Pencocokan Tiga Arah

Apa itu Pencocokan Tiga Arah?

Pencocokan tiga arah adalah konsep di mana transaksi pembelian yang tidak sah dapat dilacak melalui pemeriksaan silang dengan tiga cara, yaitu penerimaan konfirmasi pesanan (pesanan pembelian), penerimaan pesanan, dan validitas faktur yang dihasilkan dengan cara informasi dari departemen yang berbeda untuk menghilangkan transaksi yang tidak sah dan meningkatkan pengendalian internal.

Anda bebas menggunakan gambar ini di situs web Anda, templat, dll., Harap berikan kami tautan atribusiBagaimana Memberikan Atribusi? Tautan Artikel menjadi Hyperlink
Misalnya: Sumber: Pencocokan Tiga Arah (wallstreetmojo.com)

Penjelasan

Organisasi Besar membeli inventaris dengan prosedur operasi standar per kebijakan organisasi. Karenanya kontrol ganda diperlukan untuk membatasi transaksi yang tidak sah. Ini adalah ukuran kontrol untuk mengotorisasi transaksi yang valid. Dalam prosedur tiga arah, pembelian besar dikendalikan menggunakan verifikasi silang. Jika ada kesalahan pada langkah apa pun, maka jumlah tersebut tidak dapat diambil dari faktur sampai kesalahan tersebut diselesaikan dengan menerima konfirmasi atau revisi faktur dari pemasok. Ini juga merupakan salah satu metode manajemen risiko karena risiko pembayaran kepada orang yang tidak berhak atau terhadap tagihan palsu harus dikendalikan. Kadang-kadang menjadi prosedur yang panjang, tetapi itu adalah cara paling efektif untuk mengelola risiko.

Proses Pencocokan Tiga Arah

Prosedur operasi standar untuk pembelian mencakup pemesanan saat stok mencapai tingkat pemesanan ulang, penerimaan penawaran, pemrosesan penawaran ke departemen pembelian dan setelah itu departemen pembelian akan memutuskan dari pemasok mana pembelian akan dilakukan berdasarkan harga, kualitas, dan reputasi. pemasok dan terakhir penerbitan pesanan pembelian.
Berdasarkan pesanan pembelian, pembelian harus dilakukan. Setelah menerima pesanan pembelian, pesanan tanda terima akan dikeluarkan oleh manajemen inventaris Manajemen Inventaris Manajemen inventaris dalam bisnis mengacu pada pengelolaan pemrosesan pesanan, manufaktur, penyimpanan, dan penjualan bahan baku dan barang jadi. Ini memastikan jenis barang yang tepat mencapai tempat yang tepat dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan harga yang tepat. Dengan demikian, ketersediaan produk di gudang, pengecer, dan distributor tetap terjaga.baca lebih lanjut departemen. Kemudian faktur tersebut akan diteruskan oleh departemen pembelian ke departemen akun untuk akuntansi yang sama.
Setelah itu, akhirnya, faktur diberikan untuk otorisasi dan kemudian ke kasir atau departemen kas untuk pembayaran ke pemasok.

Sebelum mengesahkan pembayaran, orang yang terlibat dalam pembayaran akan menggunakan proses pencocokan tiga arah.

Proses pencocokan tiga arah meliputi:

#1 – Verifikasi Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian harus diverifikasi oleh departemen pembelian untuk memverifikasi nama pemasok, tanggal, kuantitas, alamat, informasi pembayaran, dan jumlahnya.

#2 – Verifikasi Penerimaan Pesanan

Setelah memverifikasi pesanan pembelian, departemen kas akan memverifikasi tanda terima pesanan dari departemen inventaris untuk mencocokkan jumlah barang sesuai faktur dan yang diterima oleh departemen inventaris.

#3 – Verifikasi dari Departemen Akun

Setelah memverifikasi dari departemen inventaris, entri diperiksa di akun untuk memverifikasi jumlah dan kuantitas yang dicatat dalam pembukuan.

Jika faktur cocok dengan ketiga langkah verifikasi, maka hanya pembayaran yang akan diotorisasi, dan tagihan akan dicairkan.

Contoh Pencocokan Tiga Arah

Departemen Pembelian A Ltd. mengeluarkan pesanan untuk membeli stok dari ABC & Co., Meksiko, sebanyak 3000 buah, dan harga per buah adalah $100. Pesanan telah ditempatkan. Pesanan sudah diterima, namun karena jumlah banyak, pemilik toko tidak melakukan cross check pada saat menerima pesanan. Namun, hanya 2850 buah yang diterima setelah dilakukan pengecekan. Faktur diberikan ke departemen akuntansi, dan departemen akuntansi selanjutnya memberikannya untuk dicairkan ke departemen kas. Tentukan prosedur untuk verifikasi tiga arah?

Larutan:

Sebelum mengesahkan tagihan untuk pembayaran, orang tersebut harus menggunakan prosedur berikut:

1 – Verifikasi dari Departemen Pembelian:

Pesanan Pembelian adalah untuk memverifikasi apakah pesanan dilakukan sesuai dengan pesanan pembelian. Dalam kasus ini, langkah pertama dari pencocokan tiga arah dicocokkan, yaitu pesanan ditempatkan per Pesanan Pembelian (PO) berfungsi sebagai dokumen hukum antara pembeli dan penjual, dimana pembeli mengirimkan kontrak ini yang merinci barang dan layanan, tanggal pengiriman, ketentuan pembayaran sesuai kontrak, dll.baca lebih lanjut pesanan pembelianPesanan PembelianPesanan Pembelian (PO) berfungsi sebagai dokumen hukum antara pembeli dan penjual, di mana pembeli mengirimkan kontrak ini yang merinci barang dan jasa, tanggal pengiriman, ketentuan pembayaran sesuai kontrak dll.baca lebih lanjut.

