Perencanaan adalah fungsi manajerial pertama yang dilakukan dalam proses manajemen. Ini berkaitan dengan memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, kapan, di mana, bagaimana dan oleh siapa itu harus dilakukan.
Jadi, ini adalah tindakan yang telah ditentukan sebelumnya untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
Selanjutnya, perencanaan adalah fungsi utama manajemen. Sebagai suatu proses, ini melibatkan penentuan tindakan secara sadar di masa depan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Masa depan penting dalam bisnis. Meskipun tidak dapat diprediksi secara pasti, namun dapat ditebak sampai batas tertentu.
Alih-alih membiarkannya kebetulan, peristiwa masa depan dibuat terjadi dengan cara tertentu yang diakui melalui perencanaan.
Belajar tentang:-
- Pengenalan dan Pengertian Perencanaan 2. Pengertian Perencanaan 3. Ciri-ciri 4. Tujuan 5. Apakah Perencanaan Suatu Kebutuhan? 6. Enam P 7. Prinsip
- Perencanaan yang Efektif 9. Langkah-langkah 10. Jenis 11. Tempat. 12. Jenis Rencana 13. Kegunaan 14. Keuntungan 15. Keterbatasan.
Perencanaan dalam Manajemen: Pendahuluan, Tujuan, Langkah-Langkah, Jenis, Kepentingan dan Batasan
Perencanaan – Pengenalan dan MaknaÂ
Perencanaan adalah fungsi manajerial pertama yang dilakukan dalam proses manajemen. Ini berkaitan dengan memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, kapan, di mana, bagaimana dan oleh siapa itu harus dilakukan. Jadi, ini adalah tindakan yang telah ditentukan sebelumnya untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
Selanjutnya, perencanaan adalah fungsi utama manajemen. Sebagai suatu proses, ini melibatkan penentuan tindakan secara sadar di masa depan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Masa depan penting dalam bisnis. Meskipun tidak dapat diprediksi secara pasti, namun dapat ditebak sampai batas tertentu. Alih-alih membiarkannya kebetulan, peristiwa masa depan dibuat terjadi dengan cara tertentu yang diakui melalui perencanaan.
Perencanaan menentukan waktu tindakan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Ini adalah penelitian yang disengaja dan sadar yang digunakan untuk merumuskan desain dan urutan tindakan yang diharapkan dapat membantu mencapai tujuannya. Ini adalah proses berpikir sebelum melakukan. Ini menentukan tujuan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.
Menurut George R. Terry, “Tanpa aktivitas yang ditentukan oleh perencanaan, tidak akan ada yang diatur, tidak ada yang diaktifkan, dan tidak perlu dikontrol.”
Perencanaan melibatkan pemilihan salah satu dari berbagai alternatif yang tersedia untuk mencapai hasil yang diinginkan dengan ekonomi terbesar dan kepastian melalui proses melihat ke depan. Ini membuat sketsa gambaran lengkap tentang hal-hal yang akan terjadi di masa depan dalam perusahaan. Tindakan yang diusulkan dipetakan secara lebih rinci dengan bantuan rangkaian rencana yang kompleks seperti kebijakan, prosedur, program, dan anggaran yang berfokus pada tujuan perusahaan.
Singkatnya perencanaan, jika baik dan berdasarkan informasi yang dapat diandalkan dan lengkap, up-to-date dan dapat diandalkan data, maka membayar dividen kaya dalam bentuk penyelesaian tugas yang lebih tinggi dan lebih cepat ditetapkan untuk.
Perencanaan – Definisi Perencanaan oleh Penulis yang Berbeda
Perencanaan adalah proses berkelanjutan untuk membuat keputusan kewirausahaan saat ini secara sistematis dan dengan pengetahuan terbaik tentang masa depan mereka, pengorganisasian. Secara sistematis upaya yang diperlukan untuk melaksanakan keputusan tersebut dan mengukur hasil keputusan tersebut terhadap harapan melalui umpan balik sistematis yang terorganisir. Peter Drucker telah memasukkan unsur umpan balik yang akan memastikan kualitas keputusan dan ketepatan perencanaan.
Definisi perencanaan yang diberikan oleh penulis yang berbeda adalah sebagai berikut:
(1) Dalam Kata-kata Alfred dan Beatty – “Perencanaan adalah proses berpikir, pandangan jauh ke depan yang terorganisir, visi, berdasarkan fakta dan pengalaman yang diperlukan untuk tindakan cerdas.”
