Pentingnya pengendalian manajemen dapat ditunjukkan dengan membuat daftar manfaat penting dari fungsi pengendalian berikut ini:
Fungsi Pengendalian membantu manajemen dalam berbagai cara. Manajer dapat mengukur kinerja aktual dan membimbing menuju pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya hanya jika sistem pengendalian mutakhir dan efektif. Ini membantu organisasi dalam mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.
1. Asuransi terhadap kinerja yang mengecewakan:
Kontrol manajerial bertindak sebagai asuransi terhadap risiko ketidaksesuaian kinerja aktual dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Fungsi pengendalian memiliki nilai asuransi yang besar karena sebagian besar menghilangkan risiko ketidaksesuaian kinerja aktual dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Ini mengatur operasi sedemikian rupa untuk memastikan pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini dilakukan dengan meninjau kemajuan pekerjaan secara terus menerus untuk membuat penyesuaian yang diperlukan dalam operasi.
2. Fasilitas Koordinasi:
Ini memfasilitasi koordinasi dengan menjaga kegiatan dan upaya rutin dalam batas-batas tetap mereka yang ditetapkan oleh tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dan memandu setiap anggota organisasi untuk bergerak menuju tujuan bersama melalui arahan yang terkoordinasi. Ini menyediakan komunikasi horizontal antara rantai komando melalui kontak silang langsung dengan menentukan ‘siapa yang membutuhkan informasi apa’.
Ini memungkinkan para manajer untuk mengawasi pekerjaan sampai selesai dengan sukses dan untuk memastikan bahwa kinerja teratur terjadi di setiap bagian atau unit dari seluruh perusahaan. Berbagai alat dan perangkat kontrol memungkinkan manajemen untuk menghindari pemborosan waktu, uang, dan upaya.
3. Dasar untuk tindakan di masa mendatang:
Aliran informasi kontrol yang berkesinambungan antara proyek kerja menjaga perencanaan jangka panjang di jalur yang tepat. Ini memberikan gambaran yang benar tentang sifat tindakan korektif yang diperlukan dengan memungkinkan manajemen membuat evaluasi yang tepat atas hasil akhir penyelesaian pekerjaan.
Evaluasi semacam itu memberikan fakta dan informasi yang diperlukan untuk mengambil tindakan korektif dan memodifikasi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan yang sesuai di masa depan. Ini memungkinkan manajemen untuk mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk memeriksa pengulangan kesalahan di masa depan.
Ini, dengan kata lain, berarti bahwa sistem pengendalian memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang tepat mengenai jenis tindakan tindak lanjut yang diperlukan untuk keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Seperti pendapat Ierome, “Kontrol diperlukan baik untuk menyederhanakan pembuatan keputusan selanjutnya maupun untuk memastikan realisasi tujuan yang tersirat dalam keputusan kebijakan jangka panjang asli.”
4. Perpanjangan Desentralisasi:
Tidak mungkin untuk memperluas batas desentralisasi tanpa kontrol yang memadai. Sistem kendali modern memungkinkan manajemen puncak untuk memperluas batas desentralisasi tanpa kehilangan kendali tertinggi di seluruh organisasi.
Penerapan prinsip pengendalian diri serta manajemen dengan pengecualian dalam manajemen perusahaan memungkinkan manajemen puncak untuk menemukan waktu yang cukup untuk berkonsentrasi pada perencanaan dan pengendalian secara keseluruhan tanpa perlu memikirkan detail kecil dan tidak diinginkan.
Setiap kali bawahan harus mengambil keputusan penting yang mempengaruhi perusahaan secara serius, manajemen puncak dapat melembagakan praktik pengendalian persetujuan pra-tindakan. Singkatnya, kontrol manajemen modern memungkinkan manajemen untuk menjaga kontrol di tangannya dengan alat yang cukup untuk menilai apakah otoritas digunakan dengan benar di bawah pengaturan desentralisasi yang memungkinkan penyebaran otoritas pengambilan keputusan di seluruh organisasi.
5. Deteksi tepat waktu atas kelemahan manajerial dan penyimpangan yang signifikan:
Fungsi kontrol manajemen mengungkapkan dan memberi umpan balik informasi yang diperlukan untuk menunjukkan kelemahan manajerial dan menghilangkannya dengan tindakan perbaikan. Ini menyederhanakan fungsi pengawasan dengan—
(i) dengan benar dan segera menunjukkan penyimpangan yang signifikan
(ii) mengawasi bawahan
(iii) dengan membawa disiplin di antara mereka
Namun, manajemen mungkin tidak dapat menyembuhkan semua kasus ketidakjujuran yang menjadi kebiasaan dengan bantuan pengendalian manajemen. Namun, akan dicap sembrono, jika mengabaikan kebutuhan untuk menertibkan dan disiplin di antara anggota organisasi melalui proses kontrol yang efektif.
