Baca artikel ini untuk mempelajari tentang arti, proses, prinsip, dan pentingnya pengorganisasian.
Pengorganisasian adalah proses manajerial yang berusaha untuk mendefinisikan peran masing-masing individu (manajer dan operator) menuju pencapaian tujuan perusahaan.
Arti dan Proses Pengorganisasian:
Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai berikut:
Pengorganisasian adalah proses manajerial yang berusaha untuk mendefinisikan peran masing-masing individu (manajer dan operator) menuju pencapaian tujuan perusahaan; dengan memperhatikan untuk membangun hubungan otoritas-tanggung jawab di antara semua; dan menyediakan koordinasi dalam perusahaan-sebagai alat bawaan untuk mendapatkan tindakan kelompok yang harmonis.
Sebagai fungsi manajemen, pengorganisasian adalah suatu proses; secara garis besar terdiri dari langkah-langkah berikut:
(i) Penentuan Total Beban Kerja:
Langkah pertama dalam proses pengorganisasian adalah menentukan semua kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Langkah pengorganisasian ini sebenarnya tidak lain adalah perkiraan beban kerja total yang harus dilakukan untuk mewujudkan tujuan.
(ii) Pengelompokan dan Sub-Pengelompokan Kegiatan yaitu Pembuatan Departemen:
Jumlah kegiatan yang ditentukan untuk mencapai tujuan perusahaan harus diklasifikasikan yaitu menempatkan kegiatan serupa atau terkait di satu tempat dalam bentuk kelompok atau sub-kelompok.
Langkah pengorganisasian ini langsung mengarah pada proses pembuatan departemen. Jika suatu perusahaan dibandingkan dengan bangunan; pembuatan departemen-departemen di dalamnya sama dengan pembangunan ruangan-ruangan di dalam gedung, setiap ruangan dimaksudkan untuk tujuan khusus tertentu.
(iii) Penciptaan Kepengurusan melalui Pendelegasian Wewenang:
Setelah skema departementasi diselesaikan; langkah selanjutnya dalam proses pengorganisasian adalah mempercayakan tanggung jawab fungsi setiap departemen kepada seorang manajer yang berbeda. Penciptaan kepengurusan, dengan cara ini, memerlukan pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada setiap manajer untuk memungkinkan manajer tersebut mengurus pekerjaan yang ditugaskan kepadanya.
(iv) Pembagian Pekerjaan dalam Organisasi Manusia Pengaturan Departemen:
Karena tidak ada satu individu pun yang dapat melakukan kinerja seluruh pekerjaan yang ditugaskan pada satu departemen; menjadi perlu untuk menggunakan pembagian kerja – menugaskan kepada setiap orang hanya satu bagian dari keseluruhan pekerjaan. Sebagai hasil untuk melakukan pembagian kerja untuk semua departemen; muncul organisasi manusia di dalam perusahaan.
(v) Penataan Fasilitas Fisik untuk Personil di dalam Organisasi Material Pengaturan Departemen:
Setiap individu perusahaan, yang bekerja dalam kapasitas apa pun, di departemen mana pun, harus membutuhkan fasilitas fisik dasar-bahan mentah, mesin dan peralatan, teknologi, dan masukan lainnya-untuk pelaksanaan tugas yang diberikan dengan tepat.
Ketika fasilitas fisik tersedia untuk semua personel di semua departemen; muncullah organisasi material (atau organisasi fisik-teknis) di dalam perusahaan.
(vi) Pengertian dan Penetapan Hubungan Wewenang-Tanggung Jawab;
Setelah menciptakan kepengurusan dan organisasi manusia di dalam perusahaan; menjadi perlu untuk merancang suatu sistem yang menyediakan untuk mendefinisikan dan menetapkan hubungan wewenang-tanggung jawab di antara semua manajer personalia dan operator.
Faktanya, hubungan semacam itu harus didefinisikan dan dibangun di seluruh perusahaan baik secara horizontal maupun vertikal.
Poin komentar:
Beberapa komentar yang patut dicatat atas uraian fungsi manajerial pengorganisasian di atas adalah sebagai berikut:
(a) Sebagai hasil dari melakukan proses pengorganisasian, muncullah sebuah struktur, yang disebut struktur organisasi (atau organisasi saja). Padahal, pengorganisasian adalah proses manajerial; sebuah organisasi adalah hasil dari itu.
