Beberapa prinsip utama manajemen Fayol adalah sebagai berikut: 1. Pembagian Kerja 2. Wewenang dan Tanggung Jawab 3. Disiplin 4. Kesatuan Komando 5. Kesatuan Arah 6. Subordinasi Kepentingan Individu terhadap Kepentingan Umum 7. Remunerasi Personil 8 Sentralisasi 9. Rantai Skalar 10. Ketertiban 11. Ekuitas 12. Stabilitas Kepemilikan 13. Inisiatif 14. Esprit de Corps (Persatuan adalah Kekuatan).
1. Pembagian Kerja:
Prinsip ini menyiratkan bahwa setiap karyawan harus ditugaskan hanya satu jenis pekerjaan sehingga menghasilkan spesialisasi dalam setiap aktivitas. Fayol menerapkan prinsip pembagian kerja atau spesialisasi baik kegiatan manajerial maupun teknis. Dia mengamati bahwa spesialisasi milik tatanan alam.
Pembagian kerja cenderung meningkatkan efisiensi. Ini membantu untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga yang disebabkan oleh perubahan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Namun bila dilakukan terlalu jauh, hal itu menyebabkan hilangnya keterampilan dan keahlian karyawan, dan membuat pengangguran menjadi monoton dan kurang menarik. Karena pembagian kerja membuat pekerjaan kurang memuaskan, praktik manajemen dewasa ini memberikan pemikiran yang serius terhadap kemungkinan perluasan pekerjaan sebagai alat kepuasan kerja.
2. Wewenang dan Tanggung Jawab:
Wewenang adalah hak untuk memberi perintah kepada bawahan. Tanggung jawab berarti tugas yang diharapkan dilakukan oleh bawahan berdasarkan posisinya dalam organisasi. Tanggung jawab harus dinyatakan baik dalam hal fungsi atau dalam hal tujuan.
Ketika seorang bawahan diminta untuk mengendalikan kerja mesin, tanggung jawab dinyatakan dalam bentuk fungsi dan ketika seorang bawahan diminta untuk menghasilkan sejumlah produk tertentu, tanggung jawab dibuat dalam bentuk tujuan.
“Harus ada keseimbangan kewenangan dan tanggung jawab. Dengan kata lain, wewenang dan tanggung jawab harus memiliki hubungan logis satu sama lain. Otoritas yang cukup harus didelegasikan kepada bawahan untuk memungkinkan dia melaksanakan tugasnya. Jika wewenang kurang, maka bawahan tidak akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Jika dia diberi wewenang berlebihan, dia mungkin menyalahgunakan wewenangnya.
3. Disiplin:
Disiplin berarti mendapatkan kepatuhan terhadap aturan dan peraturan organisasi. Menurut Fayol, disiplin adalah kepatuhan, penerapan, energi, dan tanda penghormatan lahiriah. Disiplin diperlukan untuk kelancaran jalannya organisasi. Pemeliharaan disiplin dalam organisasi tergantung pada kualitas kepemimpinan, pengaturan yang jelas dan adil serta penerapan sanksi yang bijaksana.
Menurut Fayol, disiplin paling baik dapat dipertahankan dengan:
(i) Memiliki atasan yang baik pada semua tingkatan;
(ii) Menyepakati perjanjian (baik dengan individu karyawan atau dengan serikat pekerja, tergantung kasusnya) yang sejelas dan seadil mungkin;
(iii) Memastikan bahwa hukuman dijatuhkan secara bijaksana.
4. Kesatuan Komando:
Seorang bawahan harus menerima perintah dari satu atasan saja. Jika dia menerima perintah dari lebih dari satu atasan, dia tidak akan bisa melaksanakan perintah dengan baik. Fayol mengamati bahwa jika prinsip ini dilanggar, otoritas akan dirusak, disiplin akan terancam, ketertiban akan terganggu dan stabilitas akan terancam. Perintah ganda adalah sumber permanen konflik. Oleh karena itu, dalam setiap organisasi, setiap bawahan harus memiliki satu atasan yang perintahnya harus dipatuhi.
