Artikel ini menyoroti dua studi kasus tentang cara mengelola file di kantor.
Mengelola File di Kantor Studi Kasus # I:
Sekarang, mari kita pelajari cara memberi nama file dan cara memberi nomor. Mari kita ilustrasikan dengan contoh dan diagram.
Sebagai contoh, mari kita pertimbangkan sebuah kantor seperti yang ditunjukkan pada diagram.
Kantor Cabang TOMCO di Faridabad:
Pada gambar ini, Manajer Cabang Tomco, Faridabad, memiliki tiga departemen―Penjualan, Akun, dan Personalia. Setiap departemen dipimpin oleh eksekutif masing-masing.
Sekarang, katakanlah Manajer Cabang harus membuka file perwakilan penjualan 1 untuk merekam semua aktivitasnya di kantor selain melayani komunikasi resmi.
Misalkan nama perwakilan penjualannya adalah Ashok Jindal.
Sekarang sistem tempat file baru dibuka adalah:
- File datar akan diambil atau digunakan untuk membuka file pribadi.
- Karena nama perusahaannya adalah Tomco dan merupakan kantor cabang Faridabad, kata Tomco (Fari) akan tertulis di file.
- Karena file tersebut milik Ashok Jindal, singkatan mengatakan AJ akan tertulis di file tersebut. Maka pada tahap ini file tersebut menjadi Tomco (Fari)/AJ.
- Karena Ashok Jindal milik departemen penjualan, kode departemennya, misalnya .Penjualan, dapat ditulis di file. Maka pada tahap ini, nama file tersebut menjadi Tomco (Fari)/aj-(Sales).
- Karena Bp. Ashok Jindal merupakan pegawai ke-12 yang melapor atas tugasnya di bawah Branch Manager, maka angka 12 dapat dicantumkan dalam berkas, maka pada tahap ini nama berkas menjadi Tomco (Fari)/AJ- (Penjualan)/12. Maka file ini secara otomatis menjadi file nomor 12.
- Karena Mr. Ashok Jindal telah bergabung pada tanggal 12 April 1997 , file tersebut menjadi file yang dibuka pada 97-98. Ini harus dipertahankan dalam file, maka file ini sekarang akan memiliki nama sebagai Tomco (Fari)/AJ-(Sales)/12/97-98. Ini akan menjadi nama lengkap file.
- Misalkan, pada tanggal 20 Maret 1998, sebuah surat, katakanlah, surat 801 yang dikeluarkan oleh kantor, sesuai dengan daftar keluar dikeluarkan untuk Tuan Ashok Jindal, surat itu akan memiliki nomor seperti itu: Tomco (Fari)/AJ-sales/12/97-98/801 dt. 20/03/1998.
Ini adalah metode penomoran file dan penomoran surat sesuai dengan register surat keluar file, yang harus menjadi file dalam file. Setiap kantor harus memelihara file induk, dan salinan dari setiap surat yang dikeluarkan harus disimpan dalam file induk. Kelebihan dan kekurangan file dibandingkan dengan komputer harus dipelajari oleh setiap kantor dengan baik sebelum menginstalnya.
Komputer adalah instrumen yang mahal dan membutuhkan profesional komputer untuk menanganinya. Uninterrupted power system (UPS) diperlukan agar komputer tetap sibuk sepanjang hari. Ini juga merupakan alat yang cukup mahal, dan menambah biaya penanganan komputer, selain alat tulis komputer yang sangat mahal.
Oleh karena itu seseorang harus mempertimbangkan biaya sebelum memutuskan sistem pengarsipan seperti apa yang harus dipatuhi oleh kantor.
Kerugian lain dari sistem pengarsipan adalah, setelah diputuskan untuk menutup file atau menggantinya dengan yang baru, file tersebut membutuhkan ruang yang cukup, dan tempat untuk menyimpannya untuk digunakan di masa mendatang. Jika kantor kekurangan ruang maka menimbulkan masalah akomodasi dan penyimpanan file.
Harus diingat bahwa file harus disimpan di kantor setidaknya selama lima tahun setelah diputuskan untuk ditutup, atau diganti dengan file, sebelum dibuang atau dibuang. Semua file, baru atau lama, atau yang sudah ada, pasti berisi informasi berharga yang berkaitan dengan kantor, dan seseorang harus memutuskannya dengan sangat hati-hati sebelum membuangnya.
