Kebijakan dan Prosedur Pembelian!
Kebijakan dan Prosedur Pembelian:
Kegiatan yang paling penting dari manajemen material adalah kebijakan pembelian suatu organisasi. Ada berbagai sistem yang tersedia untuk pembelian. Sistem yang akan diadopsi tergantung pada sejumlah faktor, yaitu, permintaan, penawaran, harga, vendor, jenis bahan, pola konsumsi, pengaturan organisasi, preseden masa lalu, prosedur, pengambilan keputusan, suku cadang dan komoditas musiman, dll.
Dahulu dan bahkan sekarang di beberapa belahan dunia, sistem barter lazim dalam melakukan pembelian barang yaitu tukar menukar barang. Di dunia modern, sistem ini sedang dibuang dan uang memainkan peran dominan. Ini telah diterima sebagai media pertukaran yang paling tepat. Pembelian dapat dilakukan secara tunai.
Bahan dapat dibeli secara kredit juga. Prosedur pembelian yang ditata dengan baik dapat diikuti oleh organisasi mana pun dalam melakukan pembelian. Setiap sistem dan prosedur pembelian memiliki manfaat dan batasannya masing-masing. Sistem harus seperti itu, yang sesuai dengan persyaratan organisasi.
Tujuan dari kebijakan pembelian harus membeli bahan yang dibutuhkan dalam jumlah yang tepat dari sumber yang tepat pada waktu dan harga yang tepat, untuk mendapatkan keuntungan maksimal dari jumlah yang diinvestasikan dalam pembelian.
Organisasi besar memiliki kebijakan pembelian tertulis yang dirancang dengan baik dan sistemnya dapat diaudit.
Pembelian Tunai:
Kebijakan pembelian yang ideal bertujuan untuk melakukan pembelian tunai. Alasan utama untuk membeli barang-barang tersebut adalah karena ini sangat dibutuhkan oleh organisasi. Disarankan untuk mengelompokkan barang yang akan dibeli secara tunai dari bagian yang berbeda yang harus dibeli dalam satu kali kunjungan ke pasar.
Ini sangat mengurangi biaya pemesanan. Praktik normal yang diikuti oleh sebagian besar organisasi dalam membeli beberapa barang adalah undangan dari tiga kutipan tertulis atau lisan. Kutipan terendah mengambil pesanan.
Pesanan melalui telepon sangat membantu dalam mengurangi biaya pembelian secara signifikan. Daftar barang yang sering dibeli dari pasar secara tunai disiapkan oleh manajer pembelian terlebih dahulu.
Sistem pembelian imprest juga diikuti oleh banyak organisasi. Di bawah sistem ini jumlah bunga yang diberikan kepada kepala departemen yang berbeda untuk membeli item yang berbeda untuk departemen masing-masing. Jumlahnya dibatasi per tahun.
Sistem tender pembelian:
Sistem ini diikuti untuk mendapatkan bahan dengan harga yang paling kompetitif dan masuk akal. Ini juga menghilangkan kemungkinan memberikan bantuan yang tidak semestinya kepada pemasok tertentu. Ini memberi kesempatan kepada pemasok yang berbeda dan mematahkan monopoli satu atau dua pemasok. Tender tertutup diundang dari pemasok yang berbeda dan yang menawarkan kualitas bahan yang diinginkan dengan harga terendah akan diberikan pesanan.
Cara ini ditempuh oleh berbagai usaha sektor swasta dan pemerintah untuk membeli barang-barang yang nilainya sangat tinggi. Kerugian utama dari metode ini adalah waktu tunggu dalam pengadaan bahan lebih lama dibandingkan dengan sistem lain.
Biasanya tiga jenis tender yang digunakan dengan metode ini, yaitu; tender terbuka, tender terbatas dan tender tunggal. Dalam sistem tender terbuka, iklan diberikan di surat kabar, berbagai jurnal perdagangan bereputasi. Setelah menerima aplikasi, formulir tender dikeluarkan untuk peserta tender.
