Artikel ini menyoroti enam langkah utama yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan manajerial dalam suatu organisasi. Langkah-langkahnya adalah: 1. Mengenali Masalah 2. Menganalisis Masalah 3. Menghasilkan Alternatif 4. Mengevaluasi Alternatif 5. Memilih Alternatif Terbaik 6. Menerapkan dan Memverifikasi Keputusan.
Proses Pengambilan Keputusan Langkah # 1. Mengenali Masalah:
Langkah pertama dalam proses pengambilan keputusan adalah mengenali situasi di mana keputusan diperlukan karena ada peluang, masalah, atau krisis.
Dalam kebanyakan kasus, mendefinisikan masalah bukanlah tugas yang mudah. Peluang dan masalah tidak begitu jelas.
Apa yang kadang-kadang tampak sebagai masalah sebenarnya mungkin paling-paling hanyalah gejala dari masalah.
Menggigit masalah atau mengobati hanya gejala masalah, mengerjakan masalah yang salah adalah upaya yang sia-sia dan pengambilan keputusan yang terlalu dini. Gangguan superfisial bisa menyesatkan dan gagal mengungkap kesulitan yang mendasarinya. Manajemen melihat benturan kepribadian, masalah sebenarnya mungkin adalah struktur organisasi yang buruk.
Manajemen melihat masalah biaya manufaktur dan memulai upaya pengurangan biaya, masalah sebenarnya mungkin adalah desain teknik yang buruk atau perencanaan penjualan yang buruk. Jadi selain mempelajari gejala-gejalanya, seorang manajer mungkin juga mencoba mencari tahu faktor-faktor pembatas sebelum mendefinisikan masalahnya.
Analisis faktor kritis membantu menemukan perbedaan antara apa yang terjadi dalam situasi tertentu dan apa yang seharusnya terjadi. Faktor kritis menentukan kesenjangan antara hasil yang diinginkan dan aktual.
Jika sebuah skuter tidak beroperasi karena busi perlu diganti, busi adalah faktor strategisnya. Menurut Barnard, sifat dari faktor strategis akan berubah ketika masalah didefinisikan dengan benar. Setelah menentukan masalahnya, penggantian busi, situasi baru akan muncul di mana faktor pembatas baru adalah mendapatkan busi, atau memiliki uang untuk membeli busi jika tersedia di dekatnya dan seterusnya.
Penekanan yang tepat pada semua faktor yang relevan akan sangat membantu dalam mendefinisikan masalah dengan benar dan harus disadari bahwa masalah setengah terpecahkan ketika didefinisikan dengan benar.
Proses Pengambilan Keputusan Langkah # 2. Menganalisis Masalah:
Pada tahap ini, pembuat keputusan mengumpulkan fakta dan mencari nasihat. Dia mengumpulkan fakta sebanyak yang dia bisa dan mencoba memisahkan fakta dari keyakinan, pendapat, dan prasangka. Setiap item dievaluasi secara hati-hati, diberi bobot relatif, dinilai validitasnya. Data dan trivia yang tidak relevan akan dibuang. Seluruh latihan membantu dalam memastikan informasi latar belakang yang memadai dan data penting yang berkaitan dengan masalah yang didefinisikan.
Sebelumnya, tentu saja, dimungkinkan untuk mendapatkan pengetahuan lengkap tentang masalah tersebut. Faktor tak berwujud tertentu selalu memaksa manajer untuk mendasarkan keputusannya pada informasi yang tidak lengkap dan kasar. Patut diingat bahwa ‘ahli diagnosa terbaik bukanlah orang yang dapat menemukan sejak dini, dan segera mengoreksi kesalahan diagnosisnya sendiri’.
Mengetahui sejauh mana celah yang memaksanya untuk menebak akan membantu setidaknya dalam mengkristalkan masalah dengan benar.