Mengelola File di Kantor Studi Kasus # II:
Sigma Lighting Company didirikan pada tahun 1977. Awalnya adalah Industri Skala Kecil dengan omset Rs. 1 crore.
Seiring berjalannya waktu, omzetnya meningkat dan pada tahun 1987 omzetnya mencapai 5 crores. Ini memproduksi lampu dan tabung.
Pada tahun 1987 memutuskan untuk membuka 2 cabang lagi untuk memperluas basis layanannya dan memutuskan untuk memperdagangkan barang-barang tertentu seperti kipas angin, campuran, besi, batang perendaman dan geyser.
Diputuskan untuk membuat barang tahan lama listrik ini diproduksi oleh produsen di luar bisnis mereka dan mendapatkan segel Sigma Lighting yang disematkan pada barang tahan lama.
Sigma Lightings memiliki 7 depot di berbagai negara bagian dan setiap depot dipimpin oleh seorang Manajer Area. Manajer Area harus melapor kepada Manajer Pemasaran, yang, pada gilirannya, akan melapor kepada Direktur Pelaksana.
Sigma Lightings memiliki 9 mitra bisnis. Tuan C. Dolliah adalah Direktur Pelaksana organisasi karena dia memiliki 13% saham dalam ekuitas. Bagian mitra lain adalah 36%, dan total saham investasi mitra adalah 49%. Sisanya 51% milik Pemerintah Negara Bagian India dan dua lembaga keuangan terkemuka milik negara.
Karena Tuan C. Dooliah telah menginvestasikan 13% dari uangnya ke dalam bisnis, dia diminta untuk mengoperasikan dan menjalankan pertunjukan.
Pak Dooliah merekrut anggota keluarganya sendiri untuk beberapa pos penting. Jabatan Manajer Pemasaran diberikan kepada menantunya, dan jabatan Manajer Administrasi diberikan kepada salah seorang rekan dekatnya. Tujuan dari hal yang sama adalah untuk memiliki kendali penuh atas seluruh pertunjukan bisnis. Seorang rekan yang sangat dekat diberi kehormatan untuk menangani keuangan.
Karena organisasi ingin berkembang dan menambah omzetnya, mereka memutuskan untuk membuka dua depo lagi di dua tempat berbeda. Mereka akhirnya menunjuk dua Manajer Area untuk dua tempat berbeda.
Dari dua Area Manager tersebut, salah satunya adalah seorang salesman yang sangat baik, namun ia tidak memiliki kompetensi yang memadai dalam menangani aspek keuangan Manajemen Cabang, apalagi ia tidak peduli dengan Manajemen Depot persediaan.
Target yang diberikan kepada Manajer ini kaku dan sangat keras. Juga, negara bagian itu sangat luas. Karenanya dia menghabiskan lebih banyak waktu untuk tur dll. untuk mempromosikan penjualan perusahaannya. Dia berhasil menghasilkan penjualan. Setelah depot ditetapkan dan bisnis bergulir dari nol hingga empat lakh, manajemen di eselon atas Sigma Lighting memberikan semua bantuan yang diperlukan kepada manajer.
Namun, setelah 4 bulan beroperasi, Manajer Area tiba-tiba menemukan bahwa bantuan dan bantuannya dihentikan.
Perusahaan tidak akan membayar pajak penjualan yang dihasilkan dari bisnis dari depot ke otoritas pajak penjualan. Apalagi, uang kesan yang diberikan kepadanya untuk menjalankan dan memelihara cabang itu terlalu sedikit. Kadang-kadang tidak memadai bahkan untuk memelihara cabang.
Manajer Pemasaran akan mengunjungi cabang pada waktu tertentu, dan Manajer Area akan mengungkapkan isi hati dan masalahnya kepada Manajer Pemasaran. Manajer Pemasaran akan memastikan janji, tetapi begitu dia meninggalkan tempat dia tidak akan memberikan atau membayar kebutuhan apa pun untuk masalah AM
Ada saat-saat tertentu ketika Manajer Pemasaran memberikan petunjuk ‘untuk melakukan’ kepada Manajer Area. Manajer Area selalu mengandalkan angka penjualan untuk menjelaskan kinerjanya, tetapi Manajer Pemasaran akan mengernyit mendengar jawabannya. Ini membuat Manajer Area terkesiap.
