Mencapai Tujuan Humas (5 Tools)

Perusahaan harus memiliki beberapa atau campuran media untuk melaksanakan program PR yang direncanakan. Media atau alat ini berbeda dari perusahaan ke perusahaan dan dari waktu ke waktu. Ini dibahas secara singkat di sini tentang bagaimana mereka membantu dalam mencapai tujuan PR.

Ini adalah:

1. Media Publisitas:

Media yang digunakan untuk publisitas adalah media massa. “Media massa” adalah singkatan dari media yang menjangkau massa yang tersebar di wilayah yang sangat luas yang kita bidik. Ini adalah pers, TV, radio, film dan dokumenter antara lain. Media massa merupakan sistem informasi publik suatu bangsa dimana Humas memegang peranan penting dalam menyebarkan informasi.

Komponen-komponen tersebut adalah:

Pers:

Pers melayani yang mencerminkan dan membentuk opini publik. Di India, pers dianggap sebagai institusi fundamental meskipun faktor buta huruf dan munculnya TV, surat kabar terus menjadi media dominan yang mengatur agenda publik, menyebarkan informasi dan membentuk opini publik.

Saat menyiapkan siaran pers, PRO harus mengingat tip-tip tertentu seperti menunjukkan dengan jelas nama organisasi, alamat dan nomor telepon beserta nama pengirim, penunjukan dan sebagainya termasuk tanggal rilis.

TV:

TV telah menjadi kekuatan dan ruang lingkup yang besar sebagai media publisitas yang memungkinkan penggunaan kata-kata tercetak, kata-kata yang diucapkan, dan gambar dalam gerakan, musik berwarna, animasi, dan efek suara semuanya digabung menjadi satu.

Dengan komunikasi satelit yang menjadi kenyataan, dampak TV menjadi persuasif dan kuat di seluruh dunia. TV telah menjadi media massa yang dramatis dan paling intim . Ini memiliki nilai prestise dan media yang efektif untuk berita perkembangan.

TV sebagai media visual menghasilkan dividen yang kaya dan cepat untuk membuat rilis berita atau fitur, berorientasi pada tindakan dan penuh warna untuk dampak yang lebih besar dan lebih dalam.

Radio:

Seperti halnya TV, radio dapat digunakan secara efektif dalam kegiatan PR. Cakupan radio India di atas 90 persen populasi. Ini adalah media seluler dengan fleksibilitas yang lebih besar karena tidak ada media lain yang dapat menandingi.

Ini adalah media massa yang memiliki kualitas media pribadi langsung karena menggunakan kata-kata yang diucapkan dan suara manusia untuk sebagian besar pesannya plus memiliki efek musik. Buletin berita digunakan pada waktu dan interval standar, setiap hari.

Ini tidak hanya mencakup berita tetapi juga program yang memposisikan urusan terkini, industri, diskusi panel, dan sebagainya.

Film:

Pergeseran, dalam ketergantungan kita dari kata ke gambar, telah membuat perubahan paling besar dalam cara kita berpikir, belajar, dan melihat dunia. Film dan dokumenter memiliki kemampuan untuk memberikan pengaruh yang kuat pada penontonnya karena kualitas audio visualnya.

Film sebagai media PR dapat digunakan dalam berbagai cara. Mereka dapat digunakan untuk interval publik eksternal. Film internal dimaksudkan untuk publik internal perusahaan terutama karyawan dan eksternal untuk semua publik lainnya.

Video:

Dalam dua setengah dekade terakhir, atau lebih, sebagian besar perusahaan, kecuali untuk proyeksi teatrikal, diproduksi dalam format video. Rekaman video telah merevolusi komunikasi di bidang hiburan, informasi dan pendidikan. Peralatan video bermanfaat untuk memutar ulang gambar dan suara dengan segera.

Jika tidak perlu diproses seperti film. Ini memiliki keuntungan reshooting pada film yang sama jika hasilnya tidak memuaskan. Sinkronisasi trek suara yang berbeda dapat diterapkan pada trek suara, menggunakan bahasa atau dialek yang berbeda. Kaset video ini dapat diperbarui dengan sangat cepat.

2. Komunikasi Lisan:

Komunikasi Lisan digunakan sebagai media terutama dalam komunikasi karyawan untuk melatih mereka atau menginformasikan mereka tentang kebijakan perusahaan. Dalam fase pelatihan induksi dan menginformasikan atau mengarahkan mereka, ini banyak digunakan. Itu juga dalam program hubungan konsumen, dealer, dan komunitas dan pemegang saham.

