Banyak bisnis yang tidak siap. Karena pemilik bisnis memperkirakan anggaran untuk beberapa tahun ke depan, mereka harus memperhitungkan kenaikan biaya tersebut dan mencari cara untuk “mengelola biaya yang dapat dikelola” dalam menjalankan bisnis. Dengan memberikan solusi yang tepat kepada klien Anda—sebagai penyedia teknologi kantor mereka—Anda dapat memainkan peran penting dalam membantu bisnis mengelola biaya. Anda juga akan memperkuat hubungan dan menciptakan peluang penjualan untuk dealer Anda.
Penting bagi klien Anda untuk menyadari bahwa biaya bisnis yang signifikan tetapi jarang diukur adalah biaya produktivitas kantor. Dengan praktik manajemen biaya kantor yang efektif, mereka dapat meminimalkan risiko yang terkait dengan keharusan menahan dampak ekonomi yang sedang berlangsung dan tidak dapat diprediksi dari peristiwa seperti bencana alam tahun 2005.
Saat mereka melihat cara untuk menghemat uang, Anda memiliki kesempatan untuk membantu klien Anda memahami bahwa teknologi kantor saat ini menyediakan alat untuk melayani kebutuhan produktivitas dengan lebih baik. Dengan memodernisasi peralatan kantor saat ini, mengintegrasikan dan menyesuaikan perangkat multifungsi ke dalam alur kerja dan memaksimalkan kemampuannya, klien Anda akan mencapai tingkat penghematan biaya dan produktivitas jangka panjang yang baru.
Meningkatkan Efektivitas:
Mengelola biaya yang dapat dikelola dimulai dengan analisis alur kerja produktivitas dan efisiensi kantor. Memahami penggunaan teknologi dan biaya terkait menawarkan titik awal untuk memanfaatkan teknologi kantor jaringan dengan sebaik-baiknya. Sudah umum untuk melengkapi perangkat kantor yang ada secara ketat dengan basis “naik”. Namun, pada titik tertentu, analisis alur kerja—dilakukan oleh dealer Anda—perlu dilakukan dalam bisnis setiap klien untuk menentukan konfigurasi teknologi kantor yang paling hemat biaya ke depannya.
Apakah klien Anda tahu bahwa bisnis telah mengurangi biaya sebanyak 20 hingga 30 persen melalui penggunaan yang lebih baik dari sumber daya peralatan yang ada dan penerapan mesin fotokopi multifungsi dan perangkat pencetakan yang lebih baru? Penghematan sebesar 30 persen adalah signifikan ketika seseorang mempertimbangkan bahwa penelitian menunjukkan bahwa perusahaan membelanjakan sekitar 10 persen dari pendapatan mereka untuk produksi, manajemen, dan distribusi dokumen. Menentukan kebutuhan manajemen dokumen dapat memberikan lebih banyak peluang untuk secara efektif mengintegrasikan dokumen elektronik ke dalam alur kerja bisnis secara keseluruhan daripada hanya mencetak dokumen sebagai hasil salinan cetak yang mahal.
Penghematan tersembunyi ini penting mengingat beberapa individu mencetak ribuan halaman per tahun. Analisis alur kerja dokumen adalah investasi yang bermanfaat bagi klien Anda untuk menentukan potensi penghematan. Selain mencari cara untuk mengatasi biaya yang terkait dengan pencetakan dokumen hard copy dalam jumlah besar, ada faktor biaya peralatan itu sendiri.
Seperti yang Anda ketahui, dalam beberapa tahun terakhir biaya unit perangkat kantor multifungsi baru terus menurun sementara jumlah fitur perangkat terus meningkat. Yang mengatakan, klien Anda perlu memahami bahwa hanya mengupgrade ke perangkat multifungsi baru bukanlah solusi lengkap.
