Perencanaan Kantor:
Setiap tingkat pekerja kantor memiliki jenis tanggung jawab yang cukup berbeda. Perbedaan mendasar terletak pada sejauh mana rutinitas mekanis berperan dalam pekerjaan karyawan; tugas yang dapat diprediksi membentuk sebagian besar hari pegawai, tetapi bagian yang jauh lebih kecil dalam kehidupan seorang direktur divisi.
Memvisualisasikan ‘kantor terintegrasi’ dapat menyebabkan kesalahpahaman bahwa alat elektronik yang sama memberikan jawaban atas kebutuhan produktivitas yang lebih baik di kedua tingkat. Mereka tidak bisa, lebih dari seorang juru ketik dapat beralih ke pengolah kata dengan menggunakan komputer mikro yang sama yang telah mengubah pekerjaan rekannya di bidang akuntansi.
Bagi manajer, efektivitas adalah masalahnya; untuk juru tulis, sekretaris, dan personel pendukung, itu adalah efisiensi. Manajer, pada umumnya, dibayar untuk membuat keputusan yang menguntungkan dan untuk memastikan bahwa ini dilakukan dengan benar oleh bawahan mereka, apa yang diperlukan oleh proses ini? Pertama, pengumpulan informasi.
Kontak verbal adalah metode favorit dalam dunia bisnis saat ini, dan tidak diragukan lagi bahwa percakapan akan tetap menjadi media yang paling nyaman untuk memperoleh dan menyebarkan fakta. Dokumen mendukung proses ini, dan, mengingat kapasitas yang terbatas dan kemungkinan kesalahan yang tidak terbatas dari memori manusia, tidak mengherankan jika manajer memasukkan informasi ke beberapa bentuk penyimpanan sementara atau permanen, biasanya kertas.
Bagian kedua dari fungsi manajer terdiri dari analisis, imajinasi, dan dugaan; menggunakan informasi yang diperolehnya untuk menghasilkan suatu keputusan. Hal ini memerlukan lebih sedikit pertukaran data dengan orang lain, tetapi keefektifan manajer bergantung pada kemampuannya untuk mengakses informasi dengan cukup cepat untuk mengimbangi proses pemikirannya. Kualitas analisis akan terganggu oleh sistem penyimpanan dan pengambilan yang tidak terorganisir dengan baik atau lambat, dan pekerjaannya akan menjadi lebih sulit jika dia harus bergantung pada data mentah yang belum diedit; untuk bekerja dengan cepat dia membutuhkan ringkasan fakta-fakta yang menonjol, dan dia perlu meletakkan tangan di atasnya tanpa penundaan.
Begitu keputusan tercapai, orang lain perlu mengetahuinya. Manajer menggunakan sistem komunikasi untuk memberi tahu atasan dan bawahan tentang hasil pertimbangannya, dan juga untuk terus memeriksa keakuratan instruksi yang sedang dilaksanakan. Keefektifannya sekali lagi bergantung pada kecepatan dan keandalan media komunikasinya; dengan layanan komunikasi 100 persen, satu-satunya batasan efektivitas manajerialnya adalah kemampuan pribadinya.
Anehnya, sebagian besar organisasi Eropa kembali bersedia berinvestasi dalam bantuan otomatisasi kantor untuk staf pendukung di mana peningkatan produktivitas menghasilkan keuntungan keuangan per modal yang relatif rendah daripada menyediakan alat elektronik untuk manajemen, di mana peningkatan produktivitas dapat diharapkan untuk membuat atau menghemat jumlah yang cukup besar untuk organisasi.
Ini mungkin karena sulitnya mengukur output manajerial, atau mungkin berasal dari fakta bahwa alat bantu manajemen elektronik beroperasi dalam konteks yang lebih besar dan lebih mahal daripada terminal klerikal, atau sistem pengolah kata. Apa pun alasannya, ada tanda-tanda bahwa preferensi ini akan berubah secara dramatis.
Munculnya stasiun kerja eksekutif, pembangunan infrastruktur komunikasi internasional, dan keberhasilan organisasi standar internasional dalam mendorong pabrikan untuk mengadopsi spesifikasi desain umum, semuanya menandai peluang baru bagi perusahaan yang secara serius merencanakan alat pendukung elektronik untuk menengah dan atas. staf manajemen.
