Fungsi Pengendalian Manajemen: Makna. Kepentingan. Proses dan Kebutuhan

Semua yang perlu Anda ketahui tentang fungsi atau proses pengendalian dalam manajemen. Kontrol adalah fungsi atau proses manajerial mendasar yang mengukur kinerja saat ini dan memandunya menuju beberapa tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Inti dari kontrol terletak pada memeriksa kemajuan terhadap rencana, menetapkan standar kinerja individu dan organisasi, dan melihat bahwa mereka tercapai sesuai rencana.

Mengontrol membantu dalam mendeteksi penyimpangan, mengidentifikasi peluang, menangani situasi lengkap, mendesentralisasikan otoritas, meminimalkan biaya, dan mengatasi ketidakpastian.

Pengendalian merupakan fungsi penting dari manajemen. Tanpa fungsi kontrol proses manajemen tidak lengkap. Ini adalah proses yang memungkinkan manajemen untuk menerapkan kebijakannya dan mengambil tindakan korektif jika kinerja tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Ini adalah fitur penting dari manajemen ilmiah dan sukses.

Pengendalian dalam Manajemen: Makna, Kepentingan, Proses dan Kebutuhan

Pengertian Fungsi Pengendalian Manajemen – Menurut Para Ahli Manajemen

AS dianggap sebagai tempat lahirnya kendali. Pengawas pertama ditunjuk di sana pada paruh kedua abad ke-18 ^dalam administrasi federal. Di Eropa, sistem pengendalian manajemen bisnis sudah ada sejak tahun 1950-an. Itu yang paling banyak diterapkan di Jerman dan Prancis.

Bisnis dari negara-negara ini telah menyesuaikan pengendalian dengan karakter khusus mereka. Selain itu, mereka telah mengembangkannya secara substansial, sehingga memperluas cakupan dan kemungkinan penerapannya. Di Polandia, pengendalian tidak digunakan hingga akhir tahun 1980-an, karena tidak diperlukan dalam manajemen bisnis saat itu, yaitu dalam ekonomi komando dan kendali terencana.

Situasi berubah ketika ekonomi pasar diperkenalkan dan bisnis mulai memodifikasi sistem manajemen mereka agar tetap berada di pasar dan meningkatkan posisi kompetitif mereka.

Karena perubahan yang terjadi di lingkungan menjadi lebih kompleks, penting untuk membuat keputusan strategis untuk memperkenalkan perubahan dalam sistem manajemen.

Perubahan ini harus, pertama dan terutama, meningkatkan fleksibilitas operasi bisnis, tergantung pada perubahan lingkungan. Tantangan ini dapat diatasi dengan menciptakan informasi yang diperlukan dan basis metodis untuk mencapai keputusan strategis yang tepat.

Dalam bisnis, keputusan memengaruhi banyak area operasi. Ruang lingkup pengendalian dapat mencakup mereka, membantu staf manajerial dalam mencapai keputusan strategis dan operasional yang tepat. Pengendalian perusahaan adalah konsep manajemen yang memenuhi semua fungsi manajemen – perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan.

Pengendalian adalah sistem manajemen terkoordinasi atas jaringan organisasi yang menjamin kepuasan rasionalitas di balik penetapan dan penerapan tujuan bersama, atau tujuan individu anggotanya, di mana tujuan tersebut berupa nilai tambah dalam jangka panjang.

Oleh karena itu, ide pengendalian adalah membangun sistem logis yang dapat membantu untuk mengambil keputusan yang tepat. Ini dicapai dengan hubungan yang teratur antara berbagai elemen struktural bisnis yang mengambil bagian dalam kegiatan ekonomi yang disajikan di bagian keuangan, ekonomi, organisasi dan teknis.

Dapat diasumsikan bahwa pengendalian berarti cara berpikir dan bertindak, dan tercermin dalam prosedur pengambilan keputusan yang diterapkan oleh unit manajemen tertentu dari bisnis tertentu.

Saat merencanakan sistem pengendalian bisnis, dua konsep perlu didefinisikan – modul pengendalian (dipahami sebagai struktur organisasi bisnis yang memungkinkannya memenuhi fungsinya, yaitu – mengembangkan rencana, menghitung, menganalisis, dan menilai penyimpangan dari rencana), dan sistem pengendalian (didefinisikan sebagai modul yang diimplementasikan sesuai dengan aturan sistem).