Perangkat multifungsi sekarang menawarkan lebih banyak fitur daripada yang digunakan atau bahkan disadari oleh pengguna rata-rata. Misalnya, sementara konektivitas jaringan peralatan kantor mungkin mutakhir menurut standar saat ini, kemampuan yang lebih baru seperti pemindaian kurang dimanfaatkan sebagai penghemat biaya yang substansial. Rekomendasi profesional dan pelatihan khusus berdasarkan kebutuhan bisnis yang unik dapat menghemat ribuan dolar selama bertahun-tahun.
Perusahaan juga dapat mencapai tingkat produktivitas baru melalui pelatihan peralatan yang tepat. Sebagai dealer, kami sangat menyadari bahwa tugas penyalinan, pemindaian, dan berbagi – proses panjang yang biasanya memerlukan banyak perangkat – telah dikurangi menjadi operasi tunggal. Kurangnya pemanfaatan kemampuan ini di antara klien Anda seringkali merupakan akibat langsung dari kurangnya pelatihan dan kesadaran. Mereka perlu mengetahui cara menerapkan kemampuan perangkat multifungsi di kantor mereka dengan lebih baik.
Biaya Tenaga Kerja:
Biaya tenaga kerja, menjadi kombinasi dari biaya klerikal dan pengawasan, merupakan bagian utama dalam setiap anggaran departemen pencatatan Biaya tenaga kerja bergantung pada tingkat aktivitas, prosedur pengambilan, volume, dan jenis perlengkapan dan peralatan yang digunakan. Volume dan tingkat aktivitas diberi faktor yang tidak dapat diubah, tetapi pengelola arsip memiliki pengaruh terhadap prosedur pengambilan. Persediaan juga, seperti folder file dan wadah dokumen, dipilih oleh manajer arsip, yang harus mempertimbangkan bahwa berbagai jenis wadah akan mempengaruhi waktu yang dihabiskan untuk mengajukan dan/atau mengambil dokumen.
Biaya tenaga kerja berhubungan langsung dengan tingkat efisiensi, dimana persediaan dan peralatan merupakan komponen utama.
Untuk menganalisis biaya tenaga kerja wadah dan peralatan dokumen, kita harus memecah biaya menjadi elemen-elemen berikut:
(1) Waktu akses peralatan;
(2) Waktu akses peti kemas dokumen;
(3) Waktu penyisipan dokumen
(4) Waktu pemulihan dokumen dan
(5) Waktu pemulihan peralatan.
Biaya Penyimpanan:
Salah satu area di mana kita dapat mengembangkan formula biaya umum yang dapat diterapkan pada segala jenis peralatan atau instalasi adalah penyimpanan. Di sini kami mempertimbangkan biaya penyimpanan dokumen dalam wadah dokumen untuk jangka waktu penyimpanan tertentu.
Biaya penyimpanan rekaman bergantung pada:
(1) Peralatan dan perlengkapan,
(2) Ruang yang ditempati, dan
(3) Biaya ruang.
Untuk tujuan perbandingan, akan berguna untuk menghitung biaya LFF per tahun, yang dapat dilakukan dalam tiga langkah:
Langkah 1: Biaya semua peralatan pengisian + Biaya persediaan = Biaya bahan:
Untuk menentukan biaya material kita harus mengetahui biaya equipment g foot (LFF). Bagaimana kita bisa mendapatkan biaya dan perlengkapan per peralatan pengarsipan linier per LFF? Jika peralatan baru dibeli, kutipan dari calon vendor harus menyebutkan biayanya dalam bentuk LFF. Terkadang dinyatakan sebagai biaya per LFI, yang dapat diubah menjadi biaya per LFF dengan mengalikan data dengan 12.
Misalnya, harga pembelian lemari empat laci, yang memiliki kapasitas 100 LFI, mungkin $100, jadi biaya peralatan per LFI adalah 100:100, atau $1. Mengalikan angka itu dengan 12, kita mendapatkan $12 sebagai biaya per LFF. Untuk menghitung biaya peralatan yang ada yang harga pembeliannya tidak diketahui, ambil 3040 persen dari biaya sistem baru sebagai dasar perhitungan ini.
