Di sini kami merinci tentang kerjasama antara manajer pembelian dan lainnya dalam penyusunan daftar standar!
Karena Manajer Pembelian harus membeli barang untuk digunakan oleh orang lain, harus ada kerja sama penuh antara departemen pembelian dan departemen lain, khususnya departemen produksi. Kerja sama ini berupa penyusunan daftar standar yang memuat semua kebutuhan pabrik dan departemen lain.
Metode untuk menyiapkan daftar adalah pertama-tama membuat daftar bahan baku utama dan kemudian mengambil setiap departemen, secara bergiliran, dan membuat daftar bahan yang akan digunakan di sana dan berbagai toko yang diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan di departemen itu. Pemeriksaan mesin demi mesin akan memberikan hasil yang baik. Daftar suku cadang yang diperlukan untuk setiap mesin juga harus dibuat.
Manajer Pekerjaan juga akan menunjukkan konsumsi setiap item per unit waktu atau per skala output tertentu. Jika dan ketika rasio konsumsi berubah, manajer pembelian harus diberitahu tentang perubahan tersebut sehingga dia dapat melakukan perubahan yang diperlukan dalam jadwal pembelian.
Kode:
Setelah menyusun daftar standar, disarankan untuk memberikan nomor kode atau simbol pada setiap item. Kode atau simbol dapat terdiri dari angka seluruhnya atau huruf alfabet sebagian dan angka sebagian. Kode numerik diperlukan saat mesin kartu berlubang digunakan. Bagaimanapun juga, memperbaiki kode atau simbol dapat menghemat banyak tenaga klerikal. Misalnya, simbol batang las baja ringan 1/16 mungkin WM 64.
Siswa dapat melihat perbedaan dalam upaya yang terlibat dalam menulis dua hal ini. Saat menyusun kode numerik, hal yang tepat untuk dilakukan adalah membuat daftar berbagai departemen dan membagikan dua digit pertama untuk menunjukkan nomor departemen. 05, misalnya, dapat menunjukkan departemen transportasi. Demikian pula 00 dapat digunakan untuk bahan dan penyimpanan yang digunakan di semua departemen, misalnya minyak tanah, limbah kapas, dll. Dan kemudian untuk setiap departemen, daftar bahan dibuat.
Digit pertama harus menunjukkan apakah bahan tersebut akan menjadi bagian dari produk atau hanya digunakan untuk menjalankan mesin atau apakah itu merupakan suku cadang. I mungkin ditunjuk untuk bahan yang membentuk bagian dari produk, 2 untuk bahan untuk menjalankan mesin dan 3 untuk suku cadang.
Dua atau tiga digit berikutnya dapat dialokasikan ke berbagai materi. Oleh karena itu, mungkin kode enam digit-dua yang pertama menunjukkan departemen di mana bahan tersebut diperlukan, yang ketiga menunjukkan sifat bahan dan yang terakhir menunjukkan nama bahan tersebut. Misalnya, jika kodenya adalah 042034, itu berarti Bahan No. 34 (katakanlah, oli pelumas) yang digunakan di departemen No. 4 untuk menjaga agar mesin tetap berjalan.
Kode dapat, tentu saja, ditarik sedemikian rupa untuk menggambarkan materi saja tetapi bukan tujuan penggunaannya. Kode kemudian akan terdiri dari angka untuk menunjukkan namanya, yang lain untuk menunjukkan ukurannya atau keterangan lain seperti naungan, jika perlu. Misalnya jumlah yang dialokasikan untuk batang las baja ringan mungkin 43 dan batang las aluminium 44. Ukuran dapat ditunjukkan dengan 1 untuk setiap 1/20 cm. Lalu kode batang las aluminium 3/10 cm. akan menjadi 4406 dan untuk batang las baja ringan 1/10 cm akan menjadi 4302.
Contoh:
Sebuah pabrik menggunakan batang baja dan besi cor berbentuk persegi panjang yang berbeda tinggi dan lebarnya sebesar 1/10 cm antara lebar 1/2 dan 1 ½ cm dan tinggi antara 1/10 cm dan 8/10 cm.