Keinginannya akan membantunya mencapai manfaat berikut:
(i) Setiap bawahan akan menerima perintah yang jelas dari satu atasan saja. Ini akan meningkatkan kinerjanya.
(ii) Hubungan otoritas-tanggung jawab akan jelas bagi setiap orang.
(iii) Perintah dan instruksi dari setiap eksekutif akan dihormati. Akan mudah untuk memperbaiki tanggung jawab jika terjadi default.
(iv) Terciptanya hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan.
Pelanggaran terhadap asas kesatuan komando akan menimbulkan akibat sebagai berikut:
(i) Akan ada perintah dan instruksi yang tumpang tindih. ,
(ii) Seorang bawahan mungkin tidak dapat memuaskan dua atasan atau lebih. Hal ini dapat menimbulkan konflik dalam organisasi.
(iii) Bawahan mudah lari dari tanggung jawab.
(iv) Akan sangat sulit memelihara disiplin dalam organisasi.
5. Kesatuan Arah:
Dengan kesatuan arah yang dimaksud Fayol, “Satu unit dan satu rencana” untuk kelompok kegiatan yang memiliki tujuan yang sama. Dengan kata lain, semua kegiatan unit kerja atau kelompok harus diarahkan pada tujuan bersama. Ini akan mengarah pada koordinasi yang lebih baik dan membantu dalam manajemen perusahaan yang efektif.
Jika prinsip ini tidak diikuti, akan terjadi duplikasi usaha yang tidak perlu dan pemborosan sumber daya. Efisiensi organisasi juga akan terpengaruh secara negatif karena kurangnya keharmonisan usaha dari berbagai individu dan kelompok.
Perbedaan antara prinsip kesatuan komando dan kesatuan arah harus dipahami dengan jelas. Fayol menganggap kesatuan arah terkait dengan fungsi usaha bisnis secara keseluruhan, sedangkan kesatuan komando terkait dengan fungsi personel.
Kesatuan arah berarti satu kesatuan, satu rencana; dan unity of command berarti satu karyawan harus menerima perintah dari satu atasan saja. Kesatuan arah diperlukan untuk organisasi yang sehat sedangkan kesatuan komando diperlukan untuk memperbaiki tanggung jawab bawahan dan untuk menghindari konflik di perusahaan.
6. Subordinasi Kepentingan Individu terhadap Kepentingan Umum:
Perusahaan bisnis lebih unggul daripada karyawan individualnya. Kepentingan organisasi bisnis harus menang atas kepentingan pribadi individu. Prinsip ini menyerukan rekonsiliasi tujuan individu dengan tujuan organisasi.
Ketika kepentingan individu dan organisasi bertentangan, yang terakhir harus menang. Karyawan harus menundukkan kepentingan mereka di atas kepentingan umum perusahaan. Tujuan keprihatinan tidak boleh dikorbankan untuk mempromosikan kepentingan pribadi individu.
7. Remunerasi Personil:
Karyawan harus dibayar penuh untuk layanan mereka yang diberikan kepada perhatian. Metode remunerasi karyawan harus adil dan adil untuk semua orang. Sejauh mungkin, itu harus memberikan kepuasan kepada karyawan dan perhatian. Ini akan menciptakan hubungan yang harmonis dalam perusahaan dan membangun tenaga kerja dari karyawan yang bersaing.
8. Sentralisasi:
Fayol merujuk pada sentralisasi dalam konteks otoritas. Ini berarti pemusatan wewenang pada satu tempat atau pada satu tingkat dalam organisasi. Di sisi lain, desentralisasi berarti penyebaran otoritas ke tingkat yang lebih rendah dalam organisasi.
