Beberapa cara pengelolaan sistem perkantoran adalah sebagai berikut: 1. Pengelolaan dengan Kehadiran 2. Pengelolaan dengan Pengendalian Buku Kas 3. Pengelolaan dengan Pengendalian Kas/Kas Kecil 4. Pengelolaan dengan Pengendalian Mesin, Pones dll 5. Pengelolaan dengan Penertiban Alat Tulis Kantor 6. Pengelolaan dengan Penertiban melalui Register Perpindahan Perkantoran.
Mengelola Sistem Perkantoran #1. Manajemen dengan Kehadiran:
Ini adalah prinsip pertama dari setiap jabatan yang harus diikuti oleh setiap Manajer. Sangat penting bagi setiap Manajer Kantor untuk mengontrol kantor dengan mempertahankan jadwal kehadiran yang ketat.
Setiap karyawan diharapkan untuk memasuki kantor setidaknya 15 menit sebelum kantor dimulai. Mereka harus menandatangani daftar kantor.
Setelah waktu yang dijadwalkan selesai, register harus dibawa pergi oleh Office Manager. Ini adalah aturan mendasar. Maka paling-paling dia hanya memberikan waktu 15 menit lagi bagi orang yang datang terlambat untuk menandatangani daftar.
Jika ada karyawan yang datang terlambat bahkan setelah masa tenggang 15 menit, maka Manajer Kantor harus menandai ketidakhadirannya, dan menyesuaikan ketidakhadiran ini dengan cuti biasa, jika itu ada dalam akunnya, atau meminta karyawan tersebut untuk kembali ke rumahnya. karena dia ditandai absen untuk hari itu. Ada lagi aturan 3 yaitu tiga absen dalam sebulan karena terlambat ke kantor diubah menjadi satu cuti tanpa gaji [LWP] pada akhir bulan, manajer kantor harus menginformasikan hal itu kepada HO.
Mengelola Sistem Perkantoran #2. Manajemen dengan Pengendalian Buku Kas:
Di setiap kantor, pengelola kantor diberikan buku kas dan sejumlah uang tunai untuk menjalankan dan mengendalikan kantor. Buku kas harus dipelihara oleh akuntan yang bekerja di bawah manajer kantor, dan kas oleh kasir. Di beberapa kantor, kas kecil dikelola oleh kasir, dan rekening dikelola oleh akuntan.
Menjadi tugas Manajer Kantor untuk memeriksa arus kas keluar dan kas masuk, cek dan draf permintaan. Manajer Kantor harus memeriksa voucher setiap hari dan secara akurat tentang semua transaksi yang terjadi di kantor setiap hari.
Dia harus menandatangani kembali voucher hanya jika entri benar dan setiap voucher dibuktikan dengan tagihan, slip, dll. apakah itu digunakan untuk tujuan tertentu oleh kantor, dan fotokopi cek atau Draf Permintaan jika sesuatu dibayarkan kepada pihak dipertahankan bersama dengan voucher.
Dia harus memastikan bahwa buku kas diperbarui setiap hari, berdasarkan transaksi sehari-hari, dan harus memastikan bahwa saldo di buku kas sesuai dengan uang di kotak kas. Setelah selesai, dia harus meminta Akuntan untuk membubuhkan tanda tangannya di buku kas terlebih dahulu, dan kemudian dia harus menandatanganinya di bawah stempel kantor.
Mengelola Sistem Perkantoran #3. Manajemen dengan Pengendalian Kas/Kas Kecil:
Setiap hari sebagai permulaan, manajer kantor pertama-tama harus memanggil akuntan dan petugas pengelola kas kecil, yang dikenal sebagai kasir. Cara memeriksa buku kas dan memeriksanya diilustrasikan seperti di atas. Sekali lagi, dia harus mencari tahu berapa jumlah yang tersisa di buku kas dalam hal uang tunai. Begitu dia mengetahuinya, dia harus memverifikasi dirinya sendiri dengan menghitung uang tunai.