Biaya stasiun kerja eksekutif, berkat penerimaan luas sistem klerikal yang merupakan pendahulu mereka, sekarang berada dalam batas yang dapat dibenarkan. Sekarang pabrikan dapat membayangkan pasar dengan ukuran tertentu untuk produk ini, mereka pada gilirannya dapat membenarkan investasi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk menyesuaikan sistem desktop dengan kebutuhan khusus strata manajerial.
Mungkin yang paling penting, tenaga kerja manajerial sekarang diakui sebagai sumber daya yang sangat mahal, dan ada insentif di antara pemberi kerja untuk mengambil langkah apa pun yang menawarkan janji yang masuk akal untuk memungkinkan manajer melakukan pekerjaan lebih banyak atau lebih baik. tidak benar-benar sebanding, telah mendorong para perencana untuk menerapkan harapan yang sama atas peningkatan produktivitas pada fungsi-fungsi manajerial.
Para perencana sedang mengembangkan metode baru untuk menilai kemajuan kualitatif dalam produktivitas manajemen, meskipun pasti tidak ada jawaban sederhana dalam lingkungan di mana rutinitas tidak ada. Musuh sesungguhnya dari integrasi di tingkat kantor atau departemen tetaplah ketidakcocokan peralatan.
Sejauh ini, hanya sedikit pabrikan yang mau atau mampu memastikan bahwa sistem mereka dapat berkomunikasi dengan mudah dengan sistem lain yang mungkin ditemukan di organisasi pengguna yang sama: tidak mau, karena konsep pengguna yang sepenuhnya didedikasikan untuk produk pabrikan tunggal tampaknya terlalu menarik; dan tidak bisa, karena, sampai saat ini, spesifikasi standar yang diperlukan terlalu sementara untuk membenarkan adopsi.
Namun, langkah-langkah penting telah diambil, dan saat ini tidak biasa bagi pabrikan besar untuk memperkenalkan produk baru yang gagal mematuhi peraturan atau standar de facto yang diterima secara umum. Meskipun kami masih jauh dari tujuan kompatibilitas sejati di semua tingkatan, pengguna tidak perlu lagi khawatir bahwa produk pemasok utama akan dibatalkan oleh peralatan yang diluncurkan pada tahun berikutnya; pabrikan telah menyadari bahwa memastikan kompatibilitas dan jalur migrasi adalah tanggung jawab mereka sendiri. Pengenalan area lokal ‘arsitektur terbuka’ dan luas memberikan bukti niat ini.
Penting untuk mengingat faktor-faktor yang bekerja untuk memperlambat kemajuan kita menuju otomatisasi kantor. Beberapa di antaranya adalah teknologi, yang lain sosiologis. Perencana dapat menemukan program mereka secara tidak sengaja disabotase oleh yang terakhir, sementara pengguna sistem elektronik manajerial atau administrasi dapat diharapkan untuk menunjukkan sedikit simpati untuk yang pertama. Setiap jenis perubahan perilaku dibatasi kecepatannya oleh perlawanan alami manusia. Orang-orang pada dasarnya konservatif, dan menolak atau membenci kewajiban untuk mengubah pola perilaku yang nyaman dan familiar. Pengamatan menunjukkan dua faktor.
Faktor penting pertama, yang berlaku untuk staf manajerial dan administrasi, berkaitan dengan massa kritis. Perlawanan terhadap pengenalan sistem elektronik tampaknya tiba-tiba dan secara ajaib menghilang begitu tingkat kejenuhan tertentu telah tercapai.
Kedua, baik manajer maupun pegawai akan menggunakan sistem mereka sendiri begitu mereka dapat melihat bahwa kepemilikan memberikan semacam keuntungan kepada rekan kerja. Misalnya, seorang manajer merek tidak akan dapat mentolerir situasi di mana salah satu koleganya dapat memperoleh data kinerja pasar instan dari terminal desktopnya, bahkan jika dia selalu bersumpah bahwa dia tidak akan pernah membiarkan dirinya dipaksa menggunakan keyboard; segera setelah apartemen yang diberikan oleh VDU atau workstation, daya, resistensi meleleh. Dengan cara yang sama, metode terbaik untuk mengatasi antipati terhadap pengolah kata adalah dengan memberikannya kepada beberapa juru ketik terpilih untuk memulai; segera, sisanya akan memberontak kecuali mereka juga dilengkapi dengan yang setara.