Pengendalian modern sangat erat kaitannya dengan sistem manajemen. Ini adalah instrumen yang mempererat hubungan antara fungsi-fungsi manajemen, khususnya antara fungsi perencanaan dan pengendalian, dan yang membuatnya perlu untuk mengkoordinasikan elemen-elemen tertentu dari struktur organisasi.

Pengendalian adalah sistem manajemen terkoordinasi atas jaringan organisasi yang menjamin kepuasan rasionalitas di balik penetapan dan penerapan tujuan bersama, atau tujuan individu anggotanya, di mana tujuan tersebut berupa nilai tambah dalam jangka panjang.

Mengontrol sebagai alat dalam proses manajemen memberikan inspirasi untuk perubahan dalam struktur organisasi, yaitu, bergerak menuju solusi divisi yang bertentangan dengan tradisional, struktur fungsional.

Bisnis membutuhkan sistem informasi yang sepenuhnya efisien, peran utamanya adalah menyederhanakan manajemen. Dari sudut pandang kinerja bisnis, rasio menyediakan data fundamental.

Mereka harus dihitung dan dianalisis secara sistematis untuk memfasilitasi proses manajemen bisnis yang efektif. Rasio keuangan harus dilengkapi dengan rasio non-keuangan sehingga gambaran lengkap tentang kekuatan dan kelemahan bisnis dapat diperoleh.

Efektivitas pengendalian hanya dapat didiskusikan jika fungsi-fungsi manajemen diwujudkan dengan baik. Terlepas dari pandangan bahwa dari perspektif pengendalian tidak semua fungsi manajemen yang diwujudkan sama pentingnya, agar proses pengendalian dapat beroperasi dengan baik, sangat penting bahwa fungsi-fungsi ini perlu diwujudkan secara luas.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menggambarkan pengendalian sebagai suatu sistem kegiatan yang diselaraskan dalam area manajemen, dan juga sebagai alat dalam proses manajemen bisnis yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk merencanakan dan mengendalikan proyek dan proses yang sedang dilakukan.

Dalam praktiknya, bisnis Amerika mengadopsi definisi sistem pengendalian yang memastikan keberadaan mereka yang bertahan lama dan sukses dengan menerapkan perubahan yang komprehensif dan struktural yang bertujuan untuk mencapai efektivitas yang lebih tinggi, mengoptimalkan struktur mereka, dan reaksi yang cepat terhadap perubahan lingkungan.

Bisnis, untuk bertahan hidup di pasar dan meningkatkan posisi kompetitif mereka, telah mulai mengubah sistem manajemen mereka sambil mencoba menerapkan solusi yang terbukti efektif dalam ekonomi pasar. Konsep pengendalian Polandia berasal dari sistem pengendalian Jerman.

Sebuah definisi oleh HJ Vollmuth telah diadopsi, menurutnya mengendalikan sistem manajemen melampaui fungsinya yang mendukung manajemen semua tingkatan ketika membuat keputusan.

Pendapat yang berlaku di antara ahli teori dan praktisi Polandia adalah bahwa pengendalian perusahaan mendukung manajemen bisnis, terutama di bidang perencanaan, yang merupakan dasar untuk pengorganisasian, pengendalian, dan kepemimpinan selanjutnya. Menurut M. Sierpinska “pengendalian adalah suatu sistem pengarahan hasil-hasil keuangan dengan menggunakan perencanaan, pengendalian dan penilaian, serta mengaitkannya dengan sistem insentif”.

Pada gilirannya, E. Nowak mendefinisikan pengendalian sebagai “sistem yang terdiri dari kumpulan metode dan instrumen yang digunakan untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan mengendalikan jalannya proses ekonomi yang mengacu pada pelaksanaan fungsi inti bisnis”. S. Nowosielski menyatakan bahwa “implementasi pengendalian dalam bisnis mendukung proses perencanaan, sehingga memastikan bahwa tujuan yang telah ditetapkan, serta tugas jangka pendek dan jangka panjang, terwujud”.

Sangat sering, pengendalian diidentifikasikan dengan ide akuntansi manajemen dan prinsip-prinsipnya. Sebagai contoh, M. Dobija menyatakan bahwa “pengendalian adalah akuntansi manajemen yang ditingkatkan dengan langkah-langkah pengaturan nilai-nilai ekonomi yang dikembangkan secara sadar”. Demikian pula, H. Bloch menganggap pengendalian sebagai “sistem manajemen yang menggunakan mekanisme akuntansi manajemen, yang berorientasi pada pelaksanaan kontrol melalui hasil keuangan”.

