Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Tugas Sekretaris Perusahaan. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Faktor-Faktor yang Menentukan Batasan Tugas 2. Klasifikasi Tugas.
Faktor-Faktor yang Menentukan Tingkat Tugas:
Tugas atau fungsi Sekretaris Perusahaan beraneka ragam atau banyak dan beragam. Kewajiban muncul dari hak. Hal ini berlaku untuk Sekretaris Perusahaan. Tugasnya ditentukan sebagian oleh posisinya sebagaimana ditunjukkan dalam Undang-Undang Perusahaan dalam definisi dan dalam Bagian yang berbeda. Namun Undang-undang tersebut tidak secara sistematis menjabarkan tugas-tugas Sekretaris Perusahaan.
Karena Sekretaris Perusahaan diangkat berdasarkan kontrak, garis besar tugasnya juga ditunjukkan dalam ketentuan kontrak. Biasanya, sejumlah besar tugas dilimpahkan kepadanya beserta wewenang dan tanggung jawabnya oleh Direksi perusahaan yang menunjuk. Jelas tugas Sekretaris perusahaan berukuran besar lebih besar dan lebih rumit dibandingkan dengan perusahaan berukuran kecil.
Di sisi lain, di perusahaan berukuran besar banyak petugas lain yang ditunjuk untuk membantu Sekretaris. Singkatnya, tugasnya dikondisikan oleh ukuran perusahaan.
Bahkan tugas mungkin berbeda dari perusahaan ke perusahaan berukuran besar dengan mempertimbangkan:
(a) Apakah perusahaan dimiliki secara dekat atau dimiliki secara luas dan
(b) Apakah saham perusahaan terdaftar di bursa efek yang diakui atau tidak.
Apa pun sejauh mana tugasnya, harus dicatat bahwa tugas Sekretaris Perusahaan memiliki dua aspek yang berbeda:
(a) Tugas sebagai Sekretaris dan
(b) Tugas yang dikualifikasikan oleh ketentuan Hukum Perusahaan dan sekutu.
Oleh karena itu, berbagai jenis tugas Sekretaris Perusahaan dirangkum di bawah ini secara rahasia:
Klasifikasi Tugas:
Tugas Sekretaris Perusahaan diklasifikasikan sebagai Non-Statutory dan Statutory.
(A) Non-Hukum:
Sebagai sekretaris, Sekretaris Perusahaan memiliki semua tugas yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Tugas tersebut tidak sesuai dengan undang-undang dan sering digambarkan sebagai tugas Rutin dan Eksekutif Sekretaris Perusahaan.
Mereka terdiri dari tiga jenis:
(1) Tugas sebagai Pelaksana Kantor:
Sekretaris Perusahaan umumnya adalah kepala eksekutif di kantor yang memiliki pengawasan umum dan kontrol atas fungsi semua departemen di kantor perusahaan — korespondensi, akun, catatan, hubungan masyarakat, dll.
Dia bertanggung jawab untuk menjaga standar kinerja staf kantor serta disiplin kantor. Dia harus mengkoordinasikan fungsi departemen yang berbeda. Di beberapa perusahaan Sekretaris juga dipercayakan dengan pembelian dan pengelolaan personalia. Dia digambarkan sebagai Pejabat Utama perusahaan.
(2) Tugas sebagai Pejabat Penghubung:
Sekretaris Perusahaan harus menjaga hubungan antara perusahaan di satu sisi dan anggota perusahaan, orang-orang yang berhubungan dengan perusahaan (seperti pelanggan, debitur, kreditur dll) dan masyarakat luas di sisi lain.
Setiap kali seseorang, baik yang dikenal atau tidak dikenal oleh perusahaan, ingin berkomunikasi dengan perusahaan, dia dapat menghubungi melalui korespondensi atau bertemu langsung dengan Sekretaris. Dalam prakteknya Sekretaris berfungsi sebagai agen dari direksi perusahaan yang menjadi agen atau perusahaan itu sendiri. Direksi memberikan wewenang khusus kepada Sekretaris untuk itu.
