Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Penyusunan Resolusi. Setelah membaca artikel ini Anda akan mempelajari tentang: 1. Pentingnya Penyusunan Resolusi 2. Prosedur Penyusunan Resolusi.
Pentingnya Penyusunan Resolusi:
Penyusunan resolusi adalah tugas yang sulit dan fungsi seorang spesialis. Sekretaris seharusnya spesialis itu.
Susunan kata dan susunan kalimat harus sedemikian rupa sehingga:
(1) Niat yang benar diungkapkan.
(2) Tidak ada ketidakjelasan atau ambiguitas dan
(3) Arti dan maksud resolusi dipahami dalam arti sebenarnya oleh orang-orang yang bersangkutan. Selanjutnya, harus dilihat bahwa
(4) Tidak ada ruang untuk menciptakan komplikasi dengan interpretasi yang salah.
(5) Kekosongan atau celah tidak boleh dibiarkan merayap masuk.
Prosedur Penyusunan Resolusi:
Ada beberapa teknik atau prosedur yang harus diadopsi untuk menyusun resolusi.
Ada beberapa bentuk:
(1) Baik itu dapat mencakup beberapa latar belakang yang menjadi dasar pengambilan keputusan, atau tidak.
(2) Itu ditulis dalam bentuk lampau dan ucapan tidak langsung.
(3) Semua poin yang berbeda untuk dimasukkan dalam keputusan harus disebutkan terlebih dahulu dan kemudian semuanya digabungkan secara sistematis.
(4) Kadang-kadang tambahan atau tambahan ditambahkan. Prosedur ini ditunjukkan di bawah ini dengan contoh.
Spesimen 1 :
Misalkan resolusi harus dirancang untuk penunjukan direktur pada rapat umum tahunan.
Keputusan tersebut didasarkan pada fakta-fakta berikut:
(1) Misalkan Sri A adalah direktur yang pensiun secara bergilir.
(2) Untuk jabatan atau jabatan yang ditinggalkannya diadakan pemilihan.
(3) Sri A, karena memenuhi syarat, menawarkan dirinya untuk dipilih kembali.
(4) Tidak ada calon lain.
(5) Dia terpilih sebagai direktur. Semua poin ini harus dimasukkan dalam resolusi.
Resolusi akan berbunyi seperti ini:
Contoh 1:
“Menimbang bahwa Sri A, pensiun secara bergilir dan dapat dipilih kembali, menawarkan dirinya untuk dipilih kembali dan mengingat tidak ada calon lain, diputuskan bahwa Sri A menjadi dan dengan ini dipilih sebagai direktur perusahaan. .”
Contoh 2:
Penyusunan yang lebih disederhanakan adalah- “Diputuskan bahwa Sri A yang pensiun secara bergilir, dan memenuhi syarat menawarkan dirinya untuk dipilih kembali , dengan ini dipilih kembali sebagai direktur Perusahaan.” Porsi ‘Mempertimbangkan … dll.’ tampaknya berlebihan dan tidak perlu.
Dalam kedua kasus itu harus dicatat bahwa kata-kata “menjadi dan dengan ini” disebutkan. Seseorang ‘dipilih’ tidak berarti bahwa dia ‘terpilih’. Ada ruang lingkup salah tafsir jika hanya ‘dipilih’ yang tertulis.
Spesimen 2 :
Misalkan dalam rapat umum Asosiasi Perdagangan ada mosi yang digerakkan oleh seorang anggota dan didukung oleh yang lain — Agar Pameran Industri Kecil diselenggarakan oleh Asosiasi di bulan Desember mendatang. Tanggal pertemuan adalah 4.5.88.
Salah satu anggota mengajukan amandemen yang menyatakan bahwa kata ‘Seluruh India’ ditambahkan sebelum kata ‘Pameran’ dan diperbantukan. Amandemen ini dilakukan dengan pemungutan suara. Itu hilang karena mayoritas anggota merasa waktu yang tersedia terlalu singkat untuk mengatur pameran di tingkat seluruh India.