Menurut Fayol, persoalan sentralisasi dan desentralisasi adalah persoalan proporsi yang sederhana, persoalan mencari derajat optimum untuk kepentingan tertentu. Menurutnya, segala sesuatu yang meningkatkan pentingnya peran bawahan adalah desentralisasi dan yang menguranginya adalah sentralisasi.
Tingkat sentralisasi bervariasi dalam setiap kasus. Perusahaan kecil memiliki sentralisasi absolut karena perintah manajemen langsung ke bawahan. Tetapi dalam masalah besar, ada sedikit tingkat sentralisasi karena perintah seorang manajer melewati sejumlah perantara untuk mencapai karyawan operatif.
9. Rantai Skalar:
Rantai skalar adalah rantai atasan mulai dari kepala eksekutif atau otoritas tertinggi hingga level terendah dalam organisasi. Garis otoritas adalah rute yang diikuti melalui setiap tautan dalam rantai oleh semua komunikasi yang dimulai dari atau menuju otoritas tertinggi. Fayol merasa bahwa keluar dari rantai diperlukan untuk membuat komunikasi menjadi cepat dan efektif. Komunikasi harus dihubung pendek sejauh mungkin.
Prinsip rantai skalar mengakui perlunya otoritas formal dalam organisasi. Ini memiliki keuntungan sebagai berikut:
(i) Akan ada kesatuan komando dalam organisasi dan tidak akan ada kebingungan atas rangkap dua. Setiap anggota akan tahu di bawah siapa dia bekerja dan perintah siapa yang harus dia patuhi.
(ii) Pendelegasian wewenang, yang penting untuk pengorganisasian, difasilitasi.
(iii) Rantai skalar menetapkan saluran yang akan dilalui komunikasi.
Kerugian utama dari rantai skalar adalah komunikasi memakan waktu terlalu lama karena urutan datang dari tingkat atas ke bawah dalam rantai. Rantai skalar tidak boleh kaku. Harus ada ketentuan untuk hubungan arus pendek rantai.
Ini akan memungkinkan komunikasi cepat dan tindakan cepat seperti yang ditunjukkan pada gambar. Fayol menyebutnya ‘papan gang’ yang ditunjukkan oleh garis putus-putus yang menghubungkan D dan O. Papan gang memungkinkan hubungan langsung antara dua karyawan dari departemen yang berbeda dan dengan demikian memfasilitasi komunikasi yang cepat. Ini akan mengarah pada koordinasi yang lebih baik dengan menghilangkan rintangan dalam pertukaran informasi antara karyawan dari dua departemen yang berbeda.
Seperti yang disebutkan pada gambar di atas, ada dua tangga otoritas—satu dari M ke E dan lainnya dari S ke P. Jika D ingin berkomunikasi dengan O di bawah rantai skalar, informasi pertama-tama akan mengalir ke atas dari D ke S melalui C, B dan A, dan kemudian ke bawah dari S ke 0 melalui L, M dan N. Dengan demikian, komunikasi biasanya akan menjadi proses yang memakan waktu. Untuk memungkinkan tindakan cepat, D dan O harus diizinkan untuk bertukar informasi secara langsung dengan menggunakan papan gang.
Namun, Fayol berpendapat bahwa gang plank seharusnya tidak menjadi praktik yang biasa karena merusak garis otoritas yang telah ditetapkan. Tetapi jika diperlukan untuk menghindari penundaan dan distorsi, bawahan harus menggunakan papan gang.
10. Pesan:
Fayol berkata bahwa harus ada tempat untuk segalanya dan semua orang. Pada saat yang sama, segala sesuatu dan setiap orang harus berada di tempatnya masing-masing. Ini berarti “orang yang tepat di tempat yang tepat”. Dia percaya bahwa tatanan semacam ini “menuntut pengetahuan yang tepat tentang kebutuhan manusia dan sumber daya yang menjadi perhatian dan keseimbangan yang konstan antara kebutuhan ini”. Keseimbangan ini lebih sulit dalam organisasi yang lebih besar.
