Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Koordinasi. Koordinasi sangat penting dalam manajemen. Bisnis memiliki berbagai fungsi. Fungsi-fungsi ini dilakukan oleh individu yang berbeda.
Setelah membaca artikel ini untuk mempelajari tentang:- 1. Arti Koordinasi 2. Fitur Koordinasi 3. Pentingnya atau, Kebutuhan 4. Prinsip 5. Teknik.
Koordinasi: Makna, Fitur, Pentingnya, Prinsip dan Teknik
Arti Koordinasi:
Koordinasi sangat penting dalam manajemen. Bisnis memiliki berbagai fungsi. Fungsi-fungsi ini dilakukan oleh individu yang berbeda.
Selain itu, pelaksanaan fungsi-fungsi ini memerlukan pembagian kerja dan pengelompokan kegiatan serta pengambilan keputusan pada tingkat yang berbeda.
Semua ini memerlukan koordinasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Koordinasi berkaitan dengan sinkronisasi, integrasi atau penyatuan semua tindakan kelompok dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Ini adalah proses di mana manajer mencapai upaya kelompok yang harmonis dan kesatuan tindakan melalui penyeimbangan aktivitas individu dan kelompok individu yang berbeda dan merekonsiliasi perbedaan minat atau pendekatan mereka, untuk pencapaian tujuan bersama.
Dalam kata-kata Mcfarland, “Koordinasi adalah proses di mana seorang eksekutif mengembangkan pola upaya kelompok yang teratur di antara bawahannya dan mengamankan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama.”
Dalam sebuah organisasi, sejumlah orang bekerja dan setiap pekerjaan individu terkait dengan orang lain. Karena semua orang dalam organisasi berkontribusi pada hasil akhir yang sama, kontribusi mereka harus maksimal. Oleh karena itu, adalah tugas manajer untuk menyatukan semua upaya kelompok perusahaan, dan menyelaraskannya dengan hati-hati sehingga memberikan kesamaan tujuan.
Fungsi manajerial ini dikenal sebagai ‘koordinasi’. Dia harus memastikan bahwa setiap orang dalam organisasi memahami tujuan utama perusahaan dan bekerja menuju pemenuhannya dalam kerja sama aktif dengan orang lain. Koordinasi seperti semangat tim pertandingan sepak bola atau simfoni orkestra yang harmonis.
Dalam pertandingan sepak bola, para pemain individu mungkin pandai dalam permainan dan dapat melakukan upaya terbaik mereka untuk memenangkan pertandingan. Tapi kecuali ada semangat tim dan usaha kooperatif, permainan mungkin tidak bisa dimenangkan. Demikian pula, dalam orkestra, setiap orang mungkin menjadi instrumentalis yang hebat, tetapi pekerjaan individu mereka dapat berubah menjadi gangguan, jika mereka diizinkan memainkan instrumen mereka secara mandiri.
Merupakan tugas kapten tim dan konduktor grup orkestra untuk menjaga semangat tim dan kesatuan aksi untuk harmoni yang sempurna. Jadi fungsi koordinasi juga untuk menjaga kesatuan tindakan di antara para pekerja untuk mewujudkan tujuan bisnis.
Koordinasi menghilangkan konflik antara kantor pusat dan cabang serta antara departemen organisasi dan menghilangkan kesulitan dalam komunikasi. Alih-alih menganggap koordinasi sebagai fungsi manajemen yang terpisah, koordinasi harus dianggap sebagai inti dari manajemen.
Fitur Koordinasi:
Ciri-ciri utama koordinasi dapat dinyatakan sebagai berikut:
1. Koordinasi berkaitan dengan integrasi upaya kelompok dan bukan upaya individu:
Ini melibatkan pengaturan yang teratur dari kegiatan sekelompok orang. Namun, kinerja individu terkait dengan kinerja kelompok. Koordinasi membuat upaya individu terintegrasi dengan proses total.
2. Koordinasi adalah upaya bersama dari kualitas dan kuantitas yang diperlukan yang diberikan pada waktu yang tepat:
Dengan kata lain, koordinasi menunjukkan kerjasama yaitu upaya kolektif, ditambah elemen waktu dan elemen arah. Menurut Haimann: “Koordinasi adalah sinkronisasi yang teratur dari upaya bawahan untuk menyediakan jumlah, waktu, dan kualitas pelaksanaan yang tepat sehingga upaya terpadu mereka mengarah pada tujuan yang dinyatakan, yaitu tujuan bersama dari perusahaan.”