(3) Tugas sebagai Penasehat:
Sekretaris Perusahaan harus memberi nasihat kepada Direksi dalam berbagai hal yang berkaitan dengan administrasi perusahaan dan khususnya untuk formalitas hukum yang diperlukan untuk administrasi. Tugas Sekretaris Perusahaan sebagai penasihat memiliki arti khusus karena sebagian besar berkaitan dengan formalitas hukum.
(B) Hukum:
Perusahaan adalah ‘badan hukum’, ciptaan hukum. Undang-undang Perusahaan memberikan formalitas yang rumit untuk pembentukannya, kelanjutannya, dan penutupannya. Sekretaris Perusahaan harus membantu perusahaan di setiap tahap berdasarkan pengetahuan khusus, kualifikasi dan pengalamannya. Tugas Sekretaris Perusahaan semacam itu disebut Tugas Wajib.
Ini juga dapat disebut tugas Rutin karena perusahaan menunjuk seorang sekretaris terutama untuk tujuan ini. Undang-undang lain, selain Undang-Undang Perusahaan, seperti Undang-Undang Meterai, Undang- Undang Pendaftaran, Undang-Undang Pajak Penghasilan, dll., Juga ada dalam gambar. Tetapi undang-undang ini juga diperlukan untuk jenis organisasi lain dan tidak harus untuk perusahaan.
Tugas Statuta Sekretaris Perusahaan dapat dibagi dengan cara berikut:
(A) Sebelum Pendirian:
Sebelum penggabungan, sekelompok orang, anggota pertama atau promotor dari perusahaan yang diusulkan, harus menjalani formalitas yang bervariasi dan rumit. Untuk tujuan ini mereka dapat mengambil bantuan seorang pengacara atau mereka menunjuk seorang sekretaris dengan kualifikasi yang diperlukan dengan maksud agar orang yang sama secara resmi ditunjuk sebagai sekretaris perusahaan setelah pendiriannya.
Sebelum inkorporasi atau lebih tepatnya inkorporasi, Sekretaris Perusahaan harus membantu promotor dengan cara sebagai berikut:
(a) Menjaga hubungan dengan Panitera Perusahaan Negara tersebut, khususnya untuk memastikan terlebih dahulu apakah nama perusahaan yang diusulkan tersedia.
(b) Untuk menyusun dokumen-dokumen yang diperlukan sesuai dengan persyaratan UU Perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut adalah: Memorandum of Association, Anggaran Dasar dan Prospektus. Dokumen ketiga hanya diperlukan untuk perusahaan publik yang dimiliki secara luas dan benar-benar setelah pendirian.
Companies Act menyediakan model untuk penyusunan dokumen:
(i) Tabel A—Model Anggaran Dasar perseroan yang dibatasi oleh saham,
(ii) Tabel B—Sebuah model untuk Memorandum of Association perusahaan yang dibatasi oleh saham,
(iii) Tabel C—Model Anggaran Dasar dan Anggaran Dasar perseroan terbatas dengan jaminan,
(iv) Tabel D—Model Anggaran Dasar dan Anggaran Dasar perseroan terbatas dengan penjaminan yang memiliki modal saham,
(v) Tabel E—Model untuk Memorandum of Association dan Anggaran Dasar untuk perusahaan dengan tanggung jawab tidak terbatas. (Tabel A sampai E milik Jadwal I Undang-Undang),
(vi) Lampiran II—Model Prospektus.
Semua dokumen ini harus dicetak dan diberi paragraf dengan nomor urut setiap paragraf. Memorandum Asosiasi dan Anggaran Dasar harus ditandatangani oleh promotor dan oleh seorang saksi. Prospektus harus ditandatangani oleh direktur dan oleh ‘ahli’ (setiap orang yang dapat diandalkan).
(c) Untuk mengajukan, dengan biaya pendaftaran yang diperlukan untuk pendaftaran perusahaan dan biaya pengarsipan untuk dokumen, kepada Panitera Perusahaan, salinan Memorandum Asosiasi dan salinan Anggaran Dasar, dengan meterai yang diperlukan.
(d) Untuk mengajukan kepada Panitera Perusahaan pernyataan-pernyataan lain yang diperlukan pada saat pendirian perusahaan publik, seperti:
(i) Daftar direktur pertama perusahaan;
(ii) Surat persetujuan dari masing-masing direktur untuk bertindak sebagai direktur;
(iii) Salinan syarat pengangkatan direktur pelaksana, jika ada;
(iv) Surat persetujuan, dari masing-masing direktur untuk mengambil bagian kualifikasi, jika ada.
