Artikel ini menyoroti tiga prosedur utama yang harus diikuti saat menyusun surat. Prosedurnya adalah: 1. Perencanaan 2. Penyusunan dan Koreksi 3. Prinsip yang harus diperhatikan.
Menyusun Surat: Prosedur # 1. Perencanaan:
Sebuah surat harus direncanakan dengan baik. Perencanaan berarti pra-pemikiran. Semua poin harus dipikirkan terlebih dahulu. Dalam hal menjawab surat, surat asli harus dibaca dengan hati-hati dan poin utama sebaiknya digarisbawahi. Sebuah surat memiliki tujuan, membawa arti dan memiliki nada. Ketiga karakteristik surat ini harus diingat.
Menyusun Surat: Prosedur # 2. Menyusun dan Mengoreksi:
Surat disusun terlebih dahulu, diberi bacaan untuk koreksi dan perbaikan dan akhirnya diketik.
Menyusun Surat: Prosedur # 3. Prinsip yang Harus Diperhatikan:
Prinsip-prinsip berikut harus diperhatikan saat mempersiapkan berbagai bagian surat:
(a) Re: Tajuk:
Bagian kepala surat adalah umum dicetak pada kertas kop surat kecuali tanggal dan nomor referensi. (Kata ‘Tuan’ tidak boleh ditulis di depan nama pengirim, saat menulis surat di ruang ujian karena kop surat cetak tidak memilikinya.) Ada perbedaan cara penulisan tanggal.
Metode terbaik adalah—sebutkan bulan terlebih dahulu, lalu tanggal (dengan koma) dan terakhir tahun. Misalnya 13 April 1988. Mungkin ditulis 13 April 1988. Tetapi sebaiknya tidak ditulis 13/4/88 dan sebaiknya tidak 13.4.88. Nomor referensi keluar dari nomor file.
(b) Re: Alamat Orang Dalam:
Itu selalu baik untuk menangani seseorang dengan sebutan resminya, misalnya Direktur, Direktur Pelaksana, Sekretaris, Manajer Pemasaran, dll.
Saat memasukkan nama orang tersebut, poin-poin berikut harus diingat:
(i) Kata ‘Tuan-Tuan’ tidak boleh digunakan di depan nama perseroan karena perseroan adalah orang di mata hukum tetapi Tuan adalah jamak dari Tuan. ‘Tuan’ hanya dapat digunakan sebelum nama perusahaan kemitraan.
(ii) Saat menulis Tuan atau Nyonya tidak ada pembenaran untuk menempatkan ‘titik’ setelahnya seperti Tuan atau Nyonya, karena huruf pertama ‘M’ dan huruf terakhir ‘r’ atau ‘s’ ada di sana. Hal yang sama berlaku untuk Dr (Dokter). Namun penulisan Prof harus ada titik ‘full-stop’, karena kata ‘essor’ di bagian akhir dihilangkan. Berhenti penuh diperlukan setelah ‘Co.’ tetapi tidak setelah ‘Ltd’. Saat ini Ms ditulis sebagai pengganti Miss. Alamat dalam tidak diperlukan saat menulis surat edaran.
(c) Re: Salam atau Salam Pembuka:
Ketika seorang individu (laki-laki) disapa, ‘Dear Sir’, harus digunakan. Ketika sebuah perusahaan kemitraan disapa (dengan Tuan-tuan di depan namanya), ‘Tuan-tuan yang terhormat’, harus menjadi bentuk yang benar. Ketika satu individu (perempuan) disapa, itu akan menjadi ‘Madam’, dan, bukan ‘Dear Madam’. Saat menyapa perusahaan ‘Dear Sirs’, tidak dapat digunakan karena perusahaan adalah orang. Dan karena itu adalah orang buatan, itu tidak dapat langsung ditangani.
Langkah yang benar adalah berbicara dengan pejabat perusahaan. Dalam hal surat edaran, salam harus ‘Dear Sirs’, atau ‘Tuan-tuan’. Menggunakan kata ‘Tuan’, tidak diinginkan kecuali surat itu ditujukan kepada orang yang sangat terhormat, misalnya Presiden India, hakim, editor, dll. Seorang bawahan dapat dengan aman menggunakan ‘Dear Sir’, untuk bos.
(d) Perihal: Badan Surat:
Tugas yang paling sulit adalah menulis kalimat pertama terutama ketika surat itu adalah huruf awal dan bukan balasan. Umumnya pengenalan singkat diperlukan. Misalnya—Kami menyurati Anda sehubungan dengan……………, Kami berurusan dengan……. (sebutkan komoditas) untuk beberapa waktu dan ingin ………………… .. Perkenalkan diri kami sebagai dealer di / produsen …………. Mohon (Mohon) mengacu pada Surat Edaran kami No………………. tanggal ……….. (cantumkan tanggal) ……. , Mohon (Tolong) merujuk pada diskusi yang Anda lakukan dengan perwakilan kami yang memanggil Anda dll. Saat menulis surat balasan, referensi harus dibuat pada surat awal. Cara terbaik untuk membuat referensi adalah……….. Mohon (Silakan) merujuk ke surat Anda No………………… dari ……. (cantumkan tanggal). Atau, Surat Anda No……………….. dari………. (cantumkan tanggal). Lebih baik menulis ‘dari……….. ‘ daripada ‘bertanggal………..’.
Ada kebiasaan umum untuk mengakhiri surat dengan ‘Terima kasih’, atau ‘Terima kasih sebagai antisipasi’, atau ‘Memastikan layanan terbaik kami’, dll. Ini semua adalah ekspresi yang buruk dan salah. Ini tidak boleh ditulis. Ungkapan yang benar adalah: ‘Terima kasih’. Dengan terimakasih’. ‘Dengan hormat’. ‘Salam hangat’. ‘Dengan penuh hormat’. Jika ‘Terima kasih ’, atau ‘Terima kasih dalam antisipasi’, atau ‘Memastikan layanan terbaik kami’, ditulis maka ‘Saya’, atau ‘Saya tetap’, atau ‘Kami’, atau ‘Kami tetap’ , harus ditulis sebelum ‘Hormatku’, atau ‘Hormatku’, atau ‘Hormatku’.
(e) Re: Penutupan gratis:
‘Hormatku’ atau ‘Hormatmu’, akan menjadi bentuk terbaik. ‘Hormat saya’, akan baik ketika seorang bawahan menulis kepada atasannya. Menulis—’Hormatku’, adalah bentuk yang buruk.
(f) Re: Tanda baca:
Semua tanda baca yang tidak perlu saat menulis nama atau alamat harus dihindari. Misalnya, daripada menulis 18, Chowringhee Road, Calcutta-700 013. lebih baik menulis 18 Chowringhee Road, Calcutta 700 013. Koma setelah 18 tidak berguna tetapi koma setelah Road diperlukan. Tanda hubung tidak berguna.
(g) Re:
Tanggal dan Tanda Tangan—Surat bisnis tanpa tanggal atau tanpa tanda tangan yang tepat (tanda tangan dengan penunjukan) tidak ada artinya .