Setelah Anda mengetahui biaya perumahan per LFF, Anda akan ingin menetapkan biaya persediaan per LFF. Pertama cari tahu berapa banyak folder, binder/container yang ada di sistem Anda per LFF. Cara terbaik untuk mendapatkan data ini adalah dengan menghitung jumlah pengikat folder, atau kantong yang Anda miliki di satu laci atau di satu rak.
Pilih laci atau rak dengan ketebalan folder/penjilid/wadah yang khas dan kondisi pemuatan rata-rata. Kemudian bagi jumlah container dengan jumlah LFI dan kalikan hasilnya dengan jumlah record per LFF. Kalau misalnya ada; 0 catatan dalam laci 25 inci, maka ada 24 catatan per LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Atau jika Anda memiliki 90 rekaman di rak selebar 3 kaki, maka ada 30 rekaman per LFF (90/3 = 30).
Selanjutnya kita harus menetapkan biaya persediaan pengarsipan per LFF, yaitu biaya folder, pengikat, kantong, dan segala jenis wadah dokumen lainnya, termasuk lembar pembagi, label, pengencang, kantong dalam, dan lampiran khusus. Untuk melakukan ini, tentukan biaya persediaan per 1.000 rekaman, lalu kalikan angka tersebut dengan jumlah rekaman per LFF, seperti yang ditetapkan di atas:
Biaya unit x jumlah record = biaya unit bahan
jika kita mengasumsikan bahwa biaya perlengkapan adalah $400 per $1.000 catatan dan ada 50 catatan per LFF maka biaya persediaan per LFF adalah $20.
Dengan menambahkan biaya peralatan per LFF ke biaya perlengkapan per LFF kita dapat menghitung biaya bahan per LFF. Jadi, jika biaya peralatan adalah $12 per LFF dan biaya perlengkapan adalah $20 per LFF, maka biaya bahan adalah $32 per LFF.
Langkah 2: (Faktor Efisiensi Ruang x Biaya real estat) + Biaya layanan real estat = Biaya ruang per LFF per tahun:
Dibutuhkan uang untuk menempati ruang, dan biaya real estat meningkat setiap tahun. Bahkan jika organisasi Anda memiliki gedungnya, Anda harus mengetahui biaya akuntansi untuk ruang yang ditempati oleh sistem pencatatan. Lagi pula, jika ruang itu tidak digunakan untuk catatan, itu bisa digunakan untuk tujuan lain atau disewakan.
Jumlah ruang yang ditempati tergantung pada tata letaknya, volumenya, dan peralatannya. Manajer arsip biasanya tidak dapat berbuat banyak tentang volume, karena ini dibuat oleh organisasi. Satu-satunya cara untuk mempengaruhi volume dengan mengubah jadwal retensi yang mungkin sulit, jika bukan tidak mungkin. Area di mana manajer rekaman dapat memantau ruang yang ditempati oleh sistem rekaman adalah pemilihan peralatan.
Berbagai peralatan memiliki efisiensi ruang yang berbeda. Artinya, saat menyimpan kapasitas tertentu, satu jenis peralatan pengarsipan menggunakan lebih banyak ruang daripada yang lain. Peralatan rendah, seperti lemari laci dan lemari dan rak counter-high, memiliki efisiensi ruang yang rendah. Tiga kategori efisiensi ruang dapat diidentifikasi: rendah, sedang, dan tinggi.