Plot psikologis, sangat dianjurkan bahwa banyak perhatian dan usaha dikhususkan untuk mempersiapkan staf untuk munculnya sistem kantor elektronik. Karena ini mungkin perubahan tunggal paling dramatis yang pernah terjadi dalam kehidupan kantor mereka, sangat kontraproduktif untuk membiarkan mereka mengatasinya sendiri, namun perusahaan masih, hingga hari ini, memperkenalkan sistem mikro, sistem telepon baru, dan kata. -memproses instalasi bahkan tanpa mengumumkan fakta sebelumnya.
Hasilnya jelas. Organisasi yang lebih tercerahkan memenangkan dividen dengan mengadakan sesi penjelasan dan pelatihan di semua tingkatan; bahkan sebagai isyarat, tingkat kepedulian ini dihargai dan dibalas, sementara penjelasan dasar tentang alasan mengapa otomasi diperkenalkan telah terbukti sangat membantu memadamkan oposisi.
Mungkin relevan untuk mencatat pada saat ini hasil yang mengejutkan dari sebuah survei yang dilakukan oleh Philips Business Systems pada pertengahan tahun 1983. Dua ratus direktur dan eksekutif di 1.000 perusahaan terbesar di Inggris ditanyai tentang pandangan mereka tentang otomatisasi kantor.
Para analis terkejut menemukan bahwa 49 persen manajer puncak yang diwawancarai sendiri sudah menggunakan semacam sistem kantor berbasis komputer. Separuh sisanya menantikan pemasangan sistem pendukung keputusan pribadi di kantor mereka sendiri. Setidaknya pada tingkat ini, apa pun sistem otomasi kantor yang pernah dihadapi, tampaknya, hampir menghilang.
Terlepas dari faktor subjektif manusia, pertimbangan teknis memainkan peran penting dalam membingungkan dan menunda kedatangan ‘lingkungan informasi kantor yang sepenuhnya otomatis. Teknologi mengambil pujian untuk lompatan kuantum dalam pengurangan biaya yang bertanggung jawab untuk membuka pasar dengan begitu cepat, tetapi teknologi maju begitu luas sehingga unsur ketidakpastian memasuki sebagian besar proyeksi perencana ketika paku payung kuningan dari opsi sistem dipertimbangkan. .
Misalnya, tidak ada surat elektronik, pesan, dan sistem pengarsipan yang benar-benar dapat menantang metode berbasis kertas tanpa memperhitungkan fakta bahwa akan selalu ada masuknya dokumen kertas ke dalam organisasi dari koresponden yang terlalu kecil atau terlalu berpikiran tradisional untuk mengadopsi sistem elektronik. alternatif.
Sehingga sistem harus dilengkapi untuk menangani input dokumen maupun input digital langsung dari WP, teletex atau output komputer. Perekaman Optik Digital, menggunakan layar beresolusi tinggi, sejauh ini merupakan metode paling efektif untuk menyediakan kemampuan ini; namun karena teknologinya relatif baru, dan menawarkan solusi yang dianggap canggih karena begitu komprehensif, biaya DOR saat ini tinggi. Ini adalah contoh klasik, tentang teknologi yang tidak akan tersedia secara universal sampai dipelopori oleh organisasi besar dunia.
Sama membingungkannya dengan perencana adalah pertanyaan tentang media transmisi; dia saat ini dihadapkan pada berbagai pilihan berbeda ketika yang dia inginkan adalah standarisasi di dalam perusahaannya pada media yang akan diadopsi oleh PTT dan pelanggan mereka di seluruh dunia.
Sejumlah sistem manajemen komunikasi skala besar baru-baru ini telah diperkenalkan dengan tujuan untuk memecahkan masalah ini, tetapi perencana memiliki keluhan yang sah terhadap otoritas telekomunikasi yang tidak mau bekerja sama membuatnya menanggung biaya tersebut. Bahkan ketika layanan yang kompatibel secara internasional diumumkan, tanggal peresmian yang diusulkan tidak dapat diandalkan sekarang terkenal.
