Bacalah artikel ini untuk mempelajari faktor-faktor, kesulitan-kesulitan, manual biaya, dan persyaratan hukum yang diperlukan dalam pemasangan sistem akuntansi biaya.
Faktor-faktor yang Harus Dipertimbangkan sebelum Instalasi:
Ketika sistem Akuntansi Biaya akan dipasang, hal-hal berikut harus diingat:
1. Objek:
Objek apa yang ingin dicapai oleh manajemen dan jenis informasi apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuannya? Informasi tentang biaya yang dimaksudkan untuk menetapkan harga akan sangat berbeda dari yang dimaksudkan untuk mengungkapkan efisiensi atau inefisiensi dalam operasi atau yang diperlukan untuk membuat keputusan secara rasional.
2. Detail Teknis:
Operasi teknis yang menjadi perhatian dan apakah produksi lebih penting daripada penjualan atau sebaliknya harus selalu diingat. Jelas lebih banyak perhatian harus diberikan pada faktor yang lebih signifikan.
3. Produk:
Sifat produk harus dipertimbangkan untuk menentukan jenis sistem biaya. Misalnya, jika bahan yang digunakan tidak signifikan, sistem kontrol bahan yang rumit tidak diperlukan.
4. Faktor:
Faktor-faktor yang dapat atau tidak dapat dikendalikan harus dipertimbangkan. Perhatian harus diberikan pada faktor-faktor yang dapat dikendalikan. Misalnya, jika metode pengepakan tertentu ditentukan oleh undang-undang, tidak ada gunanya memikirkan alternatif lain.
5. Jenis Bahan:
Jenis bahan yang tersedia dan waktu persediaannya serta masalah penyimpanannya, juga harus dipertimbangkan.
6. Jenis Tenaga Kerja:
Jenis tenaga kerja yang dibutuhkan dan metode pengupahannya juga harus diperhatikan.
7. Manajemen:
Karakter manajemen itu sendiri dan proses pengambilan keputusan juga harus diperhitungkan. Manajemen modern biasanya membutuhkan informasi terperinci. Arus informasi harus dirancang dengan mengacu pada sumber dan penggunaan akhir informasi. Misalnya, jika keputusan diambil oleh seseorang yang menolak membocorkan informasi apa pun, sistem harus tetap memperhatikannya.
8. Keistimewaan Bisnis:
Setiap kekhasan bisnis, yang mungkin ada, harus tetap diperhatikan. Misalnya, jika pembelian barang tertentu akan dilakukan hanya dari satu sumber atau perusahaan tertentu, sistem penetapan biaya tidak perlu membangun prosedur pembelian yang memadai; itu harus berkonsentrasi pada penggunaan yang tepat dari item yang bersangkutan.
9. Penggunaan Buku Keuangan:
Kemungkinan menggunakan buku dan prosedur keuangan juga harus diingat. Sebagaimana dinyatakan di atas, akuntansi biaya harus diperlakukan sebagai investasi dan, oleh karena itu, semua prosedur, pembukuan dan catatan yang berguna yang ada harus digunakan. Misalnya akun keuangan membutuhkan catatan pembelian dan upah yang memadai. Dengan sedikit perubahan, ini juga dapat dibuat untuk memenuhi kebutuhan Akuntansi Biaya. Sedapat mungkin, pencatatan biaya dan pembukuan keuangan harus terkoordinasi dengan baik, bahkan terintegrasi penuh.
10. Pilihan Satuan:
Pilihan unit mengenai biaya yang harus diperoleh juga harus dipertimbangkan. Misalnya, dalam kasus baja, biaya ditentukan per ton baja dan dalam kasus tekstil kapas, satuannya adalah kg. dari benang atau kain. Dalam hal transportasi motor, biaya akan ditemukan per bus-kilometer atau penumpang-kilometer atau kadang-kadang ton-mil. Ini dikenal sebagai unit biaya dan perlu untuk memilih unit yang tepat-tidak terlalu besar atau terlalu kecil.
11. Diskusi Penuh:
Yang terpenting, sistem harus dirancang setelah diskusi penuh dan jujur dengan semua pihak yang akan terlibat.