Pengendalian adalah metode manajemen bisnis yang memenuhi semua fungsi manajemen. Ini adalah instrumen manajemen bisnis yang melampaui fungsinya. Ini merupakan sistem pelaporan akun di mana fungsi hasil bisnis diperluas.

Hal ini memungkinkan penyediaan informasi yang cepat yang diperlukan untuk sampai pada keputusan yang tepat dalam proses manajemen bisnis. Pengendalian perusahaan adalah suatu sistem tindakan yang diselaraskan di bidang manajemen, khususnya di bidang perencanaan dan pengendalian, serta di bidang pengumpulan dan pemrosesan informasi, dan juga – sampai batas tertentu – di bidang pengorganisasian, perekrutan staf dan pelatihan, dilakukan dengan maksud untuk memastikan implementasi rasional dari tujuan yang telah ditetapkan.

Pengendalian dapat dilihat sebagai proses mengukur dan menilai posisi bisnis saat ini, yang dilakukan sehubungan dengan tujuan yang diadopsi – misalnya, rencana dan anggaran termasuk tindakan korektif yang sesuai.

Gagasan pengendalian tidak hanya dipahami sebagai alat yang berhubungan dengan manajemen. Semakin sering, diperdebatkan bahwa pengendalian perusahaan adalah konsep manajemen bisnis, mirip dengan pemasaran, logistik, TQM atau manajemen sumber daya manusia.

1. Weber menjelaskan masalah pengelolaan bisnis dari sudut pandang pengendalian.

Menurutnya, isu-isu berikut dapat diidentifikasi dalam pengendalian:

i. Fungsi Pengendalian:

Pengendalian adalah salah satu subsistem manajemen bisnis, dan, dengan demikian, mengambil alih dan sebagian mendukung proses inti, yaitu perencanaan, pengarahan dan pengendalian,

1. Kinerja Fungsi:

Fungsi pengendalian dapat dilakukan oleh unit organisasi yang terpisah atau saat ini ada, atau oleh pos kerja tertentu (khusus ditunjuk untuk tujuan ini) (dalam bisnis kecil, tidak disarankan untuk memilih unit),

aku ii. Area yang Dikendalikan:

Tergantung pada apakah hanya bagian operasional atau bentuk pengendalian, atau juga bagian strategis.

Pengelolaan dengan pengendalian harus dilakukan oleh pusat-pusat pertanggungjawaban berupa pusat-pusat bisnis-pusat biaya, pusat laba, pusat pendapatan, dan pusat investasi, serta dengan menghubungkan remunerasi manajemen dan staf dengan dampak operasi masing-masing pusat pertanggungjawaban yang terukur. bisnis.

Mendirikan pusat tanggung jawab bukan merupakan konsekuensi dari kebiasaan, namun merupakan hasil dari kebutuhan untuk mengalihkan tanggung jawab “jauh di dalam” bisnis ketika staf manajerial tidak mampu menangani semua masalah bisnis.

Pengendalian mendukung manajer dalam proses mencapai keputusan yang cepat dan rasional karena menciptakan sistem informasi analitis yang andal dan kredibel. Pengendalian harus menghubungkan seluruh bisnis ke dalam sistem perencanaan komprehensif tugas dan biaya berwujud dan keuangan dan sistem mengarahkan operasinya dan memberikan informasi yang diperlukan.

Esensinya adalah mendukung para manajer dengan varian baru dari strategi pengembangan bisnis yang memperhitungkan tidak hanya pengamatan, tetapi juga antisipasi perubahan lingkungan.

Pada kenyataannya, pengendalian mendukung manajer bisnis dalam memenuhi fungsi manajemen dari perspektif strategis dan operasional.  

Penentu utama pengembangan pengendalian termasuk yang berikut:

i. Fokus yang berkembang pada operasi bisnis dan perkembangannya yang relatif cepat,

1. Ketidakpastian yang lebih tinggi dan turbulensi kondisi mengejar operasi bisnis,

aku ii. Krisis ekonomi di penghujung ^{abad ke-20} .