(2) Menurut Koontz dan O’Donnell – “Perencanaan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya dan siapa yang melakukannya. Perencanaan menjembatani kesenjangan dari tempat kita berada, ke tempat yang ingin kita tuju. Itu memungkinkan terjadinya hal-hal yang tidak akan terjadi jika tidak terjadi.”
(3) RNFarmer dan BMRichman menganggap bahwa – “Perencanaan pada dasarnya adalah pengambilan keputusan karena melibatkan pemilihan jumlah alternatif.”
(4) Menurut George Terry – “Perencanaan adalah pemilihan dan keterkaitan fakta dan pembuatan serta penggunaan asumsi mengenai masa depan dalam visualisasi dan perumusan kegiatan yang diusulkan yang diyakini perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.”
(5) Menurut MEHarley – “Perencanaan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan. Ini melibatkan pemilihan tujuan, kebijakan, prosedur, dan program dari berbagai alternatif.”
Analisis yang cermat terhadap definisi perencanaan di atas mengungkapkan bahwa:
sebuah. Perencanaan berkaitan dengan masa depan dan esensinya adalah melihat ke depan;
- Ini melibatkan pemikiran dan analisis informasi;
- Ini melibatkan tindakan yang telah ditentukan sebelumnya;
- Ini berkaitan dengan penetapan tujuan yang akan dicapai di masa depan;
- Ini pada dasarnya adalah masalah memilih setelah mempelajari kursus alternatif dengan cermat;
- Ini melibatkan pengambilan keputusan;
- Tujuannya adalah untuk mencapai hasil yang lebih baik;
- Ini adalah proses yang berkesinambungan dan terintegrasi.
Dalam setiap aktivitas manusia, terdapat unsur perencanaan. Misalnya, kita menemukan bahwa kepala keluarga merencanakan pengeluarannya, ibu rumah tangga merencanakan pekerjaan sehari-harinya, guru merencanakan studinya, dan petani merencanakan kegiatan pertaniannya.
Dalam dunia bisnis, kebutuhan akan perencanaan semakin penting karena berbagai faktor. Seperti fluktuasi permintaan, persaingan yang semakin ketat, pengenalan produk baru, kelangkaan sumber daya, perubahan teknologi, perubahan harga, kebijakan pemerintah, dll., aktivitas organisasi tanpa rencana cenderung tidak efektif dan akan melayang tanpa mencapai kesuksesan. Oleh karena itu, perencanaan adalah suatu keharusan bagi organisasi bisnis.
Perencanaan – 11 Karakteristik dan Fitur
Perencanaan ditandai oleh fitur-fitur berikut:
Fitur #1. Fungsi Utama Manajemen:
Perencanaan adalah fungsi pertama dari manajemen. Semua fungsi lainnya mengikuti perencanaan. Jika perencanaan salah, struktur organisasi akan salah, orang akan melaksanakan rencana yang salah, kebijakan motivasi dan kepemimpinan tidak akan efektif dan kontrol juga akan bertujuan untuk mencapai rencana yang salah. Ini akan mengakibatkan kerugian besar bagi organisasi dan manajer harus merencanakan ulang kegiatan mereka dan menghabiskan banyak waktu, uang dan energi untuk menghindari likuidasi perusahaan bisnis.
Fitur #2. Adaptif terhadap Lingkungan:
Perencanaan adalah proses yang berkesinambungan. Ini membantu organisasi untuk bertahan hidup di lingkungan yang selalu berubah. Perubahan lingkungan seperti kebijakan pesaing, persaingan yang meningkat, selera konsumen, kebijakan ekonomi, sistem nilai masyarakat harus dimasukkan dalam rencana dan perencanaan, dengan demikian, adaptif terhadap lingkungan. Ini menangani ancaman dan peluang lingkungan.
Fitur #3. Berorientasi Masa Depan:
Perencanaan melihat ke depan. Ini memperkuat organisasi untuk menghadapi tantangan dan peluang di masa depan. Masa depan tidak pasti, manajer mengadopsi metode peramalan ilmiah. Mereka mengantisipasi masa depan dan memasukkan perubahan dalam aktivitas mereka untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.
Fitur #4. Berorientasi Sasaran:
Perencanaan bertujuan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan, dengan demikian, berorientasi pada tujuan. Ini dengan jelas menetapkan tujuan dan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Ini mensintesis pendapat yang bertentangan dari anggota organisasi mengenai apa yang harus menjadi tujuan dan bagaimana tujuan itu harus dicapai.
