Artikel ini menyoroti enam fungsi penting manajemen. Fungsi tersebut adalah: 1. Perencanaan 2. Staffing 3. Koordinasi 4. Pengorganisasian 5. Pengarahan 6. Kontrol.
Fungsi Manajemen:
Fungsi # 1. Perencanaan:
Perencanaan membantu dalam menentukan tindakan yang akan diadopsi untuk mencapai berbagai tujuan organisasi. Ini adalah keputusan di muka, yaitu apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang akan melakukan pekerjaan tertentu. Perencanaan adalah proses yang melibatkan ‘berpikir sebelum melakukan.’
Perencanaan berkaitan dengan kondisi mental seorang manajer. Dia berpikir sebelum melakukan suatu pekerjaan. Fungsi manajemen lainnya seperti pengorganisasian, pengarahan staf, koordinasi dan pengendalian juga dilakukan setelah fungsi perencanaan selesai.
Sesuai Terry, “Perencanaan adalah pemilihan fakta yang berkaitan, pembuatan serta penggunaan asumsi mengenai masa depan dalam visualisasi dan perumusan kegiatan yang diusulkan yang diyakini perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.”
Perencanaan adalah proses melihat ke depan. Tujuan utama perencanaan adalah untuk mencapai hasil yang lebih baik. Ini melibatkan keputusan mengenai tujuan organisasi dan mengembangkan kebijakan, prosedur, program, anggaran dan strategi. Perencanaan adalah proses berkelanjutan yang bekerja di semua tingkatan manajemen.
Perencanaan terperinci dilakukan di awal tetapi kinerja sebenarnya ditinjau dan perubahan yang sesuai dimasukkan ke dalam rencana saat pelaksanaan sebenarnya dilakukan. Rencana dapat terdiri dari banyak jenis, seperti rencana jangka pendek, rencana jangka menengah, rencana tetap, rencana sekali pakai, rencana strategis, rencana administrasi dan operasional.
Proses perencanaan melibatkan beberapa langkah:
(i) Mengumpulkan informasi
(ii) Menetapkan tujuan,
(iii) Mengembangkan tempat
(iv) Meneliti alternatif tindakan
(v) Evaluasi kerja
(vi) Meninjau tiruan sistem dan
(vii) Implementasi rencana pencapaian target.
Fungsi # 2. Pengorganisasian:
Setiap perusahaan bisnis membutuhkan layanan dari sejumlah orang untuk menjaga aspek-aspeknya yang berbeda. Manajemen memutuskan tujuan yang akan dicapai oleh tenaga kerjanya.
Energi setiap individu disalurkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Fungsi pengorganisasian adalah mengatur, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan semua faktor produksi yaitu manusia, bahan, mesin dan uang untuk mencapai tujuan perusahaan/unit.
Menurut Louis A. Allen, “proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang serta membangun hubungan untuk tujuan memungkinkan orang bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.”
Proses organisasi melibatkan langkah-langkah berikut:
(i) Identifikasi pekerjaan yang akan dilakukan.
(ii) Mengelompokkan pekerjaan yang sifatnya serupa.
(iii) Untuk menugaskan kelompok kegiatan atau pekerjaan ini kepada individu.
(iv) Untuk mendelegasikan wewenang dan memperbaiki tanggung jawab di berbagai tingkatan.
(v) Mengkoordinasikan hubungan wewenang-tanggung jawab dari berbagai kegiatan.
Karakter dan jenis organisasi tergantung pada ukuran dan sifat perusahaan. Meskipun ada banyak jenis organisasi tetapi umumnya digunakan tiga jenis organisasi yang dibahas sebelumnya di bawah sub-judul 8.2.
Pada garis organisasi kekuasaan mengalir secara vertikal dari puncak hirarki ke bawah. Di bawah organisasi fungsional, pekerjaan dibagi menjadi departemen yang berbeda. Setiap departemen menangani satu jenis pekerjaan dan mengkhususkan diri pada satu pekerjaan saja.
Seorang pekerja harus bekerja di bawah banyak atasan yang memiliki spesialisasi dalam berbagai fungsi. Organisasi lini dan staf menyediakan spesialis dengan eksekutif lini. Ini adalah kombinasi dari garis dan bentuk fungsional organisasi.
Fungsi # 3. Kepegawaian:
Fungsi ini melibatkan perekrutan di posisi yang diciptakan oleh proses organisasi. Hal ini berkaitan dengan sumber daya manusia suatu organisasi. Menurut Koontz dan O’ Donnel, staffing adalah mengisi, dan mempertahankan posisi yang terisi dalam struktur organisasi melalui pendefinisian tenaga kerja, persyaratan, penilaian, pemilihan, pemberian kompensasi dan pelatihan.