3. Koordinasi adalah proses yang berkesinambungan dan dinamis:
Ini adalah konsep berkelanjutan dalam arti bahwa itu dicapai melalui kinerja fungsi. Dan itu bersifat dinamis karena fungsinya sendiri dinamis dan dapat berubah seiring waktu.
4. Koordinasi memiliki tiga unsur penting, yaitu keseimbangan, pengaturan waktu, dan integrasi:
Koordinasi aktivitas yang berbeda menjadi mungkin hanya jika tugas yang berbeda dilakukan pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang tepat.
Sebagai contoh, jika departemen pembelian suatu perusahaan membeli bahan baku yang dibutuhkan pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang tepat dan memasoknya ke departemen produksi, departemen produksi memproduksi barang-dagangan pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang tepat; dan departemen penjualan perusahaan dapat melaksanakan pesanan yang dilakukan oleh pelanggan dalam waktu yang ditentukan.
5. Tugas koordinasi dan kerja sama tidak memiliki arti yang sama:
Kerja sama secara sederhana berarti bahwa dua orang atau lebih bergabung secara sukarela dalam pelaksanaan suatu pekerjaan melalui upaya kolektif. Tapi itu tidak ada kaitannya dengan waktu, jumlah dan arah-dimensi dalam upaya kelompok. Sebaliknya, koordinasi menyiratkan penerapan sejumlah upaya kelompok yang diperlukan pada waktu yang tepat pada arah yang benar melalui tindakan eksekutif yang disengaja.
6. Koordinasi adalah tanggung jawab setiap manajer:
Koordinasi adalah tanggung jawab setiap manajer dalam organisasi, karena dia berusaha menyelaraskan upaya bawahannya dengan yang lain.
7. Koordinasi dapat bersifat internal atau eksternal:
Koordinasi, sebagai faktor pencampur dari semua kegiatan dan usaha, harus dilaksanakan baik di dalam maupun di luar perusahaan. Artinya, koordinasi dapat bersifat internal dan eksternal. Koordinasi internal berarti koordinasi kegiatan antara karyawan, antara departemen dan manajer pada tingkat yang berbeda di dalam perusahaan.
Di luar perusahaan, kerja koordinasi diperluas untuk mewujudkan hubungan yang harmonis dengan aktivitas para pesaing, pemasok, dan pelanggan; kemajuan teknologi dan teknis pada waktu itu, langkah-langkah pengaturan pemerintah, ketergantungan nasional dan internasional serta dengan keinginan dan keinginan, suka dan tidak suka konsumen, karyawan dan pemilik.
8. Koordinasi dapat bersifat horizontal dan vertikal:
Koordinasi horizontal mengacu pada koordinasi antara departemen horizontal pada tingkat yang sama dalam hierarki manajerial. Misalnya, koordinasi diperlukan antara manajer penjualan, manajer kerja, manajer keuangan dan pembeli, sehingga ketika departemen penjualan siap untuk menjual produk baru, departemen produksi akan berada dalam posisi untuk memenuhi pesanan; dan pengaturan keuangan telah dibuat sehingga tersedia dana yang diperlukan untuk mendapatkan bahan baku yang sesuai dan faktor lainnya.
Koordinasi berbagai fungsi antara manajer independen membutuhkan kemampuan yang lebih besar dari manajer superior. Dia harus memastikan pemahaman yang lebih besar antara manajer departemen sehingga mereka dapat bekerja sama.
Di sisi lain, koordinasi vertikal terjadi di antara berbagai mata rantai dari berbagai tingkatan organisasi. Misalnya, ambil kasus departemen produksi di mana kita memiliki manajer pekerjaan dan di bawahnya pengawas dan kemudian mandor, dan terakhir pekerja.
Dalam situasi ini, kegiatan yang ditugaskan ke tingkat yang berbeda harus dikoordinasikan. Koordinasi vertikal ini dijamin dengan wewenang pendelegasian, bersama dengan sarana dan cara mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan.
Pentingnya atau Perlunya Koordinasi:
Koordinasi saat ini dianggap sebagai inti dari fungsi manajemen. Kebutuhan akan koordinasi muncul dari fakta bahwa berbagai elemen dan upaya organisasi harus diselaraskan dan disatukan untuk mencapai tujuan bersama. Tanpa koordinasi yang tepat di antara semua anggota kelompok, manajemen tidak dapat menyatukan berbagai elemen menjadi satu kesatuan yang harmonis.