Komunikasi lisan dilakukan melalui sarana media sebagaimana dijelaskan di bawah ini:

Rapat:

Pertemuan datang bersama-sama dari dua orang atau lebih; dapat berupa rapat kepala departemen, rapat tim, dan rapat panitia.

Namun, setiap minggu diatur dengan beberapa tujuan misalnya memberi pengarahan kepada karyawan, menyelesaikan konflik, mendapatkan reaksi terhadap skema baru dan sebagainya. Rapat direncanakan dengan agenda jauh di muka untuk mempersiapkan pekerjaan rumah menyoroti masalah dan masalah.

Semua pengaturan harus dibuat untuk kelancaran pelaksanaan. Mendengarkan adalah poin yang sangat penting dan karenanya setiap orang diberi kesempatan untuk mengungkapkan pandangannya. Ketua atau ketua adalah untuk memulai, mengarahkan kontrol dan menyimpulkan diskusi. Prosesnya dicatat dengan jelas.

Pidato:

Pidato, terutama formal, adalah cara tercepat untuk menyampaikan informasi. Persiapan pidato dan penyampaian pidato adalah tugas dari departemen PR. Pembicara harus terlatih dan berpengetahuan luas.

Bagian Humas juga dapat berasal dari Biro Pembicara dari antara para pembicara sukarela yang merupakan eksekutif perusahaan dan memiliki kompetensi di bidang yang relevan.

Departemen PR membantu dalam penelitian, penulisan pidato, dan pelatihan para pembicara. Pidato harus singkat, informatif, menarik. Pesan krisis harus disampaikan dengan cara yang bermartabat dan tenang. Suara harus dimodulasi dengan baik. Pembicara yang baik adalah pawang ular.

3. Barang Cetakan:

Setiap organisasi baik yang bergerak dalam bisnis produk atau jasa baik yang menghasilkan keuntungan atau non-profit, membutuhkan literatur publisitas untuk mempromosikan produk, layanan atau kegiatan lainnya. Ada berbagai bentuknya yang tujuannya untuk menginformasikan, atau membujuk audiens target tentang produk, layanan, atau ide.

Jurnal Rumah:

Jurnal rumah adalah media selektif di mana seseorang dapat mengidentifikasi audiens. Ada dua jurnal house yaitu internal atau inhouse dan external atau terbuka. Jurnal internal adalah salah satu alat penting untuk komunikasi karyawan yang efektif.

Namun, external house journal membidik beberapa segmen publik eksternal yaitu, dealer, pemegang saham, dan sebagainya. Jenis ketiga adalah kombinasi jurnal internal dan eksternal yang ditujukan untuk karyawan serta publik eksternal.

Tujuan utama jurnal rumah adalah untuk menciptakan forum pertukaran visi dan pemikiran tentang berbagai masalah tentang organisasi dan karyawannya. Seri jurnal rumah yang dibuat dengan hati-hati sebagai penghubung penting antara manajemen dan berbagai karyawannya.

Format jurnal rumah berbeda tergantung pada filosofi manajemen dan ketersediaan dana. Beberapa memiliki format surat kabar, beberapa lebih menyukai format buklet dengan tingkat kemegahan yang bervariasi.

PRO adalah editor untuk ini. Manajemen harus menyetujui tujuan dan kebijakan tambahan. Jurnal rumah yang baik adalah hasil perencanaan yang baik, pengorganisasian yang baik, penerbitan yang menarik, dan distribusi yang tepat.

Laporan Tahunan:

Laporan tahunan hanyalah informasi terdokumentasi untuk memenuhi persyaratan hukum Undang-Undang Perusahaan.

Di masa lalu ini dulunya sangat kering dan menakutkan. Akhir-akhir ini perusahaan telah digigit oleh rasa estetika dan laporan-laporan ini seperti buklet bagus yang memberikan kinerja masa lalu dan masa kini serta rencana masa depan perusahaan.

Visual digunakan untuk membuatnya menarik. Sungguh itu adalah indikator pembangunan citra. Baik banyak foto digunakan untuk memiliki gambar yang jelas. Apa yang dikatakan sebuah gambar tidak dapat dikatakan bahkan dengan ribuan kata.

Brosur:

Brosur adalah publikasi multi-panel yang mencakup informasi biasanya tentang subjek tertentu. Brosur juga disebut sebagai pamflet, flayer atau folder. Buklet memiliki tujuan yang hampir sama dengan brosur kecuali bahwa ia memiliki lebih banyak halaman yang dapat dijilid daripada dilipat.

Setiap organisasi membutuhkan brosur dan buklet untuk berbagai alasan untuk menjelaskan program baru, proses, pabrik bangunan baru, atau lab, untuk meminta sumbangan, atau menjual produk dengan menjelaskan fitur-fiturnya.

