Setelah membaca artikel ini Anda akan mempelajari tentang: 1. Peran Sekretaris sebagai Manajer Kantor 2. Tugas Sekretaris Kantor sebagai Manajer Kantor.
Peran Sekretaris sebagai Manajer Kantor:
Sekretaris organisasi terutama adalah kepala eksekutif dan bertanggung jawab atas kantor.
Dia boleh disebut sebagai manajer kantor tetapi sebenarnya dia lebih dari itu karena alasan-alasan berikut:
(a) Sekretaris memiliki status yang lebih tinggi daripada manajer kantor biasa. Seorang manajer kantor tidak termasuk dalam kelompok manajemen puncak tetapi sekretaris pada umumnya. Paling tidak dia berada di bawah kelompok manajemen puncak, yakni Direksi dalam hal sebuah perusahaan. Sangat sering ia diangkat menjadi Board of Directors atau direktur yang berfungsi sebagai sekretaris.
Dalam kasus masyarakat kooperatif, sekretaris termasuk dalam komite pengelola. Dalam asosiasi lain , sekretaris, yang dipilih dari antara anggota, memegang posisi administratif tertinggi. Seorang manajer kantor kebanyakan mengawasi pekerjaan rutin sementara seorang sekretaris mengendalikan seluruh administrasi. Dalam pengertian itu seorang manajer kantor berada di bawah sekretaris.
(b) Seorang manajer kantor memiliki wewenang yang ditentukan oleh syarat-syarat pengangkatannya. Dia melakukan apa yang diperintahkan kepadanya. Namun seorang sekretaris, khususnya sekretaris perusahaan, juga memiliki kewenangan dari undang-undang.
(c) Sekretaris adalah penasehat manajemen yang bukan manajer kantor.
(d) Dalam beberapa organisasi, seorang sekretaris kantor diangkat yang fungsinya adalah sebagai manajer kantor dan ia bertindak di bawah pengawasan dan kendali sekretaris, yang merupakan kepala eksekutif.
(e) Secara alami sekretaris adalah chief executive tetapi seorang manajer kantor belum tentu chief executive.
(f) Kadang-kadang seorang sekretaris menurut undang-undang mensyaratkan beberapa kualifikasi khusus seperti yang kita temukan dalam kasus sekretaris perusahaan. Tidak ada kualifikasi khusus yang diperlukan untuk seorang manajer kantor.
(g) Sekretaris berfungsi sebagai pengelola kantor jika tidak ada pengelola kantor tersendiri tetapi pengelola kantor tidak dapat melakukan fungsi sekretaris terutama fungsi hukum.
Tugas Sekretaris Kantor sebagai Manajer Kantor:
Awal Mulai:
Tugas seorang sekretaris kantor harus dimulai lebih awal. Sebagai sekretaris yang termasuk dalam kelompok manajemen puncak, dia sedang dalam proses pembuatan kebijakan secara keseluruhan termasuk kebijakan yang berkaitan dengan administrasi kantor. Komposisi dan fungsi suatu jabatan sangat bergantung pada sifat dan luasnya fungsi organisasi tersebut.
Sekretaris adalah penasihat manajemen dan umumnya dia dipercayakan dengan bagian administrasi manajemen secara keseluruhan.
Pada tahap selanjutnya tugasnya adalah sebagai berikut:
(A) Perencanaan dan Pengorganisasian:
Perencanaan dan pengorganisasian kantor yang merupakan fungsi dari kelompok manajemen puncak dapat dipercayakan kepada sekretaris.
Fungsi tersebut adalah:
(1) Tugas utama sekretaris adalah menyusun Bagan Organisasi jabatan, menentukan jabatan-jabatan yang akan dijabat beserta tingkatannya. Pada saat yang sama penilaian pekerjaan harus diselesaikan. Jumlah karyawan harus diperkirakan olehnya dan kebijakan perekrutan juga harus diputuskan. Bersamaan dengan Bagan Organisasi juga harus disusun Buku Pedoman Jabatan yang secara jelas mengatur kewenangan masing-masing jabatan dan fungsinya.
Ini sangat membantu untuk menghindari:
(a) Ketidakpastian dan kebingungan,
(b) Tumpang tindih kewenangan dan
(c) Konflik antar anggota staf.