Efisiensi ruang yang rendah mencakup peralatan dengan faktor di atas 1,0. Kisaran peralatan dalam kategori ini adalah dari kabinet dua laci, hingga file lateral tiga tingkat berukuran letter yang counter high dan memiliki faktor efisiensi ruang sebesar 1. 17. Efisiensi ruang antara dikaitkan dengan lima laci kabinet ukuran letter dengan faktor 0,98 hingga file lateral ukuran letter tujuh tingkat dengan faktor 50. Efisiensi ruang yang tinggi dimulai di bawah 0,50 dan memuncak di sekitar dan di bawah 0,20, dengan angka terendah untuk rak bergerak vertikal , setinggi delapan tingkat, dengan bagian sedalam 12 kaki dan empat bagian per lorong. Faktor ini dapat dikurangi dengan menambahkan lebih banyak bagian ke sistem per lorong dan memperpanjang panjang bagian.’ Seperti yang Anda lihat, semakin rendah faktor efisiensi ruang, semakin baik efisiensi ruang.
Ruang lorong adalah komponen utama dari biaya ruang, jadi ada perbedaan apakah lemari atau file berbagi lorong yang sama. Oleh karena itu, faktor efisiensi ruang selalu lebih tinggi untuk file yang ditempatkan secara tunggal. File yang ditempatkan berseberangan, berbagi lorong yang sama di antara mereka, memiliki faktor efisiensi ruang yang lebih rendah, seperti yang ditunjukkan di atas di kolom kanan. Untuk tujuan perbandingan, biasanya tidak apa-apa menggunakan faktor untuk riles yang ditempatkan secara tunggal. Ketika tata letak peralatan prospektif diketahui, disarankan untuk menggunakan faktor efisiensi ruang yang sesuai. Untuk beberapa jenis peralatan ini bahkan mungkin merupakan kombinasi dari peralatan yang ditempatkan secara tunggal dan berbagi, dari peralatan yang berdiri sendiri dan peralatan tambahan.
Untuk menetapkan biaya ruang yang ditempati oleh sistem pencatatan, Anda harus menetapkan nilai ruang yang ditempati, yaitu biaya tahunan untuk menempati ruang dengan kaki persegi. Tentunya data tersebut sangat bervariasi sesuai dengan kondisi dan nilai bangunan dan juga lokasinya. Perbedaan biaya ruang tahunan per kaki persegi antara daerah perkotaan dan pedesaan juga besar. Namun, Anda harus mendapatkan biaya ruang untuk area Anda atau, lebih baik lagi, untuk bangunan Anda dari manajemen rumah, akuntansi, penganggaran, atau departemen real estat.
Mengambil biaya real estat tahunan per kaki persegi dan mengalikannya dengan faktor efisiensi ruang menghasilkan biaya dasar ruang per LFF. Misalnya, jika biaya real estat tahunan adalah $10 per kaki persegi dan Anda menggunakan rak terbuka tujuh tingkat, biaya ruang per LFF adalah $5. Namun untuk menghitung biaya ruang, kita harus memasukkan biaya layanan selain biaya real estat.
Biaya layanan adalah biaya yang sedang berlangsung untuk penerangan, pembersihan, penyejuk udara, pemanas, pengecatan, dan perbaikan ruang tersebut. Sayangnya, tidak ada pedoman terperinci untuk menetapkan biaya layanan, dan setiap ruang rekaman memiliki persyaratan yang berbeda sehubungan dengan layanan ini, sehingga faktor biayanya akan berbeda: Pengalaman menunjukkan bahwa biaya layanan ini berkisar antara 10 persen hingga 50 persen dari biaya real estat tahunan.
Kisaran biaya 30-50 persen dari biaya real estat hanya berlaku untuk catatan yang disimpan dalam “kondisi kantor”, yaitu ketika karpet, AC, dan “kondisi kantor mewah” lainnya digunakan di area penyimpanan catatan. Sebagian besar ruang rekaman berada di ruang bawah tanah sebesar 1,030 persen untuk biaya layanan. Ruang rekaman di ruang bawah tanah yang dilayani hanya dengan penerangan dan pembersihan, biasanya berkisar antara 5-20 persen. Pendingin udara menambah 10-30 persen lagi. Manajer rekaman harus memiliki perkiraan biaya layanan untuk area yang ditempati oleh peralatan penyimpanan rekaman.