Dua contoh kode adalah:
Baja 1 cm x 2/5 cm: 211004
Besi Tuang 1-1/5 cm x 1/5 cm: √221202
Berapa kode untuk baja tulangan 1 ½ cm 7/10 cm dan satu batang besi 4/5 cm x 3/10 cm?
Jelas bahwa batang baja dilambangkan dengan 21 dan besi tuang dengan 22, yang memiliki lebar 1 untuk 1/10 cm dan tinggi juga ditunjukkan dengan angka yang sama. Oleh karena itu, kode untuk batang baja 1 Vi cm x 7/10 cm adalah 21 15 07 dan untuk batang besi tuang 4/5 3/10 cm. akan menjadi 22 08 03.
Jika suatu item telah masuk dalam daftar standar, maka Manajer Pembelian berkewajiban untuk memastikan pengisian kembali stok ketika stok lama habis. Tetapi jika skala output telah ditingkatkan, maka menjadi tugas Manajer Pekerjaan untuk segera memberi tahu Manajer Pembelian sehingga stok tambahan dapat dibangun tepat waktu untuk memastikan bahwa pekerjaan tidak terganggu.
Jika ada barang tambahan yang dibutuhkan oleh Manajer Pekerjaan atau orang lain, adalah tugasnya untuk mengirimkan permintaan pembelian khusus kepada Manajer Pembelian. Itu harus diatur dengan benar. Berikut adalah contoh permintaan pembelian.
Rutin Pembelian:
Dalam hal bahan sudah masuk dalam daftar standar, prosedur untuk menjamin kesinambungan pasokan bahan adalah sebagai berikut:
Kuantitas Minimum dan Tingkat Pemesanan:
Untuk setiap item, kuantitas minimum ditentukan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan artikel dari pemasok dan konsumsi rata-rata per satuan waktu. Misalnya, jika konsumsi suatu barang adalah 50 unit per minggu dan menurut pengalaman dibutuhkan waktu enam minggu untuk benar-benar mendapatkan barang tersebut setelah melakukan pemesanan, masuk akal untuk mengetahui bahwa pesanan baru harus habis saat stok sebenarnya habis. lebih dari 300 unit, yaitu 50 x 6.
Jika tidak demikian dan pesanan dilakukan, katakanlah, hanya ketika stok 200 unit, persediaan saat ini akan habis sebelum stok baru tiba dan pekerjaan akan terganggu Karena tidak aman untuk bergantung pada periode pengiriman yang biasa , margin keamanan harus ditambahkan.
Oleh karena itu, dalam contoh di atas, jumlah minimum stok ketika pesanan baru dilakukan, katakanlah, 300 unit ditambah 100 unit untuk safety stock atau 400 unit semuanya. Batasan ini dimasukkan ke dalam buku besar toko (yang merupakan kumpulan akun baik mengenai jumlah maupun jumlah setiap item toko). Adalah tugas petugas buku besar toko untuk memberi tahu Manajer Pembelian setiap kali stok aktual mendekati jumlah minimum.
Ini dilakukan dalam bentuk, yang diberikan di bawah ini:
Saat hal ini sampai ke Manajer Pembelian, menjadi tugasnya untuk memulai prosedur pembelian yang diuraikan nanti. Beberapa perusahaan menggunakan istilah “Ordering Lever alih-alih jumlah minimum, tetapi beberapa perusahaan menggunakan kedua istilah tersebut. Dalam hal ini, tingkat pemesanan berarti apa yang telah ditulis di atas mengenai kuantitas minimum. Kuantitas minimum kemudian akan berarti batas bawah di mana pengeluaran bahan yang bersangkutan dapat dihentikan untuk pekerjaan biasa sehingga hanya pekerjaan penting yang diambil dan diselesaikan.