Jadi susunan kepegawaian terdiri dari :
i. perencanaan tenaga kerja,
- Rekrutmen, seleksi dan pelatihan tenaga kerja;
aku ii. Penempatan Tenaga Kerja pada posisi yang dipersyaratkan,
- Pengembangan, promosi, transfer dan penilaian tenaga kerja dan
- Penetapan remunerasi dan insentif pegawai.
Setiap manajer dalam suatu organisasi harus melakukan fungsi kepegawaian dalam satu bentuk atau lainnya, untuk menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Tetapi ini jelas merupakan fungsi manajerial yang sulit karena berkaitan dengan manusia yang perilaku dan tindakannya tidak dapat diprediksi, dan itulah mengapa ini menjadi cabang manajemen yang berbeda dan terspesialisasi.
Fungsi # 4. Arah:
Mengarahkan berkaitan dengan melaksanakan rencana yang diinginkan terkait dengan target organisasi. Ini memulai tindakan terorganisir dan terencana dan memastikan kinerja yang efektif oleh bawahan menuju pencapaian kegiatan kelompok. Arah disebut manajemen dalam tindakan.
Setelah merencanakan, mengatur, dan menyusun staf, manajer harus menunjukkan jalan dan mengawasi juniornya. Menurut Massie, Mengarahkan menyangkut cara total di mana seorang manajer memengaruhi tindakan bawahannya. Ini adalah tindakan terakhir seorang manajer dalam membuat orang lain bertindak setelah semua persiapan selesai.
Mengarahkan adalah fungsi yang berkelanjutan dan dilakukan di semua tingkatan manajemen. Kegiatan utama yang terlibat dalam arah mungkin:
(i) Kepemimpinan:
Seorang manajer harus mengeluarkan perintah dan instruksi dan membimbing plus memberikan nasihat profesional kepada bawahannya dalam pekerjaan mereka dengan maksud untuk meningkatkan kinerja mereka dan mencapai tujuan perusahaan.
Kepemimpinan adalah ‘proses dimana seorang manajer secara imajinatif mengarahkan dan mempengaruhi pekerjaan orang lain dalam memilih dan mencapai target yang ditentukan dengan menengahi antara individu dan organisasi sedemikian rupa sehingga keduanya akan mendapatkan kepuasan maksimal.
Kepemimpinan adalah kemampuan untuk membangkitkan rasa percaya diri dan semangat di antara para pekerja dan menciptakan dorongan dalam diri mereka untuk dipimpin. Untuk menjadi pemimpin yang sukses, seorang manajer harus memiliki kualitas pandangan jauh ke depan, dorongan, inisiatif, dan kepercayaan diri. Situasi yang berbeda mungkin memerlukan jenis kepemimpinan yang berbeda, yaitu kepemimpinan otokratis dan kepemimpinan demokratis.
(ii) Komunikasi:
Komunikasi merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Ini dianggap sebagai masalah manajemen nomor satu, hari ini. Sudah menjadi fakta bahwa para manajer menghabiskan 85 sampai 95 persen waktu kerja mereka untuk berkomunikasi dengan orang lain. Proses berkomunikasi adalah tindakan dimana perilaku bawahan dinilai, dimodifikasi dan perubahan dilakukan dalam tindakan mereka jika diperlukan.
Kata komunikasi berasal dari kata Latin, ‘communis’ yang berarti ‘umum’ Jadi komunikasi berarti berbagi ide bersama.
Hakikat komunikasi berhubungan antara penerima dan pengirim sehingga memungkinkan mereka memahami suatu pesan tertentu. Ini mengacu pada pertukaran ide, perasaan, emosi dan pengetahuan dan informasi antara dua orang atau lebih. Tidak ada yang terjadi dalam manajemen sampai komunikasi diperbolehkan.
Komunikasi adalah proses dua arah karena melibatkan informasi dan pemahaman Komunikasi dikatakan formal ketika mengikuti saluran formal yang disediakan dalam struktur organisasi, itu adalah komunikasi informal, ketika tidak mengikuti saluran formal. Komunikasi mengalir ke bawah dari atasan ke bawahannya dan ke atas dari bawahan ke atasan mereka.
Komunikasi sangat penting di semua tingkat manajemen untuk mengambil keputusan dan perencanaan. Ini meningkatkan kapasitas manajerial dan memfasilitasi kontrol.
(iii) Motivasi:
Istilah motivasi berasal dari kata ‘motive’ yang berarti kebutuhan atau emosi yang mendorong seseorang untuk bertindak. Motivasi adalah proses psikologis menciptakan dorongan di antara bawahan untuk bekerja atau berperilaku dengan cara yang diinginkan.