Untuk menghitung biaya ruang, ambil persentase biaya real estat tahunan ini per kaki persegi, yang mewakili biaya layanan, dan tambahkan ke biaya real estat tahunan. Misalnya, jika biaya real estat adalah $10 per tahun per kaki persegi dan biaya layanan diperkirakan sebesar 25 persen, maka biaya ruang adalah $12,50 ($10 + [25% X 10] = $12,50). Sekarang kita dapat melanjutkan ke perhitungan biaya penyimpanan tahunan per LFF
Langkah 3: Biaya bahan/Tahun penyimpanan + Biaya ruang = Biaya penyimpanan:
Biaya penyimpanan catatan per tahun per LFF ditentukan dengan membagi biaya bahan dengan jumlah tahun penyimpanan dan menambah biaya ruang. Dengan mengalikan biaya penyimpanan dengan jumlah total LFF dalam sistem pengarsipan, Anda dapat menghitung total biaya penyimpanan. Angka ini belum termasuk biaya pengambilan. Namun, sangat membantu untuk membandingkan berbagai jenis peralatan dan berbagai opsi penyimpanan sehubungan dengan biayanya. Setiap manajer arsip harus mengetahui biaya penyimpanan untuk sistem pengarsipannya.
Pertanyaan selanjutnya adalah, berapa lama rekamannya; akan disimpan di daerah ini. Ini jangan disalahartikan sebagai periode retensi. Sebaliknya, kita mungkin ingin menghitung biaya area file aktif. Maka hanya periode penyimpanan dalam file khusus ini yang akan dipertimbangkan untuk perhitungan. Ketika catatan disimpan kurang dari tujuh tahun, peralatan bertahan lebih lama dari catatan. Untuk menurunkan biaya tahunan penyimpanan jangka pendek dan menengah Dalam hal LFF), dengan asumsi bahwa peralatan bertahan sepuluh tahun dan waktu penyimpanan kurang dari tujuh tahun, kami memiliki rumus berikut:
biaya peralatan/10 + biaya persediaan/tahun penyimpanan = biaya penyimpanan
Ingat bahwa biaya penyimpanan memberikan angka biaya peralatan, perlengkapan, dan ruang tetapi tidak memberikan biaya klerikal, pengawasan, atau pengambilan. Ini hanyalah biaya menyimpan catatan dalam peralatan tertentu selama waktu tertentu. Juga, biaya pengarsipan tidak termasuk dalam biaya penyimpanan.
Mari kita lihat dua contoh perhitungan biaya penyimpanan:
Latihan 1:
Bagian rekaman memiliki rak samping terbuka dengan 7 tingkat. Rak memiliki nilai pembelian 50 persen. Rak baru dengan jenis yang sama akan dikenakan biaya SI per LFI. Ada 30 catatan dalam satu rak, dan setiap rak panjangnya 3 kaki, jadi ada 10 catatan per kaki. Folder file berharga $380 per seribu. Biaya ruangan adalah $6 per kaki persegi per tahun. Layanan diperkirakan sebesar 15 persen dari biaya ruang. Catatan harus disimpan di ruangan ini selama 20 tahun.
Pertama, untuk mengonversi biaya rak dari biaya per LFI menjadi biaya per LFF, kalikan 0,40 dengan 12, yaitu 4,80. Selanjutnya, hitung biaya bahan per LFF, dengan menambahkan biaya rak dan persediaan:
4,80 + 3,80 = 8,60
Sekarang, untuk menghitung biaya ruang tahunan, kalikan biaya real estat tahunan per kaki persegi dengan faktor efisiensi ruang, yang untuk jenis peralatan ini adalah 0,50, dan tambahkan 15 persen dari angka tersebut:
(0,50 x 6) + 0,15 x (0,50 x 6) = 3,45
Jadi, total biaya ruang tahunan per LFF adalah $3,45. Akhirnya, untuk melengkapi biaya penyimpanan tahunan:
8,60 + 3,45 = 3,88 20
Jadi, total biaya penyimpanan per LFF per tahun dalam kasus ini adalah $3,88.
