda untuk menjelaskan proses komunikasi.
Model-model tersebut dijelaskan sebagai berikut:
(i) Model Shannon-Weaver
(ii) Model Berlo
(iii) Model Proses Transaksional.
(i) Model Shannon-Weaver:
Cloude E. Shannon dan Wanen Weaver mendasarkan model proses komunikasi mereka pada teori informasi. Mereka telah memberikan pendekatan mekanis pada teori komunikasi. Model ini pada dasarnya bertujuan untuk memastikan bahwa informasi yang dikomunikasikan akurat dan benar.
Teori informasi melibatkan langkah-langkah berikut:
Model ini tidak menyertakan umpan balik apa pun, karena proses yang sama akan mengikuti umpan balik juga di mana penerima akan menjadi pengirim.
Menurut model ini, masalah komunikasi dapat muncul pada salah satu dari tiga tingkatan berikut:
(i) Tingkat teknis:
Seberapa efektif komunikasi dapat ditransmisikan?
(ii) Tingkat semantik:
Seberapa tepat komunikasi yang ditransmisikan menyampaikan pesan yang diinginkan?
(iii) Tingkat Efektivitas:
Seberapa efektif makna yang diterima mempengaruhi konduksi dengan cara yang diinginkan.
(ii) Model Berlo:
Dank K. Berlo telah memberikan model proses komunikasi pertama yang diterima secara luas yang menghadirkan komunikasi sebagai proses interaktif yang dinamis. Modelnya dikenal sebagai Model Proses Dinamis.
Langkah-langkah dan pihak-pihak yang terlibat dalam model ini adalah:
Model Proses Komunikasi Berlo:
Menurut Berlo, dengan demikian komunikasi merupakan proses yang terus menerus dan berkesinambungan dimana umpan balik juga merupakan bagian yang penting.
(iii) Model Proses Transaksional:
Ahli teori komunikasi memandang komunikasi sebagai proses transaksi. Ahli teori seperti Wenburg dan Wilmont menyatakan bahwa “semua orang terlibat dalam mengirim (encoding) dan menerima (decoding) pesan secara bersamaan. Setiap orang terus-menerus berbagi proses encoding dan decoding dan setiap orang saling mempengaruhi”.
Model ini meyakini bahwa terdapat proses umpan balik yang berkesinambungan dalam proses komunikasi seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:
Dari sudut pandang organisasi, pendekatan transaksional jauh lebih akurat dan berguna untuk melihat komunikasi daripada metode lainnya.
Kebutuhan atau Tujuan Komunikasi:
Tujuan utama komunikasi adalah untuk menghasilkan perubahan dalam diri seseorang yaitu untuk mempengaruhi tindakan atau mengamankan kelambanan demi kepentingan keseluruhan perusahaan. Itu memungkinkan kita untuk memahami orang lain dan membuat diri kita dipahami. Tanpa komunikasi kita tidak dapat hidup atau bekerja sama secara terorganisir. Ini adalah fluks yang mengikat orang bersama-sama dalam suatu organisasi. Tujuan dasar komunikasi adalah untuk memfasilitasi dan melumasi organisasi. Ini membantu manajemen perencanaan secara efektif dan pengendalian secara efisien.
John G. Clover telah menggariskan tujuan penting komunikasi sebagai berikut:
- Untuk menjaga informasi karyawan.
- Untuk memberikan perintah dan instruksi kepada karyawan sehubungan dengan tugas mereka.
- Untuk mengumpulkan informasi dari karyawan yang dapat membantu manajemen.
- Membuat setiap karyawan tertarik pada pekerjaannya masing-masing dan pada pekerjaan perusahaan secara keseluruhan.
- Untuk mengungkapkan kepentingan manajemen terhadap personelnya.
- Untuk mengurangi atau mencegah perputaran tenaga kerja.
- Menanamkan setiap karyawan dengan, kebanggaan pribadi menjadi anggota perusahaan.
Peran Komunikasi:
Setiap individu yang bekerja dalam suatu organisasi mengambil bagian dalam proses komunikasi dengan satu atau lain cara. Peran komunikasinya menunjukkan peran khusus yang dia layani dalam jaringan organisasi.
Robert P. Vecchio telah menetapkan empat peran komunikasi tersebut:
1. Penjaga gerbang:
Gatekeeper adalah orang dalam proses komunikasi yang menyampaikan informasi kepada orang lain atau mengontrol pesan. Contoh umum dari penjaga gerbang adalah asisten pribadi dan sekretaris eksekutif. Gatekeeper harus memiliki kemampuan untuk mengontrol informasi atau waktu rilisnya sehingga dapat mempengaruhi keputusan akhir.
2. Penghubung:
Peran penghubung dilakukan oleh seseorang yang berfungsi sebagai penghubung komunikasi antar kelompok, tetapi bukan merupakan bagian dari salah satu kelompok. Orang ini berfungsi sebagai jembatan antar kelompok yang perlu bertukar pesan. Penghubung dapat memainkan peran yang sangat efektif dalam organisasi dalam menghubungkan berbagai departemen.
3. Isolasi:
Isolat adalah orang yang memiliki sedikit atau tidak ada konflik dengan anggota organisasi lainnya. Pekerjaan tertentu seperti penjaga malam, chowkidar ditandai dengan tidak adanya sosialisasi dengan anggota organisasi lainnya. Namun, ada orang yang tetap terisolasi karena pilihan. Mereka mungkin secara sadar memilih untuk tidak bersosialisasi dengan rekan kerja atau berpartisipasi dalam selentingan.
4. Kosmopolit:
Seorang kosmopolit adalah orang yang jaringan komunikasinya jauh melampaui batas-batas organisasi. Mereka memiliki link di lingkungan eksternal organisasi. Orang-orang ini dapat berperan sebagai penjaga gerbang di mana kontak organisasi dan informasi dari dunia luar perlu diteruskan melalui mereka.
Karakteristik atau Prinsip Penting dari Sistem Komunikasi yang Efektif:
Dari langkah-langkah yang dibahas di atas untuk membuat komunikasi yang efektif, kita dapat memperoleh karakteristik penting dari sistem komunikasi yang efektif.
Singkatnya, prinsip atau karakteristik berikut harus disediakan dalam sistem komunikasi yang efektif:
- Kejelasan dan kelengkapan pesan.
- Pengarahan yang memadai kepada penerima.
- Gagasan tujuan yang benar.
- Integritas dan konsistensi.
- Motivasi.
- Umpan balik yang tepat.
- Waktu yang tepat.
- Penggunaan media yang tepat.
- Penggunaan komunikasi informal.
- Prinsip fleksibilitas.
Asosiasi Manajemen Amerika telah memberikan perintah komunikasi yang baik berikut ini:
- Berusahalah untuk mengklarifikasi ide-ide Anda sebelum berkomunikasi.
- Teliti tujuan dari setiap komunikasi.
- Pertimbangkan pengaturan fisik total setiap kali Anda berkomunikasi.
- Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu, dalam merencanakan komunikasi.
- Berhati-hatilah, saat Anda berkomunikasi, tentang nada tambahan serta konten dasar pesan Anda.
- Ambil kesempatan, ketika muncul, untuk menyampaikan bantuan atau nilai penerima.
- Tindak lanjuti komunikasi Anda.
- Komunikasi untuk hari esok dan juga hari ini.
- Pastikan tindakan Anda mendukung komunikasi Anda.
- Berusahalah tidak hanya untuk dipahami tetapi untuk dipahami.
