Elemen-elemen berikut sangat penting untuk pengoperasian sistem kontrol:
1. Perencanaan:
Perencanaan dan pengendalian memiliki hubungan yang erat satu sama lain. Perencanaan tanpa kendali tidak ada artinya dan kendali tanpa perencanaan adalah buta. Perencanaan memberikan dasar untuk pengendalian. Kendali mengungkap semua kemacetan pada kinerja kerja dan beroperasi sebagai penunjuk langsung ke kebutuhan situasi.
Hal ini, dengan demikian erat kaitannya dengan fungsi perencanaan manajer. Kontrol adalah hasil dari rencana, tujuan, atau kebijakan tertentu. Dengan demikian, perencanaan menawarkan dan mempengaruhi kontrol. Rencana yang disusun dengan baik menjadi elemen penting dalam membawa kontrol yang efektif.
2. Tindakan:
Kontrol menyiratkan tindakan apa yang dapat diambil untuk memperbaiki variasi yang mungkin terjadi antara standar dan hasil aktual. Tentu saja, itu harus berperan sebagai pemadam kebakaran yang bergerak hanya ketika api benar-benar terjadi.
Tetapi penyimpangan dapat terjadi terlepas dari bimbingan terbaik dari manajer. Dalam situasi seperti itu, manajer harus cepat bertindak. Dia harus cepat tidak hanya dalam mengidentifikasi penyimpangan, tetapi juga dalam memperbaikinya. Dengan demikian, kontrol berarti tindakan untuk memperbaiki variasi atau tindakan untuk mencegah penyimpangan tersebut di masa depan.
3. Pendelegasian wewenang:
Pendelegasian wewenang semata-mata berarti pemberian wewenang/kekuasaan kepada bawahan untuk bekerja dalam batas-batas yang ditentukan. Kontrol menyiratkan otoritas untuk mendapatkan kinerja dan mendeteksi penyimpangan dan juga untuk mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
Seorang manajer tidak dapat melakukan pengendalian tanpa wewenang yang memadai. Dia harus mengontrol operasi yang dilakukan dengan mengambil tindakan dan tindakan dapat diambil dalam batas-batas otoritas. Kebijakan pendelegasian terbaik adalah pencocokan tanggung jawab dan otoritas. Ini menunjukkan bahwa seorang manajer harus memiliki otoritas yang sesuai dibandingkan dengan tanggung jawabnya.
4. Informasi:
Untuk pengendalian yang efektif, harus ada arus informasi yang cepat kepada manajer. Setiap manajer dalam organisasi harus memiliki informasi yang memadai tentang kinerjanya, standarnya, dan bagaimana dia berkontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi. Sistem komunikasi kepada manajer disebut “umpan balik”.
Umpan balik yang efektif membantu manajer untuk mengetahui di mana dan kapan penyimpangan dari rencana apa pun telah terjadi. Dia kemudian dapat memulai tindakan korektif yang cepat. Ketepatan dalam pelaporan sangat penting untuk tindakan perbaikan yang cepat.
Tujuan atau maksud pengendalian:
Berbagai tujuan pengendalian dibahas di bawah ini:
- Untuk mengetahui apa yang sedang terjadi atau apa yang sebenarnya terjadi di perusahaan;
- Menjamin bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya, dan hasil yang diinginkan tercapai;
- Meningkatkan efisiensi operasi dengan meminimalkan tindakan yang tidak relevan dan boros;
- Memutuskan tindakan korektif, jika ada, yang diperlukan untuk pencapaian tujuan dengan waktu, tenaga dan biaya yang minimum; dan
- mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan usaha.