Latihan 2:
Departemen tersebut memiliki data yang sama seperti pada Latihan 1. Departemen ini kehabisan tempat tetapi secara hukum diwajibkan menyimpan catatan untuk tiga tahun lagi. Ia ingin menetapkan biaya penyimpanan catatan di rak yang ada selama tiga tahun lagi. Juga, telah ditetapkan bahwa jika catatan tidak disimpan di ruangan ini ya rak yang ada tidak dapat digunakan di tempat lain.
Berapa biaya penyimpanan per LFF per tahun? Untuk kasus ini, rak baru tidak boleh dibeli, dan rak lama tidak boleh digunakan di tempat lain. Folder file telah digunakan dan tidak dapat digunakan untuk aplikasi lain. Praktis tidak ada biaya bahan. Biaya penyimpanan terbatas pada biaya ruang, yaitu $3,45.
Memilih Peralatan Pengarsipan:
Meskipun biaya seharusnya bukan satu-satunya faktor yang dipertimbangkan saat memilih peralatan pengarsipan, pada kenyataannya hal itu paling sering menjadi faktor utama. Perkiraan atau kutipan vendor mana pun harus menyatakan biaya peralatan per LFI atau per LFF. Namun, ini bukan gambaran keseluruhan. Kita harus selalu menambahkan biaya ruang ke biaya peralatan. Akan sangat luar biasa bagi calon pembeli jika vendor mencantumkan faktor efisiensi ruang pada setiap literatur. Ini akan menghilangkan banyak kebingungan. Biaya peralatan pengarsipan yang sebenarnya adalah jumlah biaya peralatan per LFF dan biaya ruang per LFF.
Misalnya, manajer arsip sedang mempertimbangkan empat lemari berlaci versus lemari arsip lateral dengan enam tingkat yang dapat dikunci (tanpa tarikan, pintu dapat ditarik). Harga rata-rata untuk lemari laci adalah SI 75; untuk lemari arsip lateral adalah $380. Biaya real estat tahunan untuk kantor dalam hal ini adalah SI6 per kaki persegi. Layanan diperkirakan dengan tambahan 25 persen, atau $4 per kaki persegi. Jadi, total biaya ruangan adalah $20 per kaki persegi. Seperti apa perbandingan harganya? Faktor efisiensi ruang untuk lemari laci adalah 1,62; untuk kabinet lateral, .66.
Ada 8,33 LFF di lemari empat laci. Biaya perlengkapan adalah $21 per LFF (175:8,33). Biaya ruang adalah $20 x 1,62 = $32,40. Total biaya lemari ini adalah $21 + $32,40 = $53,40 per LFF. Harga beli S380 dibagi IS sama dengan $21,11. biaya per LFF untuk material. Jelas, tidak banyak perbedaan harga peralatan antara lemari laci dan lemari arsip lateral. Namun ketika kami mengambil biaya ruang dan memasukkannya ke dalam biaya kami, gambarannya berubah. Mengalikan biaya real estat sebesar $20 dikali faktor efisiensi ruang, kita mendapatkan biaya ruang sebesar $13,20 per LFF (20 x 0,66).
Penyimpanan di Luar Lokasi:
Biasanya kekurangan ruang yang memaksa organisasi untuk memikirkan kembali rencana untuk sistem penyimpanan rekaman. Ada beberapa cara untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan menggunakan peralatan yang berbeda. Selain itu, pengelola arsip memiliki dua pilihan di luar kemungkinan.