Ada saat-saat lain ketika Manajer Pemasaran memberikan sedikit petunjuk untuk transaksi pendapatan yang licik, tetapi Manajer Area menolak. Menyadari bahwa Area Manager tidak seirama dengan irama Marketing Manager, maka Marketing Manager menghubungi salesman depo lainnya dan Akuntan depo untuk menjadi sarung tangannya.
Mereka dengan mudah setuju untuk melakukannya karena gaji yang mereka terima sangat sedikit dan mereka merasa dengan melakukan ini mereka tidak hanya akan meningkatkan penghasilan mereka, tetapi juga akan masuk dalam buku bagus Manajer Pemasaran.
Setelah beberapa waktu, Manajer Area mendapat lebih banyak masalah. Hingga saat dia berada di Cabang, dia dapat mengendalikan situasi, tetapi setiap kali dia melakukan tur, dia menemukan bahwa perintahnya terpecah-pecah dan dipatahkan oleh orang-orang yang bekerja di bawahnya. Ini benar-benar membuatnya “mendidih”.
Akuntan Depot adalah orang yang licik. Pemeliharaan akun dan persediaan tidak dilakukan dengan benar. Akuntan itu lebih tua dari Manajer Area dan dia memiliki lebih dari satu setengah dekade pengalaman kerja dan pemeliharaan akuntansi.
Berdasarkan pengalamannya, Manajer Area telah memberinya pekerjaan dengan harapan dia akan menggunakan pengalamannya yang luas untuk penggunaan kantornya dengan baik. Manajer Area kurang dalam hal ini dan dia sangat bergantung pada akuntan ini.
Keyakinannya terlalu jauh sehingga apa pun voucher, dll. yang akan diberikan Akuntan kepadanya, termasuk pernyataan persediaan, Manajer Area akan menandatanganinya, tanpa memahaminya dengan benar.
Segalanya berjalan dengan cara yang sama—namun, pekerjaan Manajer Area semakin buruk. Juniornya, ketika dia sedang dalam perjalanan bisnis, akan mengirimkan materi kepada siapa pun yang mereka suka dan sampai batas tertentu bahkan akan menunjuk dealer tanpa persetujuan AM, baik dengan mengambil uang dari dealer atau memberinya materi tanpa hak. rekaman.
Hal ini memaksa Area Manager untuk sering kehilangan ketenangannya di kantor. Namun, karena para staf melibatkan diri untuk melakukan semua ini atas perintah dan kebijaksanaan atasan di atas, mereka tetap tenang dan tenang, mengetahui sepenuhnya bahwa mereka aman dan terlindungi di bawah payung manajemen di atas.
Ini terus berlanjut, dan suatu hari AM, untuk mengendalikan situasi, memotong gaji bulanan salah satu salesman yang sangat dekat dengan Manajer Pemasaran. Dia mengulanginya lagi.
Manajemen di atas mendapat petunjuk dari AM satu-satunya kesalahan yang dia lakukan sampai saat itu dalam pekerjaannya, dan menerkam petunjuk tersebut dan Manajer Pemasaran menghentikan gaji Manajer Area.
Ini terlalu banyak untuk ditelan oleh AM. Dia saat itu sudah mendapat pekerjaan lain. Menyadari bahwa dia memiliki pekerjaan di tangannya, dan tidak memahami apa yang dapat dilakukan manajemen kepadanya dan tidak menyadari situasi mengapa juniornya berperilaku seperti itu, dia mengajukan keluhan tertulis tentang Manajer Pemasaran kepada otoritas di atas dan khususnya kepada Ketua.
Ketua dinominasikan dari luar, dari pemodal utama hingga perusahaan.
Hal ini memperparah Dirut dan dia langsung bergegas ke tempat kejadian. Dia melakukan pertemuan secara terpisah dengan AM dan personel lain yang bekerja di cabang itu. Dia menginstruksikan personel lain untuk menjebak dakwaan terhadap AM dengan menunjukkan kekurangan materi.
AM—ketika dia mengambil alih perusahaan—diizinkan untuk tinggal di cabang dalam satu ruangan. Karena dia tinggal di cabang, menjadi sangat mudah bagi manajemen untuk memperbaikinya.
Pernyataan disiapkan menunjukkan kekurangan bahan dan tanda tangan AM diambil di atasnya.
Karena AM telah mendapat pekerjaan lain, dan dia membutuhkan surat pembebasan untuk masuk ke perusahaan lain, orang-orang ini atas dasar surat pembebasan itu mengambil tanda tangannya satu per satu di beberapa dokumen dan tidak hanya itu, mereka mengganggunya secara mental, memaksanya untuk membayar uang untuk kekurangan bahan, dan memberinya surat lega.
