Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Peralatan yang diperlukan untuk Menangani Surat Kantor. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Kebutuhan Peralatan untuk Menangani Surat 2. Jenis-jenis Peralatan untuk Menangani Surat.
Kebutuhan Peralatan Penanganan Surat:
Menangani Surat adalah pekerjaan yang melelahkan. Ada begitu banyak operasi yang harus dilakukan. Setiap hari sejumlah besar kiriman pos, baik yang masuk maupun keluar, harus ditangani. Jumlah yang sangat besar untuk perhatian besar. Jumlahnya meningkat seiring bertambahnya ukuran kekhawatiran; dan kegiatan diperbanyak.
Surat atau pemberitahuan atau edaran harus sering dikirim ke orang yang sama dan kemudian alamat yang sama harus ditulis atau diketik beberapa kali.
Banyak halaman atau penutup harus dirangkai menjadi satu. Semua ini adalah pekerjaan yang membosankan tetapi harus dilakukan secara akurat. Untuk mengatasi kemonotonan, untuk memastikan kecepatan dan ketepatan serta untuk menghindari pencurian, telah diperkenalkan berbagai mesin yang dapat digunakan, dengan volume pekerjaan yang cukup besar, untuk membuat sistem menjadi ekonomis.
Jenis Peralatan untuk Menangani Surat:
Berbagai jenis mesin yang digunakan dalam menangani surat dijelaskan di bawah ini:
(1) Mesin Pembuka Surat:
Mesin ini digunakan untuk membuka amplop. Surat biasanya dibuka dengan tangan tetapi sedikit kecerobohan dapat merusak isinya. Dengan mesin ini Amplop dapat dibuka dengan memotong sangat halus strip sempit dari salah satu ujung amplop.
Mesin ini dilengkapi dengan pemotong atau pisau yang mengasah sendiri dan berputar. Mesin dapat dioperasikan dengan tangan atau dioperasikan secara elektrik. Mesin yang dioperasikan secara elektrik dapat membuka hingga 500 amplop dari semua ukuran dalam satu menit.
(2) Mesin Penyegel Amplop:
Menyegel amplop itu membosankan dan pekerjaan kotor. Kotor karena permen karet atau lem yang digunakan. Mesin penyegel amplop, jika dioperasikan dengan tangan, dapat dengan rapi menyegel sekitar 150 amplop dalam satu menit dan jika dioperasikan secara elektrik jumlahnya dapat mencapai 25.000 per jam.
Air harus dimasukkan terus menerus. Amplop dengan lebar, panjang, dan ketebalan yang wajar dapat disegel dengan mesin standar. Mesin yang dioperasikan secara elektrik memiliki keunggulan tambahan yaitu air dibuat panas dan air panas membuat tindakan cepat pada gusi.
(3) Mesin Susun:
Sejumlah penutup atau lembaran kertas mungkin harus dirakit bersama sebelum dikirim. Ini adalah pekerjaan yang melelahkan dan berisiko. Berisiko karena ada lembaran kertas yang mungkin terlewatkan atau mungkin ada duplikasi yang sia-sia dari halaman yang sama. Itu juga memakan waktu. Mesin penyusun memecahkan semua masalah.
Mesin seperti itu memiliki banyak jenis dan ukuran. Sebuah mesin besar tidak hanya menyusun tetapi juga menjilid kertas. Mesin penyusun sederhana dapat digunakan oleh juru ketik yang menyimpan jumlah lembar kertas yang diperlukan, disisipkan dengan kertas karbon, siap di atas meja sehingga tidak membuang waktu untuk menyiapkan kertas ketika sejumlah salinan harus diketik pada suatu waktu. waktu.
(4) Mesin Lipat Kertas:
Melipat kertas sebelum memasukkannya ke dalam amplop bukanlah pekerjaan sesederhana kelihatannya. Lipatan harus dilakukan dengan rapi dan elegan. Tidak akan ada lipatan yang tidak perlu yang menyebabkan pemborosan waktu. Melipat menjadi sulit ketika banyak kertas harus dilipat menjadi satu.
Lipatan harus sesuai dengan ukuran amplop. Dalam hal ‘amplop jendela’ digunakan, pelipatan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga alamat bagian dalam yang diketik pada surat menjadi terlihat. Semua masalah ini dapat diatasi jika mesin pelipat kertas digunakan.
Tersedia mesin komposit yang akan menyusun, melipat, dan memasukkan kertas ke dalam amplop dan akhirnya akan menyegelnya. Semua ini dapat dilakukan dengan cepat untuk menyiapkan 2.500 amplop dalam waktu satu jam. Namun, banyak tergantung pada jumlah makalah yang akan disusun.
(5) Mesin Pengalamat atau Addressograph:
Bantuan dari mesin semacam itu diambil ketika sering surat atau surat edaran atau pemberitahuan harus dikirim ke penerima yang sama. Misalnya, komunikasi kepada anggota asosiasi atau perusahaan, tagihan listrik atau telepon kepada pelanggan, pemberitahuan premi kepada pemegang polis asuransi, dll.