(b) Saat merancang struktur organisasi, manajemen harus merencanakan dan menyediakan koordinasi di seluruh organisasi baik secara horizontal maupun vertikal. Faktanya, koordinasi adalah perangkat bawaan untuk memastikan fungsi organisasi yang harmonis, efektif dan ekonomis.
(c) Masalah kompromi yang benar antara sentralisasi dan desentralisasi otoritas juga harus diselesaikan, setidaknya pada tahap pemrosesan organisasi. Faktanya, saat mendelegasikan wewenang kepada kepala departemen dan manajer bawahan di tingkat menengah dan bawah organisasi, manajemen puncak harus memutuskan tentang masalah tersebut, apakah akan membekali manajer kecil dengan lebih banyak atau lebih sedikit kekuatan pengambilan keputusan.
Berikut adalah beberapa definisi populer tentang pengorganisasian:
- “Pengorganisasian adalah pembentukan hubungan wewenang dengan ketentuan koordinasi di antara mereka, baik secara vertikal maupun horizontal dalam struktur perusahaan”.
-Koontz dan O ‘Donnell
- “Pengorganisasian adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang akan dilakukan, menetapkan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang serta menetapkan pola hubungan dengan tujuan memungkinkan orang bekerja paling efektif untuk mencapai tujuan”.
– Louis A. Allen.
Prinsip Organisasi:
Prinsip-prinsip organisasi, demi kejelasan diskusi dan pemahaman yang lebih baik, telah diklasifikasikan sebagai berikut:
(I) Prinsip Keseluruhan:
(i) Prinsip kesatuan tujuan
(ii) Prinsip kesederhanaan
(iii) Prinsip fleksibilitas
(II) Prinsip Struktural:
(iv) Prinsip pembagian kerja
(v) Prinsip definisi fungsional
(vi) Prinsip departementasi yang optimal
(vii) Prinsip kesatuan arah
(viii) Rentang prinsip pengelolaan
(III) Prinsip Operasional:
(ix) Prinsip pendelegasian yang memadai
(x) Prinsip rantai skalar
(xi) Prinsip kesatuan komentar
(xii) Prinsip tingkat otoritas
Berikut ini adalah komentar singkat pada masing-masing prinsip organisasi yang disebutkan di atas di bawah kategori yang sesuai:
(I) Prinsip Keseluruhan:
Di bawah klasifikasi ini, beberapa prinsip organisasi yang sangat mendasar dimasukkan, yaitu prinsip-prinsip yang mutlak penting untuk berfungsinya organisasi secara efektif dan logis.
Penjelasan singkat tentang prinsip-prinsip dalam kategori ini adalah sebagai berikut:
(i) Prinsip kesatuan tujuan:
Dinyatakan dengan sangat sederhana, prinsip ini mensyaratkan bahwa tujuan individu dan departemen di seluruh perusahaan harus diselaraskan dengan sempurna; dan bahwa semua tujuan harus saling mendukung dan secara kolektif berkontribusi pada tujuan bersama secara keseluruhan.
(ii) Prinsip kesederhanaan:
Ketaatan terhadap prinsip ini mengharuskan manajemen, sejauh mungkin, merancang struktur organisasi yang sederhana. Struktur sederhana memfasilitasi pemahaman yang lebih baik tentang hubungan atasan-bawahan; dan memberikan latar belakang untuk kerjasama yang lebih baik di antara orang-orang.
(iii) Prinsip fleksibilitas:
Saat merancang struktur organisasi, manajemen harus menyediakan perangkat bawaan di dalam struktur itu sendiri; yang akan memfasilitasi perubahan dalam struktur organisasi yang akan dilakukan sebagai dan ketika faktor-faktor lingkungan-internal dan/atau eksternal-begitu menuntut.
(II) Prinsip Struktural:
Prinsip-prinsip struktural organisasi berhubungan dengan aspek-aspek organisasi, yang berkaitan dengan penataan (atau pengembangan) organisasi; desain dan bentuknya yang mendasar.
