Artikel ini menyoroti lima langkah utama yang terlibat dalam menyiapkan sistem kontrol inventaris yang efisien. Langkah-langkahnya adalah: 1. Klasifikasi dan Kodifikasi Inventaris. 2. Pemeliharaan Catatan Inventaris 3. Pengendalian Siklus Aliran Bahan 4. Pengendalian Alat 5. Ruang Penyimpanan.
Langkah #1. Klasifikasi dan Kodifikasi Inventaris:
Sistem klasifikasi dan kodifikasi inventaris yang baik sangat penting untuk mencegah pencampuran satu jenis inventaris dengan yang lain. Inventaris dapat diklasifikasikan dalam berbagai cara tergantung pada tujuan khusus/lokasi distribusi, dll. Untuk menghemat waktu dan menyederhanakan identifikasi dan kontrol, berbagai kategori inventaris harus diberi nomor kode.
Langkah #2. Pemeliharaan Catatan Inventaris:
Berikut ini adalah dua metode penting dalam memelihara catatan persediaan:
(i) Sistem Persediaan Berkala.
(ii) Sistem Persediaan Perpetual.
Kami sekarang akan menjelaskannya secara singkat sebagai berikut:
Di bawah sistem ini, dan nilai persediaan diketahui hanya pada akhir periode akuntansi setelah memiliki sertifikasi fisik dari unit-unit yang ada. Sistem ini tidak memberikan informasi terkait jumlah dan nilai persediaan secara terus menerus. Dalam sistem ini, tidak ada akuntansi yang dilakukan untuk kerugian, pemborosan, pencurian, dll.
Dalam hal ini diasumsikan bahwa persediaan yang dikonsumsi ditentukan di sini dengan menjumlahkan total nilai persediaan yang dibeli selama periode tersebut dengan nilai persediaan yang ada sebagai persediaan awal dan dikurangi nilai persediaan akhir sebagai persediaan penutup.
Sistem Persediaan Abadi:
Menurut terminologi Akuntansi Biaya “Inventaris abadi adalah sistem catatan yang dikelola oleh departemen pengendali yang mencerminkan pergerakan fisik stok dan saldonya saat ini.”
Persediaan perpetual bertujuan merancang sistem pencatatan dimana penerimaan dan pengeluaran toko dapat dicatat segera pada saat setiap transaksi dan saldo dapat dikeluarkan sehingga menunjukkan posisi terkini dari berbagai item.
Catatan yang umumnya digunakan untuk persediaan perpetual adalah:
- Kartu Bin.
- Simpan Akun Buku Besar atau Simpan Kartu Buku Besar.
- Adopsi pengambilan saham berkelanjutan.
- Kartu Bin:
Kartu Bin adalah kartu yang menunjukkan catatan kuantitatif dari penerimaan, pengeluaran dan saldo akhir dari bahan yang disimpan di tempat sampah yang sesuai seperti yang ditunjukkan pada Gambar 12.2. Bin berarti rak, rak, wadah atau ruang di mana bahan disimpan. Kartu nampan ditempatkan di nampan yang berbeda.
Kartu bin terpisah disiapkan untuk setiap item toko dan jika dua bahan berbeda disimpan dalam satu wadah, dua kartu bin satu untuk masing-masing, disiapkan dengan memperlakukan rak sebagai dua bin.
Bentuk spesimen Kartu Bin berikut akan membantu pemahaman yang benar tentang isi kartu bin:
Kwitansi dimasukkan sesuai GRN, masalah ditampilkan berdasarkan permintaan toko dan saldo penutupan ditunjukkan setelah setiap entri dibuat di dalamnya. Dalam kartu bin, semua entri yaitu kwitansi, pengeluaran dan saldo bahan dinyatakan hanya secara kuantitatif dan bukan secara kualitatif.
- Buku Besar Toko:
Buku besar toko adalah catatan toko, baik dalam jumlah maupun nilai. Itu dikelola oleh akuntan toko. Hal ini mirip dengan kartu bin dengan perbedaan penting bahwa nilai bahan buku besar toko juga ditampilkan. Itu di buku besar toko semua entri dinyatakan secara kuantitatif maupun kualitatif.