AM benar-benar menjadi “gila” saat itu. Dia bersumpah untuk membalas semua yang telah dia terima. Khawatir akan hal ini, manajemen bahkan tidak memenuhi kewajibannya pada saat dia meninggalkan organisasi. Ketika dia memintanya, mereka hanya memberinya alasan bahwa masih banyak lagi rekening yang harus dibersihkan dari Cabang tempat dia bekerja, dan itu akan dibersihkan sesudahnya.
AM harus meninggalkan perusahaan ini. Dia, bagaimanapun, mendapatkan surat pembebasannya, tetapi iurannya ditahan. Gajinya dll selama kurang lebih empat bulan tidak dibayarkan kepadanya. Dia harus menanggung kerugian uang yang sangat besar, di samping masalah mental, sebelum meninggalkan perusahaan.
Beberapa bulan setelah keluar dari perusahaan, dia kembali mendapat petunjuk tentang “Cobbers” dari trauma mentalnya, saling menghancurkan. Dia menerkam kesempatan itu, dan dia mematahkan tulang punggung dan ketahanan majikan sebelumnya sedemikian rupa sehingga mereka berlari kepadanya untuk berkompromi, tetapi dia memberi mereka pelajaran tentang hidupnya sebelum membuang mereka.
Namun, itu tidak membantu perjuangannya, dan rasa sakit masih menghantuinya. Dia menikah dengan bahagia, sudah mapan sekarang, tetapi hari-hari itu masih menghantuinya dan dia masih mencari balas dendam dan balas dendam.
Sebagai mahasiswa manajemen, bagaimana seseorang dapat menghadapi situasi tersebut?
Menjawab:
Hal ini menarik dan memiliki nilai yang luar biasa, makna dan rasa yang melekat padanya. Pertama-tama, kami menemukan organisasinya, Sigma Lightings didirikan pada tahun 1977 dan mereka memulai bisnis pada tahun yang sama. Itu memiliki omset pembukaan rupee satu crore yang dihabiskan untuk Rupee Five Crores dan pada saat itu mereka memutuskan untuk membuka dua cabang lagi untuk memperluas bisnis.
Sangat jelas bahwa itu pasti merupakan industri skala kecil pada tahun 1977 untuk memulai.
Saat ini sebuah perusahaan yang berada di bawah industri kecil memiliki mitra usaha sebanyak sembilan orang, dan semua mitra usaha tersebut adalah direksi. Sejujurnya ada terlalu banyak juru masak, dan ada pepatah yang mengatakan bahwa terlalu banyak juru masak akan merusak kaldu.
Kami juga mengamati bahwa 51% saham dalam ekuitas adalah milik pemerintah negara bagian, dan dua lembaga keuangan terkemuka yang menuangkan uang mereka ke dalam bisnis berasal dari negara.
Sekarang suatu organisasi yang berada di bawah payung perusahaan-perusahaan keuangan yang dikendalikan oleh pemerintah negara, pasti tidak akan memiliki pendekatan profesional yang progresif karena otoritas pemerintah berfungsi dengan cara yang berbeda.
Lebih dari itu, ketika seseorang memiliki sembilan mitra lain yang memiliki saham mereka dalam bisnis, maka situasinya memburuk dalam arti bahwa kesatuan komando tidak akan pernah ada dalam organisasi dan Prinsip Sistem Skalar tidak akan pernah berkuasa dalam organisasi.
Organisasi semacam ini, kalaupun ada, akan berjalan seperti kapal tanpa kapten yaitu kapal tanpa kemudi.
Nah dari riwayat lain organisasi seperti yang kita temukan, dua jabatan penting, jabatan Manajer Pemasaran dan Manajer Administrasi—diberikan kepada dua orang rekan dekatnya, salah satunya adalah menantunya.
Ini hanya menunjukkan bahwa meskipun ada begitu banyak mitra bisnis dalam bisnis ini, seluruh tumpuan bisnis ada di tangan Tuan C. Dooliah karena dia ingin menjaga semuanya di bawah kendalinya.
Kami juga menemukan bahwa keuangan ditangani oleh rekan yang sangat dekat dengan Pak Dooliah. Ini menunjukkan bahwa meskipun ada selusin mitra dalam bisnis ini, Tn. C. Dooliah mempertahankan seluruh bisnis di bawah kendalinya. Dia benar-benar memiliki pengaruh penuh atas bisnis ini.