Beberapa prinsip penting, dalam konteks ini, mungkin adalah sebagai berikut:
(iv) Prinsip pembagian kerja:
Karena keseluruhan pekerjaan perusahaan tidak dapat dilakukan hanya oleh satu orang; sangat penting bahwa pekerjaan semacam itu harus dibagi secara tepat di antara sejumlah orang. Nyatanya, seluruh pekerjaan manajerial harus dibagi di antara sejumlah manajer; dan total pekerjaan operasional dibagi di antara sejumlah personel operasi.
(v) Prinsip definisi fungsional:
Prinsip yang dinyatakan di atas menyiratkan bahwa peran (atau pekerjaan) setiap individu dan setiap departemen perusahaan harus didefinisikan secara tepat, dalam hal konten pekerjaan, otoritas dan fasilitas yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan dan hubungan pekerjaan dengan orang lain, di perusahaan.
(vi) Prinsip departementasi optimal:
Ada banyak cara dan dasar untuk membuat departemen dalam suatu organisasi. Menurut prinsip departementasi yang optimal, departemen-departemen dalam suatu organisasi harus diciptakan dan dipelihara sedemikian rupa untuk memfasilitasi pencapaian terbaik dari tujuan bersama perusahaan.
(vii) Prinsip kesatuan arah:
Prinsip tersebut mengandung pengertian bahwa setiap kelompok kegiatan yang memiliki tujuan yang sama harus memiliki hanya satu pimpinan umum dan hanya satu rencana induk atau rencana induk.
Sebagai prinsip organisasi, konsep kesatuan arah ini harus begitu tertanam dalam merancang struktur organisasi sehingga untuk setiap kelompok kegiatan serupa, hanya ada satu kepala yang memiliki wewenang atas semua personel yang melakukan fungsi yang sama, di mana saja. , dalam organisasi.
(viii) Rentang prinsip pengelolaan:
Rentang prinsip manajemen sering disebut sebagai rentang kendali atau rentang pengawasan. Namun, frase ‘rentang manajemen’ adalah yang terluas; termasuk juga pengertian rentang kendali dan rentang pengawasan.
Prinsip rentang manajemen menyiratkan bahwa ada batasan jumlah bawahan; yang pekerjaannya dapat dikelola (dikendalikan atau diawasi) secara efektif oleh atasan.
Poin komentar:
Pengamatan tertentu yang berguna dalam konteks rentang prinsip manajemen dapat dilakukan sebagai berikut:
(a) Ada batasan hanya untuk manajemen yang efektif; untuk manajemen yang tidak efektif atau tidak efisien, yah, tidak ada batasan. Oleh karena itu, prinsip rentang manajemen berlaku, hanya dalam konteks manajemen yang efektif. Sebuah contoh akan mengilustrasikan pentingnya ide ini.
Misalnya, di ruang kelas sekolah atau perguruan tinggi, jumlah siswa harus dibatasi; karena tidak ada guru, betapapun kompetennya, dapat secara efektif memberikan pembelajaran kepada sejumlah siswa yang tidak terbatas.
Berlawanan dengan situasi ini, ambillah kasus seorang pembicara publik yang dapat berbicara dengan baik kepada sekelompok besar hadirin; karena di dalamnya, tidak masalah apakah dan seberapa jauh audiens menerima pidato pembicara atau seberapa efektif proses komunikasi antara pembicara dan audiens. Dalam kasus terakhir ini, prinsip rentang manajemen tidak valid dan tidak dapat diterapkan.
(b) Berapa tepatnya jumlah bawahan yang kurang dari satu atasan tidak dapat dinyatakan dengan tepat atau pasti; karena prinsip rentang manajemen bersifat situasional. Tidak ada jumlah bawahan yang tegas dan cepat yang akan menentukan rentang manajemen optimal di bawah semua situasi manajerial.
Di antara faktor-faktor lain, kompetensi atasan dan kemampuan, keterampilan, dan persyaratan bawahan, merupakan faktor yang paling mendominasi-mungkin untuk menentukan rentang manajemen, dalam situasi manajerial tertentu.
