Bacalah artikel ini untuk mempelajari pengertian, pentingnya, pengorganisasian kantor dan prinsip-prinsip yang berkaitan dengan proses kantor.
Arti dari Kantor:
Ada banyak definisi untuk mendefinisikan kantor. Namun, dalam bahasa yang sederhana, dapat digambarkan sebagai ‘tempat di mana bisnis dijalankan’. Namun, ini adalah definisi yang tidak memadai karena definisi ini tidak memperhitungkan pekerjaan klerikal yang merupakan jantung dari aktivitas kantor.
Arti dari sebuah jabatan harus dipahami dengan jelas dalam bahasa sehari-hari. Saat Anda mengeja ‘kantor’, dipahami bahwa aktivitas bisnis, akuntabilitas dan fungsinya, dan aktivitas klerikal berjalan berdampingan.
Oleh karena itu, dengan mempertimbangkan semua fungsi ini, definisi jabatan yang tepat dapat disusun. Kantor dapat didefinisikan sebagai ‘setiap tempat di mana informasi di atas kertas bertemu dan didokumentasikan, dipelihara dan digunakan untuk operasi bisnis saat ini dan masa depan’.
Informasi tersebut mungkin berhubungan dengan produksi, pemasaran, dan berbagai aktivitas bisnis lainnya. Catatan yang tepat tentang penerimaan dan pelaksanaan pesanan, catatan pembelian, penyimpanan, dan pembelian, dan pembayaran yang harus dibayar oleh organisasi dan karena organisasi adalah beberapa catatan yang harus dipelihara oleh kantor.
Pentingnya sebuah Kantor:
Pentingnya sebuah kantor terletak pada kenyataan bahwa ia tidak hanya berfungsi untuk mempertahankan bisnisnya, nama mereknya, dan ekuitasnya di pasar, tetapi juga pada kenyataan bahwa ia harus bertanggung jawab, untuk waktu yang sangat lama, untuk memelihara karyawannya dan untuk mempertahankan mereka untuk waktu yang sangat lama, bukan berdasarkan gaji, tetapi secara permanen.
Pentingnya terletak pada dua fakta. Yang pertama adalah tingkat non-pergantian karyawan, atau tingkat perputaran karyawan yang sangat rendah, desimal adalah apa yang harus dibidik. Fakta kedua dan yang lebih penting adalah omzet bisnisnya harus bergulir secara konstan, setiap tahun, daripada terlalu bergolak dan berdebar-debar selama satu tahun dan membosankan dan drastis di tahun berikutnya.
Ambil contoh AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; berbasis di Anand, Gujarat. Sejak dua puluh tahun terakhir, perputaran bisnis internal mereka atas laba bersih mereka terus meningkat dengan laju 4 persen setiap tahun, akibatnya, pada akhir tahun 1998, bisnis mereka bernilai Rs. 156 crore. Ini adalah contoh mencolok dari peningkatan konstan volume bisnis perkantoran oleh Amul, dan di situlah pentingnya kantor.
Apalagi selama 20 tahun terakhir, kecuali karyawan yang mencapai usia pensiun, tidak ada karyawan yang meninggalkan organisasi ini, bukan karena alasan apa pun. Ini juga berbicara tentang pentingnya kantor dalam mempertahankan karyawannya.
Pentingnya jabatan dan keberhasilan terletak pada faktor-faktor berikut:
(a) Perencanaan,
(b) Pengorganisasian,
(c) Mengarahkan,
(d) Kepegawaian,
(e) Pengendalian dan koordinasi,
(f) korespondensi kantor,
(g) Perekrutan,
(h) Penganggaran
Namun, dalam kasus setiap perusahaan bisnis, setiap acara harus direncanakan. Perencanaan harus dijalankan. Eksekusi membutuhkan arahan, pengawasan, pengendalian dan koordinasi. Jika masing-masing elemen ini disinkronkan dengan baik, maka tujuan yang ditetapkan tercapai dan pentingnya kantor mendapatkan citra di samping arahnya sendiri.
Demikianlah pentingnya jabatan. Ada faktor-faktor tertentu di mana kantor mendapat bagian dan kepentingannya.
