Setelah membaca artikel ini dapat mempelajari tentang : 1. Pengertian Sekretaris Perusahaan 2. Kualifikasi Sekretaris 3. Fungsi dan Tugas Sekretaris Perusahaan.
Definisi Sekretaris Perusahaan:
Sekretaris Perusahaan berarti “orang yang menjadi anggota Institut Sekretaris Perusahaan India”. [Detik. 2(i) (c) Undang-Undang Sekretaris Perusahaan, 1980],
Menurut Bagian 2(45) Undang-Undang Perusahaan, 1956, “Sekretaris berarti setiap individu yang memiliki kualifikasi yang ditentukan, yang ditunjuk untuk melakukan tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris berdasarkan Undang-Undang ini dan tugas-tugas kementerian atau administratif lainnya”.
Status resmi:
Undang-Undang Perusahaan, 1956, membebankan kewajiban hukum tertentu pada sekretaris perusahaan tetapi undang-undang tidak menentukan posisinya yang tepat. Dari sifat fungsi yang dilakukan oleh seorang sekretaris, kita dapat mengetahui tentang kedudukan hukum seorang Sekretaris Perusahaan. Menurut hukum negara, seorang sekretaris hanyalah seorang hamba perusahaan yang bekerja di bawah kendali penuh Direksi perusahaan.
Dia akan melaksanakan perintah yang diberikan kepadanya oleh Direksi. Namun sejak penghakiman Lord Esher pada tahun 1887, semuanya telah berubah. Kedudukan hukum Sekretaris Perusahaan telah berubah total. Hari ini seorang sekretaris menempati posisi yang sangat penting dalam pengaturan administrasi perusahaan. Dia adalah pejabat perusahaan dengan tugas dan tanggung jawab yang luas.
Ia bukan lagi seorang pegawai biasa. Dia secara teratur membuat representasi atas nama perusahaan dan membuat kontrak atas nama perusahaan yang datang dalam menjalankan bisnis perusahaan sehari-hari, sedemikian rupa sehingga dia dapat dianggap memiliki wewenang untuk melakukan hal-hal seperti itu atas nama perusahaan. perusahaan.
Companies Act juga menganggapnya sebagai pejabat utama perusahaan yang secara pribadi bertanggung jawab untuk mengajukan berbagai pengembalian kepada Panitera Perusahaan. Status hukum sekretaris sudah digambarkan sebagai abdi perusahaan tetapi jabatan sebenarnya jauh lebih banyak dari abdi perusahaan.
Adalah tugas Sekretaris Perusahaan untuk melaksanakan keputusan kebijakan Direksi. Dia memainkan peran penting dalam pekerjaan administrasi perusahaan. Sebagai seorang pria di tempat dia harus mengambil keputusan cepat pada banyak hal rutin. Sebagai Chief Executive Officer Perseroan, beliau memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap Direksi dan memberikan nasihat yang berharga dalam pengambilan kebijakan Direksi.
Karena Direksi sangat sibuk dengan perkembangan bisnis, mereka tidak punya waktu untuk berurusan dengan pemegang saham, staf, dan publik. Sekretaris mengkomunikasikan keputusan Direksi kepada staf, pemegang saham dan publik. Di sini sekretaris adalah petugas penghubung antara Direktur dan lainnya.
Karena sekretaris memiliki pengetahuan yang baik tentang Undang-Undang Perusahaan, Dewan Direksi meminta nasihat ahli darinya. Sekretaris harus mengadakan dan memimpin semua rapat perusahaan. Dia akan menyiapkan agenda dan mengirimkan pemberitahuan kepada semua yang berkepentingan dan membantu Ketua rapat dalam melakukan rapat.
Direksi bertindak sebagai otak perusahaan karena mereka membingkai kebijakan perusahaan. Namun dalam membingkai keputusan kebijakan perusahaan Direksi harus sangat bergantung pada sekretaris. Benar dikatakan bahwa Direktur adalah otak perusahaan, sekretaris adalah telinga, mata, dan tangannya.
Kualifikasi Sekretaris:
Sejak amandemen Undang-Undang Perusahaan pada tahun 1994, hanya orang yang memiliki kualifikasi tertentu yang dapat ditunjuk sebagai sekretaris perusahaan. Selain kualifikasi undang-undang, ia juga harus memiliki kualifikasi lain yang mungkin diperlukan untuk menjalankan urusan perusahaan.