Dia harus meminta kasirnya untuk menulis di selembar kertas tentang denominasi uang tunai, dalam hal rupee dan paisa dan mengesahkannya, membubuhkan tanda tangannya di atasnya, di bawah stempel dan stempel kantor. Ini harus dia lakukan sepanjang hari dalam setahun. Hal ini akan menghindari malfungsi pada sistem di kantor.
Mengelola Sistem Perkantoran #4. Manajemen dengan Kontrol untuk Mesin, Pones dll.:
Sekarang-a-hari telah diamati di banyak kantor bahwa personel membuang banyak waktu dan uang dengan membuang waktu yang tidak perlu di telepon dan menghabiskan sejumlah besar uang kantor untuk panggilan telepon STD. Demikian pula telah diamati bahwa sejumlah besar uang tidak perlu dibelanjakan dan disia-siakan dengan mengirimkan pesan melalui mesin faks dan dalam beberapa kasus banyak uang dihabiskan untuk Xerox/fotokopi dll.
Terlihat juga bahwa orang-orang tertentu menggunakan instrumen kantor ini untuk digunakan sendiri dan mendebitnya ke kantor. Manajer Kantor yang cerdas harus menyimpan daftar pesan yang dikirim melalui faks atau panggilan telepon yang dilakukan secara khusus oleh STD. Contoh register yang dipelihara diilustrasikan:
Pernyataan Pesan Faks yang Dikirim Melalui Kantor:
Demikian pula rekor cara menggunakan telepon untuk STD dapat dipertahankan. Sebuah ilustrasi ditampilkan:
Sekarang, dalam metode ini, ketika tagihan untuk pembayaran dikirim oleh departemen masing-masing untuk pembayaran tagihan telepon, untuk tagihan mesin untuk pengiriman pijat, pemeriksaan balik dapat dilakukan sebelum membersihkan tagihan dll.
Mengelola Sistem Perkantoran #5. Manajemen dengan Pengendalian Alat Tulis Kantor:
Ini adalah salah satu masalah abadi yang dihadapi setiap kantor di negara ini. Menjadi krusial dan sangat penting untuk tetap mengontrol penggunaan alat tulis, serta pemborosan barang alat tulis. Di India, pegawai kantor memiliki kebiasaan kotor dan kotor membawa alat tulis kantor seperti kertas, kertas tulis, pijakan kaki, pensil, pin, klip dll ke rumah mereka untuk diberikan kepada anak-anak mereka untuk digunakan.
Sistem ini lebih umum di kantor-kantor Pemerintah. Tidak ada catatan yang tepat yang disimpan dan, pada akhir tahun, orang memperhatikan bahwa sejumlah besar uang dihabiskan untuk alat tulis.
Pengelola Kantor harus meminta petugas kantor untuk secara ketat menyimpan catatan alat tulis yang masuk ke kantor, dan mendebet alat tulis tersebut kepada mereka yang menggunakannya di kantor. Register untuk hal yang sama harus dipelihara, dan register yang akan bertindak sebagai buku besar harus dipelihara, untuk mendebit alat tulis kepada mereka yang menggunakannya.
Hal yang sama harus diperiksa pada setiap akhir bulan dan dijumlahkan dengan alat tulis kantor yang ada di kantor setelah berakhirnya bulan.
Mengelola Sistem Perkantoran # 6. Manajemen dengan Kontrol melalui Register Pergerakan Kantor:
Di setiap kantor, pegawai kantor diharuskan keluar dari kantor untuk menyelesaikan pekerjaan resmi tertentu dan kemudian kembali lagi ke kantor. Manajer Kantor yang cerdas harus selalu memelihara daftar di mana catatan pergerakan personel kantor harus dipelihara.
Waktu dia meninggalkan kantor dan waktu dia kembali harus dicatat dengan baik. Pada akhir bulan, manajer kantor harus memeriksa hal ini karena ketika pegawai kantor menunjukkan pengeluaran mereka untuk angkutan lokal untuk diganti oleh kantor, maka hal ini berguna bagi manajemen untuk melunasi tunjangan angkutan lokal.