Dengan perencanaan juga dilengkapi, penyusunan anggaran untuk biaya pendirian kantor, baik sekarang maupun yang akan datang.
(2) Sekretaris sekarang akan memutuskan sistem apa yang harus diikuti dalam organisasi kantor—sistem sentralisasi atau sistem desentralisasi . Perpaduan yang bijak dari kedua sistem akan menjadi ideal.
(3) Berikutnya adalah tata letak kantor. Pastinya tipe tata ruang terbuka yang modern akan lebih disukai oleh sekretaris. Banyak tergantung pada sistem yang harus diikuti dan bentuk serta ukuran akomodasi yang tersedia.
(4) Sekarang panggung disiapkan untuk sekretaris untuk mendirikan dan menjalankan kantor. Rekrutmen harus dilakukan dan semua jenis peralatan harus diperoleh di bawah pengawasan dan bimbingannya.
(5) Sekretaris akan membagi kantor menjadi departemen fungsional, mengelola departemen dan menugaskan tugas kepada anggota staf. Otoritas yang sesuai bersama dengan tanggung jawab yang sesuai akan didelegasikan kepada setiap anggota staf. Jika perlu, pelatihan akan diatur untuk mereka.
(B) Pengawasan dan Pengendalian:
Pengawasan dan kontrol bukanlah istilah yang identik. Mengawasi berarti hanya mengawasi apakah bawahan melakukan tugasnya atau tidak. Umumnya dilakukan oleh manajer kantor. Mengontrol adalah fungsi yang lebih besar.
Ini memerlukan:
(a) Penetapan standar kinerja;
(b) Evaluasi kinerja aktual;
(c) Verifikasi kinerja aktual dengan standar;
(d) Perbaikan kesalahan, jika ada, agar tidak terulang kembali.
(1) Sekretaris lebih dari sekedar manajer kantor dan karena itu dia memiliki kedua tugas untuk melakukan—pengawasan dan kontrol. Ketika tidak ada manajer kantor, dia mungkin dibantu oleh supervisor. Dia mungkin tidak memiliki kendali atas manajer departemen seperti manajer produksi, manajer pemasaran, dll. Yang melakukan fungsi utama dan dikenal sebagai orang ‘lini’. Mereka mungkin berada di bawah General Manager.
Tetapi orang-orang ‘staf’ yang mengepalai fungsi pelayanan seperti Manajer Personalia, Manajer Keuangan, dll umumnya berada di bawah kendali langsung sekretaris. Apa pun masalahnya, sekretaris harus mengendalikan dan mengkoordinasikan berbagai fungsi klerikal yang berhubungan dengan jabatan umum atau terpusat.
(2) Dia harus mempertahankan hubungan yang berkesinambungan antara manajemen puncak dan karyawan organisasi lainnya serta dengan Pemerintah dan orang luar yang tertarik dengan kepedulian tersebut. Dia harus menjaga hubungan antara organisasi dan masyarakat luas. Ini dia bawa dari kantor.
(3) Ia harus memelihara koordinasi antara kepala atau kantor pusat dengan kantor cabang atau divisi, jika ada.
(4) Dia harus menjaga pasokan peralatan kantor secara terus menerus.
(5) Dia harus melakukan pengarsipan semua pernyataan dan dokumen yang dipersyaratkan dalam tugas hukumnya.
(6) Dia harus mengatur semua rapat yang diharuskan menurut undang-undang atau sebaliknya dan melakukan semua yang diperlukan untuk rapat. Rapat dapat diadakan di kantor atau di tempat lain.
(7) Dia harus mengerahkan pikirannya untuk peningkatan fungsi kantor melalui studi O&M dan dari dirinya sendiri.
(8) Dia harus memberi tahu manajemen puncak tentang berfungsinya kantor dan menyampaikan laporan lisan atau tertulis dengan atau tanpa rekomendasi tentang hal itu.
(C) Umum:
Kadang-kadang, khususnya dalam kasus masyarakat atau asosiasi atau perusahaan kecil, banyak fungsi klerikal ditangani langsung oleh sekretaris sendiri. Umumnya, sebagian besar surat keluar ditandatangani olehnya. Di beberapa kantor, praktiknya adalah surat masuk akan dikirim ke sekretaris terlebih dahulu yang akan memeriksa surat-surat tersebut sebelum didistribusikan ke departemen masing-masing.