Mungkin saran paling berguna yang dapat kami tawarkan kepada perencana otomasi kantor adalah dia harus mendorong staf untuk mengumpulkan pengalaman mulai sesegera mungkin. Semua masalah yang telah kita diskusikan diperparah jika pengenalan realitas elektronik kantor dibiarkan menunggu hingga momen ajaib di masa mendatang, ketika seluruh masalah mengklarifikasi dirinya sendiri. Itu tidak akan; pilihan sulit yang dihadapi hari ini akan digantikan oleh orang lain besok; sementara itu perusahaan petualang yang siap untuk mengatasi baik efek perubahan yang dapat diprediksi maupun yang tidak terduga akan menuai hasil dari tekad mereka.
Pada tingkat klerikal, tidak diragukan lagi bahwa pemrosesan data lokal, dengan atau tanpa akses basis data jarak jauh, melipatgandakan produktivitas karyawan dengan faktor yang signifikan. Pengolah kata memungkinkan staf kesekretariatan dan pengetikan untuk meningkatkan volume keluaran dan kualitas pekerjaan mereka. Pada tingkat manajerial, sistem komunikasi suara yang canggih bisa dibilang merupakan kontributor tunggal yang paling kuat untuk meningkatkan efektivitas, sementara akses pribadi ke statistik pusat atau departemen melalui unit tampilan desktop memungkinkan manajer untuk mempertahankan kontak sehari-hari dengan fakta tentang wilayah kerjanya. tanggung jawab.
Penanganan korespondensi masuk dan keluar adalah fungsi kantor yang, dalam kedok tradisionalnya, menekan efisiensi administrasi dan efektivitas manajerial; pemasangan sistem penyimpanan dan pengambilan informasi elektronik untuk mengambil alih fungsi pengarsipan, pemeliharaan file, dan penyelidikan file menawarkan kemungkinan lompatan kuantum ke depan pada kedua level sekaligus.
Pilihan sistem untuk masing-masing dari tiga instalasi tingkat kantor akan diatur oleh berbagai faktor, di mana preferensi pribadi sama sekali tidak penting, meskipun tujuan akhir dari integrasi sistem yang lengkap masih agak jauh, jalurnya bisa dihaluskan secara tak terukur dengan memilih peralatan saat ini yang mematuhi standar internasional yang dipublikasikan dan de facto, dan dengan membatasi hubungan pemasok hanya pada pabrikan yang berkomitmen pada prinsip arsitektur sistem terbuka.
Peran Manajer Kantor:
Pentingnya manajer kantor dapat diringkas dalam satu kata: efisiensi. Seorang manajer kantor akan membebaskan Anda dari berbagai macam tanggung jawab yang menyita waktu, memungkinkan Anda dan semua orang di perusahaan Anda untuk berkonsentrasi pada dasar-dasar menjalankan bisnis atau hanya menyelesaikan pekerjaan Anda.
Tugas seorang manajer kantor bervariasi dari kantor ke kantor. Minta manajer kantor Anda menangani apa pun yang perlu dilakukan agar perusahaan Anda tetap berjalan efisien. Di beberapa perusahaan, manajer kantor mungkin seorang sekretaris atau resepsionis. Di tempat lain, manajer kantor dapat mengambil lebih banyak tanggung jawab — bertindak sebagai pemegang buku atau pemecah masalah teknologi.
Berikut adalah beberapa tugas yang sering jatuh ke manajer kantor:
(i) Telepon:
Anda dapat menjadikan tugas manajer kantor untuk menjawab semua panggilan telepon dan menambalnya ke ekstensi yang sesuai. Manajer kantor juga dapat bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem telepon Anda beroperasi dengan lancar dan memenuhi kebutuhan Anda.
(ii) Penerimaan:
Manajer kantor dapat duduk di meja tepat di dalam pintu depan kantor dan menyapa semua pengunjung saat mereka masuk. Tugas tambahan mungkin termasuk menandatangani pengiriman, menerima dan mendistribusikan surat, dan menjaga kerapian area penerimaan (memastikan majalah terkini, menyiram tanaman, dll.).
(iii) Perlengkapan kantor:
Manajer kantor dapat memesan semua perlengkapan yang dibutuhkan untuk menjalankan kantor yang efisien dan profesional, melacak saat persediaan hampir habis, dan memastikan barang dipesan sebelum habis.