(e) Untuk mengajukan kepada Panitera alamat sebenarnya dari kantor terdaftar perusahaan. (Ini dapat dilakukan dalam waktu 30 hari sejak tanggal pendaftaran.)
(f) Untuk menghadiri semua pertemuan promotor dan membantu mereka dalam mengatur dan memimpin pertemuan.
(g) Untuk membantu para promotor dalam mengadakan kontrak awal atas nama perusahaan, yang belum didirikan.
(B) Setelah Pendirian:
Setelah pendirian sebuah perusahaan, sekretarisnya memiliki berbagai tugas untuk dilakukan. Tugas-tugas tersebut dapat dipelajari dengan cara yang diklasifikasikan lebih lanjut.
(1) Segera setelah Pendirian:
Segera setelah menerima Akta Pendirian dari BAE, Sekretaris Perusahaan melakukan hal-hal sebagai berikut:
(a) Untuk mengatur pertemuan pertama Dewan Direksi perusahaan untuk berbagai formalitas awal termasuk pengangkatan formalnya dengan efek retrospektif (yaitu, sejak tanggal pengangkatannya oleh promotor), finalisasi formulir Surat Saham, persetujuan Prospektus (dalam hal perusahaan publik yang dimiliki secara luas), penunjukan bankir, auditor pertama dll.
(b) Untuk mengajukan kepada Panitera Perusahaan, dalam hal perusahaan publik tertutup, Pernyataan pengganti Prospektus yang menunjukkan penjatahan saham, setidaknya 3 hari sebelum penjatahan.
(c) Mengarsipkan kepada BAE, dalam hal perusahaan publik yang dimiliki secara luas, salinan Prospektus dan mengatur penerbitan Prospektus kepada publik.
(d) Untuk mendapat izin dari Pengawas Masalah Modal, seorang pejabat di bawah Pemerintah Pusat, jika total penerbitan saham atau surat utang melebihi Rs. 50 lakh.
(e) Untuk membuat pengaturan dengan pialang saham, penjamin emisi, lembaga keuangan, dll., jika ada, untuk pemasaran saham dan untuk mengajukan permohonan ke Bursa Efek yang diakui untuk pendaftaran saham jika diputuskan demikian oleh perusahaan.
(f) Menerima aplikasi dari pemegang saham yang bermaksud berbagi dengan uang aplikasi, dengan atau tanpa premi, dan membuat catatan yang terperinci dan kronologis dari tanda terima tersebut.
(g) Untuk memberi tahu Panitera Perusahaan, untuk menerima Sertifikat Memulai Bisnis (diperlukan untuk perusahaan publik), fakta bahwa (i) jumlah minimum pemesanan telah dinaikkan dan (ii) direktur telah membayar untuk saham.
(h) Untuk mengatur pembagian saham dan pengeluaran surat saham dan untuk menyiapkan Daftar Anggota yang memuat rincian anggota dan kepemilikan saham mereka.
(i) Untuk mengatur setelah satu bulan dan tidak lebih dari enam bulan sejak tanggal dimulainya bisnis, Rapat Wajib dalam hal perusahaan publik.
(2) Fungsi Reguler Perusahaan:
Setelah semua fungsi pendahuluan selesai, perusahaan harus menjalankan fungsi regulernya sebagai kelangsungan hidup.
Sekretaris Perusahaan mempunyai tugas dalam hal ini sebagai berikut:
(a) Untuk menjaga Daftar Anggota membuat semua perubahan yang diperlukan dari waktu ke waktu yang timbul dari transfer, pengalihan , penyitaan, penyerahan atau penerbitan saham baru.
(b) Membantu Direksi dalam hal pemindahan, penyitaan atau penyerahan saham serta dalam melakukan pemanggilan saham, mengeluarkan saham hak atau saham bonus dan mengeluarkan surat saham dan waran saham, jika ada.
(c) Untuk mengatur rapat Dewan Direksi, anggota, komite atau sub-komite yang ditunjuk oleh perusahaan dan pada waktu yang ditentukan dan secara berkala sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Perusahaan.