Kualifikasi Hukum:
Menurut Pasal 2(45) Undang-Undang Perusahaan tahun 1956, sebagaimana diubah pada tahun 1974, Sekretaris Perusahaan harus memiliki kualifikasi yang ditentukan oleh Pemerintah Pusat. dari waktu ke waktu.
Kualifikasi sebagaimana ditentukan oleh Peraturan Perusahaan (Kualifikasi Sekretaris) 1975, untuk Sekretaris Perusahaan adalah:
(a) Dalam hal perusahaan memiliki modal saham disetor sebesar Rs. 50 lakh atau lebih, Sekretaris harus menjadi anggota Institut Sekretaris Perusahaan India yang tergabung dalam Companies Act, 1956, dan berlisensi di bawah Sec. 25 UU itu. Seseorang yang menjadi anggota Institute of Chartered Secretaries of London juga berhak untuk ditunjuk sebagai Sekretaris perusahaan tersebut.
(b) Dalam hal perusahaan lain, satu atau lebih kualifikasi berikut harus dimiliki oleh Sekretaris:
(i) Kualifikasi yang ditentukan dalam klausa (a) di atas;
(ii) Gelar sarjana hukum yang diberikan oleh universitas mana pun .
(iii) Keanggotaan Institute of Chartered Accountants of India.
(iv) Keanggotaan Institut Akuntan Biaya dan Pekerjaan India.
(v) Gelar pasca sarjana atau diploma dalam Manajemen yang diberikan oleh universitas mana pun atau Institut Manajemen India.
(vi) Gelar pasca sarjana adalah Perdagangan yang diberikan oleh universitas mana pun.
(vii) Ijazah Hukum Perusahaan yang diberikan oleh Institut Hukum India mana pun.
Kualifikasi lainnya:
Untuk menjadi Sekretaris Perusahaan, kualifikasi hukum saja tidak cukup.
Sekretaris Perusahaan juga harus memiliki kualifikasi khusus sebagai berikut:
- Pengetahuan tentang Hukum Perusahaan:
Sekretaris harus mengetahui ketentuan terperinci dari Companies Act dan implikasinya. Dia harus memiliki pengetahuan tentang aturan pertemuan.
- Pengetahuan tentang Hukum Perdagangan:
Sebagian besar perusahaan menjalankan bisnis mereka sebagai perusahaan mercan tile dan harus bertindak sesuai dengan ketentuan yang berbeda dari Hukum Perdagangan termasuk Undang-Undang Kontrak, Undang-Undang Penjualan Barang, Undang-Undang Instrumen Negosiasi, Undang-Undang MRTP, Undang-Undang Asuransi dll.
Perusahaan juga menghadapi masalah tenaga kerja, merek dagang, paten, hak cipta dan sebagainya. Oleh karena itu, Sekretaris harus memiliki pengetahuan yang baik tentang Undang-Undang Ketenagakerjaan, Undang-Undang Pabrik, Undang-Undang ESI, Undang-Undang Perdagangan dan Paten, Undang-Undang Hak Cipta dan Merek Dagang.
- Pengetahuan Ekonomi:
Untuk menangani masalah ekonomi perusahaan, Sekretaris harus memiliki pengetahuan yang baik tentang Ekonomi—teoritis dan praktis—pasar uang umum, pasar modal dan lembaga keuangan.
- Pengetahuan Umum:
Sekretaris harus memiliki pengetahuan umum yang baik. Dia harus memiliki pengetahuan menyeluruh tentang kondisi sosial, politik dan ekonomi negara.
- Sekretaris harus cerdas, tidak memihak, ber-IQ tinggi, berakal sehat, dan berkepribadian ramah.
Janji temu:
Sekretaris Utama suatu perusahaan pada umumnya ditunjuk oleh promotor dan namanya dapat disebutkan dalam Anggaran Dasar. Jika Sekretaris Pertama diangkat kemudian, hal itu harus dilakukan oleh Direksi dengan mengeluarkan keputusan dalam rapat mereka. Syarat dan ketentuan pengangkatan harus disebutkan dalam keputusan rapat Dewan. Seorang Direktur juga dapat diangkat sebagai Sekretaris.