(iv) Perabot kantor:
Manajer kantor dapat memilih dan membeli meja, kursi, lemari arsip, dan sejenisnya.
(v) Peralatan kantor:
Manajer kantor dapat memelihara peralatan seperti mesin fotokopi, mesin faks, dan sistem telepon. Mereka mungkin dapat memperbaiki masalah mekanis, atau setidaknya mengawasi perbaikannya oleh seorang profesional. Tugas tambahan mungkin termasuk memprogram nomor yang sering digunakan ke dalam mesin faks dan sistem panggilan cepat telepon.
(vi) Komputer:
Tempatkan manajer kantor Anda untuk mengawasi komputer kantor dan memecahkan masalah jika diperlukan. Misalnya, manajer kantor harus memahami masalah komputer dasar, dan dapat membantu karyawan saat komputer atau printer mereka macet. Tugas ini sangat penting jika perusahaan Anda terlalu kecil untuk memiliki staf pendukung teknologi penuh waktu.
(vii) Pengajuan:
Tugas utama manajer kantor adalah mengatur tumpukan dokumen. Manajer harus mengembangkan sistem pengarsipan yang komprehensif dan mudah diikuti untuk faktur, kuitansi, informasi klien, dan dokumen penting lainnya.
(viii) Pembukuan:
Biasanya, perusahaan yang berkembang mempekerjakan seorang akuntan untuk menangani penganggaran tingkat tinggi dan mengandalkan manajer kantor untuk pembukuan. Tugas mungkin termasuk melacak tagihan klien, menyusun jam kerja karyawan, bertindak sebagai penghubung antara akuntan perusahaan, atau melakukan layanan penggajian dan membagikan cek gaji.
(ix) Perencanaan pertemuan:
Manajer kantor Anda dapat mengambil perencanaan pengaturan pertemuan di lokasi dan di luar lokasi.
(x) Manajemen SDM:
Di banyak perusahaan yang berkembang, manajer kantor adalah departemen sumber daya manusia de facto, menangani masalah seperti dokumen karyawan baru dan file karyawan. Bersiaplah untuk membayar banyak uang untuk manajer kantor papan atas. Alternatifnya adalah melakukan semua tugas ini sendiri.
Menjadi Manajer Kantor yang Efektif:
Perbaikan diri bisa mahal dan memakan waktu. Namun, sebagai manajer kantor, menjadi lebih efektif dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan lebih berharga di mata manajemen. Manajer kantor adalah ahli multitugas. Jika Anda melakukan lebih dari empat hal sekaligus, itu mungkin masih belum cukup.
Pengetahuan Anda tentang kantor tidak ada bandingannya — Anda tahu persis siapa yang harus dihubungi dan kapan. Plus, Anda memiliki indra keenam tentang krisis kantor. Dengan kata lain, Anda praktis sangat diperlukan. Apa rahasiamu? Anda terorganisir; pengertian (to the point), komunikator yang baik, dan selalu bisa melihat gambaran besarnya. Namun, seperti karyawan kunci lainnya, manajer kantor sering kali mencari cara untuk menjadi lebih efektif.
Berikut ini beberapa kiat utama:
- Asah keterampilan komunikasi lisan Anda:
Mengetahui cara berbicara dengan orang adalah hal terpenting bagi manajer kantor. Dalam banyak kasus, Anda adalah orang yang tepat, jadi kemampuan Anda untuk mendengarkan dengan baik sangatlah penting. Anda juga yang bertanggung jawab untuk memastikan semuanya selesai. Mengetahui cara mengajukan pertanyaan dan mendapatkan klarifikasi juga akan membantu Anda menjadi lebih efektif.
Misalnya, jika Anda tidak mengerti bagaimana suatu tugas harus diselesaikan, carilah klarifikasi. Anda tidak harus mengakui bahwa Anda tidak memahami sesuatu; minta klarifikasi saja. Demikian juga, jika Anda menemukan bahwa orang tidak memahami instruksi Anda, tanyakan pada diri Anda apakah Anda perlu lebih jelas dalam komunikasi Anda.