Seperti pendapat McFarland, sementara kontrol tidak dapat menyembuhkan kebiasaan ketidakjujuran dalam semua kasus, manajemen tidak bertanggung jawab jika tidak melakukan upaya yang wajar untuk memberikan ketertiban dan disiplin di antara karyawannya melalui proses kontrol yang efektif.” Dalam menjalankan fungsi manajerial rutinnya, manajemen pasti dapat menemukan titik lemah dengan sangat cepat dengan bantuan sistem kontrol yang baik dan dapat berpikir untuk memperluas rentang kendali di semua tingkatan.
Kekurangan Kontrol:
Meskipun kebutuhan dan pentingnya fungsi pengendalian manajemen telah meningkat karena berbagai kelebihannya yang telah dibahas di atas, hal tersebut dapat mengalami kekurangan berikut terutama ketika manajemen gagal memenuhi persyaratan dasar yang dianggap sebagai esensi dari suatu organisasi yang sehat. dan sistem kontrol yang efektif.
(1) Kurangnya standar yang memuaskan:
Kegiatan tertentu yang melibatkan kinerja tidak berwujud seperti hasil pengembangan manajemen, hubungan manusia, hubungan masyarakat, penelitian, dll., tidak dapat secara akurat ditunjukkan oleh standar yang telah ditentukan sebelumnya. Ini karena kegiatan-kegiatan seperti itu berkaitan dengan perilaku manusia tidak memungkinkan untuk mengukur output mereka dan mengidentifikasi tingkat pencapaian mereka dan dengan demikian tidak ada standar yang memuaskan yang dapat ditetapkan.
(2) Kurangnya kesempurnaan dalam pengukuran:
Selain masalah yang terlibat dalam penetapan standar yang tepat dalam hal kegiatan yang melibatkan kinerja tidak berwujud, mereka juga memperumit tugas mengukur hasil evaluasi secara kuantitatif atau kualitatif.
(3) Kekurangan dalam tindakan korektif:
Manajemen menemukan beberapa masalah ketika mereka mencoba mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk menghindari terulangnya kesalahan tersebut.
Contoh penting adalah:
(i) perubahan mendadak dalam kondisi operasi bisnis karena kekuatan eksternal yang berada di luar kendali manajemen
(ii) kemungkinan dengan meloloskan penyimpangan kecil tertentu dalam organisasi atas dasar kemanfaatan praktis, kurangnya otoritas dan tidak adanya informasi yang tepat waktu dan sebagainya. Masalah seperti itu dapat membuat tindakan korektif menjadi tidak relevan sifatnya.
(4) Oposisi dari bawahan:
Karena kontrol manajemen mengganggu tindakan dan pemikiran individu mereka, bawahan mungkin menentang uji coba perangkat kontrol tertentu. Mungkin, mereka mungkin tidak melakukannya dalam hal fungsi manajemen lainnya.
Tekanan kerja yang dipaksakan melalui pengendalian dapat mengakibatkan
(i) penurunan kualitas pekerjaan
(ii) upaya untuk mengabaikan tujuan jangka panjang demi tujuan jangka pendek
(iii) menghindari kecaman melalui pemalsuan laporan
(iv) upaya menutup-nutupi inefisiensi melalui praktek-praktek yang meragukan dan sebagainya
Singkatnya, sistem kontrol yang sifatnya sangat dekat dan sangat rinci sering dapat menciptakan efek yang lebih buruk di antara manajer tingkat bawah. Singkatnya, meskipun fungsi pengendalian manajerial menderita dari beberapa keterbatasan ini, manajemen pasti dapat mengatasi sebagian besar dari mereka jika beberapa prinsip penting yang dianggap sebagai persyaratan dasar atau hakiki dari sistem pengendalian suara (yang telah kita bahas sebelumnya) dipatuhi dengan cermat oleh manajemen.
Hanya karena ada kemungkinan beberapa keterbatasan ini mengurangi kemanjuran teknik kontrol, tidak ada manajemen yang dapat berpikir untuk sepenuhnya menghilangkan fungsi kontrol. Faktanya, Pengendalian Manajerial merupakan fungsi manajemen yang terakhir, tetapi yang paling penting.