Pemecatan:
Sekretaris adalah abdi perusahaan dan pemberhentiannya diatur menurut hukum yang berlaku bagi tuan dan abdi. Sekretaris biasanya dapat diberhentikan oleh Dewan Direksi. Dia dapat disingkirkan dengan cara berikut:
(i) Dengan memberikan pemberitahuan tertulis;
(ii) Pada saat berakhirnya masa kerja;
(iii) Dengan cara yang ditentukan oleh Anggaran Dasar perseroan.
Sekretaris juga dapat diberhentikan tanpa pemberitahuan untuk:
i. Kesalahan yang disengaja;
- Ketidaktaatan yang disengaja terhadap tata cara ;
aku ii. Kelalaian tugas;
- Cacat permanen; dan
v.Pelanggaran moral.
Fungsi dan Tugas Sekretaris Perusahaan:
Fungsi Sekretaris Perusahaan dapat dibahas dalam dua judul:
(i) Fungsi atau Tugas Hukum dan
(ii) Fungsi atau Tugas Non-Hukum.
Fungsi Hukum:
Companies Act, 1956, membebankan tugas-tugas tertentu kepada Sekretaris.
Companies Act telah menetapkan tugas Sekretaris Perusahaan berikut ini:
- Penandatanganan SPT Tahunan,
- Pendaftaran Pengembalian Jatah,
- Penerbitan Surat Saham,
- Menyelenggarakan RUPS Tahunan,
- Memelihara Daftar Saham,
- Memelihara Daftar Direksi.
Undang-Undang Stempel India juga mewajibkan Sekretaris Perusahaan untuk memastikan bahwa stempel yang tepat dibubuhkan pada dokumen perusahaan. Undang-Undang Pajak Penjualan India juga menetapkan bahwa Sekretaris Perusahaan harus mengatur pendaftaran perusahaan, jika perlu, dan menyerahkan pengembalian pajak.
Berdasarkan undang-undang Pajak Penghasilan, Sekretaris Perusahaan harus memotong pajak penghasilan dari gaji karyawan dan dividen yang dibayarkan pada sumbernya dan menyerahkan Surat Pemberitahuan Pajak Penghasilan kepada pihak yang berwenang sesuai dengan undang-undang.
Di bawah Undang-Undang MRTP, FERA (sekarang FEMA) dan Undang-Undang Komoditas Esensial, ia dipercayakan dengan kewajiban-kewajiban tertentu berdasarkan Undang-Undang Pembayaran Upah, Undang-Undang Bonus, Undang-Undang Dana Penyedia, dan Undang-Undang Gratifikasi. Dia secara pribadi bertanggung jawab atas pelanggaran ketentuan dari Undang-Undang masing-masing.
Fungsi Non-hukum:
Fungsi non-hukum Sekretaris Perusahaan berbeda-beda sesuai dengan sifat dan ukuran perusahaan. Dia memiliki fungsi non-hukum tertentu dalam hubungannya dengan Direktur, pemegang saham dan kantor dan staf.
- Fungsi Terkait Direksi:
Sekretaris Perusahaan adalah karyawan Perusahaan dan bertindak sebagai juru bicara Direksi. Dari segi hukum Sekretaris adalah pegawai perusahaan tetapi sebenarnya posisinya tidak seperti pembantu karena dia adalah orang yang sangat bertanggung jawab dan terhormat, seringkali lebih berkualitas dan berpengetahuan daripada Direksi.
Sekretaris membantu Direksi dalam membingkai kebijakan dan sampai pada keputusan. Adalah tugasnya untuk mengimplementasikan keputusan ini. Dia membantu Ketua Dewan dalam melakukan rapat Dewan.
Fungsi Sekretaris dalam kaitannya dengan Direksi adalah:
(i) Ia harus memastikan bahwa tindakan-tindakan Dewan Direktur benar-benar sesuai dengan ketentuan undang-undang.
(ii) Dia membantu Dewan Direksi untuk merumuskan kebijakan dan mengambil keputusan.
(iii) Dia mengeluarkan pemberitahuan dan menyiapkan agenda dengan berkonsultasi dengan Ketua rapat Dewan Direksi.