Buku besar ini umumnya dalam bentuk daun lepas di pengikat dan untuk kelas bahan terpisah digunakan pengikat terpisah. Dalam beberapa masalah, buku besar ini dipertahankan dalam volume terikat untuk menghindari hilangnya folio lepas.
- Adopsi Continuous Stock Opname:
Pengambilan stok terus menerus adalah komponen penting dari sistem persediaan perpetual. Ini dilakukan dengan membandingkan kuantitas fisik dengan kuantitas yang ditunjukkan di kartu bin dan buku besar toko.
Hal ini biasanya dilakukan oleh staf audit internal yang independen. Perbedaan antara saldo yang ditunjukkan oleh buku besar toko dan saldo sebenarnya dari toko mungkin disebabkan oleh dua kasus berikut:
(a) Penyebab yang Dapat Dihindari:
Ini termasuk masalah kelebihan atau kekurangan item, kesalahan klerikal, kerusakan, pencurian, penempatan bahan di tempat sampah yang salah, dll.
(b) Penyebab yang Tidak Dapat Dihindari:
Ini termasuk-penguapan, penyusutan, atau beberapa perubahan fisik lainnya, dll. dari inventaris, memecahkan sebagian besar yaitu mengeluarkan inventaris dalam jumlah kecil, kondisi iklim menyebabkan penurunan stok.
Keuntungan dari Sistem Persediaan Perpetual:
- Memudahkan perencanaan produksi karena catatan toko adalah sarana untuk mengalokasikan bahan ke pesanan produksi: dan memungkinkan penjadwalan dan pelepasan pesanan dengan jaminan penuh bahwa bahan akan tersedia bila diperlukan.
- Memungkinkan pengadaan berbagai bahan masukan secara tepat waktu dengan spesifikasi yang akurat mengenai “berapa banyak” dan “kapan”.
- Ini memfasilitasi alokasi biaya material untuk pesanan manufaktur atau ke departemen produksi yang mengkonsumsi barang-barang tersebut.
- Memungkinkan penyusunan laporan keuangan tanpa melakukan verifikasi fisik persediaan.
- Menetapkan dasar untuk melakukan verifikasi fisik persediaan dan untuk mengendalikan kesalahan alokasi, pemborosan, keusangan dan pencurian bahan.
- Kontrol aliran siklus material dimungkinkan. Sistem yang efisien harus dirancang sedemikian rupa untuk mengontrol aliran bahan di toko dari saat permintaan pembelian hingga penyimpanan barang jadi.
Langkah # 3. Kontrol Aliran Bahan Siklik:
Menurut John A. Shubin, berikut langkah-langkah dalam siklus Material Control:
- Petugas pencatat toko menyiapkan daftar permintaan pembelian untuk pengadaan bahan, suku cadang, persediaan, dan peralatan yang dibutuhkan dan mengirimkannya ke kantor pembelian; dan mereka mengajukan “permintaan pembuatan” ke kantor perencanaan untuk suku cadang dan alat yang akan dibuat di pabrik untuk mengisi kembali persediaan.
- Bagian pembelian membeli barang-barang yang diminta dengan melakukan pemesanan dengan vendor dan dengan menindaklanjuti pengiriman bahan-bahan yang diperlukan.
- Departemen penerima membongkar barang yang masuk dan memeriksa bahan terhadap pesanan pembelian untuk kuantitas dan spesifikasi dll.
- Bagian pembelian mengaudit vendor faktur dan (bila perlu) melakukan penyesuaian untuk ketidaksesuaian.
- Menangani orang, memindahkan material yang diterima dan bagian yang dibuat ke bagian penyimpanan. Petugas membuat entri yang sesuai pada catatan toko, kartu bin atau buku besar toko untuk barang yang ditempatkan di ruang toko.
- Pegawai pencatatan toko di kantor perencanaan menyiapkan permintaan bahan, mengalokasikan bahan untuk keperluan produksi dan membuat entri yang sesuai dari catatan persediaan perpetual.