(c) Prinsip rentang manajemen menjelaskan raison d’eter struktur organisasi; jika sebaliknya, seorang manajer tunggal mungkin berada dalam posisi untuk menangani dan mengelola pekerjaan semua bawahan; dan tidak akan ada kebutuhan untuk struktur organisasi yang terstruktur.
(d) Prinsip rentang kepengurusan harus berkaitan dengan bentuk struktur organisasi; yaitu apakah itu akan menjadi struktur organisasi yang tinggi atau datar. Ini adalah gagasan yang tersirat di balik konsep rentang manajemen yang sempit vs lebar.
Rentang manajemen yang sempit adalah di mana atasan dapat menangani lebih sedikit jumlah bawahan; sementara dalam rentang manajemen yang luas, jumlah bawahan ‘lebih besar’ daripada yang dapat dikelola di bawah rentang manajemen yang sempit.
Dengan demikian, rentang manajemen yang sempit akan menghasilkan bentuk organisasi yang agak tinggi; dan rentang manajemen yang luas akan menghasilkan struktur organisasi yang relatif ‘datar’. Mari kita ambil contoh hipotetis untuk mengilustrasikan bagaimana struktur organisasi ‘tinggi’ atau ‘datar’ akan terbentuk tergantung pada apakah itu rentang manajemen yang sempit atau lebar.
Misalkan dalam suatu perusahaan ada 10 bawahan untuk dikelola oleh manajemen. Lebih lanjut misalkan rentang manajemen juga 10. Dalam situasi ini, hanya manajer yang diminta untuk menangani dan mengelola pekerjaan kesepuluh bawahan.
Struktur organisasi akan tampak sebagai berikut:
Sekarang, misalkan rentang manajemen hanya 5. Dalam hal ini, manajer akan dibantu oleh dua asisten manajer; dan mengendalikan 10 bawahan melalui dua asisten masing-masing asisten manajer mengelola pekerjaan 5 bawahan.
Struktur organisasi dalam hal ini akan terlihat agak lebih tinggi daripada rekannya dalam rentang yang luas; dan akan memiliki lebih banyak lapisan organisasi. Bagan berikut mengilustrasikan konsep ini.
Tanpa masuk ke pembahasan secara detail, cukup dikatakan bahwa bentuk struktur organisasi tinggi atau datar berimplikasi pada efisiensi organisasi atas dasar biaya administrasi, efektifitas komunikasi dan fasilitas dalam koordinasi.
(III) Prinsip Operasional:
Prinsip-prinsip operasional organisasi dapat disarankan sebagai prinsip-prinsip yang berkaitan dengan berjalannya atau berfungsinya organisasi.
Beberapa prinsip penting, di bawah kategori ini, adalah sebagai berikut:
(ix) Prinsip pendelegasian yang memadai:
Dengan prinsip pendelegasian yang memadai, kami maksudkan bahwa setiap posisi manajerial diberikan otoritas yang memadai (atau perlu atau diperlukan) – untuk memungkinkan pemegang posisi yaitu manajer untuk berhasil mengatasi persyaratan pekerjaannya.
(x) Prinsip rantai skalar:
Rantai skalar menyiratkan rantai atasan-mulai dari peringkat tertinggi hingga peringkat terendah-dalam suatu organisasi. Rantai skalar membentuk dasar hubungan wewenang-tanggung jawab antara manajer dan bawahan, dalam organisasi; sehingga mempromosikan saling pengertian antara atasan dan bawahan di berbagai tingkat organisasi.
Sebagai prinsip organisasi, prinsip rantai skalar membutuhkan penggabungannya ke dalam desain organisasi, untuk memastikan kelancaran kehidupan perusahaan.
(xi) Prinsip kesatuan komando:
Prinsip di atas menyiratkan bahwa seorang karyawan harus menerima perintah dan instruksi, hanya dari satu atasan, pada satu waktu. Kepatuhan terhadap prinsip ini diinginkan karena alasan menghilangkan keraguan dan kebingungan dari pikiran karyawan; dan untuk memfasilitasi fiksasi tanggung jawab yang tepat pada individu untuk hasil yang diharapkan dari mereka.