Signifikansinya dapat ditunjukkan dengan menunjukkan pentingnya atau kebutuhannya dalam poin-poin berikut:
1. Koordinasi diperlukan untuk memastikan kerja yang harmonis dan lancar dari suatu perusahaan dengan beberapa departemen, divisi atau subdivisinya:
Misalnya, untuk memastikan fungsi organisasi yang harmonis, fungsi departemen pembelian, produksi, dan penjualan harus dikoordinasikan. Jika manajer penjualan mendapatkan pesanan besar untuk dieksekusi dalam waktu yang ditentukan, tanpa mengacu pada manajer produksi dan manajer pembelian, mungkin barang tersebut tidak dapat diproduksi dalam jumlah yang dipesan dalam waktu yang ditentukan.
Oleh karena itu, keterkaitan antara fungsi departemen pembelian, departemen produksi dan departemen penjualan menuntut adanya koordinasi.
Menurut Henry Fayol – “mengkoordinasi berarti menyelaraskan semua kegiatan yang menjadi perhatian untuk memfasilitasi kerja dan keberhasilannya.”
2. Koordinasi memastikan kesatuan arah di tengah keragaman kegiatan:
Dengan menyatukan divisi dan bagian yang berbeda menjadi satu kesatuan perusahaan, koordinasi memungkinkan otoritas manajemen untuk melihat perusahaan sebagai satu kesatuan yang utuh dari segmen yang berbeda. Jadi, koordinasi diperlukan untuk menghubungkan fungsi-fungsi dari berbagai departemen, divisi, seksi dan sejenisnya bersama-sama dan memastikan kontribusi mereka terhadap hasil total.
3. Koordinasi menghilangkan konflik antara kepentingan pribadi karyawan dan kepentingan umum organisasi:
Individu bergabung dengan organisasi untuk memenuhi kebutuhannya. Sering kali, kebutuhan ini mungkin berbeda dari kebutuhan dan tujuan kelompok. Dalam situasi seperti itu, tujuan organisasi dan individu tidak sepenuhnya tercapai. Semakin banyak jumlah individu dalam suatu organisasi, semakin tinggi tingkat ketidakcocokan tersebut.
Sangat penting untuk efisiensi organisasi bahwa kedua tujuan ini dibawa ke tingkat kesesuaian dan manajer mencoba untuk mengintegrasikan tujuan individu dan kelompok melalui koordinasi.
4. Koordinasi dapat menghasilkan sesuatu yang lebih besar dari upaya kolektif individu:
Upaya kelompok yang terkoordinasi dengan benar mencapai hasil yang lebih besar daripada apa yang mungkin dilakukan oleh upaya individu yang terisolasi.
5. Koordinasi memberikan keseimbangan antara orang-orang dengan kapasitas dan kemampuan yang berbeda:
Itu mengkompensasi kekurangan satu dengan kekuatan yang lain.
6. Koordinasi mendamaikan dampak kekuatan internal dan eksternal dalam organisasi dan memastikan kelancaran urusan:
Secara internal, ini menggabungkan berbagai sumber daya bisnis-uang, bahan, mesin, dan metode-untuk pencapaian tujuan bersama organisasi. Secara eksternal, lingkungan dibuat lebih menguntungkan bagi bisnis dengan memberikan pertimbangan kepada pelanggan, karyawan, pemodal dan pemerintah. Dengan cara ini, koordinasi membantu menghasilkan hasil yang lebih baik dan menjadi inti dari manajemen.
7. Koordinasi memastikan kerja sama sukarela dari berbagai anggota kelompok:
Selain penyederhanaan proses organisasi, koordinasi menyelaraskan dan mengintegrasikan berbagai program dan kebijakan bisnis. Metode koordinasi yang terencana dengan baik tidak hanya memperkuat pengawasan tetapi juga memastikan kerja sama sukarela dari berbagai anggota kelompok.
8. Koordinasi adalah elemen dasar dalam semua organisasi yang efektif dan dikatakan sebagai prinsip pertama dalam organisasi:
Itu membuat perencanaan lebih terarah, organisasi lebih terjalin dengan baik dan kontrol lebih teratur.
Prinsip Koordinasi:
Untuk mencapai koordinasi yang efektif, prinsip-prinsip dasar berikut harus diikuti:
1. Kontak Langsung:
Koordinasi harus dicapai melalui kontak langsung dengan pihak-pihak terkait. Komunikasi pribadi langsung menghasilkan kesepakatan tentang metode, tindakan, dan pencapaian akhir. Ini juga menghilangkan birokrasi dan memastikan tindakan cepat. Kontak langsung adalah sarana koordinasi yang efektif.
2. Awal Awal:
Koordinasi dapat dicapai dengan lebih mudah pada tahap awal perencanaan dan pembuatan kebijakan. Oleh karena itu, kontak langsung harus dimulai pada tahap paling awal dari proses tersebut. Jika pesanan untuk penyediaan barang tertentu telah dipesan dan bahan baku untuk memproduksinya tidak tersedia, maka akan terjadi masalah.