Formulir tender merupakan dokumen penting yang berisi berbagai kolom yang membutuhkan informasi dari calon pemasok. Informasi tersebut berkaitan dengan uang sungguh-sungguh yang akan disetorkan, syarat dan ketentuan pasokan, dll.
Waktu yang cukup diberikan kepada peserta tender untuk memberikan penawarannya sampai dengan waktu yang ditentukan, penawaran diterima dan pada tanggal yang telah ditentukan, penawaran dibuka. Pesanan diberikan kepada pemasok yang menawarkan harga terendah.
Kelemahan penting dari tender terbuka adalah kutipan dari tender yang tidak bertanggung jawab. Kadang-kadang, harga terendah dikutip bahkan di bawah biaya material oleh penawar tersebut. Untuk menolak tender tersebut secara kategoris, alasan teknis yang tepat dan alasan lainnya harus diberikan dan tanda tangan dari semua anggota panitia tender harus diperoleh.
Tender terbatas melibatkan pemesanan kepada pemasok bereputasi asli. Tender terbatas diundang dari pemasok terdaftar dan lainnya yang diketahui. Waktu tunggu sangat berkurang di bawah sistem tender terbatas.
Sistem ini biasanya dilakukan ketika nilai kuotasi tidak terlalu tinggi. Tender sumber tunggal diadopsi dalam hal barang berpemilik, sumber tunggal dan barang monopoli. Pembelian dari saudara kandung, perintah pendidikan atau dari kolaborator asing, sebagai masalah kebijakan dikecualikan dari konsep tender tunggal.
Tarif dan Kontrak Berjalan:
Instansi terpusat tertentu seperti DGS dan D (Direktorat Jenderal Persediaan dan Pembuangan) mengadakan kontrak dengan vendor mengenai tarif yang berlaku untuk barang-barang untuk jangka waktu tertentu. Dalam kontrak tarif, hanya tarif yang ditetapkan. Dalam menjalankan kontrak kuantitas variasi tunjangan hingga varian 25% juga dimungkinkan.
Instansi terpusat mengumpulkan informasi dari berbagai konstituennya (cabang) tentang kebutuhan pembeli dan mengadakan kontrak dengan kemungkinan pemasok dengan melakukan sistem tender.
Sistem ini dilakukan, dimana jumlah yang dibutuhkan lebih tinggi dan tarif yang masuk kompetitif. Contoh lain dari Central New Agency, Delhi dapat dikutip di sini. Agensi mengatur berbagai jenis majalah, buku, dan jurnal untuk pembeli dan bertindak berdasarkan sistem pembelian ini.
Rumah-rumah bisnis besar, dengan beberapa cabang yang tersebar di berbagai wilayah dapat menerapkan sistem ini. Merupakan praktik umum yang diikuti oleh pemasok yang berbeda untuk mengiklankan kontrak tarif mereka dengan Direktorat Jenderal Pemasok dan Pembuangan untuk meningkatkan volume penjualan mereka.
Sub Kontrak:
Untuk jenis industri yang terputus-putus, sistem pembelian ini biasanya dilakukan. Komponen dan sub-rakitan tertentu diperoleh dari subkontraktor, yang berspesialisasi dalam pembuatan barang-barang ini. Keputusan untuk membeli komponen dari subkontraktor tergantung pada banyak faktor yaitu; biaya pembuatan, ketersediaan teknologi dan manfaat spesialisasi dll.
Keuntungan utama dari sub-kontraktor adalah bahwa sub-kontraktor berspesialisasi dalam lini dan biaya overhead-nya lebih rendah dan pekerjaan dapat dimulai dengan keuangan terbatas dan dalam skala kecil. Dia berada dalam posisi untuk memasok rakitan dan komponen atau aksesori lain dengan harga lebih murah. Jelas menguntungkan bagi perusahaan untuk membeli komponen dari subkontraktor daripada memproduksinya.
Dalam memilih subkontraktor, pertimbangan terpenting yang harus diperhatikan adalah apakah subkontraktor mampu menjaga jadwal pengiriman dan menjaga kualitas komponen yang dibutuhkan. Merupakan kepentingan terbaik organisasi untuk menindaklanjuti item yang disubkontrakkan untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan kepatuhan.