Penyimpanan di luar lokasi adalah salah satu alternatif ini. Ini berarti memanfaatkan ruang berbiaya rendah di luar Situs dan kemudian menggunakan peralatan dan persediaan yang paling hemat biaya, terutama karena tingkat pengambilan harus sangat rendah. Angka rata-rata untuk biaya penyimpanan di luar lokasi seharusnya sekitar $2 per tahun per LFF, namun, dalam beberapa kasus, biaya ini dapat mencapai S4 per tahun per LFF. Sekali lagi, ini tidak termasuk biaya pengambilan.
Perusahaan penyimpanan di luar lokasi komersial mengenakan biaya antara $1 dan $10 per pengambilan tergantung pada jarak yang terlibat, jadwal pengambilan, dan urgensi. Sebuah survei baru-baru ini menyatakan biaya fasilitas penyimpanan invasif sebesar $0,02 hingga $1,00 per kaki kubik per tahun.’ Hanya pada, responden melaporkan biaya yang jauh lebih tinggi. Sayangnya, tidak ada perbedaan yang dibuat dalam survei antara penyimpanan offsite dan penyimpanan onsite. Survei mencakup lebih dari 55 persen fasilitas tidak aktif yang menyimpan catatan di lokasi.
Mikrofilm:
Alternatif luar kedua adalah mereduksi rekaman menjadi mikrofilm. Saat kita melihat kemungkinan mikrofilm, kita seharusnya tidak hanya melihat nilai penyimpanannya. Bidang micrographics menawarkan alat manajemen informasi yang sama sekali berbeda. Keunggulannya adalah di bidang penanganan dan distribusi informasi, serta di bidang penyimpanan.
Biaya mikrofilm harus dibagi menjadi biaya konversi dan biaya penyimpanan. Biaya konversi mikrofilm inhouse meliputi biaya peralatan, material, dan tenaga kerja. Dalam kasus menggunakan biro jasa luar untuk konversi ke mikrofilm, biasanya ada biaya total untuk seluruh pekerjaan, kecuali bila dalam persiapan rumah yaitu, penyortiran, pengepakan, persiapan harus dilakukan oleh departemen catatan.
Biaya penyimpanan meliputi peralatan, ruang, dan kemungkinan biaya pengawetan. Yang terakhir sering diabaikan sebagai bagian utama dari mikrofilm. Sayangnya, penyimpanan mikrofilm yang sesuai dalam kondisi yang terkendali tidak lazim dilakukan oleh banyak pengguna mikrofilm. Kebijakan preservasi yang tepat harus ditetapkan oleh setiap pengelola arsip untuk penyimpanan mikrofilm.
Dalam banyak kasus, biro layanan mikrofilm dikhususkan untuk memproses volume besar dan bisa lebih ekonomis daripada operasi rumahan. Studi ini hanya menyarankan peralatan yang sangat mendasar untuk pembuatan film in house, yaitu satu kamera putar, satu printer pembaca, dan satu pembaca. Angka biaya didasarkan pada data berikut: 80.000 gambar film difilmkan per tahun; tingkat pengurutan pada 1.000 gambar/halaman per jam; penghapusan/koreksi hambatan pada 800 gambar per jam; penempatan identitas
Untuk 80.000 gambar, biaya berikut terjamin:
i. Urutan persiapan 80 jam kerja
- Hambatan ‘ 100 jam kerja
aku ii. ID menargetkan 80 jam kerja
- Syuting 100 jam kerja
- Pemeriksaan film, kontrol kualitas 80 jam kerja
- Total 440 jam kerja
Biaya rata-rata per jam kerja di sini diasumsikan sebagai $8. Angka ini ‘termasuk tunjangan, biaya umum dan pengawasan, dan biaya overhead. Jadi total biaya tenaga kerja adalah $3.520 (440 x S8). Tentu saja, data ini bervariasi berdasarkan lokasi karena gaji, skala, keadaan lokal, dan tingkat tunjangan dapat bervariasi. Manajer arsip harus merasa bebas untuk memasukkan nomor yang berlaku untuk operasinya. Komponen biaya kedua adalah biaya persediaan dan pengolahan. Ini terdiri dari biaya bahan termasuk film dan bahan kimia pemrosesan, dan juga penyusutan peralatan mikrofilm.