Untuk mesin ini salinan induk untuk setiap nama dan alamat harus disiapkan. Ini dapat dilakukan dengan membuat embos pada pelat logam atau potongan stensil pada kertas tebal atau lembaran plastik, dll. Pelat atau kartu ini dimasukkan ke dalam mesin. Dengan menekan tuas, satu per satu pelat atau kartu dibawa ke posisi pencetakan.
Amplop atau kartu diletakkan di atas platform dan pelat atau kartu timbul ditekan di atasnya dan tinta kering mengalir di antaranya. Jejak dibuat. Dengan menambahkan beberapa lampiran, penomoran juga dapat dilakukan secara bersamaan atau sebagian dari deskripsi total dapat dicetak (katakanlah, hanya nama), dll.
Semua nama mungkin tidak diinginkan sekaligus. Dengan beberapa perangkat otomatis, mesin dapat membuat pilihan. Alamat dapat dicetak dari 800 hingga 1.000 per jam dengan mesin yang digerakkan tangan dan hingga 7.000 per jam dengan mesin yang dioperasikan secara elektrik.
Mesin seperti itu digunakan bahkan untuk upah atau lembaran gaji, untuk pembuatan faktur, untuk pekerjaan pengisian formulir lainnya. Ini memiliki keuntungan besar:
(a) Ini memiliki kecepatan operasi yang luar biasa,
(b) Tidak ada kesalahan dalam mencetak nama dan alamat,
- Operasi sederhana,
(d) Dapat digunakan untuk beberapa tujuan dan dalam beberapa cara,
(e) Ini mengarah pada ekonomi.
Ini memiliki kelemahan juga:
(a) Pelat logam mahal meskipun tahan lama,
(b) Sulit untuk melakukan perubahan.
(6) Mesin Franking:
Ini adalah mesin yang digunakan untuk mencetak pada amplop, kartu, dll. desain perangko berbagai denominasi , menunjukkan tanggal, jumlah, tempat stempel, dan nomor terdaftar pengguna. Selain itu, slogan iklan juga dapat dicetak.
Rumah komersial, lembaga pendidikan, kantor pemerintah, dan berbagai organisasi lain biasanya menggunakan mesin tersebut daripada menggunakan prangko berperekat biasa. Mesin ini diperkenalkan setelah International Postal Convention tahun 1922. Mesin tersebut dapat b; dibeli atau diisi tetapi harus dibawa ke kantor pos untuk pendaftaran dan lisensi.
Nomor diberikan oleh kantor pos kepada pengguna. Ada meteran yang terpasang pada mesin yang menunjukkan jumlah uang yang dikonsumsi melalui perangko. Suatu jumlah, berdasarkan kemungkinan konsumsi harus diperkirakan dan dibayarkan di muka ke kantor pos.
Oleh karena itu, kantor pos menyesuaikan meteran hingga batas tersebut, menguncinya, dan menyegelnya. Pengguna dapat menggunakan mesin sampai batas nilai ongkos kirim tercapai dan setelah itu mesin berhenti beroperasi. Sekali lagi mesin harus dibawa ke kantor pos untuk penyesuaian meteran baru dengan pembayaran uang di muka.
Untuk melakukan franking, langkah-langkah berikut harus diambil:
(1) Surat-surat itu harus diurutkan menurut jumlah perangko yang diperlukan.
(2) Mesin disesuaikan dengan satu denominasi pada satu waktu. Misalnya 25 paise, 35 paise, dan seterusnya. Surat-surat yang membutuhkan stempel 25 paise harus dibeberkan sekaligus. Kemudian surat-surat yang membutuhkan stempel 35 paise dan seterusnya.
(3) Untuk amplop-amplop atau barang-barang yang tebalnya berat yang tidak dapat dimasukkan ke dalam mesin, lembaran-lembaran terpisah digariskan dan kemudian ditempelkan pada barang-barang itu.
(4) Jika ada kesalahan, amplop tersebut disimpan dan dapat disimpan di kantor pos untuk pengembalian dana.
(5) Setiap hari mekanisme pencetakan tanggal harus disesuaikan.
(6) Mesin harus disimpan di bawah pengawasan orang yang bertanggung jawab agar tidak terjadi penyalahgunaan.
Keuntungan:
(a) Operasi membuat penghematan waktu. Sekitar 2.000 huruf dapat diucapkan dalam satu jam dengan mesin yang dioperasikan dengan tangan dan 15.000 dengan mesin yang dioperasikan secara elektrik.
(b) Persediaan perangko tidak perlu dipertahankan.
(c) Pencurian prangko dapat dihindari.
(d) Buku Pos tidak perlu dipelihara.
(e) Surat siap dikirim dengan cepat.
(f) Pencetakan slogan iklan adalah metode periklanan yang murah.
Kekurangan:
(a) Mungkin ada pemborosan melalui pemalsuan jumlah yang salah.
(b) Kiriman harus diantar ke kantor pos setiap hari setelah pemberangkatan dan tidak boleh dimasukkan ke dalam kotak pos.
(c) Mungkin ada penyalahgunaan mesin.
(d) Stempel lepas mungkin masih diperlukan untuk surat-surat mendesak yang harus segera diposkan tetapi pada saat itu kantor pos sudah tutup.
(e) Sejumlah uang harus dibayarkan ke kantor pos terlebih dahulu.
(f) Memiliki biaya operasi dan pemeliharaan. Aliran tinta harus dijaga.