Publikasi semacam itu cukup murah, relatif cepat diproduksi, dan menarik untuk dibaca. Umumnya PRO mempekerjakan desainer eksternal atau memiliki staf tetap yang khusus mendesainnya.

Periklanan:

Periklanan adalah segala bentuk pembayaran atas presentasi dan promosi non-pribadi tentang ide, produk, dan layanan oleh sponsor tertentu. Periklanan diklasifikasikan adalah sejumlah cara di mana ia menghubungkan perusahaan dengan audiens target.

Jika berbicara tentang produk, itu adalah iklan produk; jika berbicara tentang layanan, itu adalah iklan layanan; jika berbicara tentang ide, itu adalah iklan ide.

Jika tidak mengiklankan ini, itu disebut sebagai iklan institusional; jika itu membahas kesamaan suatu komoditas, itu adalah iklan permintaan umum; pengiklan yang sesuai “Tata Indica V2”- ini adalah iklan permintaan selektif; jika ditujukan kepada konsumen formal, itu adalah iklan konsumen; jika ditujukan kepada kelompok perdagangan, itu adalah iklan perdagangan; itu bisa lokal, regional, nasional dan internasional berdasarkan cakupan audiens. Cara apa pun periklanan adalah alat PR yang ampuh di mana ia membangun produk, perusahaan, gambar Laurence di pasar yang berbeda.

Surat Langsung:

Surat langsung adalah alat PR yang paling kuat dan hemat biaya untuk menyebarkan pesan. Ini adalah pemasaran satu lawan satu atau pemasaran selektif. Ini selektif dan fleksibel. Ini selektif karena hanya dapat ditujukan kepada mereka yang ingin Anda jangkau; itu fleksibel karena jumlah surat yang dikirim perusahaan dapat ditambah atau dikurangi sesuai dengan situasi.

PRO dapat mengontrol konten dan memutar pesan; itu ramah dan pribadi dan, memiliki, lebih menarik. Namun banyak perhatian yang harus diambil untuk menutupi materi.

4. Konferensi Pers:

Hubungan media membentuk aktivitas dasar hubungan masyarakat. Hubungan media, sebenarnya mengambil bagian yang baik dari hari kerja PRO dan menuntut serta menuntut. Kami memiliki alat yang berbeda di bawah judul ini. Ini adalah mengadakan konferensi pers, mengadakan konferensi pers dan mengatur kunjungan pers atau jam fasilitas untuk awak media.

Konferensi pers:

Konferensi pers umumnya digunakan sebagai kesempatan untuk merilis berita secara bersamaan ke semua media, asalkan subjeknya adalah news working. Konferensi pers diadakan hanya jika ada kebutuhan. Tidak ada tindakan yang langsung dilakukan tanpa pemikiran dan perencanaan sebelumnya. Hanya ketika subjek membutuhkan dialog antara juru bicara perusahaan dan media.

Jika perusahaan mengumumkan perubahan kebijakan besar atau berbicara tentang Pergeseran manajemen tenaga kerja, atau meluncurkan produk baru yang memerlukan panggilan konferensi pers. Sebelum mengadakan konferensi pers.

PRO harus mempertimbangkan keputusan tentang juru bicara untuk berbicara kepada orang-orang media; persiapan press kit; finalisasi daftar undangan; waktu konferensi; pengaturan perhotelan dan sebagainya.

Pengarahan Pers:

Press briefing adalah bentuk konferensi pers yang berbeda karena bersifat informal dan tidak memerlukan pengaturan yang rumit. Pengarahan ini dapat bersifat ‘proaktif’ dan ‘reaktif’. Yang dimaksud dengan ‘proaktif’ adalah klarifikasi atau pandangan tertentu yang perlu diberikan setelah situasi krisis.

Dalam hal jumpa pers reaktif, seorang pers mencari audiensi dengan kepala juru bicara untuk mencari klarifikasi tertentu atau untuk mendapatkan sudut pandangnya sebelum mengajukan berita.

Tur Pers:

Dalam tur pers atau kunjungan fasilitas, sebagian besar kegiatannya serupa dengan mengadakan konferensi pers. Namun, pengaturan yang lebih rumit harus dibuat karena mungkin melibatkan pengangkutan partai dalam jarak jauh.

Peristiwa ini bisa menjadi pencapaian penting, dimulainya suatu proyek atau situasi krisis seperti kecelakaan.

Saat mengundang seorang reporter untuk bergabung dengan tur pers, disarankan untuk selalu menulis surat kepada editor secara singkat di biro surat kabar yang berbeda. Dalam hal kota formal, pemberitahuan yang cukup harus diberikan karena pelapor yang bersangkutan memiliki jadwal yang pasti dan harus meninggalkan pekerjaan normal.