Kontak antara manajer pembelian, manajer produksi, dan manajer penjualan pada tahap awal akan memungkinkan untuk mengetahui apakah pesanan dapat dilaksanakan.
3. Kontinuitas:
Koordinasi harus dipertahankan sebagai proses yang berkesinambungan. Ini dimulai dari perencanaan dan berakhir ketika tujuan tercapai. Setiap kali ada pembagian dan pembagian fungsi di antara para manajer dan departemen, koordinasi diperlukan. Setiap kali situasi baru muncul, diperlukan upaya koordinasi baru. Jadi, manajer harus terus bekerja sampai tujuannya terpenuhi.
4. Hubungan Timbal Balik:
Koordinasi harus dianggap sebagai timbal balik yang berkaitan dengan semua faktor dalam suatu situasi, yaitu. produksi, penjualan, keuangan, manusia, dan manajemen. Misalnya, ketika ‘P’ bekerja dengan ‘Q’ dan ‘Q’ secara bergantian, bekerja dengan ‘R’ dan ‘S’ masing-masing dari keempatnya menemukan dirinya dipengaruhi oleh yang lain.
5. Pervasif:
Koordinasi merupakan kegiatan yang mencakup semua dalam setiap fungsi manajemen. Hal ini diperlukan dalam semua kegiatan di setiap tingkat organisasi. Itu harus dilakukan baik di dalam maupun di luar organisasi.
6. Kepemimpinan:
Kepemimpinan adalah instrumen koordinasi yang paling efektif. Seorang pemimpin dalam kelompok adalah koordinator kegiatan kelompok. Dia menyelaraskan semua upaya orang dalam kelompok. Seorang manajer tidak memproduksi sendiri apa pun juga tidak menjual apa pun di pasar.
Dia mendapatkan komoditas yang diproduksi oleh para pekerja dan menjualnya di pasar oleh para penjual. Bahkan, dia memberikan kepemimpinan dan mengkoordinasikan berbagai fungsi.
7. Waktu:
Pengaturan waktu adalah elemen penting dari koordinasi. Prinsip ini menunjukkan bahwa semua fungsi dalam perusahaan harus dilakukan pada waktu yang sama dan dengan kecepatan yang sama. Jika departemen pembelian membeli dan memasok bahan tepat waktu ke departemen produksi, dan jika produksi dilakukan tepat waktu, maka departemen penjualan dapat mengirimkan komoditas ke pelanggan dalam waktu yang dijadwalkan.
8. Menyeimbangkan:
Prinsip ini mengacu pada unsur kuantitatif koordinasi. Ini berarti bahwa semua pekerjaan harus dilakukan dalam jumlah yang tepat. Misalnya, jika suatu departemen menghasilkan setengah, sepertiga lainnya, dan sepertiga lagi kuantitas penuh, aktivitas mereka tidak dapat diseimbangkan. Mereka harus melakukan pekerjaan mereka dalam jumlah yang tepat untuk mencapai koordinasi pekerjaan mereka.
9. Mengintegrasikan:
Semua aktivitas, keputusan dan pendapat harus diintegrasikan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Untuk integrasi yang diperlukan adalah semua orang dan departemen harus melakukan pekerjaan mereka pada waktu yang tepat. Misalnya, jika semua bagian mesin diproduksi oleh departemen yang berbeda pada waktu yang tepat, bagian tersebut dapat dirakit dalam waktu tertentu. Merakit bagian-bagian mesin adalah fungsi koordinasi.
Teknik Koordinasi:
Langkah-langkah atau teknik berikut harus diadopsi dalam praktik sebagai alat untuk mengamankan koordinasi yang lebih baik dalam kerja organisasi:
1. Organisasi Sederhana:
Dalam organisasi besar, ada kecenderungan overspesialisasi. Organisasi dibagi menjadi serangkaian unit yang masing-masing berkonsentrasi hanya pada tugasnya sendiri. Pada kenyataannya, setiap unit cenderung birokratis dan aktivitasnya menjadi tujuan pada dirinya sendiri, bukan sarana untuk tujuan organisasi secara keseluruhan.
Hal ini menimbulkan masalah koordinasi. Obat untuk ini terletak pada menempatkan fungsi dan operasi yang terkait erat di bawah tanggung jawab seorang eksekutif yang berfungsi sebagai koordinator. Penataan ulang departemen juga dapat dipertimbangkan untuk menghasilkan keharmonisan yang lebih besar di antara berbagai sayap organisasi.