(iv) Ia mencatat kehadiran para Direktur .
(v) Dia menyiapkan Risalah rapat Dewan.
(vi) Dia mengeluarkan perintah dan instruksi Dewan kepada anggota staf.
(vii) Ia mengatur pembayaran honorarium Direktur .
(viii) Ia memelihara semua korespondensi , arsip, dokumen dan catatan penting kantor Dewan.
- Fungsi Terkait Pemegang Saham:
Sekretaris Perusahaan merupakan sarana komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham, pemegang surat utang, dan kreditur. Seorang sekretaris menangani semua masalah rahasia. Berdasarkan posisinya dia mengetahui persentase dividen yang akan diumumkan sebelumnya. Dia tidak boleh membocorkan hal rahasia seperti di atas sebelum secara resmi diberitahukan kepada publik.
Sebuah perusahaan diciptakan untuk membuat keuntungan. Setiap pemegang saham dapat secara wajar mengharapkan pengembalian atas investasinya di saham perusahaan. Pengembalian saham diberikan kepada pemegang saham dalam bentuk dividen. Sekretaris perusahaan harus bertanggung jawab penuh atas pembayaran dividen kepada pemegang saham dalam waktu 42 hari sejak tanggal Rapat Umum Tahunan.
Setelah dividen diumumkan pada Rapat Umum Tahunan, Sekretaris harus menyiapkan waran dividen dan mengirimkannya kepada pemegang saham.
Fungsi Sekretaris dalam kaitannya dengan pemegang saham dapat disimpulkan sebagai berikut:
(i) Ia harus menerbitkan surat saham, waran saham dan surat utang.
(ii) Ia mengeluarkan surat jatah dan surat penyesalan.
(iii) Dia mengeluarkan surat panggilan.
(iv) Ia harus mengeluarkan pemanggilan dan agenda Rapat Wajib, Rapat Umum Tahunan dan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa.
(v) Ia harus memelihara Buku Risalah rapat pemegang saham.
(vi) Ia harus memelihara Daftar Saham dan Daftar Pengalihan Saham.
(vii) Dia mengawasi jalannya semua pertemuan.
- Fungsi yang Berkaitan dengan Kantor dan Staf:
Sekretaris adalah kepala eksekutif perusahaan dan dia bertanggung jawab atas kelancaran fungsi pekerjaan kantor. Dia melakukan pengawasan menyeluruh terhadap semua kegiatan klerikal di kantor. Masalah hukum dan keuangan berada di bawah kendali langsungnya. Sekretaris adalah gembong dari seluruh mesin perusahaan. Adalah tugas Sekretaris untuk memastikan bahwa semua departemen dikoordinasikan, dikendalikan, dan diawasi dengan baik.
- Fungsi Terkait Rapat:
Sekretaris perusahaan harus menangani semua jenis pertemuan perusahaan.
Ada berbagai jenis rapat perusahaanâ €”Rapat Wajib, Rapat Umum Tahunan, Rapat Dewan, Rapat Umum Luar Biasa, rapat pemegang surat utang, dll.
Dalam semua kasus ini, Sekretaris harus mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan rapat.
Fungsi Sekretaris dapat didiskusikan dalam tiga tahap:
(i) Fungsi sebelum rapat.
(ii) Fungsi pada rapat.
(iii) Acara setelah rapat.
Fungsi sebelum Rapat:
Fungsi Sekretaris sebelum rapat adalah:
(i) Menetapkan tanggal rapat dengan berkonsultasi dengan Ketua;
(ii) Mempersiapkan mata acara rapat;
(iii) Untuk mengeluarkan pemberitahuan kepada anggota yang berhak menghadiri rapat;
(iv) Mengatur penyelenggaraan rapat;
(v) Untuk menambahkan formulir proxy;
(vi) Mengirimkan pemberitahuan penyelenggaraan Rapat Umum Tahunan kepada auditor perusahaan;
(vii) Menyusun dan mengedarkan Laporan Direktur , Laporan Statuta dan Sambutan Ketua.
