Mekanisme Vendor Rating Departemen Pembelian: Faktor. Contoh Dan Konsep

Mekanisme Peringkat Vendor Departemen Pembelian: Faktor, Contoh, dan Konsep!

Departemen pembelian harus memiliki mekanisme evaluasi Vendor. Peringkat vendor penting akan diketahui tetapi banyak peringkat vendor sedang dan kecil tidak akan diketahui oleh memori. Aktivitas pemeringkatan lebih penting dalam persyaratan komponen besar seperti (a) Perakitan mesin (b) Perakitan barang elektronik seperti TV, komputer, Audio, dan (c) Barang konsumen seperti lemari es, mesin cuci, mixer, dll.

Dalam operasi perakitan bahkan jika sekrup tidak tersedia, pengiriman ribuan barang setengah jadi akan ditahan. Akhirnya jika karton pengepakan tidak diterima tepat waktu, semua persediaan yang telah selesai akan menganggur, menghalangi ruang penyimpanan dan uang.

Empat kategori A (sangat baik), B (sangat baik), C (baik) dan D (rata-rata) dapat dibuat. Tidak boleh ada yang kurang dari rata-rata karena sumber tersebut akan dihapus. Untuk memberikan empat kategori A, B, C, D ini harus ada metode umum. Peringkat harus memiliki kompetisi yang sehat dan peningkatan di antara vendor.

Beberapa perusahaan lebih suka melakukan peringkat vendor hanya untuk item kelas A dan beberapa melakukannya untuk item kelas A & B. Karena item kelas C memiliki nilai rendah dan nilai konsumsi tahunan rendah, peringkat tersebut dianggap tidak terlalu penting. Untuk bahan bernilai tinggi dan nilai konsumsi tahunan tinggi, ini sangat penting.

Faktor Peringkat:

1. Kualitas:

Persentase penolakan dalam batch pasokan tren peningkatan dan bagaimana perbandingannya dengan vendor setara atau vendor untuk bahan yang sama dalam kriteria panduan.

2. Jumlah:

Ini berkaitan dengan pemeliharaan jadwal pengiriman dan perbandingan dengan sumber yang setara. Di sini juga persentase dapat dihitung berdasarkan kuantitas yang ditawarkan terhadap kuantitas sesuai jadwal dan memberikan gambaran keandalan sesuai jadwal.

3. Harga:

Harga adalah kasus di mana daftar yang sebanding dibuat, berdasarkan peringkat ini dapat diberikan.

4. Fasilitas:

Fasilitas seperti mesin, bangunan, perkakas, alat ukur, tata letak, penyimpanan, dll. memberikan gambaran tentang pemeliharaan dan kemampuan yang lebih baik dan karenanya, seorang insinyur pembelian yang berpengalaman dapat memberikan peringkat.

5. Sumber Daya Manusia:

Kualitas, pengalaman, eksposur, kemampuan karyawan untuk menyesuaikan diri dengan proses baru dan perawatan kualitas akan memungkinkan untuk memutuskan peringkat.

6. Manajemen:

Minat, keseriusan, kerja sama, dan kepedulian manajemen puncak/pemilik untuk menghadiri pesanan memungkinkan penilaian yang benar.

7. Posisi Keuangan:

Ini sangat penting untuk pembelian bahan baku, pembayaran upah dan menahan fasilitas kredit pelanggan.

8. Penyesuaian:

Kemampuan untuk menyesuaikan kembali dengan persyaratan yang berubah, mempercepat dan menangani beban ekstra, dll. membawa lebih banyak bobot.

9. Progresif:

Vendor harus progresif untuk meningkatkan kualitas, teknologi, dan meningkatkan volume bisnis dan menjaga hubungan baik dengan semua yang terkait dengan kegiatan bisnis.

10. MIS:

Vendor harus melacak berbagai harga, masalah, peluang pesanan baru dan waspada serta secara aktif menyesuaikan diri dengan perubahan yang akan datang.

Insinyur pembelian dapat memberikan nilai A, B, C, D untuk sepuluh faktor berbeda yang dijelaskan di atas. Untuk memberikan satu nilai per vendor, manajer pembelian harus memberi bobot lebih pada usia kualitas, jadwal pengiriman dan harga serta memberikan peringkat.

Misalnya, dari sepuluh kategori jika vendor mendapat ‘A’ dalam enam kategori dan B&C di kategori lain, kriteria untuk nilai total harus A. Dalam hal apa pun kriterianya harus memberi bobot lebih pada usia kualitas, pengiriman dan harga dan kurang lebih nilai yang diberikan pada ketiganya akan menjadi nilai totalitas. Oleh karena itu, pengalaman dan penilaian manajer pembelian lebih bermakna daripada sekadar statistik.

Peringkat tidak permanen atau berulang. Dalam peringkat tahunan satu yang ‘A; nilai selama tiga tahun bisa turun menjadi B, C atau keluar dari daftar dan sebaliknya. Hal ini disebabkan oleh situasi dinamis seperti perubahan Kemitraan, penjualan perusahaan, penggabungan, krisis keuangan, sengketa hukum, penyebab lingkungan dan alam, kematian atau pengunduran diri eksekutif atau pemilik penting, dll. Situasi ini (satu atau lebih) memang terjadi setelah beberapa waktu dan akan mempengaruhi kegiatan usaha. Departemen pembelian harus setiap tahun memverifikasi dan mengubah nilai (peringkat) yang sesuai.