Berkat pengendalian, manajer dari semua unit pada tingkat hierarki yang berbeda mengarahkan keputusan dan tindakan mereka menuju tujuan global bisnis. Dari perspektif ini, pengendalian adalah tindakan yang sejajar dengan proses organisasi dan manajemen.

Berkenaan dengan staf manajemen, ini berfungsi sebagai basis informasi dan metodologis dan sebagai “penasehat”. Selain menyediakan alat dan informasi yang diperlukan dalam proses manajemen, ini juga berkontribusi untuk mengembangkan rasa tanggung jawab bersama di setiap pembuat keputusan untuk kinerja bisnis secara keseluruhan, yang sangat penting.

Proses penerapan pengendalian antara basis (rencana teknis dan ekonomi) dan nilai rasio dapat dibagi menjadi tiga bagian:

i. Strategis- Terdiri dari parameter keuangan dan ekonomi yang dipilih, dianalisis secara berkala dalam interval yang cukup panjang,

1. Taktis- Terdiri dari analisis bulanan atau triwulanan dari parameter keuangan, ekonomi dan organisasi dasar,

aku ii. Operasional- Terdiri dari parameter keuangan dan ekonomi terpilih yang dianalisis secara sistematis.

Jika asumsi Balanced Scorecard strategis, yang dikembangkan oleh RS Kaplan dan DP Norton, diadopsi, pengendalian strategis didasarkan pada prinsip empat lapis dan hubungan sebab-akibat (peluang, ancaman, kekuatan dan kelemahan).

Pentingnya Pengendalian – Dalam Mendeteksi Penyimpangan, Mengidentifikasi Peluang, Menangani Situasi Lengkap, Mendesentralisasikan Otoritas, Meminimalkan Biaya, dan Mengatasi Ketidakpastian

Kebutuhan akuntabilitas, kebutuhan untuk mendeteksi perubahan lingkungan, kebutuhan untuk mengidentifikasi kesalahan operasional dan meningkatnya kompleksitas organisasi saat ini secara signifikan merupakan faktor yang berkontribusi terhadap pentingnya pengendalian.

Mengontrol membantu dalam mendeteksi penyimpangan, mengidentifikasi peluang, menangani situasi lengkap, mendesentralisasikan otoritas, meminimalkan biaya, dan mengatasi ketidakpastian.

1. Mengatasi Ketidakpastian:

Laju perubahan lingkungan dan faktor lainnya menciptakan banyak ketidakpastian. Oleh karena itu, sebuah organisasi harus mengatasi Perubahan. Evaluasi konstan terhadap rencana strategis dan taktis organisasi diperlukan untuk mengikuti perubahan dan mengatasi ketidakpastian. Sistem pengendalian yang dirancang dengan baik dapat membantu manajer mengantisipasi, memantau, dan bereaksi dengan cepat terhadap perubahan lingkungan.

2. Mendeteksi Penyimpangan:

Sistem kontrol membantu manajer mendeteksi ketidakberesan yang tidak diinginkan seperti cacat produk, pembengkakan biaya, peningkatan pergantian personel, dll. Deteksi ketidakberesan semacam itu dapat mencegah masalah kecil menjamur menjadi masalah besar dan seringkali menghemat banyak waktu dan uang untuk organisasi. Masalah seperti melewatkan tenggat waktu penting atau menjual barang dagangan yang rusak kepada pelanggan sulit untuk diperbaiki. Mengidentifikasi penyimpangan pada tahap awal membantu organisasi menghindari masalah tersebut.

3. Mengidentifikasi Peluang:

Pengendalian membantu manajer untuk mengidentifikasi bidang-bidang di mana segala sesuatunya berjalan lebih baik dari yang diharapkan, sehingga mengubah manajemen menjadi kemungkinan peluang di masa depan.

4. Menangani Situasi Kompleks:

Ketika organisasi tumbuh dan beroperasi di pasar yang besar, koordinasi yang efisien dan efektif menjadi penting. Dalam situasi seperti itu, manajer harus melacak semua aktivitas untuk memastikan bahwa semuanya tersinkronisasi dengan baik. Sistem kontrol yang canggih diperlukan untuk mempertahankan kontrol yang memadai dalam organisasi yang besar dan kompleks.

5. Desentralisasi Kewenangan:

Kontrol membantu manajer mendesentralisasikan otoritas. Seorang manajer dapat mengizinkan bawahannya untuk mengambil keputusan dengan memastikan bahwa otoritas tertinggi tetap ada di tangannya.