Fitur #5. Meresap:
Perencanaan adalah fungsi yang meresap. Ini dilakukan untuk semua organisasi— bisnis dan non-bisnis, menguntungkan dan tidak menguntungkan, kecil dan besar. Dalam organisasi bisnis, hal itu dilakukan pada setiap level organisasi; atas, tengah dan bawah. Manajer tingkat atas membuat rencana jangka panjang, manajer tingkat menengah membuat rencana departemen dan manajer tingkat bawah membuat rencana operasi.
Fitur #6. Proses Intelektual:
Rencana manajer dengan mempertimbangkan masa lalu, sekarang, dan masa depan perusahaan. Analisis masa depan sulit karena masa depan tidak pasti dan terus berubah. Manajer harus secara konseptual dan analitis sangat baik dalam membuat rencana yang dapat diimplementasikan. Mereka harus memiliki penilaian, intuisi, pandangan jauh ke depan dan imajinasi untuk membuat rencana yang baik. Perencanaan, dengan demikian, tidak dapat dilakukan dalam kegelapan. Ini adalah proses intelektual.
Fitur #7. Efisien:
Efisien berarti hemat biaya. Perencanaan membutuhkan waktu dan uang untuk mendapatkan keuntungan di masa depan. Trade off harus dipertahankan (perbandingan antara biaya dan pengembalian) dan manajer harus memastikan bahwa keuntungan lebih dari biaya. Efisiensi berarti “pencapaian tujuan dengan sumber daya paling sedikit”. Ini bertujuan pada kombinasi sumber daya terbaik (tanah, tenaga kerja, modal, mesin, dll.) Untuk mencapai output maksimum dari input minimum.
Fitur #8. Fleksibel:
Perencanaan berhubungan dengan masa depan. Masa depan tidak pasti, rencana akan gagal mencapai tujuan jika perubahan tak terduga terjadi di masa depan. Manajer harus cepat mengubah rencana sehingga perubahan di masa depan tidak menggagalkan rencana. Perencanaan, dengan demikian, adalah kegiatan yang fleksibel.
Fitur #9. Perencanaan dan Pengambilan Keputusan:
Perencanaan melibatkan pengambilan keputusan. Memilih tujuan dari beberapa tujuan, memutuskan tentang cara untuk mencapainya, memutuskan tentang sumber dari mana dana akan dikumpulkan, memutuskan tentang alokasi sumber daya yang optimal untuk tujuan dan departemen yang berbeda, dll. Adalah beberapa pilihan yang tak terhitung banyaknya yang harus dibuat oleh manajer. Perencanaan terus menerus melibatkan pengambilan keputusan. Padahal, proses pengambilan keputusan dimulai jauh sebelum proses perencanaan.
Misalnya, manajer ingin memasang mesin. Dia harus membuat sejumlah pilihan seperti – apakah akan membeli atau menyewa; jika membeli, apakah akan mengumpulkan uang dari luar atau menggunakan laba ditahan (sumber keuangan internal); jika sumber luar, apakah akan menerbitkan saham atau surat utang; jika saham, apakah akan menerbitkan saham ekuitas atau saham preferensi. Dengan demikian, perencanaan adalah proses pengambilan keputusan yang berkesinambungan.
Fitur #10. Umpan Balik:
Perencanaan sangat erat kaitannya dengan pengendalian. Perencanaan menentukan tindakan di masa depan dan kontrol memastikan tindakan tersebut dilakukan. Perencanaan membingkai tujuan dan kontrol organisasi memastikan tujuan tersebut tercapai. Fungsi pengendalian memberikan umpan balik yang konstan kepada manajer tentang efisiensi rencana. Penyimpangan dalam kinerja aktual terhadap kinerja yang direncanakan membantu meninjau rencana atau mengabaikannya sama sekali untuk membuat rencana baru.
Fitur #11. Faktor Pembatas:
Sumber daya terbatas. Perencanaan dilakukan dengan mengingat keterbatasan sumber daya. Tujuan dibingkai sesuai dengan sumber daya apa yang tersedia dengan perusahaan. Mengabaikan faktor pembatas dapat mengakibatkan pembingkaian atas tujuan optimis yang mungkin tidak tercapai.
Perencanaan – 10 Tujuan Penting
Tujuan penting perencanaan adalah sebagai berikut:
(1) Perencanaan Membantu Peramalan yang Efektif:
Tujuan perencanaan yang pertama dan terpenting adalah peramalan. Peramalan adalah inti dari perencanaan. Perencanaan adalah menyiapkan rencana untuk organisasi berdasarkan peramalan. Oleh karena itu, perencanaan membantu dalam peramalan yang efektif.
(2) Perencanaan Memberikan Kepastian Dalam Kegiatan:
Perencanaan memutuskan kebijakan, mendefinisikan prosedur dan membuat aturan untuk kegiatan semua karyawan organisasi. Ini membantu dalam membawa kepastian dalam kegiatan organisasi.
(3) Perencanaan Memberikan Arahan Khusus kepada Organisasi:
Perencanaan memberikan atau mengeluarkan arahan khusus untuk semua kegiatan organisasi dengan mempersiapkan garis besar kegiatan ini jauh sebelumnya.
(4) Ini Menetapkan Koordinasi di Perusahaan:
Perencanaan telah dianggap sebagai alat penting koordinasi kebijakan, tujuan, prosedur dan program dari suatu perusahaan. Perusahaan dapat diatur dengan baik secara terkoordinasi dengan bantuan perencanaan.
(5) Bermanfaat dalam Menciptakan Persaingan yang Sehat:
Perencanaan membantu dalam menciptakan persaingan yang sehat di antara semua karyawan organisasi dan juga di antara semua aktivitas. Ini menciptakan persaingan yang sehat di antara karyawan dalam upaya mereka menuju pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya.
(6) Ini Memberikan Ekonomi dalam Manajemen:
Perencanaan menetapkan koordinasi di antara semua kegiatan organisasi. Ini memandu manajemen dan semua karyawan organisasi dalam kegiatan mereka. Ini membantu dalam mempertahankan kontrol dan disiplin yang efektif. Ini juga membantu dalam perbandingan hasil aktual dengan tujuan dan sasaran. Ini memeriksa semua jenis pemborosan dan dengan demikian, membawa penghematan dalam manajemen.
(7) Dapat Memprediksi Risiko:
Perencanaan membantu dalam meramalkan risiko yang mungkin muncul di masa depan. Dengan meramalkan risiko, strategi dapat dirancang untuk menanganinya secara efektif dan berhasil.
(8) Memberikan Informasi Penting:
Perencanaan memberikan kepada semua karyawan dan semua orang luar yang berurusan dengan organisasi semua informasi penting mengenai tujuan, kebijakan, dan program organisasi.
(9) Bermanfaat Menghadapi Persaingan:
Perencanaan membantu dalam meramalkan persaingan yang harus dihadapi oleh organisasi. Ini juga membantu dalam menentukan strategi untuk menghadapi persaingan dengan sukses.
(10) Sangat Membantu Pencapaian Anggaran:
Perencanaan membantu manajemen dalam mencapai anggaran perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya dengan cara yang sopan.
Perencanaan – Apakah Merencanakan Suatu Kebutuhan?
Penulis manajemen terkemuka berpendapat bahwa untuk memastikan penggunaan sumber daya manusia dan material yang tepat dan untuk mencapai tujuan perencanaan bisnis sangat penting. Tanpa perencanaan yang tepat, urusan perusahaan mana pun kemungkinan besar akan serampangan. Tugas yang kurang penting dapat dilakukan sebelum yang lebih penting atau pekerjaan yang sama dapat dilakukan oleh individu yang berbeda dengan menggunakan prosedur atau metode yang berbeda.
Mungkin ada pengulangan operasi bisnis tertentu yang tidak perlu yang menyebabkan pemborosan upaya dan sumber daya. Seperti yang dikatakan Billy E. Goetz bahwa “tanpa rencana, tindakan hanya akan menjadi aktivitas acak, tidak menghasilkan apa-apa selain kekacauan.” Oleh karena itu, perencanaan adalah keharusan untuk mencapai struktur operasi yang konsisten dan terkoordinasi yang berfokus pada tujuan yang diinginkan.
Henri Fayol dalam bukunya General and Industrial Management telah menjelaskan pentingnya perencanaan sebagai fungsi manajemen. Menurutnya, “Pepatah, mengelola berarti melihat ke depan, memberikan gambaran tentang pentingnya perencanaan dalam dunia bisnis, dan memang benar jika pandangan ke depan bukanlah keseluruhan manajemen, setidaknya itu adalah bagian penting darinya. . Rencana tindakan adalah, pada saat yang sama, hasil yang diharapkan, garis tindakan yang harus diikuti, tahapan yang harus dilalui dan metode yang digunakan.”
George R. Terry memandang “Perencanaan sebagai dasar untuk fungsi manajerial lainnya. Tanpa kegiatan yang ditentukan oleh perencanaan, tidak akan ada yang diatur, tidak ada yang digerakkan, dan tidak perlu dikendalikan.” Hal ini menekankan pentingnya perencanaan dalam proses manajemen. Dengan demikian, perencanaan merupakan prasyarat untuk manajemen yang baik.
Selanjutnya, perencanaan memberikan pendekatan rasional untuk tujuan yang telah ditentukan sebelumnya karena memerlukan banyak latihan mental yang sistematis dari pihak perencana. Perencanaan membantu dalam memilih dari antara alternatif tindakan masa depan untuk perusahaan secara keseluruhan dan untuk setiap departemennya. Ini menetapkan dengan jelas apa yang harus dilakukan setiap segmen perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi.
Tidak ada organisasi yang dapat mencapai tujuannya tanpa perencanaan yang tepat karena alasan tertentu yang jelas. Alasan-alasan ini mungkin sebagai berikut – (i) Perubahan sosial, ekonomi dan politik yang cepat; (ii) Pertumbuhan serikat pekerja; (iii) Pengakuan tanggung jawab sosial; (iv) Semakin kompleksnya era modern karena perubahan teknologi yang cepat dan persaingan yang tajam; (v) Kurangnya sumber daya tertentu; (vi) Meningkatkan kendali pemerintah atas bisnis; (vii) Ketidakpastian yang disebabkan oleh Siklus Perdagangan; (viii) Kebutuhan akan kegiatan penelitian dan pengembangan.
Ini adalah tantangan penting bagi para manajer era modern yang dapat ditangani secara efektif hanya melalui perencanaan yang tepat. Mempertimbangkan pentingnya perencanaan, manajemen setiap organisasi harus memberikan bobot yang semestinya pada fungsi perencanaan. Perencanaan yang baik adalah dasar dari manajemen yang efisien. Dan seorang manajer yang baik harus merencanakan pekerjaan dan aktivitasnya dengan sebaik-baiknya.
Perencanaan – Perencanaan Perencanaan Enam P seperti yang Dijelaskan oleh Peter Drucker
Peter Drucker sambil menekankan pada berbagai aspek perencanaan telah menjelaskan bahwa sistem perencanaan yang baik membutuhkan enam P yaitu sebagai berikut:
(1. Tujuan:
Sistem perencanaan yang efektif membutuhkan pemahaman yang jelas tentang tujuan organisasi. Tujuan ini harus jelas dan terperinci. Sebagai Contoh- Apa alasan keberadaan organisasi? Apakah untuk meningkatkan laba atau meningkatkan pangsa pasar atau untuk menghasilkan lebih banyak lapangan kerja atau untuk memperkenalkan lebih banyak produk? dll.
(2) Filsafat:
Filsafat menggabungkan keyakinan mendasar tentang bagaimana tujuan organisasi akan dicapai. Untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhan jangka panjang, filosofi perilaku etis harus diadopsi. Sebagai Contoh — Biasanya, filosofi dealer motor umum didasarkan pada profitabilitas melalui kualitas, layanan dan perilaku etis.
(3) Premis:
Ini melibatkan kekuatan dan kelemahan organisasi dan pengetahuan serta asumsi tentang lingkungannya. Dengan peramalan dan metode lainnya, manajemen dapat membuat beberapa kesimpulan tentang tren lingkungan dan dengan mengetahui kekuatan dan kelemahannya sendiri, manajemen dapat menghadapi perubahan lingkungan dengan cara yang lebih cerdas.
(4) Kebijakan:
Kebijakan adalah pedoman umum atau batasan yang membantu pemikiran dan tindakan manajerial. Dalam organisasi tipikal, ada kebijakan produksi, kebijakan keuangan, kebijakan akuntansi, kebijakan pemasaran, kebijakan pribadi, dll. Kebijakan ini lebih spesifik daripada filosofi dan membentuk dasar untuk perencanaan dan tindakan operasional yang diperlukan.
(5) Rencana:
Rencana mewakili tujuan spesifik dan pernyataan tindakan. Tujuan adalah tujuan yang harus dipenuhi dan pernyataan tindakan adalah sarana untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana-rencana ini memandu kita langkah demi langkah bagaimana mencapai tujuan dan juga pada tahap apa kemajuannya pada waktu tertentu.
(6) Prioritas:
Tujuan organisasi tertentu harus diberikan prioritas tertentu. Sumber daya waktu, keuangan, bahan, dll. yang terbatas, harus dialokasikan secara proporsional untuk tujuan prioritas. Prioritas akan menentukan alokasi sumber daya yang tepat. Prioritas tujuan akan menentukan apa yang relatif lebih penting. Sasaran dengan prioritas lebih tinggi akan menerima lebih banyak perhatian dan lebih banyak sumber daya.
Sebagai Contoh — Organisasi yang berorientasi pada penelitian akan mendapatkan prioritas dan sumber daya yang berbeda dari organisasi yang berorientasi laba.
Perencanaan – Prinsip Penting Perencanaan
Prinsip-prinsip penting perencanaan adalah sebagai berikut:
(1) Prinsip Kontribusi terhadap Tujuan:
Prinsip pertama berkaitan dengan tujuan rencana dan komponennya yaitu untuk mengembangkan dan memfasilitasi realisasi tujuan organisasi. Rencana jangka panjang harus terjalin dengan rencana jangka menengah yang, pada gilirannya harus dikerjakan dengan rencana jangka pendek untuk mencapai tujuan organisasi secara lebih efektif dan ekonomis.
(2) Prinsip Keluasan Perencanaan:
Perencanaan ditemukan di semua tingkat manajemen. Perencanaan strategis atau perencanaan jangka panjang terkait dengan manajemen puncak, sedangkan perencanaan jangka menengah dan pendek masing-masing menjadi perhatian manajemen menengah dan operasional.
(3) Prinsip Fleksibilitas:
Prinsip fleksibilitas menyatakan bahwa manajemen harus mampu mengubah rencana yang ada karena perubahan lingkungan, tanpa biaya atau penundaan yang tidak semestinya, sehingga aktivitas tetap bergerak menuju tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, kemerosotan permintaan yang tak terduga untuk suatu produk akan membutuhkan perubahan dalam rencana penjualan dan juga rencana produksi.
Perubahan dalam rencana ini hanya dapat diperkenalkan jika memiliki karakteristik fleksibilitas. Menyesuaikan rencana agar sesuai dengan masa depan yang tidak pasti atau lingkungan yang berubah lebih mudah jika fleksibilitas merupakan pertimbangan penting saat merencanakan.
Sangat penting bahwa rencana jangka pendek dan jangka panjang harus memiliki unsur fleksibilitas. Fleksibilitas lebih penting dalam rencana jangka panjang. Kemungkinan kesalahan atau ketidakpastian jauh lebih tinggi dalam rencana jangka panjang daripada rencana jangka pendek.
Manajemen dapat memiliki fleksibilitas dalam perencanaan hanya dalam batas-batas. Kekakuan dan tekanan eksternal dan internal sangat membatasi fleksibilitas dalam perencanaan manajerial. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa “pola kebijakan perilaku personel dan kekakuan prosedur yang ada, tekanan serikat pekerja, kebijakan pemerintah dan persyaratan hukum adalah penting, ketidakfleksibelan sangat membatasi penyesuaian rencana terhadap lingkungan yang berubah.”
(4) Prinsip Faktor Pembatas:
Sangat penting bahwa perencanaan harus mempertimbangkan faktor-faktor pembatas, seperti tenaga kerja, uang, mesin, material, dan manajemen dengan berkonsentrasi pada faktor-faktor tersebut. Saat mengembangkan rencana, strategi, kebijakan, prosedur, dan standar alternatif.
(5) Prinsip Perubahan:
Di bawah rencana ini, manajer harus memeriksa berbagai peristiwa secara berkala dan menggambar ulang rencana untuk mempertahankan arah menuju tujuan yang diinginkan. Selanjutnya, dia harus memeriksa rencananya untuk memastikan bahwa ini berjalan sesuai kebutuhan. Dia harus mengubah arah rencananya jika dia menghadapi masalah yang tidak terduga. Akan lebih baik dan bermanfaat jika perencanaan mengandung unsur fleksibilitas. Di sini, peran seorang manajer dianalogikan dengan peran navigator sebuah kapal untuk mengubah arahnya jika tidak berada di jalur yang benar.
Perencanaan – Langkah-Langkah Yang Dilakukan Menurut Para Ahli Agar Perencanaan Efektif
Bagaimana manajer dapat merencanakan secara efektif ketika lingkungan eksternal terus berubah?
Langkah-langkah berikut harus diambil menurut para ahli untuk membuat perencanaan yang efektif:
Langkah 1. Iklim:
Perencanaan tidak boleh dibiarkan begitu saja. Selain itu, iklim yang kondusif harus disediakan agar kegiatan berjalan lancar dan sistematis . Manajer puncak harus menghilangkan hambatan perencanaan, dengan menetapkan tujuan yang jelas, premis perencanaan yang realistis dan menawarkan informasi yang diperlukan dan bantuan staf yang tepat di berbagai tingkatan.
Langkah 2. Dukungan Manajemen Puncak:
Perencanaan harus dimulai dari atas. Ini harus mendapat perhatian dari manajemen puncak terus menerus. Mereka harus bersedia mengulurkan tangan membantu, kapan pun dibutuhkan.
Langkah 3. Partisipasi:
Rencana dilaksanakan oleh orang-orang. Jadi, perlu mendapatkan penerimaan dan komitmen dari mereka. Salah satu cara untuk meningkatkan komitmen adalah dengan meminta partisipasi bawahan dalam proses perencanaan. Perencanaan menjadi hidup ketika karyawan terlibat dalam menetapkan tujuan dan menentukan cara untuk mencapainya.
Sepuluh Perintah Rencana yang Baik:
Menurut para ahli manajemen (LF Urwick, Koontz, dan Stoner) rencana yang baik:
sebuah. Harus memiliki tujuan yang jelas
- Harus sederhana dan mudah dipahami
- Harus menyediakan analisis yang tepat dan klarifikasi tindakan
- Harus cukup fleksibel untuk bergerak selaras dengan tren yang berubah
- Harus memiliki fokus yang seimbang
- Harus dapat dipraktikkan dan mampu memberikan hasil
- Hendaknya memungkinkan masyarakat terutama yang mengawal pelaksanaannya, untuk berpartisipasi secara aktif dan antusias
- Harus menyediakan penggunaan sumber daya yang optimal
i. Harus dijual kepada semua orang dan dikomunikasikan dengan baik sebelum diterapkan, dan
- Harus memungkinkan integrasi upaya di setiap tingkat dengan lancar.
Langkah 4. Komunikasi:
Tujuan, premis, dan kebijakan harus dikomunikasikan dengan benar kepada orang-orang. Orang harus tahu apa yang seharusnya mereka lakukan, kapan, bagaimana dan di mana. Batas waktu juga harus dikomunikasikan sebelumnya.
Langkah 5. Integrasi:
Rencana yang berbeda harus seimbang dan terintegrasi dengan baik. Mereka harus saling mendukung dan tidak boleh bekerja dengan tujuan yang berlawanan. Setiap upaya harus dilakukan untuk memastikan bahwa hasil perencanaan lebih dari biaya yang terlibat.
Langkah 6. Pemantauan:
Rencana harus tunduk pada penilaian dan tinjauan reguler, untuk mencatat perubahan internal maupun eksternal. Lebih baik menjaga rencana tetap fleksibel sejauh mungkin.
Perencanaan – Langkah-langkah yang Terlibat dalam Proses Perencanaan
Proses perencanaan terdiri dari langkah-langkah berikut:
(i) Menetapkan Tujuan:
Langkah pertama dalam proses perencanaan adalah mengidentifikasi tujuan organisasi. Kondisi internal maupun eksternal yang mempengaruhi organisasi harus diperiksa secara menyeluruh sebelum menetapkan tujuan. Tujuan yang diturunkan harus dengan jelas menunjukkan apa yang harus dicapai, di mana tindakan harus dilakukan, siapa yang harus melakukannya, bagaimana hal itu dilakukan dan kapan harus diselesaikan. Dengan kata lain, manajer harus memberikan pedoman yang jelas untuk upaya organisasi, sehingga kegiatan dapat disimpan di jalur yang benar.
(ii) Mengembangkan Tempat:
Setelah menetapkan tujuan, perlu untuk menguraikan tempat perencanaan. Premis adalah asumsi tentang lingkungan di mana rencana dibuat dan diimplementasikan. Dengan demikian, asumsi tentang kemungkinan dampak dari faktor lingkungan yang penting seperti permintaan pasar untuk barang, biaya bahan baku, teknologi yang akan digunakan, pertumbuhan penduduk, kebijakan pemerintah, dll terhadap rencana masa depan dibuat. Rencana harus dirumuskan oleh manajemen, dengan tetap mengingat batasan yang diberlakukan oleh kondisi internal maupun eksternal.
(iii) Mengevaluasi Alternatif dan Seleksi:
Setelah menetapkan tujuan dan premis perencanaan, alternatif tindakan harus dipertimbangkan. Pro dan kontra serta konsekuensi dari setiap alternatif tindakan harus diperiksa secara menyeluruh sebelum pilihan dibuat.
(iv) Merumuskan Rencana Derivatif:
Setelah memilih tindakan terbaik, manajemen harus merumuskan rencana sekunder untuk mendukung rencana dasar. Rencana turunan untuk berbagai departemen, unit, aktivitas, dll., secara terperinci dikenal sebagai ‘rencana turunan’. Misalnya, rencana produksi dasar memerlukan beberapa hal seperti ketersediaan pabrik dan mesin, pelatihan karyawan, penyediaan keuangan yang memadai, dll. Untuk memastikan keberhasilan rencana dasar, rencana turunan harus menunjukkan jadwal dan urutan waktu. dalam melakukan berbagai tugas.
(v) Menjamin Kerja Sama dan Partisipasi:
Keberhasilan pelaksanaan suatu rencana tergantung, sebagian besar, pada kerja sama yang sepenuh hati dari para karyawan. Mengingat hal ini, manajemen harus melibatkan orang-orang operasi dalam kegiatan perencanaan.
(vi) Memberikan Tindak Lanjut:
Rencana harus ditinjau terus menerus untuk memastikan relevansi dan efektivitasnya. Dalam pelaksanaan rencana, fakta-fakta tertentu mungkin terungkap yang bahkan tidak terpikirkan sebelumnya. Mengingat kondisi yang berubah ini, rencana harus direvisi. Tanpa tindak lanjut yang teratur, rencana mungkin menjadi usang dan tidak berguna. Selain itu, langkah seperti itu memastikan rencana implementasi di sepanjang garis yang benar.
Perencanaan – Jenis Perencanaan dalam Manajemen
1. Perencanaan Strategis:
Perencanaan strategis melibatkan keputusan tentang tujuan jangka panjang organisasi seperti kelangsungan hidup, pertumbuhan, dll. Ini melibatkan penetapan tujuan jangka panjang (oleh manajemen puncak) dan memutuskan tentang penyebaran sumber daya yang bijaksana untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan strategis, dengan demikian, bersifat jangka panjang. Ini cenderung menjadi tanggung jawab manajemen puncak. Hal ini membutuhkan melihat di luar organisasi untuk ancaman dan peluang. Itu juga membutuhkan melihat ke dalam organisasi untuk menemukan kelemahan dan kekuatan.
Ini memengaruhi banyak bagian organisasi, karena keputusannya memiliki efek abadi yang sulit untuk dibatalkan. Ini mencoba untuk melengkapi organisasi dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk menghadapi ketidakpastian masa depan, dengan mengambil pandangan holistik dari seluruh organisasi. Fokusnya jelas pada ‘hutan, bukan pepohonan’. Tujuan utamanya adalah untuk memposisikan perusahaan pada posisi yang menguntungkan dalam kaitannya dengan lingkungan, dengan mengingat kemampuan perusahaan itu sendiri.
Contoh – Dalam bisnis, itu berarti berapa banyak uang yang akan didedikasikan untuk sebuah proyek, dan kapan Anda mengharapkan proyek selesai. Dalam kehidupan pribadi, misalkan Anda merencanakan pernikahan, itu berarti memutuskan anggaran dan tanggalnya.
2. Perencanaan Taktis:
Perencanaan taktis menerjemahkan tujuan dan rencana strategis yang luas menjadi tujuan dan rencana spesifik yang relevan dengan bagian tertentu dari organisasi, seperti area fungsional seperti pemasaran atau sumber daya manusia. Rencana taktis berfokus pada tindakan utama yang harus diambil unit untuk memenuhi bagian dari perencanaan strategis. Mereka sering terfokus pada 1-2 tahun ke depan. Ini adalah implementasi tahap rencana strategis yang menggabungkan sumber daya yang tersedia, melihat hambatan, dan meninjau alternatif.
Contoh – Dalam bisnis, ini berarti analisis kombinasi sumber daya, perencanaan hambatan, dan jadwal umum. Dalam kehidupan pribadi, pernikahan berarti mencari tempat, menyusun daftar tamu, menentukan menu dan musik.
3. Perencanaan Operasional:
Perencanaan operasional mengidentifikasi prosedur dan proses khusus yang diperlukan di tingkat organisasi yang lebih rendah. Manajer garis depan biasanya berfokus pada tugas rutin seperti proses produksi, jadwal pengiriman, dan kebutuhan