Ini disebutkan sebagai:
1. Pusat Informasi:
Kantor adalah pusat informasi atau bank data dari semua informasi, di mana bisnis yang dilakukannya dijalankan. Semua tokoh bisnis masa kini dan masa lalu yang digelutinya harus ada di kantor. Berdasarkan informasi ini, kantor merencanakan, meramalkan, dan mengendalikan operasinya, area operasinya.
2. Kantor Berfungsi sebagai Saluran Komunikasi:
Jelaslah bahwa tanpa komunikasi apa pun, kantor tidak dapat berfungsi dan tidak dapat mencapai tujuannya. Setiap komunikasi, terutama komunikasi tertulis mengalir dari atas ke bawah, dan pelaporan harus mengalir dari bawah ke atas. Jabatan akan jatuh jika komunikasi tidak sering mengalir dan laporan tidak tersedia, atau disampaikan kepada otoritas yang lebih tinggi dalam waktu yang ditentukan.
3. Bantuan dalam Koordinasi:
Tujuan dari setiap kantor tidak akan terpenuhi jika tidak ada koordinasi yang tepat antara karyawan. Hubungan majikan-karyawan dan hubungan karyawan-karyawan harus baik jika koordinasi yang efektif harus dibangun.
Koordinasi yang efektif mendongkrak semangat kerja, mempererat persatuan dan memperkuat moral setiap karyawan yang bekerja dalam organisasi. Bantuan untuk itu, informasi yang diperlukan dan dukungan dari tingkat atas diperlukan untuk mempromosikan koordinasi.
4. Pentingnya dalam Hubungan dengan Pemerintah dan Masyarakat Umum:
Saat ini, agar setiap bisnis ada, ia harus mengikuti pedoman, aturan, dan peraturan tertentu yang dirumuskan oleh pemerintah. Setiap unit bisnis saat ini dianggap menghasilkan pendapatan serta lembaga sosial. Setiap kantor memiliki sayap, dan itu adalah penghubung antara masyarakat dan pemerintah.
Ini juga merupakan penghubung antara masyarakat dan pemerintah. Oleh karena itu, sebuah kantor harus menciptakan jenis citra yang tepat di benak orang-orang untuk membangun citra merek dan citra perusahaan yang tepat.
5. Bantuan dalam Pengendalian Manajerial:
Kontrol adalah kombinasi teknik korektif dan pengukuran kinerja bawahan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai dan tercapai. Pengendalian mengharuskan untuk menetapkan “standar” dan kemudian mengukur standar dalam waktu yang ditentukan, dan dalam sumber daya.
Ini benar-benar mengukur:
(i) Apakah standar yang ditetapkan tercapai, dan
(ii) Jika tidak tercapai, berapakah penyimpangannya dan berapa persentase penyimpangannya. Setelah ini ditentukan, berbagai alat kontrol dirancang untuk menempatkan kantor atau perusahaan di jalur yang benar.
6. Pentingnya Hubungan dengan Pelanggan:
Pentingnya sebenarnya dari setiap kantor adalah hubungannya dengan pelanggannya. Pelangganlah yang membawa bisnis ke kantor dan, karenanya, pelanggan adalah raja. Kecuali untuk kantor pemerintah, setiap organisasi bisnis lainnya bergantung pada pelanggannya agar bisnisnya dapat menghasilkan pendapatan. Oleh karena itu, pentingnya kantor dalam kaitannya dengan pelanggannya sangat penting—”pelanggan”, sekarang, adalah “kaisar”.
Dengan mengingat hal ini, pesanan yang diterima oleh pelanggan, pertanyaan dan keluhan mereka ditangani oleh kantor melalui kontak langsung dan pribadi. Saat ini, kantor modern memiliki orang yang sangat penting—Petugas Hadirin Tamu [GAO] yang mendatangi semua pelanggan dan memberi tahu mereka semuanya secara langsung, secara pribadi, atau melalui telepon, tentang perusahaan, aktivitasnya, dan tentang bisnisnya. .