Karena perusahaan ingin menambah beberapa omzet dalam bisnis mereka, mereka membuka dua cabang lagi di dua negara bagian yang berbeda dan menunjuk dua Manajer Area, salah satunya adalah super salesman. Namun, dia tidak memiliki pengalaman akuntansi persediaan dan manajemen keuangan yang memadai.
Nah ini kesalahan yang sering dilakukan anak muda jaman sekarang. Untuk mendapatkan jabatan dan status, mereka segera masuk ke pekerjaan yang memegang portofolio manajemen. Namun, mereka tidak meramalkan citra merek dan status quo perusahaan.
Sebelum bergabung dengan perusahaan mana pun, seseorang harus melihat dan menganalisis tiga poin penting:
(a) Apakah perusahaan yang saya ikuti layak namanya dalam hal citra, status, dan merek.
(b) Apakah ada kemungkinan perusahaan tumbuh seperti yang saya inginkan.
(c) Apakah jabatan yang akan saya tangani sepadan dengan pengalaman i.
Sangat penting untuk menjadi jack-of-all-trade dalam organisasi sebelum menjadi raja dalam perdagangan. Jika sama sekali, jika seseorang kurang pengalaman, seseorang tidak boleh mencalonkan diri untuk kursi tinggi karena tidak mudah untuk memegang dan mengatur kursi ketika seseorang memilih kursi pengemudi.
Dibutuhkan banyak kecerdasan, pengalaman dan keterampilan manajerial dan kemampuan untuk memegang jabatan di eselon manajemen yang lebih tinggi. Hanya kualifikasi manajerial saja tidak cukup.
Sekarang jika orang yang dipilih tidak sehat, dan tidak kompeten dalam aspek-aspek manajemen tertentu, dia seharusnya tidak mengambil tanggung jawab, atau dia seharusnya mengambil tanggung jawab setelah pelatihan intensif dari organisasi. Selain itu, organisasi seharusnya tidak memilihnya untuk pekerjaan itu.
Sebaliknya, jika organisasi telah memilihnya untuk pekerjaan itu, itu menunjukkan kurangnya visi dan pandangan jauh ke depan organisasi dan ketidakpedulian organisasi dalam hal pandangan ke depan manajerial. Organisasi semacam ini hanya berlatih dan percaya untuk menghasilkan uang, itu saja. Mereka hampir tidak tertarik pada apa pun.
Sekarang kembali ke kasus, Manajer Area yang dipilih adalah yang tulus, pekerja keras dan dia menghasilkan bisnis untuk perusahaan. Sekarang-a-hari, bisnis akan selalu ada, seseorang harus menghasilkan bisnis untuk “bos” mereka.
Inilah yang diinginkan dan diinginkan para bos. Dengan kata lain, kita harus melumasi telapak tangan para bos. Orang yang melakukannya, selamat, jika tidak, maka nerakalah yang menantinya. Ini adalah nama permainan hari ini.
Orang yang mengikutinya dan melakukannya bertahan. Kalau tidak, dia keluar dari garis tembak. Diktumnya, dalam bahasa sederhana, adalah “SURVIVAL OF THE FITTEST”.
Setiap orang untuk memulai didorong dalam organisasi. Manajemen pertama-tama memberikan dorongan dan memperkaya kepercayaan diri dengan memberikan apapun yang diinginkannya. Ini berlangsung selama beberapa waktu dan manajemen mengawasi apa yang dia berikan kembali kepada organisasi, khususnya para bos.
Selama empat bulan, semuanya bekerja untuk Manajer Area, tetapi hal-hal berubah menjadi “U” setelah itu. Itu karena Manajer Area tidak dapat memberikan tanggung jawab kepada atasan langsungnya untuk menyenangkan mereka.
Dari kasus tersebut, kami menemukan bahwa setelah empat bulan manajemen tidak membayar pajak penjualan kepada otoritas pajak penjualan negara bagian dan uang imprest yang diserahkan kepada Area Manager juga tidak cukup untuk menjalankan dan memelihara cabang tersebut.
Ini cukup membuktikan bahwa organisasi pasti tidak tertarik untuk mengetahui bisnis apa yang dia hasilkan, tetapi apa “Kepentingan Pribadi” dari bisnis yang dia coba puaskan. Manajer Area kemudian menemukan bahwa setiap kali dia berada di kantor, semuanya teratur. Tidak lama setelah dia pergi untuk tur dan setelah dia kembali dari tur, dia menemukan bahwa rumahnya berantakan.