6. Meminimalkan Biaya:

Ketika diimplementasikan secara efektif, kontrol membantu mengurangi biaya dan meningkatkan output organisasi. Ini mengidentifikasi dan menghilangkan limbah.

7. Nilai Asuransi Pengendalian:

Kontrol menghilangkan risiko ketidaksesuaian kinerja aktual dengan tujuan utama organisasi. Kontrol adalah fungsi yang mengatur operasi untuk memastikan pencapaian tujuan yang ditetapkan.

8. Dasar Tindakan Masa Depan:

Akan lebih baik untuk mengatakan bahwa perencanaan jangka panjang untuk masa depan tidak mungkin dilakukan kecuali dan sampai informasi pengendalian tersedia pada waktunya bagi para manajer untuk pengoperasian pekerjaan. Pengendalian memberikan informasi dan fakta kepada manajemen untuk perencanaan dan pengorganisasian ketika pekerjaan selesai dan hasilnya dievaluasi. Faktanya, evaluasi hasil membantu manajemen untuk merencanakan ulang operasi yang tidak berulang.

Mengontrol Fungsi Manajemen – Sistem Kontrol Suara 

Sistem kontrol suara penting karena alasan berikut:

1. Membantu Mendeteksi Kesalahan:

Mekanisme kontrol berkelanjutan membantu mendeteksi kesalahan pada tahap awal kinerja. Ini menghemat waktu, tenaga, dan uang dengan tidak membiarkan masalah berubah menjadi penyimpangan besar pada tahap selanjutnya. Biaya yang meningkat, ketidakhadiran tenaga kerja dan perputaran, sampel produk yang cacat adalah beberapa indikasi yang diperhatikan manajer pada tahap awal agar jadwal produksi tidak terganggu selanjutnya.

2. Membantu Mengelola Situasi Kompleks:

Dalam organisasi berukuran kecil, manajer secara pribadi dapat mengontrol berbagai aktivitas organisasi, tetapi seiring bertambahnya ukuran organisasi, mereka menjadi kompleks dan manajer tidak dapat memantau semua aktivitas secara pribadi. Berbagai lini produk, pasar (domestik dan internasional), gerai ritel dan grosir menjadi begitu beragam sehingga aktivitas organisasi hanya dapat dikoordinasikan melalui sistem kontrol yang dirancang secara formal.

3. Membantu Manajer Menghadapi Perubahan dan Ketidakpastian:

Kebijakan masa lalu membantu manajer membuat rencana untuk masa depan. Masa depan tidak pasti, tujuan yang direncanakan mungkin tidak tercapai. Perubahan preferensi dan permintaan konsumen, faktor teknologi, peraturan pemerintah, kebijakan pemasok dan pesaing dapat membuat rencana menjadi tidak efektif. Sistem kontrol yang dikembangkan dengan baik membantu manajer memperkirakan perubahan ini dan menghadapinya saat terjadi daripada menyatakan rencana tersebut mubazir dalam keadaan yang berubah.

4. Membantu Memantau Tindakan Karyawan:

Jika karyawan yakin tidak melakukan kesalahan, hasil aktual akan selalu seperti yang diharapkan dan manajer tidak perlu memantau aktivitas mereka; tapi itu tidak terjadi. Kesalahan memang terjadi, tindakan bisa dialihkan, diagnosis masalah yang salah dan keputusan yang salah juga dibuat dan, oleh karena itu, pengendalian diperlukan agar kesalahan tidak mempengaruhi efisiensi rencana dan tujuan organisasi.

5. Membantu Mengidentifikasi Potensi Organisasi:

Sistem kontrol memungkinkan organisasi untuk menghadapi tantangan dan perubahan saat itu terjadi dan membantu mengeksplorasi peluang masa depan yang dapat dijelajahi oleh organisasi.

6. Memfasilitasi Delegasi:

Manajer mendelegasikan wewenang ke rantai skalar karena beban kerja organisasi tidak dapat ditangani sendiri oleh mereka. Namun, akuntabilitas terus menjadi tanggung jawab manajer. Manajer memastikan bahwa tugas yang didelegasikan diselesaikan secara efektif oleh bawahan. Sistem kontrol yang dirancang secara efektif membantu manajer dalam hal ini.