Proses Pengambilan Keputusan Langkah # 3. Menghasilkan Alternatif:
Biasanya, masalah bisnis dapat diselesaikan dengan banyak cara. Jika hanya ada satu alternatif, tidak ada keputusan yang diperlukan. Namun dalam setiap proses pengambilan keputusan yang rasional, manajer tidak boleh melompat ke satu proposal tanpa mempertimbangkan semua alternatif.
Pada tahap ini pembuat keputusan mencari alternatif yang ada, memodifikasi lebih dapat diandalkan, lebih mudah diimplementasikan dan tersedia. Jika alternatif-alternatif ini ditemukan tidak sesuai, mereka dapat dibuat berguna dengan modifikasi.
Alternatif yang benar-benar unik mahal dan memakan waktu untuk dibuat dan seringkali sulit untuk diterapkan dalam operasi dalam ekstrem ini (alternatif Vs. unik yang ada). Seorang manajer dapat melibatkan orang lain dalam latihan ini untuk menyusun kemungkinan tindakan. Seperti yang ditunjukkan oleh Koontz, kemampuan untuk mengembangkan alternatif seringkali sama pentingnya dengan membuat keputusan yang tepat di antara berbagai alternatif.
Penelitian kecerdikan dan imajinasi kreatif diperlukan untuk memastikan bahwa alternatif terbaik dipertimbangkan sebelum suatu tindakan dipilih. Terkadang tidak mengambil tindakan saja sudah cukup. Tidak mengambil tindakan adalah keputusan sepenuhnya sama halnya dengan mengambil tindakan tertentu. Pencarian alternatif membutuhkan kemampuan kreatif dari pihak manajer. Ini membantu dalam memfokuskan perhatian yang memadai sebelum akhirnya diselesaikan.
Selain itu, ketersediaan dua atau tiga alternatif yang baik memungkinkan manajer untuk sepenuhnya menguji kesehatan setiap alternatif sebelum akhirnya diterjemahkan ke dalam praktik. Dalam proses pengujian, jika satu keputusan gagal, keputusan berikutnya dapat digunakan tanpa kesulitan.
Proses Pengambilan Keputusan Langkah # 4. Mengevaluasi Alternatif:
Pencarian alternatif bukanlah proses tanpa akhir. Seluruh rentang alternatif tidak dapat diekspresikan dalam hitam dan putih, ada titik potong. Setelah titik ini tercapai, pembuat keputusan harus mempertimbangkan solusi alternatif satu sama lain. Efek masalah dari setiap alternatif harus diuraikan.
Sayangnya, konsekuensinya selalu tidak jelas. Untuk mengurangi waktu dan tenaga, pembuat keputusan dapat memusatkan perhatian pada fakta-fakta yang sangat penting dari alternatif-alternatif ini dengan menerapkan ‘analisis faktor kritis’. Semua fakta yang relevan harus dikumpulkan.
Mereka harus diklasifikasikan dan pro dan kontra harus dipertimbangkan dan fakta penting harus dibedakan dari fakta sepele. Tujuan dasar atau evaluasi seharusnya bukan untuk menemukan satu solusi ajaib.
Usahanya harus membatasi alternatif-alternatif pada jumlah yang dapat dikelola (dua atau tiga) dan layak secara ekonomi. Perbandingan harus dilakukan berdasarkan nilai, aspek yang diinginkan dan tidak diinginkan dalam setiap alternatif yang terdaftar dan nilai yang bertentangan diselesaikan dengan cara yang memuaskan. Ini membutuhkan penilaian subjektif. Pengalaman, terkadang, bisa menjadi guru terbaik.
Proses Pengambilan Keputusan Langkah # 5. Memilih Alternatif Terbaik:
Pada fase ini, pembuat keputusan mengevaluasi setiap alternatif dengan menilainya menurut beberapa kriteria (keuntungan, biaya, produk, kualitas, dll.). Menurut Druker, ada empat kriteria untuk memilih yang terbaik di antara kemungkinan solusi.
- Risikonya:
Manajer harus mempertimbangkan risiko dari setiap tindakan terhadap keuntungan yang diharapkan. Dia harus memutuskan seberapa besar risiko yang dapat dia ambil dan menemukan alternatif yang sesuai dengan sudut pandang ini.