Fungsi dalam Rapat:
Fungsi Sekretaris dalam rapat adalah:
(i) Mencatat kehadiran dalam Daftar Kehadiran;
(ii) Mendistribusikan makalah dan dokumen yang relevan di antara para anggota;
(iii) Membacakan pemanggilan rapat dan risalah rapat terakhir;
(iv) Membacakan Laporan Hasil Audit, Laporan Direksi atau laporan lainnya dalam rapat;
(v) Membantu Ketua dalam kelancaran rapat;
(vi) Mencatat jalannya rapat;
(vii) Menyusun draf resolusi. Fungsi setelah Rapat
Fungsi Sekretaris tidak berakhir dengan rapat. Segera setelah rapat selesai, dia harus menyusun risalah rapat dan memintanya ditandatangani oleh Ketua. Dia harus mengatur untuk mengajukan Laporan Statuta, Pengembalian Tahunan bersama dengan Laporan Direktur dan Laporan Audit (dalam hal RUPST) dengan Panitera Perusahaan.
Jika ada resolusi khusus yang diadopsi, salinan resolusi tersebut harus diajukan kepada Panitera Perusahaan. Dia harus melaksanakan keputusan rapat. Dia harus mengirimkan laporan pers untuk dipublikasikan. Sekretaris juga harus membuat semua pengaturan untuk pemungutan suara dan, jika perlu, harus melakukan pemungutan suara secara damai dan efisien.
Terakhir, dia harus mengatur minuman untuk anggota segera setelah rapat.
Fungsi Sekretaris Perusahaan sebagai:
Pejabat Eksekutif:
Sekretaris Perusahaan adalah kepala eksekutif kantor. Dia harus menjalankan fungsi resmi dan melihat bahwa kegiatan perusahaan sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Perusahaan. Dia bertanggung jawab untuk urusan kas, rekening, catatan, saham dan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.
Sebagai Chief Executive Officer, fungsi pokok Sekretaris adalah:
(i) Mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan kantor.
(ii) Dia harus mengurus semua urusan staf. Dia menangani rekrutmen, induksi, promosi , transfer, remunerasi staf kantor.
(iii) Dia harus mengatur dan menghadiri pertemuan, konferensi dan seminar.
(iv) Dia harus menangani korespondensi, catatan, pekerjaan rutin, surat masuk dan keluar, menghadiri penelepon, mengatur wawancara, dll.
(v) Dia mengeluarkan perintah, surat edaran, arahan kepada kepala departemen.
(vi) Ia harus melaksanakan keputusan Direksi.
(vii) Ia harus bernegosiasi dengan pihak ketiga atas nama perusahaan.
Fungsi Sekretaris Perusahaan sebagai Liaison Officer
Sekretaris Perusahaan harus bertindak sebagai Pejabat Penghubung antara Direksi dengan pemerintah dan masyarakat. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh Sekretaris kepada manajemen. Sekretaris juga bertindak sebagai Humas.
Sebagai Liaison Officer Sekretaris Perusahaan harus:
(i) Menjaga hubungan baik antara manajemen dan staf.
(ii) Menyampaikan segala keputusan, kebijakan, perintah dan arahan Pengurus kepada anggota staf, pemegang saham dan masyarakat.
(iii) Menginformasikan pemegang saham tentang aturan yang diperlukan untuk pengalihan saham.
(iv) Bernegosiasi dengan pihak ketiga untuk penyelesaian kontrak dan tawar-menawar.
(v) Manajemen menginformasikan adanya ketidakpuasan di antara anggota staf.
Fungsi Sekretaris Perusahaan sebagai Penasihat Manajemen:
Sekretaris Perusahaan adalah penasehat manajemen. Dalam kebanyakan kasus, pihak berwenang sangat bergantung pada nasihat Sekretaris. Saran dan pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat pasti dan luasnya nasehat yang diberikan oleh Sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat, dan ukuran organisasi.
Fungsi penasehat Sekretaris Perusahaan sangat berharga bagi majikan mereka. Sekretaris menasihati Direksi untuk mengambil keputusan. Para Direktur hanya mengetahui sedikit tentang aspek legal, prosedural dan konstitusional dari masalah perusahaan. Sekretaris Perusahaan yang berkualitas, fasih dengan semua aspek manajemen perusahaan, berada dalam posisi yang lebih baik untuk memberikan nasihat yang tepat kepada Dewan Direksi.