7. Memfasilitasi Desentralisasi:

Organisasi yang semakin kompleks mendesentralisasikan kegiatan untuk mencapai tujuan mereka secara efektif. Penyebaran geografis yang luas sehubungan dengan kegiatan produksi, pemasaran dan penelitian membuat mekanisme kontrol tidak dapat dimulai dari kantor pusat. Sistem kontrol yang dirancang dengan baik memfasilitasi kontrol unit yang terdesentralisasi di tingkat operasional.

8. Koordinasi:

Kontrol menyediakan kesatuan arah untuk berbagai aktivitas organisasi. Ini memastikan bahwa tindakan sesuai dengan rencana dan ada sinkronisasi lengkap antara sumber daya fisik, keuangan dan manusia; lingkungan internal dan eksternal; dan tujuan di berbagai tingkatan.

9. Dampak Psikologis:

Ketika karyawan tahu tindakan mereka sedang diawasi, yaitu ketika ada sistem kontrol dalam organisasi, mereka bekerja lebih baik daripada tanpa adanya sistem kontrol. Sebuah sistem kontrol yang berkaitan dengan penghargaan dimana kinerja yang baik dihargai dan kinerja yang buruk tidak dihukum menciptakan dampak psikologis yang positif di antara karyawan dan meningkatkan produktivitas organisasi.

Pengendalian Fungsi Manajemen: Keuntungan

Sistem kontrol yang baik menawarkan keuntungan sebagai berikut:

i. Pencapaian Tujuan:

Mengontrol adalah proses yang berorientasi pada tujuan. Itu membuat aktivitas di jalur yang benar. Setiap kali ada yang tidak beres, langkah perbaikan segera dilakukan. Setiap upaya dilakukan untuk menyesuaikan acara, untuk menetapkan target dan dengan demikian mencapai hasil secara efisien dan efektif ­.

1. Eksekusi dan Revisi Rencana:

Melalui pengendalian langkah-langkah yang tepat diambil untuk memastikan bahwa setiap rencana diimplementasikan dengan cara yang telah ditentukan sebelumnya ­. Mengontrol mengukur kemajuan, mengungkap penyimpangan, menunjukkan langkah-langkah korektif dan dengan demikian menjaga semuanya tetap pada jalurnya. Tentu saja, ketika kondisi berubah secara dramatis, pengendalian membantu meninjau, merevisi, dan memperbarui rencana. Ini menawarkan informasi umpan balik yang berharga, mengungkapkan kekurangan dalam rencana dan dengan demikian membantu dalam mempersiapkan rencana lain untuk digunakan di masa mendatang.

aku ii. Membawa Ketertiban dan Disiplin:

Dalam sebuah organisasi, saat mengejar tujuan, manajer dan bawahannya sering melakukan kesalahan. Misalnya, masalah didiagnosis secara tidak benar, masukan kualitas yang lebih rendah dipesan, produk yang salah diperkenalkan, dan desain yang buruk diikuti, dan seterusnya. Sistem kontrol membantu memeriksa kecenderungan seperti itu sebelum berubah menjadi masalah serius. Ini memiliki dampak yang sehat pada perilaku bawahan. Mereka menjadi berhati-hati saat menjalankan tugasnya karena mereka sadar bahwa tindakan mereka diamati di setiap tahap.

1. Memfasilitasi Desentralisasi Kewenangan:

Ketika manajer mendelegasikan pekerjaan ke tingkat yang lebih rendah, mereka juga harus memastikan bahwa bawahan tidak menyimpang dari tindakan yang telah ditentukan sebelumnya. Sistem kontrol memastikan hal ini dengan memaksa bawahan untuk menyesuaikan diri dengan rencana. Informasi umpan balik membantu manajer memeriksa apakah tindakan yang diambil pada tingkat yang lebih rendah sesuai dengan apa yang telah direncanakan atau tidak. Ini membantu mengukur kemajuan, memeriksa penyimpangan, dan menyesuaikan operasi dari waktu ke waktu.

v.Meningkatkan Koordinasi:

Kontrol memfasilitasi koordinasi antara ­departemen dan divisi yang berbeda dengan memberi mereka kesatuan arah. Individu dan aktivitas mereka terkait dengan serangkaian tujuan bersama. Fokus terpadu seperti itu memastikan pencapaian hasil secara efisien dan efektif.