- Petugas ruang penyimpanan mengeluarkan bahan dan suku cadang sebagaimana ditentukan dalam formulir permintaan yang diterima dari kantor perencanaan. Entri dibuat dalam kartu bin dan mengirimkan catatan bahan yang dikeluarkan ke kantor akuntansi untuk tujuan akuntansi biaya.
- Pengirim pabrik mengontrol aliran barang dalam proses melalui lembar rute dan “perintah pindah” yang mengarahkan aliran pekerjaan melalui papan kontrol pabrik di kantor perencanaan dan menunjukkan kemajuan pekerjaan di pabrik.
- Petugas pengirim mengembalikan material dan suku cadang yang tidak terpakai ke ruang stok. Petugas berdasarkan “slip pengembalian toko” membuat entri yang sesuai pada kartu bin, catatan persediaan perpetual dan lembar akuntansi biaya yang diperlukan untuk pekerjaan akun.
- Petugas pengiriman mengarahkan pergerakan produk jadi ke ruang penyimpanan dan berdasarkan formulir yang telah dilengkapi dengan pekerjaan yang diterima dari pegawai kantor pabrik membuat entri yang sesuai pada catatan stok jadi.
Langkah #4. Kontrol Alat:
Alat terdiri dari empat kategori yaitu:
- Alat Penahan:
Alat-alat ini adalah perangkat penahan kerja dan pemandu kerja yang digunakan bersama dengan operasi mesin. Contohnya adalah jig dan perlengkapan, chugs dll.
- Alat Pembentuk dan Pemotong:
Alat-alat ini digunakan dengan mesin untuk mengubah bentuk atau bentuk material. Contohnya adalah cetakan, kaset, pemotong, bor, alat pemotong titik tunggal, dll.
- Alat Ukur:
Jenis alat ini adalah alat untuk memeriksa kesesuaian pekerjaan dengan standar. Contohnya adalah berbagai jenis alat pengukur, mikro-meter, vernier dll.
- Alat Bantu:
Ada perangkat yang digunakan untuk membangun atau membongkar produk atau mesin. Contohnya adalah obeng, kunci pas, kunci pas, dll.
Prosedur Perkakas dan Perkakas Ulang:
Perkakas berarti perencanaan dan perolehan alat. Perkakas diperlukan ketika produk baru akan diproduksi. Retooling diperlukan saat perubahan desain produk atau model baru akan diproduksi.
Langkah-langkah dalam Perkakas:
Ada enam langkah dalam perkakas. Ini adalah:
- Memecah produk menjadi sub-rakitan dan bagian serta komponennya, menganalisis persiapan tagihan bahan, gambar, dan spesifikasi lain yang diperlukan untuk menentukan jumlah perkakas yang dibutuhkan.
- Memilih dan mempelajari metode pengolahan dan sesuai dengan jumlah barang yang akan diproduksi menentukan jenis perkakas yang akan diproduksi dan digunakan untuk setiap operasi.
- Merancang alat dan perlengkapan khusus yang diperlukan untuk operasi tertentu dan memilih alat standar yang diperlukan dalam produksi.
- Pengadaan atau fabrikasi alat sesuai desain/gambar dll.
- Memeriksa kesesuaian alat dengan spesifikasi.
- Menindaklanjuti kinerja alat dalam manufaktur, mencatat biaya alat yang diperlukan, tingkat output yang dicapai untuk setiap pengaturan alat dan menggunakan informasi untuk memperbaiki desain alat yang telah dibuat.
Langkah # 5. Gudang:
John A. Shubin dalam manajemen bisnisnya telah menyarankan empat langkah untuk mendirikan gudang dan sistem buaian alat yaitu:
- Menentukan tingkat sentralisasi yang diperlukan dan memilih lokasi yang sesuai untuk ruang penyimpanan.
- Memilih penataan toko yang efektif dan mengembangkan tata letak toko yang efisien.
- Memilih fasilitas penyimpanan yang tepat untuk berbagai barang.
- Mencapai operasional gudang yang sistematis.