(xii) Prinsip tingkat otoritas:
Prinsip tingkat otoritas menyiratkan bahwa manajer pada tingkat tertentu dalam hierarki manajemen harus memutuskan hanya hal-hal yang berada dalam lingkup otoritas yang diberikan pada posisi manajerial mereka.
Perpanjangan alami dari prinsip ini adalah bahwa jika seorang manajer pada tingkat mana pun dalam hierarki manajemen menemukan masalah yang tidak tercakup dalam kewenangannya; masalah harus dirujuk ke atas dalam hierarki atau didorong ke bawah hierarki pada tingkat yang sesuai untuk pengambilan keputusan.
Pentingnya (atau Keuntungan) Organisasi:
Pentingnya organisasi dapat disorot dengan mengacu pada peran yang dimainkannya dalam kehidupan perusahaan, yang dipertimbangkan dengan cara analitis berikut:
(i) Peran dasar organisasi
(ii) Aspek peran lainnya
Mari kita pertimbangkan peran organisasi seperti yang direncanakan di atas:
(i) Peran Dasar Organisasi:
Peran dasar organisasi dapat diekspresikan dengan membandingkannya dengan kendaraan; yang dirancang dan dirancang untuk mencapai tujuan perusahaan.
Seperti halnya dengan bantuan kendaraan, seseorang dapat mencapai tujuannya; dengan cara yang sama, sekelompok orang (terdiri dari perusahaan) dibuat dalam posisi untuk mencapai tujuan mereka yaitu pencapaian tujuan bersama melalui kendaraan organisasi.
Nyatanya, untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan tindakan dari pihak individu, yang terdiri dari aktivitas kelompok; dan melakukan tindakan tersebut difasilitasi oleh manajer yang terencana dan sistematis oleh struktur organisasi, yaitu organisasi.
(II) Aspek Peran Lainnya:
Beberapa aspek penting dari peran organisasi dapat dikemukakan sebagai berikut:
(i) Memfasilitasi spesialisasi:
Suatu organisasi pada dasarnya ada untuk mengurus dan melaksanakan pembagian kerja dari berbagai jenis-antara manajer, bawahan dan operator. Pembagian kerja seperti itu, yang mengarah pada spesialisasi di berbagai bidang, sangat berperan dalam meningkatkan efisiensi manusia dalam fungsi organisasi.
Titik komentar:
Pembagian kerja, tidak hanya memungkinkan suatu perusahaan memanfaatkan spesialisasi, dalam pekerjaan manajerial dan operasional; itu juga membuat ketertiban dan sistem, dalam fungsi organisasi.
(ii) Menghindari kelalaian, tumpang tindih dan duplikasi usaha:
Saat membagi pekerjaan antara departemen dan individu, selama proses pengorganisasian, perhatian dilakukan oleh manajemen untuk memastikan bahwa:
(a) Tidak ada bagian pekerjaan, yang diperlukan untuk mencapai tujuan, yang terlewatkan
(b) Tidak ada kegiatan dan upaya yang tumpang tindih atau duplikasi, saat menugaskan pekerjaan kepada individu dan departemen.
Dengan begitu, organisasi mengarah pada fungsi perusahaan yang ekonomis, efektif dan efisien.
(iii) Mendefinisikan (atau mengklarifikasi) hubungan tanggung jawab otoritas:
Struktur organisasi mendefinisikan dan memperjelas, hubungan tanggung jawab otoritas antara manajer dan bawahan dalam perusahaan secara horizontal dan vertikal. Klarifikasi hubungan tanggung jawab otoritas seperti itu tidak hanya berarti kelancaran fungsi kehidupan organisasi; tetapi juga mempromosikan hubungan manusia yang baik, dalam organisasi melalui memfasilitasi saling pengertian satu sama lain.
(iv) Memfasilitasi penempatan staf:
Struktur organisasi adalah bantuan besar untuk kepegawaian yang efisien. Ini, dengan secara jelas mendefinisikan berbagai posisi organisasi-manajerial dan operasional, tidak hanya menunjukkan perlunya personel yang tepat yang harus memegang posisi ini; tetapi juga menentukan persyaratan yang harus dicari di berbagai personel dalam hal kemampuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Titik komentar:
Struktur organisasi yang terdefinisi dengan baik memfasilitasi pengembangan personel, khususnya manajer, dengan memungkinkan sistem rotasi pekerjaan. Manajemen puncak dapat menggunakan teknik rotasi pekerjaan, karena persyaratan pekerjaan yang ditentukan dalam struktur menunjukkan kemungkinan atau sebaliknya untuk mengambil keputusan yang tepat tentang masalah perpindahan di antara posisi yang berbeda.