Ini membuktikan bahwa Area Sales Manager tidak berguna bagi siapa pun di manajemen yang lebih tinggi. Manajemen berhubungan dengan bawahan Manajer Area untuk memenuhi kepentingan pribadi mereka.
Manajer Area jelas bagus untuk kantor tetapi tidak bagus untuk bisnis manajemen yang lebih tinggi. Sekarang adalah waktu dan titik di mana Manajer Area seharusnya memikirkan mengapa dia diabaikan dan diabaikan. Dia seharusnya memilih pekerjaan di tempat lain dan seharusnya berganti pekerjaan.
Kami juga menemukan dari masalah bahwa pada saat Manajer Pemasaran, otoritas pengendalian Manajer Area, mengunjungi kantor, dia akan mendengarkan masalah Manajer Area dan akan memberikan jaminan tertentu. Namun, dia tidak akan menyelesaikan masalahnya. Ini membuktikan bahwa Manajer Area tidak diinginkan oleh atasan.
Dari permasalahan tersebut, kami menemukan bahwa karyawan lain, yaitu staf yang berada di bawah cengkeraman Manajer Area, dibayar kurang atau kurang. Ini berarti bahwa organisasi tersebut bukanlah pemberi gaji yang baik.
Sangat jelas bahwa karyawan yang dibayar lebih rendah akan menggunakan taktik apa pun untuk meningkatkan pendapatan mereka. Dan inilah jenis karyawan yang selalu dicari oleh manajemen. Bagi mereka, kelas karyawan ini adalah “CANTILEVER”. Manajemen dengan mudah menggunakan “pengungkit” ini untuk keuntungan mereka.
Manajer Area seharusnya memahaminya. Dia tidak—yang berarti dia tidak memiliki pandangan jauh ke depan dan tidak memiliki visi dan pengalaman. Juga Manajer Area, karena dia sangat lemah dalam manajemen keuangan dan inventaris, sepenuhnya percaya dan mengandalkan Depot In-charge.
Dia seharusnya tidak melakukan ini. Dia seharusnya menyewa akuntan profesional untuk mengaudit akun persediaan dan kas dengan benar. Dia tidak melakukannya—itulah kelemahannya. Untuk mengontrol sistem, dia menghentikan gaji seorang salesman yang berada di bawah payung manajemen di atas. Ini adalah kesalahan total.
Pertama, berdasarkan undang-undang yang tercakup dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, tidak seorang pun dapat menghentikan gaji seorang karyawan tanpa memberikan alasan apa pun. Jika ada yang melakukannya, dia bisa dipenjara oleh pengadilan tenaga kerja selama enam bulan. Kedua, karena Salesman berada di bawah payung manajemen puncak untuk melakukan semua ini, Manajer Area seharusnya tidak menggunakan taktik ini.
Kami menemukan dari masalah bahwa manajemen kembali kepadanya dengan memotong gajinya. Dia seharusnya kembali ke manajemen untuk penjelasan. Daripada melakukan ini, dia mengirim surat keluhan kepada Ketuanya terhadap Manajer Pemasaran.
Ini adalah kesalahan mengerikan yang telah dilakukan Manajer Area. Ketika Manajer Pemasaran adalah menantu Direktur Pelaksana, bagaimana mungkin ada orang di perusahaan yang menyelamatkan Manajer Area?
Pastinya, dalam hal ini pihak manajemen, untuk menyelamatkan kulitnya, akan memalsukan dakwaan, khususnya dakwaan pencurian terhadap Area Manager untuk menyelamatkan kulitnya. Orang lain dalam organisasi, dalam hal ini, harus mematuhi perintah Direktur Pengelola dan Manajer Pemasaran untuk menyelamatkan pekerjaan dan kulit mereka karena mereka bergandengan tangan untuk semua urusan curang Manajer Pemasaran.
Satu hal yang harus diperhatikan—Manajer Area tidak hanya lemah dalam mempelajari perilaku organisasi, tetapi juga sangat buruk dalam komunikasi organisasi. Dia seharusnya tidak berkomunikasi langsung dengan Ketua. Juga, dia seharusnya mendiskusikan hal-hal ini di cabangnya, dengan teman-temannya yang menduduki kursi di perusahaan lain. Mereka akan membantunya. Dia tidak mencari bantuan dan nasihat siapa pun.