Ini adalah fungsi manajemen yang sangat penting. Pentingnya motivasi dapat disadari dari kenyataan bahwa kinerja seorang pekerja tergantung pada kemampuannya untuk bekerja dan motivasi yang diciptakan dalam dirinya.
Ada banyak strategi yang diadopsi oleh manajer untuk meningkatkan motivasi bawahan mereka. Dengan demikian seorang manajer harus memberikan beberapa insentif pribadi kepada bawahan untuk memotivasi, membujuk dan menginspirasi mereka untuk memberikan kontribusi upaya terbaik mereka menuju pencapaian tujuan perusahaan.
Insentif yang akan diberikan mungkin bersifat finansial, seperti kenaikan upah, atau non-finansial, seperti kondisi kerja yang lebih baik, keamanan kerja, pengakuan, dll.
(iv) Pengawasan:
Pengawasan adalah elemen penting lain dari mengarahkan fungsi manajemen. Setelah mengeluarkan instruksi, manajer harus melihat bahwa instruksi yang diberikan dijalankan. Pengawasan mengacu untuk memastikan pemanfaatan maksimum sumber daya input, untuk menyelesaikan pekerjaan yang diperlukan dan diarahkan dan untuk mengoreksi bawahan setiap kali mereka melakukan kesalahan.
Meskipun pengawasan dilakukan pada semua tingkat manajemen, tanggung jawab utama pengawasan terletak pada manajemen lini pertama. Pengaturan organisasi yang baik, pendelegasian yang efektif, pendekatan manusia, teknik dan manajemen komunikasi yang efektif membuat pengawasan menjadi efektif.
Fungsi #5. Koordinasi:
Koordinasi dianggap sebagai fungsi manajemen yang paling penting. Sangat penting untuk menyalurkan kegiatan berbagai individu dalam organisasi untuk pencapaian tujuan bersama. Terserah manajemen untuk melihat bahwa pekerjaan dari segmen yang berbeda berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dan tindakan korektif harus diambil jika ada penyimpangan.
Dari koordinasi target yang ditetapkan menciptakan semangat tim dan membantu dalam mencapai tujuan melalui upaya kolektif. Ini dapat disebut sebagai pengaturan yang teratur dari upaya kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan sesuai dengan tujuan bersama.
Koordinasi dapat diklasifikasikan dalam dua kategori:
(i) Koordinasi vertikal dan horizontal, dan
(ii) Koordinasi internal dan eksternal.
Sedangkan koordinasi vertikal adalah koordinasi antara tingkat manajemen yang berbeda, sedangkan istilah koordinasi horizontal digunakan ketika koordinasi harus dicapai antar departemen dengan tingkat otoritas dan kekuasaan yang sama. adalah antara bagian yang berbeda dari perusahaan atau unit industri yang sama dan eksternal bila diperlukan dengan orang atau ahli di luar organisasi untuk perusahaan.
Koordinasi dianggap sebagai inti dari manajemen karena seorang manajer harus melakukan semua fungsi manajemen lainnya, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan dan pengendalian.
Fungsi # 6. Kontrol:
Pengendalian dapat dianggap sebagai “menentukan apa yang sedang dicapai, yaitu mengevaluasi kinerja jika, perlu, menerapkan tindakan korektif sehingga kinerja berlangsung sesuai dengan yang direncanakan.
Kontrol sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan berbagai kegiatan tidak menjamin implementasi kebijakan secara otomatis. Kontrol adalah proses yang memungkinkan manajemen untuk menerapkan kebijakannya dan mengambil tindakan korektif jika kinerja tidak sesuai dengan target dan standar yang telah ditentukan sebelumnya.
Perencanaan adalah awal dari proses manajemen, pengendalian dapat dianggap sebagai tahap akhir dari teknik tersebut. Jika perencanaan melihat ke depan, pengendalian melihat ke belakang. Pengendalian tidak mungkin dilakukan tanpa perencanaan dan perencanaan tidak ada artinya tanpa pengendalian sehingga keduanya saling berkaitan erat.
Kontrol adalah fungsi hidup dan para eksekutif di berbagai tingkatan manajemen secara terus menerus menilai kinerja bawahan mereka. Fungsi utama pengendalian adalah untuk melihat bahwa kinerja mampu memenuhi hasil yang diinginkan. Suatu sistem pengendalian, agar efektif, harus sesuai dengan sifat penyimpangan laporan aktivitas jika ada dengan segera, mencerminkan struktur organisasi, memastikan tindakan korektif, dan ekonomis.
Proses pengendalian melibatkan langkah-langkah berikut:
(i) Menetapkan atau menetapkan standar kinerja.
(ii) Mengukur kinerja aktual perusahaan.
(iii) Membandingkan kinerja aktual dengan set standar.
(iv) Menemukan penyimpangan, jika ada, dan
(v) Mengambil tindakan korektif jika diperlukan.