7. Pentingnya bagi Pemegang Saham:
Setiap kantor melayani hubungan penting antara pemegang saham di satu sisi dan perusahaan di sisi lain. Pengeluaran dividen atas saham, pengalihan saham, pengeluaran pemanggilan rapat perusahaan, dan menjawab semua pertanyaan kepada pemegang saham adalah sangat penting dan ini tidak dapat dicapai atau diperoleh tanpa mendirikan kantor yang layak. .
8. Pentingnya Pekerja:
Terpeliharanya tenaga kerja yang baik, lingkungan yang baik, bebas dari politik kedinasan, bebas dari keberpihakan dan hubungan yang efektif, berupa hubungan buruh-majikan dan majikan-karyawan; diperlukan suatu hubungan.
Pembayaran gaji tepat waktu, pembayaran upah tepat waktu, persiapan lembar gaji, pemeliharaan kehadiran, memungkinkan pekerja memanfaatkan cuti pada saat darurat adalah beberapa fungsi penting yang harus dilakukan oleh kantor. Demikian beberapa hal yang harus diperhatikan, diamalkan dan digeneralisasikan di setiap kantor agar kantor berjalan dengan lancar dan cemerlang.
Menyelenggarakan Kantor:
Pengorganisasian mengacu pada penciptaan struktur tugas dan fungsi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Urwick telah mendefinisikan organisasi sebagai “kegiatan yang diperlukan untuk tujuan atau rencana apa pun dan mengaturnya dalam kelompok yang dapat ditugaskan kepada individu”.
Jabatan harus ditata dan ditetapkan tugas dan fungsinya untuk menentukan hubungan kegiatan-kewenangan agar jabatan dapat berjalan dengan lancar.
Struktur organisasi harus memiliki karakteristik sebagai berikut diserap di dalamnya:
- Harus menggambarkan dan mencerminkan rencana dan karakteristik jabatan.
- Itu harus mencerminkan otoritas yang tersedia untuk manajemen perusahaan.
- Itu harus mencerminkan lingkungannya.
- Harus diawaki oleh personel terlatih.
Proses organisasi harus diterapkan ke setiap departemen perusahaan, termasuk kantor. Ada langkah-langkah tertentu yang harus diambil oleh kantor, atau harus diurus, jika harus menyusun organisasi.
Langkah-langkah yang terlibat dalam proses adalah:
- Penetapan tujuan perusahaan.
- Perumusan turunan, objek, rencana dan kebijakan.
- Penentuan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan, rencana dan kebijakan tersebut.
- Mengelompokkan kegiatan-kegiatan ini berdasarkan sumber daya manusia dan material yang tersedia dan cara terbaik untuk menggunakannya.
- Mengelompokkan kegiatan tersebut dan mendelegasikannya kepada masing-masing ketua kelompok dengan kewenangan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
- Mengikat pengelompokan tersebut secara vertikal dan horizontal melalui hubungan kewenangan dan sistem informasi.
Prinsip-prinsip ini disebutkan sebagai:
- Prinsip Kesatuan Tujuan:
Setiap bagian dari organisasi, termasuk kantor, bekerja menuju pencapaian tujuan perusahaan.
- Prinsip Efisiensi :
Efisiensi adalah prinsip dasar. Tujuan harus dicapai dengan biaya minimum untuk organisasi serta masyarakat.
Prinsip-prinsip yang Berkaitan dengan Proses Pengorganisasian di Kantor:
- Prinsip Keseimbangan:
Penerapan prinsip atau teknik harus diseimbangkan mengingat efektivitas struktur secara keseluruhan dalam memenuhi tujuan perusahaan.
- Prinsip Fleksibilitas:
Organisasi harus fleksibel untuk memenuhi perubahan kondisi.
- Prinsip Fasilitasi Kepemimpinan:
Kualitas kepemimpinan harus didorong dalam organisasi untuk mencapai tujuan.
Inilah cara-cara bagaimana sebuah kantor harus dibangun dan diatur, perlahan-lahan, selangkah demi selangkah.
Bagian terakhir dari pengorganisasian kantor adalah penataan sistem hirarki dan selanjutnya kita akan membahasnya.