1. Mengatasi Ketidakpastian dan Perubahan:

Lingkungan di mana organisasi beroperasi adalah kompleks dan selalu berubah. Produk baru muncul, inovasi muncul, peraturan baru disahkan, dan seterusnya. Organisasi ­perlu terus mengawasi perkembangan tersebut dan merespons dengan cerdas.

Sistem kontrol membantu dalam memeriksa apakah lini produk yang terdiversifikasi memberikan margin yang sehat, penjualan dari setiap wilayah meningkat, produk diterima di pasar atau tidak. Pemantauan konstan terhadap bidang-bidang utama membantu manajemen mendapatkan peluang yang terbuka dari waktu ke waktu. Tindakan tepat waktu juga dapat dimulai untuk mencegah kesalahan menjadi ancaman serius.

Pengendalian dalam Manajemen – Enam Proses Penting

Pengendalian merupakan fungsi penting dari manajemen. Tanpa fungsi kontrol proses manajemen tidak lengkap. Ini adalah proses yang memungkinkan manajemen untuk menerapkan kebijakannya dan mengambil tindakan korektif jika kinerja tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Ini adalah fitur penting dari manajemen ilmiah dan sukses.

1. Kontrol adalah Dasar Perencanaan:

Kontrol adalah proses yang memandu aktivitas menuju beberapa tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Inti dari konsep kontrol adalah kepatuhan terhadap rencana. Ini adalah dasar untuk adopsi perencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka panjang tidak akan mungkin kecuali banjir informasi kontrol mengalir dari penilaian hasil akhir operasi saat ini untuk menjaga rencana tersebut di jalur yang tepat.

2. Koordinasi Difasilitasi:

Kontrol membantu menjaga keseimbangan antara tujuan dan sarana. Pengendalian dirancang sedemikian rupa sehingga tidak hanya berfokus pada tanggung jawab operasi seorang manajer, tetapi juga pada tanggung jawab utama ini. Jadi ini memaksa seorang manajer untuk mengoordinasikan kegiatan bawahannya sedemikian rupa sehingga masing-masing dari mereka memberikan kontribusi positif terhadap tujuan. Ini memfasilitasi ­koordinasi di seluruh organisasi secara keseluruhan.

3. Tekanan Psikologis:

Sistem kontrol yang baik dalam suatu organisasi memotivasi karyawan untuk bekerja keras dan memberikan hasil yang lebih baik. Ketika mereka mengetahui bahwa kinerja mereka sedang dinilai dan penghargaan mereka terkait dengan penilaian tersebut, mereka mencoba memberikan kontribusi upaya terbaik mereka.

4. Efisiensi dan Efektivitas Organisasi:

Jika sistem kontrol yang baik didirikan dalam suatu organisasi, itu menghasilkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Dengan membuat manajer bertanggung jawab, memotivasi mereka untuk kinerja yang lebih tinggi dan mencapai koordinasi dalam kinerja mereka, pengendalian memastikan bahwa organisasi bekerja secara efisien. Dari segi efektivitas, organisasi dikatakan efektif jika mampu mencapai tujuannya. Sejak, kontrol berfokus pada pencapaian tujuan organisasi; itu perlu mengarah pada efektivitas organisasi.

5. Tanggung Jawab Manajerial:

Ketika seorang manajer mempercayakan beberapa kegiatan dan mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, dia tetap bertanggung jawab atas kinerja tertinggi. Oleh karena itu, seorang manajer harus memeriksa kinerja bawahan untuk memastikan bahwa mereka memanfaatkan wewenang yang didelegasikan dengan cara yang diinginkan. Dengan cara ini kontrol memungkinkan manajer untuk melaksanakan tanggung jawab mereka.

6. Verifikasi Kebijakan:

Pengendalian memungkinkan manajemen untuk memverifikasi kualitas berbagai rencana. Ini membantu untuk meninjau, merevisi, dan memperbarui rencana.

Signifikansi Fungsi Pengendalian Manajemen

Mengontrol adalah langkah terakhir tetapi penting dari proses manajemen. Tanpa Pengendalian yang efektif, proses manajemen tidak dapat diselesaikan. Manajemen tidak dapat mencapai tujuan dan hasil yang diinginkan tanpa pengendalian.

Arti penting dari fungsi pengendalian dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Membantu dalam Desentralisasi Otoritas:

Sistem kontrol yang efisien mendorong manajemen puncak untuk melakukan desentralisasi otoritas. Manajemen mengambil keputusan mengenai tindakan yang akan diambil untuk tindakan korektif.