Hak dan Kewajiban Sekretaris Perusahaan:
Hak Sekretaris Perusahaan berasal dari Undang-Undang Perusahaan di satu sisi dan kontrak layanannya di sisi lain. Hak yang berasal dari Undang-Undang Perusahaan dikenal sebagai hak hukum dan hak yang berasal dari kontrak layanannya dikenal sebagai hak kontraktual.
Hak Sekretaris Perusahaan
Hak Sekretaris Perusahaan adalah:
- Sebagai kepala bagian kesekretariatan, Sekretaris berhak mengendalikan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan bagian.
- Selaku pejabat eksekutif utama perusahaan, Sekretaris berhak menandatangani dokumen-dokumen yang memerlukan pengesahan perusahaan.
- Sekretaris berhak mendapatkan imbalan dari Perusahaan. Sebagai pejabat perusahaan, ia berhak mengklaim gaji dua bulan sebagai kreditur preferensial pada saat pembubaran perusahaan.
- Sekretaris memiliki hak untuk menuntut ganti rugi dan kompensasi ketika layanannya dihentikan sebelum berakhirnya masa jabatannya sesuai kontrak layanan.
- Sekretaris berhak memeriksa pembukuan yang disimpan oleh bagian kesekretariatan.
Kewajiban:
Kewajiban Sekretaris Perusahaan berasal dari berbagai anggaran dasar dan kontrak layanan. Sekretaris memiliki dua set kewajiban—kewajiban hukum dan kewajiban kontraktual.
Kewajiban Hukum:
Sekretaris Perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban atas banyak hukuman berdasarkan Undang-Undang Perusahaan jika dia melakukan wanprestasi dalam mematuhi ketentuannya.
Sekretaris Perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban atas:
(i) wanprestasi dalam menyelenggarakan Rapat Statuta dan mengajukan serta mengedarkan Laporan Statuta kepada Panitera Perseroan dan anggota perseroan;
(ii) Kelalaian dalam menyelenggarakan Rapat Umum Tahunan Perseroan;
(iii) Kelalaian untuk memberikan pemberitahuan tentang Rapat Dewan ;
(iv) Kegagalan untuk mencatat risalah Dewan dan Rapat Umum;
(v) Kegagalan memelihara Daftar dan Indeks ‘Anggota’ Direktur dan pemegang Surat Utang;
(vi) Kegagalan dalam mendaftarkan resolusi dan perjanjian yang perlu didaftarkan;
(vii) Kegagalan untuk membuat entri dalam daftar anggota tentang penerbitan kata-kata kasar waran saham;
(viii) Kelalaian dalam mengajukan hal-hal khusus kepada Panitera tentang setiap perubahan yang dibuat oleh perusahaan;
(ix) kegagalan untuk mengajukan kepada Panitera salinan Neraca tahunan, Rekening Laba Rugi, pengembalian tahunan, pernyataan, sertifikat, dll.;
(x) Kegagalan dalam mengedarkan resolusi yang telah diberitahukan oleh para anggota;
(xi) Kegagalan dalam menyerahkan surat saham, surat utang, dll. dalam waktu 3 bulan sejak tanggal penjatahan dan dalam waktu 2 bulan sejak permohonan pendaftaran pengalihan saham;
(xii) Tidak mengecat atau membubuhkan nama perusahaan di luar setiap kantor dan tempat usaha;
(xiii) Ketidakpatuhan terhadap ketentuan Undang-Undang yang berkaitan dengan penunjukan auditor, audit atas rekening dan laporan auditor;
(xiv) Seperti setiap pejabat perusahaan, Sekretaris akan dihukum penjara karena memalsukan pembukuan perusahaan dan dengan sengaja dan sengaja membuat pernyataan palsu yang material di Neraca, atau, dalam pengembalian tertentu, laporan, sertifikat atau lainnya dokumen perusahaan.
Berdasarkan Undang-Undang Pajak Penghasilan, Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab atas :
(i) Kegagalan untuk memotong pajak penghasilan dari gaji karyawan di sumbernya;
(ii) Kegagalan untuk memotong pajak penghasilan dari dividen yang harus dibayarkan kepada pemegang saham;
(iii) Kegagalan untuk menyetor pajak yang dipotong pada sumbernya kepada Otoritas Pajak Pendapatan;
(iv) Kelalaian membayar pajak perusahaan tepat waktu.