Kesulitan dalam Pemasangan Sistem Biaya:
Ketika sistem penetapan biaya baru diperkenalkan, mungkin harus menghadapi sejumlah kesulitan. Ini mungkin sebagai berikut:
(i) Sikap Apatis Manajemen:
Jika manajemen tidak benar-benar yakin akan keuntungan dari sistem penetapan biaya atau jika entah bagaimana telah dibuat untuk menerima sistem yang bertentangan dengan keinginannya, itu hanya akan mentolerirnya dan tidak mendorongnya dengan benar. Ini akan menyebabkan orang lain juga menahan kerjasama mereka dan, oleh karena itu, sistem mungkin tidak akan pernah beroperasi secara efektif. Semua laporan mungkin benar dan cepat tetapi mungkin tidak ada yang akan melihatnya.
(ii) Permusuhan dari Staf Lini:
Staf lini sering percaya bahwa pertama mereka tahu bagaimana menjalankan bisnis mereka dan, oleh karena itu, mereka tidak memerlukan siapa pun untuk memberi tahu mereka informasi apa yang mereka butuhkan dan, kedua, bahwa mereka tidak dapat membuang waktu untuk “mengisi formulir”. Mereka mungkin juga takut bahwa informasi yang tepat akan mengungkap beberapa kesalahan mereka atau bahwa sistem baru akan membuat mereka kurang berguna dibandingkan sebelumnya di mata manajemen. Ada kecenderungan untuk membenci sesuatu yang baru kecuali hal itu benar-benar menguntungkan seseorang.
(iii) Struktur Kewenangan:
Sistem akuntansi biaya mungkin didasarkan pada struktur otoritas formal sedangkan pada kenyataannya struktur tersebut mungkin sangat berbeda. Jika, misalnya, pemimpin serikat pekerja memiliki pengaruh besar pada berbagai keputusan, sistem mungkin mengalami kesulitan—bagan organisasi tidak mungkin menunjukkan otoritas pemimpin serikat pekerja.
(iv) Keadaan yang Berubah:
Bisnis sering mengalami perubahan yang cepat—pasar dapat berubah dan proses produksi dapat berubah; ide manajemen juga berubah. Jika sistem penetapan biaya tidak disesuaikan dengan keadaan yang berubah, itu akan berhenti menjadi efektif. Misalnya, jika pabrik tekstil kapas diubah menjadi pabrik yang memproduksi serat buatan, sistem Akuntansi Biaya juga harus diubah.
(v) Ketidakpedulian:
Seringkali bagian dari sistem rusak; jika tidak segera diatur dengan benar, maka akan mempengaruhi keseluruhan sistem. Misalnya, jika masalah material tidak diawasi dengan baik dan dikendalikan, seluruh sistem kontrol material dapat rusak. Juga mungkin ada keterlambatan arus informasi dan laporan mungkin tertunda. Jika ini tidak diperbaiki, seluruh pengambilan keputusan dan sistem kontrol dapat dirusak. Hal yang sama akan terjadi jika ada kesalahan serius dalam laporan. Oleh karena itu, seseorang harus mengawasi pengoperasian sistem yang sebenarnya secara terus menerus dan hati-hati.
(vi) Akuntan Biaya Status Rendah:
Akuntan biaya seringkali harus mengumpulkan dan memberikan informasi yang mungkin tidak disukai oleh seseorang. Jika akuntan biaya menempati posisi yang sangat junior, dia mungkin tidak dapat melakukan pekerjaannya tanpa rasa takut atau bantuan dan, oleh karena itu, informasi yang dia berikan mungkin tidak mengarah pada keputusan yang benar. Sangat penting bahwa akuntan biaya harus pejabat tinggi, memiliki akses langsung ke manajemen puncak. Dia juga harus dibantu oleh staf yang terlatih dan memadai.
(vii) Kurangnya Kejelasan tentang Prioritas dan Tujuan:
Jika staf Akuntansi Biaya tidak jelas tentang penggunaan akhir di mana informasi biaya akan dimasukkan, mereka mungkin tidak menjalankan tugasnya dengan cara yang benar; mereka bahkan mungkin mengirimkan jenis informasi yang salah atau tidak memadai. Karena semua kesulitan ini, perlu dilakukan perlahan-lahan, membawa serta semua orang. Proses edukatif untuk semua pihak sangat penting untuk melihat bahwa sistem penetapan biaya diterima dan dioperasikan dengan tulus.
Panduan Biaya:
Salah satu cara untuk melihat bahwa sistem penetapan biaya beroperasi sesuai dengan yang dimaksudkan adalah dengan menuliskan seluruh sistem dalam semua aspeknya dalam bentuk buku. Buku tersebut berjudul Cost Manual yang telah didefinisikan oleh Chartered Institute Management Accountants, London sebagai: “Sebuah dokumen yang menetapkan tanggung jawab orang-orang yang melakukan penetapan biaya dalam rutinitas dan bentuk serta catatan yang diperlukan untuk penetapan biaya dan Akuntansi Biaya.”