2 – Verifikasi dari Departemen Inventaris:

Orang yang berwenang akan mengumpulkan angka-angka dari departemen inventaris. Dalam hal ini, hanya 2850 lembar persediaan yang diterima, sehingga tagihan tidak dapat diotorisasi untuk pembayaran. Orang yang berwenang akan menginstruksikan departemen inventaris untuk memperbaiki tagihan dari pemasok.

Departemen inventaris kemudian akan menghubungi orang yang berwenang dari ABC & Co. untuk penerbitan tagihan yang direvisi. Setelah menerima tagihan yang direvisi, hal yang sama diberikan kepada departemen akun untuk melakukan koreksi.

3 – Verifikasi dari Departemen Akun atau Catatan Akuntansi:

Setelah mengkonfirmasi tagihan yang direvisi dari pemasok, orang yang berwenang harus memverifikasinya dengan catatan akuntansi. Terakhir, orang yang berwenang akan mengotorisasi tagihan untuk pembayaran setelah semua langkah dan penyesuaian.

Dengan cara ini, tanda terima pendek diidentifikasi dan diperbaiki.

Penggunaan Pencocokan Tiga Arah

Tiga cara, proses pencocokan digunakan dalam organisasi besar.
Ini juga digunakan di mana departemen yang berbeda menangani fungsi yang berbeda.
Ini digunakan di mana organisasi terlibat dalam memproduksi banyak produk.
Ini digunakan di mana tanggung jawab diberikan kepada staf yang baru diangkat.
Ini digunakan di mana sebagian besar pembayaran dilakukan secara tunai.
Ini juga digunakan di mana staf staf tidak terampil terlibat.

Keuntungan

Keuntungan yang berbeda adalah sebagai berikut:

Ini memastikan pembayaran dilakukan kepada orang yang tepat terhadap tagihan yang valid dan nilai saham yang diterima.
Ini memastikan kontrol yang tepat dalam organisasi.
Ini meminimalkan atau membatasi pembayaran yang tidak sah.
Melalui pencocokan kas tiga arah, penggelapan harus dikendalikan.
Kesalahan dapat dengan mudah diidentifikasi dalam proses pencocokan tiga arah.
Ini memastikan tagihan yang sama tidak dibayar berkali-kali.
Proses ini mempromosikan akuntabilitas bagi staf.
Melalui proses tiga arah, informasi tersebut diverifikasi; karenanya menjadi informasi yang akurat dan dapat digunakan untuk keputusan di masa mendatang.

Kekurangan

Kerugian yang berbeda adalah sebagai berikut:

Pencocokan tiga arah melibatkan verifikasi berkali-kali dan pengumpulan berbagai dokumen; maka prosesnya panjang dan memakan waktu.
Mungkin ada kemungkinan keterlambatan pembayaran dan dikenakan denda karena proses yang lama dan pembayaran yang tertunda.
Hubungan pemasok bisa rusak karena keterlambatan pembayaran.
Diskon untuk pembayaran lebih awal tidak dapat digunakan karena prosedur yang panjang.

Kesimpulan

Pencocokan tiga arah adalah prosedur untuk mengontrol utang usaha Hutang Usaha Hutang usaha adalah jumlah yang harus dibayar oleh bisnis kepada pemasok atau vendornya untuk pembelian produk atau layanan. Ini dikategorikan sebagai kewajiban lancar di neraca dan harus dipenuhi dalam periode akuntansi. Baca lebih lanjut melalui mana hutang usaha diverifikasi menggunakan tiga langkah. Di sini, pesanan harus diverifikasi pada langkah pertama pembelian. Angka-angka dari departemen inventaris harus dikumpulkan dan diverifikasi, dan terakhir, diverifikasi dari Entri Akuntansi adalah ringkasan dari semua transaksi bisnis dalam buku akuntansi, termasuk entri debit & kredit. Ini memiliki 3 jenis utama, yaitu Entri Transaksi, Entri Penyesuaian, & Entri Penutupan. baca lebih lanjut entri akuntansi Entri Akuntansi Entri Akuntansi adalah ringkasan dari semua transaksi bisnis dalam buku akuntansi, termasuk entri debit & kredit. Ini memiliki 3 jenis utama, yaitu Entri Transaksi, Entri Penyesuaian, & Entri Penutupan. Baca selengkapnya. Setelah verifikasi di ketiga tingkat, pemberi kuasa mengesahkan tagihan untuk pembayaran. Namun, prosedur ini panjang. Oleh karena itu memakan waktu, dan pada saat yang sama, diskon untuk pembayaran awal tidak dapat digunakan karena prosedur yang panjang.

Artikel yang Direkomendasikan

Ini telah menjadi panduan untuk Pencocokan Tiga Arah dan definisinya. Di sini kita membahas tiga cara proses pencocokan beserta contohnya, kegunaan, kelebihan, dan kekurangannya. Anda dapat mempelajarinya lebih lanjut dari artikel berikut –