Berdasarkan Stamp Act, Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab untuk:
(i) Kegagalan untuk memverifikasi apakah prangko yang diperlukan dibubuhkan pada berbagai dokumen .
Berdasarkan Undang-Undang Pajak Penjualan, Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab atas :
(i) Kegagalan mendaftarkan perusahaan ke Otoritas Pajak Penjualan;
(ii) Kelalaian untuk membayar pajak penjualan tepat waktu.
Berdasarkan Undang-undang Pendaftaran, Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab untuk :
(i) Ketidakpatuhan terhadap peraturan dan prosedur pendaftaran.
(ii) Non-pembayaran biaya pendaftaran berdasarkan UU MRTP, FERA, Toko dan Pendirian. Sekretaris dapat menanggung tanggung jawab pribadi atas wanprestasi atas ketentuan apa pun dari Undang-Undang yang bersangkutan.
Kewajiban Kontraktual :
Sekretaris Perusahaan juga mempunyai kewajiban tertentu yang timbul dari kontrak kerjanya dengan perusahaan untuk:
(i) Pengungkapan rahasia resmi;
(ii) Perbuatan yang dilakukan di luar batas kewenangannya;
(iii) Tindakan pembiaran dan pelanggaran peraturan dan penipuan dalam pekerjaan;
(iv) Melanggar kepercayaan;
(v) Melaksanakan tugas tanpa perawatan dan keterampilan yang wajar.
Sekretaris Koperasi :
Masyarakat koperasi adalah perkumpulan sukarela dari sejumlah orang untuk memajukan kepentingan ekonomi para anggotanya. Ini diatur oleh para anggotanya dan dijalankan oleh mereka melalui Komite Pelaksana terpilih.
Undang-undang Perhimpunan Koperasi telah mendefinisikan Sekretaris Koperasi sebagai “orang yang tunduk pada kendali Komite Pengelola, memiliki manajemen urusan koperasi dan termasuk anggota Komite Pelaksana atau orang lain yang menjalankan tugas. sekretaris, dengan nama apa pun namanya, dan apakah di bawah kontrak layanan atau tidak.
Janji temu:
Sekretaris koperasi dapat ditunjuk sebagai sekretaris bayaran atau dapat dipilih dari antara anggota Komite Pelaksana untuk bertindak sebagai sekretaris kehormatan. Setiap koperasi harus memiliki sekretaris.
Sekretaris koperasi adalah Kepala Eksekutif masyarakat. Dia mengelola masyarakat dan bertanggung jawab penuh kepada Komite Pengelola untuk pengelolaan masyarakat.
Kualifikasi:
Sekretaris koperasi harus memiliki kualifikasi sebagai berikut:
(i) Lulusan dari universitas yang diakui.
(ii) Pengetahuan bahasa Inggris yang baik.
(iii) Pengetahuan kerja yang baik dalam Akuntansi.
(iv) Pengetahuan yang baik tentang praktik kesekretariatan.
(v) Pengetahuan yang baik tentang prosedur kantor dan kemampuan menyusun pemberitahuan, surat, risalah, dll.
Fungsi Sekretaris Koperasi :
Fungsi utama sekretaris koperasi dapat diringkas sebagai:
- Bertindak sebagai corong dari Managing Committee dan menjalankan keputusan dari Managing Committee.
- Melaksanakan kegiatan rutin kantor yang meliputi korespondensi, pemeliharaan register dan pembukuan, penerimaan pembayaran kas dan pembuatan laporan dan pengembalian untuk diserahkan kepada Panitera Koperasi.
- Menyelenggarakan semua rapat masyarakat dan membantu Ketua dalam menyelenggarakan rapat serta menulis Risalah rapat.
- Memberi nasihat kepada Komite Pelaksana dalam hal-hal hukum dan lainnya mengenai kegiatan masyarakat.
- Mengontrol dan mengawasi staf masyarakat .
- Mempersiapkan perkiraan anggaran untuk tahun berikutnya dan menempatkannya di hadapan Panitia Pelaksana dan di hadapan Rapat Umum Tahunan.