Manual biaya akan meletakkan semua bagian penyusun sistem Akuntansi Biaya, seperti: akuntansi untuk bahan, tenaga kerja, biaya overhead dari berbagai jenis, dengan cara apa seluruh informasi akan dikumpulkan, dianalisis dan diintegrasikan, laporan apa yang akan disiapkan, kapan mereka akan dipersiapkan dan dalam bentuk apa dan kepada siapa mereka akan dikirim.
Untuk setiap bagian konstituen, seluruh proses akan ditentukan. Misalnya, dalam hal bahan, manual akan menyatakan:
(i) Bagaimana permintaan pembelian akan berasal;
(ii) bagaimana dan oleh siapa mereka akan diproses dan keputusan untuk membeli akan diambil;
(iii) apakah kutipan akan diundang dan bagaimana kutipan akan dibandingkan dan siapa yang akan mengambil keputusan untuk melakukan pemesanan;
(iv) dalam hal mana kutipan tidak perlu diundang; jika demikian, siapa yang akan memutuskan bagaimana barang-barang tersebut akan diperoleh;
(v) bentuk pesanan pembelian;
(vi) prosedur penerimaan bahan—untuk memeriksa kualitas dan kuantitas bahan yang diterima;
(vii) cara penetapan harga bahan yang diterima—barang yang akan dimasukkan dalam biayanya:
(viii) pencatatan barang yang diterima—bentuk bin card dan store ledger;
(ix) orang yang berwenang untuk mengambil bahan dari gudang;
(x) metode yang harus diikuti untuk menentukan harga penerbitan;
(xi) cara pemeriksaan fisik akan dilakukan; dan
(xii) analisis bahan yang dikeluarkan berdasarkan pekerjaan dan pencatatannya; dll.
Manual biaya akan menentukan tugas setiap orang di departemen penetapan biaya dan menyatakan dengan tepat bagaimana dia akan melakukan pekerjaan yang diberikan kepadanya dan kepada siapa dia harus meneruskan pekerjaannya setelah selesai. Juga, semua formulir yang akan digunakan diberikan dalam manual.
Cara mengisi semua formulir dan orang yang akan mengisi semuanya disebutkan; manual juga akan mencatat kepada siapa formulir itu akan dikirim setelah selesai. Tanggal dimana formulir tertentu harus dilengkapi dan dikirim juga ditentukan.
Manual biaya, dengan demikian, akan berisi prosedur yang harus diikuti oleh perusahaan yang bersangkutan. Ini adalah cara untuk mengetahui ujung yang longgar dan kemudian mengikatnya; juga merupakan cara untuk melihat bahwa tidak ada duplikasi pekerjaan dan seluruh pekerjaan dilakukan secara terpadu tanpa penundaan.
Persyaratan Hukum:
Biasanya, apakah suatu perusahaan memasang sistem Akuntansi Biaya atau tidak, terserah padanya dan, oleh karena itu, hal itu dilakukan atas dasar manfaat yang diharapkan diperoleh dari sistem tersebut. Companies Act, 1956, bagaimanapun, memberdayakan Pemerintah Pusat untuk memerintahkan perusahaan yang terlibat dalam industri tertentu untuk menyimpan pembukuan untuk mencatat hal-hal tertentu.
Bagian 209 mensyaratkan bahwa pembukuan harus dipelihara untuk memberikan pandangan yang benar dan adil tentang hal-hal khusus mengenai penggunaan bahan atau tenaga kerja atau item biaya lainnya sebagaimana ditentukan oleh Pemerintah Pusat dalam hal perusahaan termasuk dalam kelas tertentu dari perusahaan yang terlibat dalam manufaktur, pengolahan dan pertambangan.
Ini berarti bahwa jika itu milik industri yang telah diperintahkan oleh Pemerintah Pusat untuk menyimpan rincian yang disebutkan di atas, perusahaan harus menyimpan buku biaya yang tepat. Pemerintah Pusat telah meresepkan pembukuan semacam itu untuk sejumlah industri, misalnya semen, tekstil katun, ban, gula, dll. Jadi, di India, pemasangan sistem penetapan biaya wajib dalam banyak kasus. .