2. Meningkatkan Kemampuan Manajerial untuk Mengatasi Ketidakpastian dan Perubahan:

Ketidakpastian dan perubahan adalah bagian yang tak terhindarkan dari lingkungan organisasi mana pun. Dengan mengembangkan sistem kontrol yang efisien, manajer dapat memeriksa aktivitas spesifik dan bereaksi dengan cepat terhadap perubahan signifikan dalam lingkungan.

3. Berusaha untuk Menyusun Perilaku Manusia Secara Rasional:

Organisasi dibentuk dan dikelola oleh manusia. Dengan demikian kerja organisasi-organisasi ini tunduk pada banyak ketidaksempurnaan dan kesalahan. Kontrol memberikan disiplin dalam organisasi. Ini memiliki efek positif pada perilaku karyawan.

Mereka menjadi hati-hati dan serius dalam pekerjaan mereka dan dengan demikian membawa kesatuan usaha dalam kinerja karyawan. Mengontrol meningkatkan moral karyawan dengan mendorong ­karyawan untuk bekerja dengan baik sehingga mencapai hasil sesuai standar.

4. Memastikan Penggunaan Sumber Daya yang Langka dan Berharga Secara Efisien:

Dengan melakukan kontrol yang efektif, manajer mencoba untuk mengurangi pemborosan, pembusukan dan dengan demikian membantu pemanfaatan sumber daya secara efektif. Selanjutnya, sumber daya organisasi digunakan sedemikian rupa sehingga tidak ada yang tidak digunakan atau digunakan secara berlebihan.

5. Memfasilitasi Koordinasi:

Kontrol dan koordinasi adalah proses manajemen yang penting. Pengendalian memberikan arah pada semua kegiatan dan usaha untuk mencapai tujuan organisasi secara terencana.

6. Mendorong Efisiensi dan Efektivitas Organisasi:

Sistem kontrol yang efisien membantu dalam mencapai efisiensi dan efektivitas organisasi dengan berkonsentrasi pada bidang kinerja dan kontrol yang penting. Kontrol membantu organisasi untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal. Ini juga meningkatkan keuntungan organisasi.

Mengontrol memfasilitasi penggunaan sumber daya manusia dan non-manusia secara efisien dengan memastikan kuantitas dan kualitas pekerjaan sesuai rencana, menghilangkan pemborosan sumber daya yang langka dan berharga, mencapai koordinasi kegiatan dan upaya, dan mencapai tujuan individu dan kolektif dengan ketidaknyamanan minimum.

Pengendalian sebagai Fungsi Dasar Manajemen

Kontrol adalah fungsi manajemen mendasar yang memastikan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana. Ini berkaitan dengan pengukuran dan evaluasi kinerja sehingga dapat mengamankan hasil terbaik dari upaya manajerial. Ini adalah fitur penting dari manajemen ilmiah dan sukses. Sebagian besar pendidikan manajerial difokuskan pada peningkatan teknik kontrol.

Pentingnya kontrol akan terlihat dari hal-hal berikut:

(1) Kontrol adalah Dasar Pelaksanaan Rencana:

Pengendalian merupakan bagian yang tak terpisahkan dari manajemen. Seorang manajer tidak dapat melakukan pekerjaan manajemen yang lengkap tanpa kontrol. Kontrol adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa rencana sedang dilaksanakan dengan benar. Ini mengatur operasi aktual untuk memastikan bahwa tujuan tercapai. Pengukuran rutin pekerjaan yang sedang berjalan dan penyesuaian dalam operasi menjaga kinerja di jalur yang benar dan membantu pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Oleh karena itu, dikatakan bahwa pengendalian memiliki nilai asuransi. J. Beatty mengatakan bahwa –

“Tanpa pengawasan dan umpan balik dari sistem kontrol yang efisien, kecil kemungkinannya bahwa bahkan rencana yang paling baik sekalipun akan berhasil seperti yang diharapkan”.

(2) Sistem Kontrol Meningkatkan Efisiensi:

Sistem kontrol membantu meminimalkan pemborosan dan kerugian. Adanya sistem kontrol berdampak positif terhadap perilaku pegawai. Mereka menjadi hati-hati saat melakukan tugas mereka ketika mereka tahu bahwa mereka sedang diamati oleh atasan mereka.

(3) Kontrol adalah Dasar untuk Tindakan Masa Depan: