Ketertiban: Ciri-ciri Ketertiban untuk Memberikan Arahan yang Lebih Baik dalam Perencanaan Tenaga Kerja!
Adalah Henri Fayol yang pertama kali menyadari perlunya pesanan sebagai bagian dari pekerjaan manajer.
Dia merasa bahwa perintah atau perintah harus diberikan oleh manajer untuk menunjukkan dengan jelas apa yang dia ingin bawahannya lakukan.
Untuk memberikan arahan yang lebih baik, suatu tatanan harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
(i) Perintah harus dinyatakan dengan kata-kata yang sederhana, tidak ambigu dan jelas sehingga dapat dengan mudah dipahami oleh bawahan;
(ii) Perintah itu masuk akal dan dapat dilaksanakan sehingga akan berdampak baik pada moral bawahan;
(iii) Urutan harus sesuai dengan tujuan perusahaan. Sedapat mungkin juga tidak bertentangan dengan kepentingan bawahan. Pesanan harus menentukan waktu di mana itu harus dilakukan dan diselesaikan.
(iv) Perintah itu harus dalam bentuk tertulis, jika sifatnya tidak rutin. Pada umumnya perintah atau instruksi diberikan kepada bawahan secara lisan karena adanya kepercayaan atasan terhadap bawahan. Namun, kadang-kadang menjadi penting untuk mengeluarkan perintah tertulis. Instruksi tertulis pasti untuk meningkatkan komunikasi, perencanaan dan memori selain menjamin keseragaman dalam arah.
Mereka menghindari tumpang tindih, mempromosikan pemahaman yang lebih baik dan memungkinkan manajer untuk memberikan arahan bersama kepada sejumlah bawahan secara bersamaan. Selain itu akan memenuhi persyaratan bawahan yang ragu menerima tanggung jawab kecuali dicakup oleh perintah tertentu.
(v) Perintah harus meyakinkan dan dapat diterima sedapat mungkin, dan jika dianggap perlu, para manajer harus menjelaskan alasan untuk memberikan perintah atau instruksi tertentu sehingga bawahan menghargai kebutuhan akan perintah atau instruksi tersebut dan dengan rela datang ke depan dengan cepat. menerapkan hal yang sama.
Perintah atau instruksi harus mengundang kerjasama dan bukan perlawanan dari bawahan. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan sugesti secara meyakinkan. Perintah yang meyakinkan menjadi lebih kuat daripada perintah langsung.
(vi) Tatanan harus sesuai dengan tuntutan situasi. Ketika suatu perintah cocok dengan tuntutan situasi, bawahan akan dengan mudah menerimanya dengan alasan bahwa itu adalah perintah logis atau perintah yang dibenarkan oleh situasi daripada oleh keputusan sewenang-wenang dari atasannya.
(vii) Perintah harus singkat tetapi lengkap.
(viii) Perintah dapat dilaksanakan dalam batas wewenang yang diberikan kepada bawahan.
(ix) Perintah tersebut harus didukung oleh tindakan tindak lanjut. Tindakan tindak lanjut memastikan tindakan dan kinerja yang dijadwalkan sesuai dengan pengecualian atasan. Melalui tindakan ini, bawahan dapat menyarankan ide-ide baru untuk kinerja yang lebih baik dan pelaksanaan pesanan yang lebih baik.
Proses pengarahan menjadi sederhana jika kita menetapkan pedoman kebijakan, prosedur operasi standar, dan praktik. Instruksi dengan penjelasan yang tepat mempromosikan pemahaman yang lebih baik dan meningkatkan moral bawahan. Manajemen yang demokratis selalu mendorong arah konsultatif dan partisipatif.
Singkatnya, proses memberi perintah dan instruksi terbukti paling berguna, jika terdiri dari semua bagian yang diperlukan seperti;
(i) Perencanaan dan persiapan;
(ii) Mempresentasikan dan mengkomunikasikan;
(iii) Memastikan pemahaman yang tepat melalui umpan balik;
(iv) Memastikan tindakan yang tepat sesuai pesanan dan
(v) Memeriksa, meninjau dan mengevaluasi tindakan yang diambil.