- Jangan Abaikan Keterampilan Menulis Anda:
Hanya karena email pada umumnya memiliki tata bahasa dan tanda baca yang buruk tidak berarti bahwa komunikasi tertulis Anda harus kurang dari profesional. Tetapi mengetahui apa yang harus ditulis dan bagaimana melakukannya hanyalah bagian dari misi Anda; Anda juga perlu tahu tentang audiens pembaca Anda.
Apakah orang cenderung membaca seluruh email Anda atau apakah mereka akan berhenti membaca setelah dua baris pertama? Untuk yang terakhir, Anda ingin memasukkan informasi paling penting di muka. Juga, selalu ingat bahwa setelah Anda menulis sesuatu, itu ada untuk dilihat dunia. Berhati-hatilah dalam email dan memo Anda saat memberi tahu staf tentang peralatan baru, perubahan kebijakan, atau laporan apa pun. Anda tidak pernah ingin menggurui atau menghina siapa pun.
Dan jangan pernah meremehkan kekuatan salah tafsir. Pertimbangkan kebingungan – dan perasaan buruk – yang dapat muncul jika Anda menulis “Saya membenci itu” yang berarti Anda mengirim laporan lagi versus Anda tersinggung oleh sesuatu yang mungkin telah dikatakan sebelumnya. Jelas, Anda ingin tahu di mana harus memasukkan tanda hubung (dikirim ulang) dan kapan Anda harus mengangkat telepon atau mampir ke meja seseorang untuk percakapan tatap muka.
Konsultasikan dengan Pelanggan Internal Anda Ingatlah selalu bahwa peran utama Anda adalah memastikan operasi kantor yang efisien. Terlibat dalam komunikasi rutin dengan rekan kerja Anda dapat membantu Anda menghindari masalah yang menyusahkan dan menyerang masalah yang muncul dengan lebih kreatif.
- Perlakukan Vendor Anda Seperti Sahabat Terbaik:
Sebagai pemasok perlengkapan kantor, adalah kepentingan terbaik Anda untuk memupuk dan mempertahankan hubungan yang solid dan saling menguntungkan dengan pemasok Anda. Masuk akal untuk membangun hubungan yang menyenangkan dengan perusahaan yang membantu
- Jaga kelancaran organisasi Anda:
Sama seperti Anda mengharapkan kesetiaan dari mereka, Anda juga perlu menunjukkan komitmen terhadap hubungan tersebut. Di sisi lain, penting juga untuk mempertahankan ekspektasi yang tinggi (namun wajar). Cobalah untuk melakukan keduanya dan Anda mungkin akan mengalami layanan di atas rata-rata hingga sangat baik. Tapi jangan lupa untuk membandingkan lanskap pemasok. Sebagai orang yang mengawasi biaya, Anda bertanggung jawab untuk bertanya kepada pemasok apa yang dapat mereka lakukan untuk Anda dan organisasi Anda. Tugas mereka adalah membuat Anda menjadi pelanggan yang bahagia.
- Pertahankan Sikap Positif:
Yang ini cukup jelas. Namun, terkadang kita lupa bagaimana senyuman atau ucapan cerdas dapat meredakan situasi yang meresahkan. Menggunakan humor di tempat kerja, tersenyum, dan memancarkan sikap positif jika memungkinkan adalah strategi yang baik untuk mengatasi berbagai situasi kantor. Sebagai manajer kantor, Anda memiliki peluang besar untuk mengatur nada, dan jika orang dapat mengandalkan profesionalisme Anda, mereka tidak akan terlalu khawatir dan lebih berkomitmen untuk berkontribusi pada lingkungan kerja yang positif.
Menangani Tugas SDM:
Seorang manajer kantor yang menangani SDM akan dianggap multitalenta. Tapi apakah itu berarti itu cara terbaik untuk menggunakan waktu orang itu? Anda juga bisa membuka diri terhadap masalah, jika orang tersebut tidak terlatih dengan baik. Berikut adalah beberapa kriteria yang akan membantu Anda memutuskan.
Dalam bisnis kecil, seorang manajer kantor mungkin harus berperan sebagai manajer sumber daya manusia. Namun sebelum itu terjadi, pastikan bahwa individu tersebut dididik dengan baik dan memiliki alat yang sesuai untuk menjalankan tugasnya secara produktif dan dalam batas aturan dan kewajiban hukum. Seribu hal bisa salah jika individu ini tidak menyadari potensi kewajiban yang melekat dalam manajemen SDM.
Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda mengatasi situasi ini secara efektif:
(i) Memahami peran generalis:
Seorang generalis dapat mengelola berbagai tugas dan oleh karena itu perlu memiliki pengetahuan yang luas tentang sumber daya manusia. Dalam bisnis kecil, tanggung jawab akan bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan. Tetapi seorang generalis juga harus mengetahui keterbatasannya dan mengetahui kapan harus berkonsultasi dengan seorang spesialis. Satu orang tidak bisa melakukan semuanya.
(ii) Memutuskan tugas apa yang dapat dialihdayakan:
Beberapa tanggung jawab mungkin lebih baik diserahkan kepada konsultan luar. Seorang manajer kantor yang merekrut karyawan baru, misalnya, mungkin tidak punya waktu untuk melaksanakan program pelatihan. Mengalihdayakan fungsi pelatihan dapat menghemat waktu dan uang perusahaan Anda, tetapi pertama-tama Anda harus memutuskan dengan tepat jenis pelatihan apa yang diperlukan. Di sisi lain, manajer kantor mungkin sangat mampu mengawasi perekrutan dan pengawasan berbagai pekerja. Pastikan untuk memeriksa.
(iii) Latih pelatih:
Mengetahui apa yang tidak Anda ketahui adalah bagian penting dari pekerjaan siapa pun, terutama bagi manajer kantor yang menangani sebagian atau seluruh tugas SDM. Oleh karena itu, seorang manajer kantor harus memahami semua aspek manajemen SDM. Kursus pengantar dalam manajemen SDM mungkin diinginkan.
Program semacam itu akan menawarkan informasi yang mencakup perekrutan dan seleksi; hukum ketenagakerjaan; dasar-dasar kompensasi; manfaat; orientasi dan pelatihan karyawan; dan manajemen kinerja. Sampai seorang manajer kantor terbiasa dengan bidang-bidang ini, dia tidak dapat diharapkan untuk mengetahui kapan harus memanggil seorang spesialis.
(iv) Prioritaskan:
Di dunia yang sempurna, manajer kantor Anda dapat menangani semuanya dan menjaga agar perusahaan tetap berjalan dengan lancar, apa pun yang terjadi. Namun peran yang dimainkan manajer kantor bergantung pada kompleksitas lingkungan kerja, jenis produk dan layanan yang ditawarkan, dan basis pelanggan perusahaan.
Memprioritaskan akan membantu manajer kantor menghindari pengabaian tugas dan tanggung jawab penting. Jika penempatan staf merupakan prioritas, maka di situlah manajer kantor harus memfokuskan waktunya. Di sisi lain, jika Anda berkonsentrasi pada penerapan teknologi baru, maka di situlah individu ini harus menghabiskan waktunya. Itu membutuhkan perencanaan, jadi penting untuk terlebih dahulu memetakan bagaimana tugas-tugas ini akan diselesaikan.
(v) Konsisten dan fleksibel:
Hanya karena seseorang multitalenta dan dapat melakukan ratusan (atau lebih) tugas sekaligus tidak berarti bahwa dia selalu dapat melakukan keajaiban. Mungkin terlihat seperti itu. Lagi pula, itulah sebabnya banyak manajer kantor yang sukses praktis sangat diperlukan. Tapi mereka juga manusia. Mengubah fungsi pekerjaan mereka dari satu hari ke hari berikutnya membingungkan dan tidak bertanggung jawab.
Selain itu, hal itu dapat merusak produktivitas perusahaan. Sebaiknya terapkan kebijakan yang memungkinkan manajer kantor untuk melakukan tugas SDM secara teratur namun mempertahankan fleksibilitas yang diperlukan untuk mengakomodasi perubahan kondisi bisnis. Dengan kata lain, berikan manajer kantor alat yang dia butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, tetapi berikan kelonggaran yang diperlukan untuk mendatangkan pakar kapan pun diperlukan.