Saat berbicara tentang peringkat vendor, sangat penting untuk mengetahui bahwa evaluasi adalah proses dua arah. Vendor juga mengevaluasi perusahaan pembeli, pertumbuhannya, sikap terhadap karyawan dan vendor, citra keseluruhan, dll. Betapapun bagusnya vendor, tidak akan membantu kecuali jika perusahaan pembeli juga berstandar tinggi untuk mendapatkan nilai ‘A’ dari vendor.

Ada banyak perusahaan besar seperti Mysore Kirloskar Ltd., Harihar, Kirlosker AAF Ltd., Bangalore, Kirloskar Electric Co. Ltd., Bangalore, ACC Babcok Ltd. (Sekarang Alston Ltd.) Shahabad, NGEF Ltd., Bangalore, Mysore Lamps Ltd., Bangalore, GKW Ltd., Bangalore, dll. secara bertahap tidak disukai dan dimasukkan daftar hitam oleh vendor mereka. Sebagian besar perusahaan ini bekerja jauh di bawah kapasitas mereka atau tidak bekerja sama sekali. Ini sama baiknya dengan mengatakan bahwa ‘Vendor SSI lebih terpelajar dan berbakat daripada unit pembelian besar’.

Contoh Penilaian Vendor:

Tentukan peringkat vendor untuk data berikut dari tiga perusahaan X, Y, Z. Bobotnya adalah Kualitas – 50%, Harga – 20%, Pengiriman – 20%, Sistem TQM – 10%

Tabel 4.1: Contoh peringkat vendor:

Detail Layanan	Perusahaan X	Perusahaan Y	Perusahaan Z
Jumlah total yang disediakan	100 No.	90 No.	80 No.
Jumlah total diterima	95 No.	88 No.	76 No.
Harga satuan barang	Rp.10.00	Rp 9,80	Rp.10.20
Pengiriman diharapkan sesuai PO	4 minggu	4 minggu	4 minggu
Pengiriman diatur	5 minggu	4-5 minggu	6 minggu
Perawatan diambil untuk sistem TQM	75%	80%	70%

Penyelesaian:

(a) Peringkat Kualitas

95/ 100×100 98/90×100 76/ 80×100

= 95% = 97,8% = 95%

Kalikan dengan bobot 50%.

95 x 0,5 = 45,5%

97,8 x 0,5 = 48,9%

95 x 0,5 = 47,5%

(b) Rasio Harga Harga Terendah / Sederhana x 100

9,8 /10 x 100% = 98%

100%

9,8/ 10,2 x 100 = 96%

Kalikan dengan 20% bobot 98 x 0,2 = 19,6%

20%

96 x 0,2 = 19,2%

4 x 4,5/100 = 88,9%

4 x 6 100 = 66,7%

Kalikan dengan 20% bobot 16% 17,8% 13 ,3%

(d) Sistem TQM dengan bobot 10% = 7,5% = 8,0% =7,0%

Persentase peringkat total x=90,6%, y=94,7%, z=87%. Oleh karena itu, vendor y lebih disukai untuk penyediaan barang yang sedang dipertimbangkan.

Konsep Sistem:

Hari-hari perkiraan, aturan jempol dan keputusan berdasarkan pengalaman sekarang jauh berkurang. Hal ini disebabkan oleh semakin banyak pendidikan, perkembangan, inovasi, peningkatan teknologi dan peningkatan kesadaran akan manajemen pengetahuan. Oleh karena itu, konsep sistem dikembangkan untuk organisasi bisnis yang merupakan pendekatan sistematis untuk menyelesaikan tugas secara lebih efektif, efisien, dan ekonomis.

Pendekatan sistem adalah studi terorganisir untuk desain peralatan yang kompleks dan hal yang sama dapat diselesaikan dengan waktu, biaya, dan upaya yang lebih sedikit. Sistem memberi tahu cara mengelola pekerjaan atau cara menganalisis fenomena kompleks di bawah lingkungan yang berbeda. Pendekatan sistem lebih banyak dipraktikkan dalam industri rekayasa, infrastruktur di mana model prototipe dapat dibangun untuk mempelajari berbagai karakteristik yang relevan.

Sistem:

Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi yang beroperasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Suatu sistem mungkin merupakan unit pemrosesan yang menerima input tertentu dan melakukan beberapa tindakan untuk menghasilkan output, menjaga optimalisasi waktu-biaya. Input dapat berupa energi, materi, dan informasi.

Unit pemrosesan dapat diaktifkan dan dikendalikan oleh manusia dan mesin. Outputnya mungkin dalam bentuk produk, layanan atau informasi dan tujuannya mungkin untuk memaksimalkan output.

Beberapa contoh sistem adalah sebagai berikut:

(a) Organisasi industri adalah sistem dengan sub-sistem seperti produksi, pembelian, pemasaran, keuangan, dll.

(b) Transportasi adalah sistem dengan sub-sistem seperti transportasi jalan, kereta api, udara dan laut.

(d) Rumah sakit dengan sumber daya adalah suatu sistem yang masukannya meliputi obat-obatan, alat kesehatan, pasien dll, pengolahan melibatkan pekerjaan dokter, perawat dan obat-obatan dan keluarannya adalah bantuan kepada pasien.