Selain itu, struktur dan prosedur organisasi yang jelas dan diketahui semua pihak terkait akan memastikan koordinasi. Prosedur organisasi harus mencakup semua kegiatan dan setiap orang harus diberi pemahaman tentang apa yang menjadi tanggung jawabnya dan bagaimana pekerjaannya terkait dengan pekerjaan orang lain.
2. Harmonisasi Program dan Kebijakan:
Waktu yang ideal untuk melakukan koordinasi adalah pada tahap perencanaan. Rencana yang disiapkan oleh individu atau divisi yang berbeda harus diperiksa untuk memastikan bahwa semuanya cocok menjadi satu kesatuan yang terintegrasi dan seimbang. Eksekutif koordinator harus memastikan bahwa semua rencana ditambahkan ke program terpadu.
Selain itu, kegiatan yang terkoordinasi tidak hanya harus konsisten satu sama lain, tetapi juga dilakukan pada waktu yang tepat.
3. Metode Komunikasi yang Dirancang dengan Baik:
Komunikasi yang baik menghasilkan koordinasi yang tepat dan membantu anggota organisasi bisnis untuk bekerja sama. Arus komunikasi ke segala arah akan memudahkan koordinasi dan kelancaran kerja perusahaan. Penggunaan alat formal seperti pesanan, laporan dan kertas kerja, dan perangkat informal seperti selentingan akan memberikan informasi yang memadai kepada semua pihak.
Komunikasi yang terus menerus, jelas dan bermakna memberi setiap anggota pemahaman yang jelas tentang sifat dan ruang lingkup pekerjaannya serta orang lain yang tanggung jawabnya terkait dengannya. Ini membantu para eksekutif dalam mengoordinasikan upaya anggota tim mereka.
4. Koordinator Khusus:
Umumnya, dalam organisasi besar, koordinator khusus ditunjuk. Mereka biasanya bekerja dalam kapasitas staf untuk memfasilitasi kerja manajer utama. Sebuah sel koordinasi juga dapat dibuat. Tanggung jawab dasar sel adalah untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan mengirimkannya ke berbagai kepala bagian atau departemen sehingga pekerjaan dan hubungan antar departemen terkoordinasi.
5. Koordinasi oleh Komite:
Koordinasi dalam manajemen oleh komite dicapai melalui pertemuan dan konferensi. Kadang-kadang komite yang berbeda ditunjuk untuk menangani bidang manajemen yang berbeda, yaitu Komite Pembelian, Komite Produksi, Komite Penjualan, Komite Keuangan, dll. Komite-komite ini mengambil keputusan kelompok dengan bertukar pandangan dan ide mereka sehingga memiliki elemen koordinasi.
6. Diskusi Kelompok:
Diskusi kelompok adalah alat lain untuk koordinasi. Ini memberikan peluang untuk pertukaran pandangan yang bebas dan terbuka dan pertukaran ide, masalah, proposal dan solusi. Komunikasi tatap muka memungkinkan anggota untuk mencapai pemahaman yang lebih baik tentang masalah-masalah di seluruh organisasi dan mengarah pada koordinasi yang lebih baik.
7. Koordinasi Sukarela:
Dalam kondisi ideal, koordinasi harus dilakukan melalui kerja sama sukarela dari para anggota. Prinsip dasar koordinasi sukarela adalah modifikasi fungsi departemen sedemikian rupa sehingga setiap departemen berkoordinasi dengan departemen lain.
Setiap departemen atau bagian atau individu mempengaruhi orang lain dan juga dipengaruhi oleh orang lain. Oleh karena itu, jika departemen-departemen, seksi-seksi atau individu-individu itu menerapkan suatu metode kerja yang memfasilitasi yang lain, koordinasi sukarela tercapai. Hal ini dapat dilakukan dengan komunikasi horizontal.
8. Koordinasi melalui Pengawasan:
Eksekutif pengawas memiliki peran penting dalam mengkoordinasikan pekerjaan bawahan mereka. Jika beban kerja seorang eksekutif begitu berat sehingga dia tidak dapat menemukan waktu yang cukup untuk koordinasi, asisten staf dapat dipekerjakan. Mereka dapat merekomendasikan kepada pejabat senior tindakan yang dapat diambilnya untuk memastikan koordinasi.
Prinsip utama yang terlibat dalam koordinasi adalah menyeimbangkan dan menyatukan berbagai kegiatan untuk fungsi agregat yang terjalin dengan baik, dan keefektifannya bergantung pada pendelegasian wewenang yang memuaskan, pembagian tanggung jawab dan akuntabilitas, serta pengawasan yang tepat—dengan tetap memperhatikan kesatuan organisasi.