(vi) Memberikan kompensasi yang sesuai:
Jika manajer kantor Anda akan memikul tugas SDM, maka Anda berkewajiban untuk memberikan kompensasi yang sesuai. Jika manajer kantor awalnya dipekerjakan untuk satu tujuan dan kemudian menambahkan beberapa tugas SDM, dia harus diberi penghargaan. Menumpuk satu demi satu tanggung jawab, terutama jika seseorang tidak terlatih untuk menangani tugas-tugas ini, dapat menjadi malapetaka bagi perusahaan kecil.
Kebutuhan Peralatan Kantor:
Ketika Anda baru saja memulai untuk membuka bisnis Anda sendiri, akan ada banyak keputusan penting yang harus diambil. Di mana Anda akan menemukan bisnis? Jenis pembiayaan apa yang tersedia? Bagaimana Anda bisa mendapatkan keunggulan kompetitif dalam industri Anda? Mendapatkan perabot kantor yang tepat mungkin tidak membuat atau menghancurkan bisnis Anda, tetapi tetap penting untuk kenyamanan dan produktivitas Anda.
Sebagian besar bisnis membutuhkan peralatan kantor berikut dalam operasi sehari-hari mereka:
(i) Meja dan kursi:
Sekali lagi, Anda tidak perlu berbelanja barang-barang yang paling mahal, tetapi perhatikan seberapa nyaman kursi tersebut bagi karyawan yang mungkin duduk hampir sepanjang hari.
(ii) Meja dan rak buku:
Di masa lalu, meja dan rak buku memiliki berat satu ton, tetapi sekarang Anda dapat menemukan barang-barang ringan, yang memudahkan pemindahannya di sekitar kantor.
(iii) Sistem telepon:
Pertimbangkan dengan cermat kebutuhan spesifik Anda sebelum membeli sistem telepon. Jika Anda bingung dengan banyaknya sistem yang tersedia, tanyakan kepada rekan bisnis lain apa yang mereka gunakan, dan apakah mereka senang dengan pembelian mereka.
(iv) Peralatan komputer:
PC, printer, pemindai, dan monitor, semuanya adalah bagian penting dari bisnis Anda. Teliti apa yang tersedia, dan belanja dengan bijak.
Mesin fotokopi:
Sebelum menghabiskan uang untuk mesin fotokopi, lihat apakah Anda dapat menggunakan printer multifungsi, atau MFP. Mesin ini dapat mencetak, mengirim faks, dan menyalin, semuanya dengan harga yang hampir sama dengan mesin fotokopi murah. Namun, jika Anda akan membuat ribuan salinan per bulan, Anda mungkin perlu menyewa atau membeli mesin fotokopi berkualitas baik.
(v) Mesin faks:
Karena begitu banyak PC yang memiliki fitur faks akhir-akhir ini, banyak bisnis yang menyingkirkan mesin faks. Namun tidak ada salahnya untuk memiliki model dasar yang kecil untuk berjaga-jaga seandainya faks komputer tidak memenuhi semua kebutuhan Anda. Sebagian besar perusahaan baru (dan banyak bisnis mapan) selalu mencari cara untuk menghemat uang.
Jadi sebelum Anda keluar dan menghabiskan banyak uang dan peralatan kantor desainer baru, periksa opsi peralatan kantor bekas Anda. Jangan lupa untuk memeriksa iklan baris koran lokal Anda; kadang-kadang Anda akan menemukan beberapa penawaran hebat. Lihat juga rumah lelang; berkali-kali mereka akan memiliki seluruh kantor untuk dijual.
Beberapa Keuntungan Membeli Peralatan Kantor Bekas Di antaranya:
(i) Menyimpan Uang:
Yang ini sudah jelas. Membeli bekas menghemat banyak uang dibandingkan dengan biaya membeli segala sesuatu yang baru.
(ii) Menghemat Waktu:
Jika Anda pernah memesan peralatan kantor baru di masa lalu, Anda tahu bahwa dibutuhkan waktu berminggu-minggu – atau bahkan berbulan-bulan – untuk memenuhi pesanan Anda. Kemungkinan besar Anda dapat menemukan perabot kantor bekas atau outlet peralatan di kota Anda dan memiliki semua yang Anda butuhkan dalam beberapa hari atau kurang.
(iii) Menyelamatkan Lingkungan:
Dengan menyelamatkan meja kayu bekas agar tidak dibuang ke TPA, Anda membantu melindungi lingkungan.