(v) Menyediakan koordinasi:
Sebuah organisasi memfasilitasi koordinasi; karena yang terakhir disediakan dalam struktur organisasi sebagai perangkat bawaan. Tak perlu dikatakan, bahwa struktur organisasi yang dirancang dan didefinisikan dengan baik menyediakan koordinasi menyeluruh secara horizontal dan vertikal; dan memungkinkan manajemen menikmati esensi kepengurusan dan membawa perusahaan ke puncak kesuksesan.
(vi) Menetapkan saluran komunikasi:
Komunikasi di antara personel dalam perusahaan tidak hanya menjadi dasar kehidupan operasional organisasi; tetapi juga berperan penting dalam membina hubungan antarmanusia yang baik—melalui penciptaan dasar untuk saling pengertian. Struktur organisasi membantu membangun berbagai saluran komunikasi; menghubungkan orang satu sama lain melalui rantai skalar dan link organisasi lainnya.
Tetapi untuk organisasi, komunikasi hanya bisa santai, tidak menentu dan paling tidak otentik atau mungkin ada situasi kesenjangan komunikasi mutlak.
(vii) Memfasilitasi ‘Manajemen dengan Pengecualian’:
Manajemen dengan pengecualian adalah filosofi di mana manajemen puncak hanya akan berkonsentrasi pada hal-hal luar biasa atau kritis (seperti perumusan strategi, pembuatan kebijakan, pengendalian penyimpangan yang signifikan dalam kinerja oleh personel, dll.); menyerahkan sisa urusan rutin dan operasional kepada bawahan di seluruh perusahaan.
Sistem manajemen seperti itu yaitu manajemen dengan pengecualian tidak dapat dimulai dan dipasang di perusahaan, begitu saja atau tiba-tiba; melainkan struktur organisasi yang sehat membuka Jalan dan menciptakan lingkungan untuk pengenalan filosofi ini secara bertahap dan sistematis.
Faktanya, manajemen dengan pengecualian mencatat, tetapi keadaan tertinggi dari desentralisasi otoritas; dan yang terakhir dapat disediakan untuk saat merancang dan menyusun organisasi.
(viii) Mengatasi perubahan lingkungan:
Perubahan lingkungan yang tercermin dalam kondisi seperti-perubahan teknologi yang sangat cepat, persaingan yang menonjol, nilai-nilai sosial dan budaya terbaru yang muncul, perluasan peraturan negara tentang perdagangan dan industri, dll. diurus dengan baik oleh organisasi yang sehat.
Organisasi dapat, tentu saja, menghadapi tantangan tersebut dengan menggunakan perubahan dalam sistem gaya manajemen, reorganisasi departemen, menyediakan fasilitas untuk penelitian dan pengembangan dan melakukan perbaikan dalam kehidupan operasional dan melakukan langkah-langkah lain yang serupa.
(ix) Mengarah pada pertumbuhan dan perluasan:
Organisasi yang sehat memimpin perusahaan di sepanjang garis pertumbuhan. Pertumbuhan dan perluasan perusahaan, yang sangat penting bahkan untuk bertahan hidup dalam ekonomi yang sangat dinamis banyak difasilitasi oleh organisasi melalui penciptaan lebih banyak departemen, memperbesar departemen yang ada, memperluas rentang manajemen, menyediakan koordinasi dan komunikasi yang lebih baik dan lebih efektif. perangkat dan semua ini terjadi dalam sistem, struktur, dan fungsi perusahaan yang ada.
(x) Menghasilkan sinergi:
Organisasi yang sehat dengan memastikan integrasi yang efektif dari fungsi departemen membantu perusahaan untuk memanfaatkan fitur sinergi dari sistem bisnis. Semakin kompak dan bertanggung jawab adalah struktur organisasi; semakin akan menjadi keuntungan dari efek sinergi. 