5. Pameran, Pekan Raya, Poster dan Papan Buletin:

Pameran dan bazar mencakup beragam rangkaian acara mulai dari pameran perdagangan internasional besar hingga kegiatan lokal kecil yang diselenggarakan oleh komunitas. Pameran dan pameran adalah rencana di mana pembuat produk, pemasar, pelanggan, dan pengunjung bertemu untuk mendapatkan ide yang sempurna tentang apa yang dipamerkan.

Pameran lebih menekankan pada bagian perdagangan; tetapi adil menggabungkan perdagangan dengan hiburan untuk mempertahankan pengunjung dan pelanggan. Di sini produsen berbeda di banyak lini bertemu dengan pesaing, menunjukkan keunggulan mereka. Ini adalah tempat untuk mempelajari hal-hal baru di mana penyelidikan perdagangan dilakukan, kesepakatan disahkan, dan pembelian dan penjualan produk dilakukan.

Poster dapat digunakan secara internal untuk menekankan keselamatan, keamanan, pengurangan limbah, dan kesopanan. Secara eksternal, mereka menyampaikan informasi produk, filosofi perusahaan, atau berita menarik lainnya kepada konsumen aktual dan potensial.

Secara internal, staf PR menggunakan papan buletin untuk mengumumkan peralatan baru, rapat, promosi, produk baru, rencana konstruksi, dan berita rekreasi kepada karyawan.

Publisitas:

Publisitas adalah efek untuk menyediakan informasi tertentu kepada publik. Menurut Asosiasi Pengajar Pemasaran dan Periklanan Amerika, ‘publisitas’ adalah “segala bentuk presentasi barang, jasa, atau gagasan nonpribadi kepada suatu kelompok ; presentasi tersebut mungkin atau mungkin tidak disponsori hanya oleh orang yang bertanggung jawab untuk itu dan mungkin atau mungkin tidak dibayar”.

Tidak diragukan lagi kedua kata, yaitu, ‘iklan’ dan ‘publisitas’ memiliki kesamaan tertentu. Ini adalah:

1. Mereka menyampaikan informasi mengenai produk, layanan atau institusi.
2. Mereka menyajikan informasi kepada khalayak secara impersonal.
3. Mereka adalah media komunikasi massa.

Namun, mereka berbeda setidaknya dalam tujuh hal:

(a) ‘Iklan’ memiliki sentuhan komersial sementara ‘publisitas’ mungkin atau mungkin tidak.

(b) ‘Iklan’ dibayar sementara ‘publisitas’ mungkin dibayar atau tidak.

(c) Dalam ‘Iklan’ sponsor mengontrol pesan sementara dalam hal ‘Publisitas’ dikendalikan oleh media.

(d) Pesan ‘Iklan’ menuntut lebih atau kurang rasa hormat sementara ‘publisitas’ melakukannya.

(e) Dalam ‘Iklan’, sponsor diketahui, sementara dalam hal ‘publisitas’ dia mungkin dikenal atau tidak.

(f) Jika pesan diabaikan oleh khalayak, pengiklanlah yang dirugikan, sedangkan dalam hal publisitas, khalayaklah yang dirugikan.

(g) Semua ‘Iklan’ adalah publisitas tetapi semua ‘Publisitas’ bukanlah iklan.

Propaganda:

Propaganda adalah sarana untuk mendapatkan dukungan untuk alasan atau keyakinan atau pendapat atau sikap tertentu. Ini pada dasarnya adalah bias terhadap sudut pandang tertentu – baik atau buruk. Propaganda menandakan upaya terorganisir untuk menyebarkan doktrin, dogma, atau prinsip yang aneh. Itu tidak jujur, terbuka dan diakui dalam pendekatan dan pencapaiannya.

Ini berbeda dari iklan setidaknya dalam enam cara:

1. ‘Propaganda’ mengirimkan pesan yang tidak bersifat komersial sedangkan dalam hal ‘iklan’ bersifat komersial.
2. ‘Propaganda’ mencapai tujuannya dengan meracuni pikiran publik sementara ‘iklan’ tidak jahat dalam pendekatannya.
3. Identitas seorang propagandis tidak diketahui tetapi dalam hal ‘iklan’ diketahui.
4. ‘Propaganda’ tidak membuat perbedaan antara individu dalam mengirimkan pesan, sedangkan iklan.
5. Klaim propagandis tidak dapat dengan mudah diuji sedangkan klaim pengiklan dapat diuji.
6. Semua ‘iklan’ adalah propaganda tetapi semua ‘propaganda’ bukanlah iklan.