Otorisasi untuk mengeluarkan bahan-bahan tersebut mungkin juga berasal dari pengawas dan bukan dari mandor seperti biasanya. Beberapa perusahaan masih memiliki level lain, yang dikenal sebagai “Tingkat Bahaya”. Ini berarti batas di mana Manajer Pembelian harus mengambil langkah-langkah khusus, katakanlah, mengutus seseorang secara pribadi untuk membawa bahan dan simpanan yang diperlukan.
Jumlah Maksimum:
Salah satu fungsi dari Manajer Pembelian adalah untuk melihat bahwa tidak ada investasi yang berlebihan pada saham. Untuk itu, ia harus menetapkan batas maksimal stok berbagai barang. Batas maksimum ini hanya akan dilewati dalam kasus khusus. Misalnya, jika sebuah artikel kekurangan pasokan, batas maksimum dapat diabaikan dengan aman, jika tersedia banyak dengan harga yang wajar.
Namun, secara keseluruhan, overstocking harus dihindari karena alasan berikut:
(a) Melibatkan investasi dana yang sangat besar sehingga akan terjadi kehilangan bunga.
(b) Stok ekstra besar akan membutuhkan lebih banyak ruang gudang sehingga sewa tambahan harus dibayar.
(c) Persediaan yang besar dapat menimbulkan godaan di benak beberapa pekerja yang membuat mereka mencuri dalam jumlah kecil.
(d) Karena beberapa bagian dari stok akan disimpan untuk waktu yang lama, mungkin ada penurunan kualitas.
(e) Ada risiko keusangan.
Ini berarti bahwa produk dapat diserahkan atau metode pembuatan produk dapat diubah. Bahan-bahan lama tidak diperlukan lagi karena jika ada stok besar bisa mengakibatkan kerugian besar.
Faktor-faktor untuk menentukan batas maksimum atau kuantitas adalah sebagai berikut:
(i) Keuangan yang dapat disisihkan untuk pemeliharaan persediaan.
(ii) Gudang atau kapasitas penyimpanan yang tersedia.
(iii) Estimasi perusahaan atas kuantitas yang dibutuhkan untuk konsumsi dalam waktu dekat. Hal ini melibatkan perkiraan sehubungan dengan penjualan dan produksi barang jadi yang bersangkutan dan pertimbangan dari setiap kemungkinan perubahan dalam bahan yang diperlukan untuk produksi barang tersebut.
(iv) Kemungkinan pergerakan harga; jika pasti harga akan naik secara substansial di periode mendatang, stok yang relatif besar akan disimpan. Sebaliknya, stok disimpan serendah mungkin.
(v) Kemungkinan perubahan kondisi pasokan bahan. Jika diperkirakan akan lebih sulit mendapatkan pasokan di masa mendatang, stok besar akan dibangun.
Beberapa perusahaan mengikuti rumus menempatkan batas maksimum dua kali lipat jumlah minimum. Tapi ini tidak pantas; jumlah maksimum harus ditentukan berdasarkan pertimbangan faktor-faktor yang diberikan di atas. Tujuan dasarnya adalah untuk menghindari kerugian karena keusangan dan biaya tambahan dalam bentuk bunga atas modal yang dikurung dalam saham. Untuk menghindari keusangan, penting untuk mengetahui rencana produksi perusahaan (daripada yang sedang dipertimbangkan); ini harus mencakup tidak hanya barang yang akan diproduksi tetapi juga proses produksi yang akan digunakan—kuantitas berbagai barang dan kuantitas setiap kualitas yang akan diproduksi juga harus ditentukan. Bahan harus disimpan yang akan dibutuhkan untuk program produksi yang pasti; untuk rencana yang tidak pasti, pembelian harus dilakukan dengan sangat hati-hati.
Terlepas dari pertimbangan dasar ini, batas maksimum umumnya akan ditetapkan dengan berkonsultasi dengan Manajer Keuangan yang biasanya memutuskan dana apa yang dapat disisihkan untuk keperluan persediaan. Kemungkinan pergerakan harga dan kondisi penawaran yang diharapkan pasti akan berpengaruh besar pada pertanyaan ini.