Namun misalkan salah satu anggota berdiri dan bergerak agar ada ‘Seminar’ tentang Industri Kecil dan bukan ‘Pameran’ karena akan sulit bagi Asosiasi untuk menyelenggarakan pameran dalam waktu sesingkat itu. Ini bukan amandemen tapi Counter Motion. Ketua jelas melarang.
Anggota lain mengajukan amandemen kedua bahwa kata ‘dan Kerajinan Tangan’ ditambahkan setelah Industri Kecil dan diperbantukan. Amandemen ini dilakukan dengan pemungutan suara. Itu berlalu.
Sekarang mosi asli diubah dan teks resolusi untuk mosi substantif (diubah) itu akan menjadi: “Diputuskan bahwa semua Pameran Industri Kecil dan Kerajinan akan diselenggarakan oleh Asosiasi pada bulan Desember mendatang.” Resolusi itu disahkan dengan suara bulat.
Anggota lain mengajukan mosi sekunder bahwa “Sub-Komite dengan Sekretaris sebagai Pengaturnya, dibentuk”. Itu diperbantukan. Proposal diajukan untuk memilih dan disahkan sebagai ‘pengendara’ untuk resolusi utama. Jadi, teks lengkap dari resolusi tersebut sekarang berbunyi: “Diputuskan bahwa Pameran Industri Kecil dan Kerajinan akan diselenggarakan oleh Asosiasi pada bulan Desember mendatang dan Sub-Komite dengan Sekretaris sebagai Pengurusnya akan dibentuk.”
Pada tahap ini salah satu anggota meminta izin Ketua untuk membuat ‘tambahan’ dengan membubuhkan kata ‘pada rapat ini’ setelah kata ‘dibentuk’. Dengan persetujuan semua anggota, teks resolusi akhirnya berbunyi: “Diputuskan bahwa Pameran Industri Kecil dan Kerajinan akan diselenggarakan oleh Asosiasi pada bulan Desember mendatang dan Sub-Komite dengan Sekretaris sebagai Pengelolanya dibentuk di pertemuan ini.”
Di saat-saat terakhir Ketua sendiri menyarankan agar kata ‘selanjutnya’ diganti dengan ‘1988’ untuk menghindari ketidakjelasan. Semua orang menghargainya. Akhirnya teks resolusi berdiri sebagai “Diputuskan bahwa Pameran Industri Kecil dan Kerajinan diselenggarakan oleh Asosiasi pada bulan Desember 1988 dan Sub-Komite, dengan Sekretaris sebagai Penyelenggara, dibentuk pada pertemuan ini.”
Spesimen 3 :
Misalkan resolusi tentang beberapa perubahan konstitusional harus disahkan. Ini membutuhkan pertimbangan yang cermat dari para anggota. Jika kita ambil contoh agenda yang diberikan di Ref. 5.2 Spesimen 6(A) ( Rapat Umum Luar Biasa yang diadakan oleh Perseroan untuk perubahan salah satu Anggaran Dasarnya) teks keputusannya adalah: “Diputuskan bahwa Rapat Umum Luar Biasa para pemegang saham XYZ Co. . Ltd yang diadakan di kantor terdaftar Perseroan pada hari Senin tanggal 17.8.88 pukul 14.00 setelah dirasa sesuai bahwa jumlah maksimum direktur Perseroan ditambah dari tujuh menjadi sembilan dan untuk maksud tersebut Pasal 23 Anggaran Dasar Perseroan Perseroan diubah, dengan ini memutuskan agar teks Pasal 23 Anggaran Dasar Perseroan diubah dan dengan ini diubah dengan mengganti kata tujuh dengan sembilan.”
Penyusunan telah dilakukan dengan sangat hati-hati membuat pendapat pemegang saham jelas dan tanpa keraguan. Sekarang salinan resolusi tersebut dapat segera dikirim ke Panitera Perusahaan untuk pendaftaran.