Untuk urutan yang tepat di setiap departemen, kepala departemen harus membagikan stasiun kerja dan alat khusus untuk setiap pekerja sehingga tidak ada kebingungan dalam organisasi. Demikian pula harus ada rak atau ruangan khusus untuk menyimpan bahan mentah, barang jadi, dll.
11. Ekuitas:
Karyawan harus diperlakukan dengan kebaikan dan kesetaraan jika pengabdian dan kesetiaan diharapkan dari mereka. Ekuitas tidak mengecualikan kekuatan dan ketegasan. Para manajer dalam organisasi harus berpengalaman baik hati sehingga dapat menangani bawahan dengan cara yang tepat. Mereka harus tidak memihak dan tidak boleh membeda-bedakan jenis kelamin, kasta, agama, dll.
Setiap bawahan harus mendapatkan perlakuan yang adil dalam hal reward atau punishment. Para manajer tidak boleh memberikan bantuan yang tidak semestinya kepada beberapa orang dan mengabaikan yang lainnya. Pekerja yang melakukan pekerjaan serupa harus dibayar dengan tingkat upah yang sama. Jika prinsip keadilan diikuti, para pekerja akan merasa senang karena mendapat perlakuan yang adil dari manajemen. Mereka juga akan termotivasi untuk bekerja lebih keras.
12. Stabilitas Kepemilikan:
Manajemen harus menghapus perasaan ketidakamanan pekerjaan dari benak personel. Jika pekerjaan seseorang tidak aman, dia akan mencari pekerjaan di tempat lain dan pekerjaannya tidak akan memuaskan. Selain itu, karyawan tidak boleh terlalu sering dirotasi pada pekerjaan yang berbeda karena diperlukan waktu yang cukup lama untuk mempelajari setiap pekerjaan.
Menurut Fayol, “Waktu diperlukan bagi seorang karyawan untuk membiasakan diri dengan pekerjaan baru dan berhasil melakukannya dengan baik, selalu dengan asumsi bahwa ia memiliki kemampuan yang diperlukan. Jika, ketika dia sudah terbiasa atau sebelum dia disingkirkan, dia tidak akan punya waktu untuk memberikan pelayanan yang berharga.” Jika prinsip ini diikuti, para pekerja akan merasa aman dan menunjukkan produktivitas yang lebih tinggi. Tetapi efek buruknya adalah para pekerja tidak akan mengembangkan berbagai keterampilan mereka yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang berbeda.
13. Inisiatif:
Fayol menginginkan agar bawahan diberi kesempatan untuk mengambil inisiatif dalam membuat dan melaksanakan rencana. Karyawan mendapatkan kepuasan ketika mereka diizinkan untuk mengambil inisiatif. Inisiatif di pihak mereka dapat menjadi sumber kekuatan organisasi yang besar.
14. Esprit de Corps (Persatuan adalah Kekuatan):
Secara harfiah, ungkapan esprit de corps berarti semangat kesetiaan dan pengabdian yang mempersatukan anggota kelompok. Itu juga berarti menghargai kehormatan kelompok yang menjadi miliknya. Fayol memanggil personel yang bersangkutan. Keharmonisan antar personel merupakan sumber kekuatan, persatuan antar personel dapat terwujud melalui komunikasi dan koordinasi yang baik.
Fayol memperingatkan terhadap dua musuh esprit de corps, yaitu,
(i) memecah belah dan menguasai, dan
(ii) penyalahgunaan komunikasi tertulis. Akan berbahaya bagi perusahaan untuk memecah belah pekerjanya. Mereka sebaiknya dilas dalam kelompok kerja yang kohesif dan sangat berinteraksi.
Ketergantungan yang berlebihan dalam komunikasi tertulis juga cenderung mengganggu semangat tim. Komunikasi tertulis, jika perlu, harus selalu dilengkapi dengan komunikasi lisan karena kontak tatap muka cenderung mendorong kecepatan, kejelasan, dan harmoni.