- Menyiapkan perhitungan tahunan untuk ditempatkan dihadapan Auditor.
- Menerima semua uang atas nama masyarakat dan mengeluarkan kuitansinya dan menyetor uang ke bank masyarakat.
- Untuk melembagakan, membela dan melakukan semua proses hukum di pengadilan dan tempat lain menjadi bagian dari masyarakat.
- Mengurus pengangkatan staf dan hal-hal kepegawaian.
- Menyusun Rekening Pendapatan dan Belanja serta Neraca dan Laporan dan Laporan Tahunan.
- Kepada semua pemegang saham, menerbitkan surat saham, mengatur pemindahan saham dan memelihara daftar saham.
- Untuk mengatur pemilihan pejabat, Sekretaris dan anggota Komite Pelaksana.
- Mewakili masyarakat dalam pemerintahan, pengadilan dan masyarakat.
- Untuk memelihara rekening bank masyarakat.
Apa itu Profesi?
Sebelum membahas kesekretariatan sebagai sebuah profesi, perlu diperjelas istilah ‘profesi’. Kata ‘profesi’ berarti panggilan atau panggilan. Profesi membutuhkan pengetahuan khusus atau ahli untuk memberikan instruksi, bimbingan dan nasehat.
Suatu profesi harus memiliki ciri- ciri sebagai berikut:
- Badan pengetahuan khusus;
- Harus ada metode formal untuk memperoleh pelatihan dan pengalaman;
- Harus ada kode etik;
- Harus ada ideologi profesional;
- Harus ada badan profesi yang berwenang mengeluarkan izin untuk menjalankan profesi;
- Adanya praktek pungutan biaya jasa ;
- Keanggotaan dan lisensi harus diperoleh dari Institut masing-masing (di sini, Sekretaris Perusahaan India).
Sekretaris sebagai Profesi:
Di India, Sekretaris Perusahaan telah melewati semua tahapan profesionalisasi. Fungsi administrasi Sekretaris Perusahaan telah diakui dengan baik. Sekretaris adalah Chief Executive Officer perusahaan dan bukan hanya seorang pembantu.
Undang-Undang Perusahaan, 1956, telah menentukan kualifikasi menurut undang-undang Sekretaris Perusahaan. Undang-undang tersebut menyatakan bahwa untuk setiap perusahaan yang memiliki modal saham disetor sebesar Rs. 50 lakh atau lebih, penunjukan sekretaris penuh waktu adalah wajib.
Kebutuhan akan sekretaris yang berkualifikasi dan terlatih dengan baik untuk mengambil tanggung jawab manajemen perusahaan telah memaksa pemerintah untuk mendirikan Institut Sekretaris Perusahaan India dan melakukan pemeriksaan Sekretaris Perusahaan. Dengan demikian, profesi sekretaris perusahaan telah mendapatkan pengakuan publik dan hukum.
Profesi Sekretaris adalah pertumbuhan baru-baru ini di India. Bentuk perusahaan bisnis diperkenalkan di India dengan disahkannya First Com panies Act pada tahun 1840. Jadi, kami menemukan bahwa butuh lebih dari satu abad untuk sekretaris perusahaan muncul sebagai sebuah profesi.
Ada berbagai jenis sekretaris—sekretaris swasta, sekretaris pemerintah. departemen, sekretaris klub atau sekretaris asosiasi dll. Sekretaris jenis ini belum mendapatkan pengakuan sebagai profesional karena sebagian besar ciri dasar profesi tidak ada dalam pekerjaan ini.
Sekretaris telah mendapat status bergengsi dalam organisasi. Sekretaris memegang jabatan yang bertanggung jawab yang bersifat permanen. Badan pengurus suatu organisasi dapat berubah dari waktu ke waktu, tetapi jabatan sekretaris bersifat tetap. Presiden datang dan pergi, mungkin setiap tahun. Ini adalah pekerjaan Sekretariat dan staf yang mendorong pertumbuhan organisasi.
Sekretaris bukan hanya pekerjaan-itu adalah sebuah profesi. Orang-orang terlibat dalam pekerjaan tertentu untuk mencari nafkah. Tetapi semua pekerjaan bukanlah profesi. Profesi adalah pekerjaan yang melibatkan sesuatu yang lebih dari mencari nafkah.