Pada aplikasi pertama, perbedaan nyata antara hard copy dan mikrofilm akan diperbesar dengan biaya pengambilan yang lebih tinggi untuk mikrofilm (reproduksi hard copy). Dalam pengambilan biaya mengimbangi beberapa biaya konversi yang tinggi, dan aplikasi ketiga lebih baik daripada impas, yang berarti penghematan sebenarnya untuk sistem mikrofilm. Pada aplikasi keempat gambarannya hampir terbalik: ada penghematan biaya yang luar biasa untuk mikrofilm.
Pengambilan hard copy biasanya lebih mahal daripada pengambilan mikrofilm ketika eksekutif bersedia menggunakan mikrofilm asli. Dalam situasi terakhir terdapat pembaca mikrofilm yang didistribusikan ke seluruh organisasi, dan informasi mikrofilm umumnya tidak diubah kembali menjadi hard copy. Seperti yang ditunjukkan, kunci penggunaan mikrofilm secara ekonomis adalah kemampuan manajer rekaman untuk meyakinkan manajemen agar menggunakan pembaca mikrofilm sebagai alat pengambilan. Namun, dalam banyak aplikasi penyimpanan rekaman, mikrofilm hanya digunakan sebagai media penyimpanan. Ketika seseorang menginginkan informasi tentang catatan itu, cetakan dibuat sebagai “kertas kerja”. Dalam hal ini, mikrofilm lebih mahal daripada hard copy.
Penyimpanan Informasi Terkomputerisasi:
Banyak pakar perkantoran meramalkan bahwa teknologi kantor tanpa kertas akan menguasai penyimpanan informasi pada 1980-an, tetapi hal itu tidak terjadi secepat yang diharapkan banyak orang. Slogan kantor tanpa kertas menjadi terkait dengan panggilan untuk lebih sedikit daripada lebih banyak kertas. Industri penghasil kertas mengatakan bahwa permintaan kertas tidak pernah sebesar awal 1980-an.
Biaya komputer telah dikurangi secara konsisten. Prospek memori gelembung tampaknya menjadi terobosan untuk penyimpanan informasi magnetik yang ekonomis. Itu tidak terjadi. Pemrosesan data (departemen tetap setia pada namanya: pemrosesan data adalah bisnis komputer, bukan penyimpanan data. Namun, sebagian dari industri komputer dan industri afiliasinya bekerja keras untuk melakukan perubahan. Pada tahun 1977 diasumsikan bahwa penyimpanan informasi terkomputerisasi adalah 200 kali lebih mahal dari mikrofilm Hal ini telah berubah secara drastis dan terus berubah.
Pada tahun 1982 dan 1983, tanda pertama dari teknologi baru dapat dilihat pada cakrawala penyimpanan rekaman: disk penyimpanan optik komputer. Sistem disk optik semuanya masih mahal seperti baru. Sebuah drive besar, kinerja tinggi untuk biaya disk optik pada tahun 1982, 83 SW80, 000, disk dalam mode DRAW (Baca Langsung setelah Tulis) mulai dari $1.000 atau lebih. Namun, para ahli meramalkan harga jual $200 untuk cakram optik yang menyimpan 50.000 dokumen, atau seperempat belas penny per dokumen.
Dalam semua kasus penghitungan biaya penyimpanan, kita harus memisahkan penyimpanan yang dikeluarkan dengan biaya dan biaya konversi. Biaya konversi adalah biaya, dalam transisi informasi dari satu media ke media lainnya. Semua tanda tampaknya menunjukkan bahwa disk optik akan memainkan peran utama dalam penyimpanan informatif karena menjadi ekonomis dan memberikan persaingan nyata untuk penyimpanan konvensional.