- Ekonomi usaha:
Alternatif yang akan memberikan output terbesar untuk input yang paling sedikit dalam hal material dan sumber daya manusia jelas merupakan yang terbaik untuk dipilih. Alih-alih mengambil pistol gajah untuk memilih burung pipit, manajer mungkin memilih salah satu yang memastikan penggunaan sumber daya yang langka secara efisien.
- Waktu:
Jika situasinya sangat mendesak; alternatif terbaik adalah salah satu yang memperingatkan organisasi tentang bahaya yang akan datang. Di sisi lain, jika diperlukan usaha yang tidak konsisten, awal yang lambat yang mengumpulkan momentum mungkin lebih baik.
Batasan Sumber Daya:
Sumber daya fisik, keuangan, dan manusia memberlakukan batasan pada pilihan pemilihan ini, sumber daya terpenting yang keterbatasannya harus dipertimbangkan adalah manusia yang akan melaksanakan keputusan tersebut. Visi, keterampilan, pemahaman dan kompetensi mereka, seringkali menentukan seberapa efektif upaya organisasi dilakukan.
Jika sumber daya manusia yang memadai saat ini tidak tersedia, keputusan tersebut harus berdampak pada pengembangan atau akuisisi mereka dari sumber luar dalam rencana berikutnya.
Proses seleksi adalah fungsi yang menuntut. Ini seringkali merupakan proses yang menyakitkan. Ini membutuhkan kemampuan luar biasa untuk menarik tirai antara faktor yang dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan, faktor nyata dan tidak berwujud, fakta dan prediksi. Keputusan akhir merupakan produk musyawarah, evaluasi dan pemikiran. Dalam beberapa keputusan, reputasi manajer dipertaruhkan, dan dia mungkin menghadapi risiko antagonisme, dan kesalahpahaman.
Biasanya untuk menghindari situasi yang tidak menyenangkan seperti itu, manajer mengandalkan pengalaman masa lalu. Masalah rutin diselesaikan berdasarkan pengalaman dan masalah unik seperti peluncuran produk baru diselesaikan melalui proses eksperimen.
Namun, waktu dan biaya yang terlibat dalam proses eksperimen membuatnya menjadi praktik yang terlarang. Dalam hal keputusan penting, manajer mengandalkan teknik penelitian dan analisis.
Masalah dan hubungannya dengan variabel yang berbeda dinyatakan dalam istilah matematika dan dimasukkan ke analisis dan pemeriksaan lebih lanjut dengan bantuan komputer dan mesin pengolah data, kerangka kerja konseptual diuraikan untuk masalah di bawah Pertimbangan.
Proses Pengambilan Keputusan Langkah # 6. Menerapkan dan Memverifikasi Keputusan:
Implementasi keputusan sama pentingnya dengan formulasi keputusan. Keputusan seorang manajer selalu merupakan keputusan tentang apa yang harus dilakukan orang lain. Jadi untuk menghindari masalah dalam implementasi, dia harus mengkomunikasikan keputusannya, yaitu dia harus menunjukkan perubahan perilaku seperti apa yang diharapkan, tindakan apa yang diharapkan, dan seterusnya.
Selain itu, implementasi yang efektif bergantung pada bagaimana orang bereaksi terhadapnya. Mendapatkan penerimaan membutuhkan partisipasi dari orang-orang yang mengoperasikan. Tahap yang paling tepat untuk keterlibatan mereka adalah mengembangkan alternatif pemecahan masalah.
Pada saat itu, mereka dapat menyumbangkan ide dan saran mereka. Implementasi keputusan dengan demikian meliputi: mengamati keputusan saat mulai beroperasi, memodifikasinya saat diperlukan, melatih orang-orang yang mengimplementasikannya dan menyempurnakannya setelah dalam tindakan. Proses verifikasi keputusan sangat penting dalam arti membantu menyoroti penyimpangan dan membantu mengambil tindakan perbaikan tepat waktu.