(d) Untuk menyusun dan mengeluarkan pemberitahuan untuk rapat, menyusun resolusi, mencatat diskusi dan proses, menulis risalah dan memastikannya serta diedarkan, membantu ketua setiap rapat dalam menghitung suara dan mengumumkan hasilnya setelah itu, untuk mencatat kehadiran di pertemuan, untuk menangani proxy dan untuk melakukan semua tindakan lain yang terkait dengan semua jenis pertemuan.
(e) Untuk mengajukan kepada Panitera Perusahaan dengan biaya pengarsipan yang ditentukan dan dalam waktu yang ditentukan,
(i) Salinan rekening akhir yang telah diaudit dan Laporan Tahunan setelah akhir setiap tahun keuangan,
(ii) Salinan beberapa resolusi tertentu,
(iii) Hasil penjatahan saham,
(iv) Pernyataan yang berbeda, dll.
(f) Menyiapkan dan memelihara semua Buku Statuta, seperti Daftar Anggota, Buku Risalah, dll.
(g) Untuk memelihara dan membubuhkan pada semua dokumen yang relevan Segel Umum perusahaan. Ini adalah fungsi yang sangat penting karena sebuah perusahaan harus memiliki stempel umum bertuliskan namanya yang harus digunakan dengan sangat hati-hati pada dokumen hukum.
Dalam hal sebuah perusahaan menjalankan bisnis di luar India, jika diizinkan oleh Anggaran Dasar, perusahaan tersebut dapat memiliki segel resmi untuk digunakan di luar India dan segel ini harus merupakan salinan asli dari segel umum yang ada.
(h) Untuk memberi tahu dan mengingatkan para direktur tentang kewajiban hukum mereka dan membantu mereka untuk melaksanakan kewajiban tersebut.
(i) Untuk memungkinkan anggota perusahaan untuk memeriksa buku-buku undang-undang dan mengambil salinannya dan untuk membuat semua komunikasi yang diperlukan kepada anggota.
(j) Untuk melaksanakan perintah dan instruksi dari Pemerintah Pusat , Panitera Perusahaan, Badan Hukum Perusahaan, Pengadilan dll, sebagaimana dan bila diperlukan.
(k) Mengusahakan agar pembukuan perseroan disusun dan dipelihara serta diaudit sebagaimana dikehendaki Undang-undang.
(l) Untuk memastikan bahwa dividen dibayarkan (dengan mengirimkan waran dividen), kepada para pemegang saham dalam waktu 42 hari sejak tanggal pengumuman dan dividen yang belum dibayar ditransfer, setelah tiga tahun, ke rekening pendapatan umum Pemerintah Pusat.
(3) Pada saat ada pengaturan (dengan kompromi, peleburan atau rekonstruksi atau penawaran pengambilalihan oleh satu perusahaan pada perusahaan lain) dalam perusahaan yang diajukan ke Pengadilan oleh perusahaan itu sendiri atau anggota atau kreditur, sekretaris telah menjelaskan tugas untuk menyiapkan catatan dan pernyataan, mengatur pertemuan seperti yang diarahkan oleh Pengadilan, membuat surat edaran dll.
(4) Pada Saat Penutupan:
Sebuah perusahaan dapat ditutup secara sukarela oleh anggota atau di bawah paksaan hukum ketika sebuah perusahaan tidak mampu membayar krediturnya atau ketika sebuah perusahaan melanggar ketentuan hukum atau dalam keadaan lain seperti yang diatur dalam Undang-Undang Perusahaan.
Undang-undang tersebut juga mengatur bahwa Sekretaris sebagai pejabat perseroan memiliki kewajiban hukum untuk membantu Pejabat Likuidator dan melaksanakan perintah Pengadilan, jika ada, dalam proses pembubaran.
Dia juga harus membantu Dewan Direksi, sebagaimana diperlukan dalam keadaan dan menjaga hubungan dengan anggota, kreditur, kontributor, Panitera Perusahaan dan pihak lain yang berkepentingan. Dia harus menyerahkan pengembalian dan pernyataan yang diperlukan kepada otoritas yang sesuai.
