Komunikasi yang efektif adalah bisnis yang baik dan sangat penting untuk keberhasilan suatu organisasi. Komunikasi terjadi ketika satu orang mentransfer informasi dan pemahaman kepada orang lain. Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang diikuti oleh penerima pesan dan reaksi atau tanggapannya diketahui oleh pengirim. Ini adalah proses dua arah. Mungkin tidak mungkin untuk mencapai komunikasi yang sempurna.
Langkah-langkah berikut dapat diambil untuk meminimalkan hambatan komunikasi dan membuatnya lebih efektif:
1. Kejelasan dan Kelengkapan:
Untuk berkomunikasi secara efektif, sangat penting untuk mengetahui ‘audiens’ untuk siapa pesan itu dimaksudkan. Pesan yang ingin disampaikan harus benar-benar jelas di benak komunikator karena jika Anda tidak memahami suatu ide, Anda tidak akan pernah bisa mengungkapkannya kepada seseorang. Pesan harus memadai dan sesuai dengan tujuan komunikasi. Tujuan komunikasi itu sendiri, harus didefinisikan dengan jelas.
2. Bahasa yang Tepat:
Untuk menghindari hambatan semantik, pesan harus diungkapkan dalam bahasa yang sederhana, singkat dan jelas. Kata-kata atau simbol yang dipilih untuk menyampaikan pesan harus sesuai dengan referensi dan pemahaman penerima.
3. Struktur Organisasi yang Baik:
Untuk mengefektifkan komunikasi, struktur organisasi harus sehat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Upaya harus dilakukan untuk memperpendek jarak yang harus ditempuh untuk menyampaikan informasi.
4. Orientasi Karyawan:
Karyawan harus diorientasikan untuk memahami tujuan, aturan, kebijakan, hubungan otoritas, dan operasi perusahaan. Ini akan membantu untuk memahami satu sama lain, meminimalkan konflik dan distorsi pesan.
5. Mendengarkan dengan Empati dan Hindari Evaluasi Dini:
Untuk berkomunikasi secara efektif, seseorang harus menjadi pendengar yang baik. Atasan harus mengembangkan kebiasaan mendengarkan dengan sabar dan menghindari evaluasi komunikasi yang terlalu dini dari bawahan mereka. Ini akan mendorong aliran bebas komunikasi ke atas.
6. Motivasi dan Saling Percaya:
Pesan yang akan dikomunikasikan harus dirancang untuk memotivasi penerima untuk mempengaruhi perilakunya untuk mengambil tindakan yang diinginkan. Rasa saling percaya dan percaya diri harus dibangkitkan untuk mempromosikan aliran informasi yang bebas.
7. Perilaku Konsisten:
Untuk menghindari kesenjangan kredibilitas. manajemen harus memastikan bahwa tindakan dan perbuatan mereka sesuai dengan komunikasi mereka.
8. Penggunaan Grapevine:
Grapevine atau saluran komunikasi informal membantu meningkatkan keputusan manajerial dan membuat komunikasi lebih efektif. Dengan demikian, saluran komunikasi formal harus dilengkapi dengan penggunaan selentingan.
9. Umpan balik:
Komunikasi tidak lengkap kecuali tanggapan atau reaksi penerima pesan diperoleh oleh komunikator. Efektivitas komunikasi dapat dinilai dari umpan balik. Oleh karena itu, umpan balik harus didorong dan dianalisis.
10. Gerakan dan Nada:
Cara Anda mengatakan sesuatu juga sangat penting bersama dengan pesan untuk gerakan seperti kedipan mata, senyuman atau jabat tangan, dll., Terkadang menyampaikan lebih banyak makna daripada kata-kata yang diucapkan atau ditulis. Jadi, seseorang harus memiliki ekspresi wajah, nada, gerak tubuh dan suasana hati yang sesuai, dll. untuk membuat komunikasi menjadi efektif.