Itu membuktikan bahwa dia kaku dalam pendekatannya, tidak bergerak dan bergaul dengan bebas, bersosialisasi dengan baik dan tidak punya teman untuk membantunya. Manusia seperti ini tidak bisa menjadi pemimpin yang baik dan manusia yang berguna untuk membantu siapapun. Oleh karena itu pada saat dibutuhkan dia tetap tidak berdaya.
Sekali lagi, seperti dalam studi kasus, kami menemukan bahwa Manajer Area mendapatkan pekerjaan lain. Jika ya, dia seharusnya memasukkan kertas-kertas itu dengan anggun dan pergi dengan diam-diam. Alih-alih, berpikir bahwa dia telah mendapat pekerjaan lain, dan tidak ada yang dapat menyakitinya, dia langsung pergi ke Ketua. Ini adalah kesalahan.
Siapapun yang harus bekerja dan bertahan dalam suatu organisasi tidak boleh menggantikan senior langsungnya untuk pergi ke otoritas yang lebih tinggi. Otoritas tertinggi berkehendak tidak hanya akan membuat hidupnya seperti neraka. Inilah yang dilakukan oleh Managing Director, yang langsung memimpin rapat untuk memalsukan dan menyalahkan Area Manager.
Secara individu dia harus memberi pengarahan kepada bawahan di bawah Manajer Area untuk bertindak sesuai dengan instruksinya. Nanti mereka akan diberi hadiah begitu kasus ini meledak.
Lebih lanjut dari studi kasus. Kami menemukan bahwa Manajer Area tinggal di sebuah ruangan di depot tempat kantor diadakan dan inventaris disimpan. Ini pasti akan menjadi tanggung jawab Area Manager untuk mempertanggungjawabkan semua material selama dia tinggal di depot.
Menjadi sangat mudah bagi perusahaan untuk menjebak tuduhan korupsi terhadap Area Manager. Tanda tangan Area Manager diambil dengan paksa pada surat-surat penting dan pernyataan yang telah disiapkan oleh bawahan di bawah Area Manager depot tersebut atas instruksi dari Managing Director.
Sekali lagi, Manajer Area telah kehilangan kendali atas dirinya sendiri di tengah krisis. Itu adalah tindakan bodoh. Dia seharusnya menenangkan diri dan mengendalikan perasaannya. Seseorang harus selalu memiliki hati singa untuk ditunjukkan, tetapi gunakan kebijaksanaan rubah untuk mengatasinya. Dia tidak melakukannya.
Karena ketakutan dan kemalangan yang dapat diramalkan oleh organisasi, untuk menyelamatkan kulit mereka, mereka tidak melepaskan haknya, dll. Itu karena kebodohan Manajer Area.
Karena dia memiliki sikap untuk mundur dan memukul, dia melakukannya. Dia membalas dendam dan mematahkan tulang punggung “kaukus” yang bekerja dan berencana untuk bermain melawannya. Tapi apa yang dia dapatkan dari itu?
Sebaliknya, dia seharusnya bersahabat dengan organisasi dan bahkan dengan orang-orang yang mengganggunya atas desakan direktur pelaksana. Apa pun yang harus dia hilangkan, dia seharusnya mengambil apa pun yang menjadi haknya.
Begitu akunnya jelas, dia seharusnya kembali kepada mereka, seharusnya mematahkan tulang punggung bisnis mereka, dengan cara yang seharusnya tidak ada yang tahu siapa pelakunya di balik semua ini. Ini akan membuatnya menjadi pahlawan sejati dan akan memberinya ketenangan pikiran.
Pokoknya, tindakan terbaik adalah seseorang tidak boleh bergabung dengan perusahaan di mana ada terlalu banyak juru masak, dan jika ada yang bergabung dengan mereka, mereka harus cukup cerdas untuk berhenti pada waktu yang tepat.
Yang lebih penting dalam korespondensi organisasi adalah mengetahui bagaimana berbohong dan keluar dari masalah. Bahkan orang bodoh pun bisa sangat pandai berbohong, tetapi orang berakal sehatlah yang mengatakannya dengan akurat dan lolos. Dia seharusnya lebih diplomatis dalam upayanya untuk keluar dari kesulitan, alih-alih dia memilih jalur perang untuk menyelesaikan masalah. Itu adalah masalah yang harus dia hadapi.
