Pengendalian Bahan: Definisi. Tujuan dan Persyaratan

Di sini kami merinci tentang definisi, tujuan, dan persyaratan kontrol material!

Definisi Kontrol Material:

Pengendalian bahan dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang menjamin ketersediaan jumlah bahan yang dibutuhkan dengan kualitas yang tepat pada waktu yang tepat dan pada saat yang sama menghindari pemblokiran modal yang tidak perlu di toko. Sistem kontrol bahan harus sangat komprehensif sehingga mencakup seluruh prosedur mulai dari saat pemesanan dilakukan dengan pemasok hingga tahap sampai bahan dikonsumsi dalam produksi.

Tujuan Pengendalian Material:

Berikut ini dapat dicantumkan sebagai tujuan umum dari pengendalian bahan atau, dengan kata lain, langkah-langkah berikut harus diambil untuk melihat bahwa tidak ada inefisiensi dalam hal bahan:

1. Ketersediaan:

Berbagai bahan dan simpanan yang diperlukan untuk menjalankan produksi dengan lancar harus selalu tersedia. Ini berarti tidak hanya memastikan pasokan bahan mentah utama dan toko utama yang dibutuhkan, tetapi juga bahan yang kecil dan murah tetapi diperlukan. Misalnya, di pabrik tekstil kapas persediaan kapas dan batu bara akan selalu dijaga, tetapi minyak pelumas yang tepat untuk mesin juga harus selalu tersedia. Penghentian produksi karena alasan apa pun sangat mahal dan penanggung jawab pasokan bahan dan toko harus memastikan bahwa produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan dan toko.

2. Kualitas dan Harga yang Tepat:

Saat membeli bahan dan toko, perhatian harus diberikan untuk memastikan bahwa kualitas bahan yang diperlukan dibeli dan bahwa harga yang dibayarkan cukup rendah. Tidak ada gunanya membeli barang dengan kualitas rendah atau kualitas sangat tinggi. Untuk setiap produk atau pekerjaan ada kualitas bahan tertentu yang dibutuhkan dan kualitas itu saja yang harus dibeli. Untuk mencetak buku teks, misalnya, kertas seni atau kertas koran tidak boleh digunakan; kertas cetak putih dengan bobot yang wajar akan dibutuhkan. Namun buku yang berisi gambar-gambar seni dan harganya cukup mahal harus dicetak di atas kertas seni yang berkualitas baik; surat kabar harus menggunakan kertas koran karena jika tidak biayanya akan terlalu tinggi.

Harga juga harus terlalu tinggi meskipun dalam kasus-kasus tertentu mungkin merupakan kebijakan perusahaan untuk mendorong pasokan tertentu dengan membayar mereka dengan harga yang lebih tinggi daripada yang berlaku di pasar; tetapi ini hanya untuk waktu yang singkat dan dalam kasus-kasus khusus.

3. Pemborosan Minimum:

Sementara berbagai bahan disimpan di gudang, kehilangan atau kerusakan berbagai barang harus dijaga serendah mungkin. Kerugian biasanya adalah pencurian atau kerusakan karena karat, debu, kotoran atau air. Semua kerugian ini harus benar-benar dikendalikan.

4. Tidak Ada Overstocking:

Investasi dalam stok bahan dan toko harus dijaga serendah mungkin. Ini berarti bahwa stok besar yang tidak perlu tidak boleh dipertahankan.

5. Informasi Ketersediaan Stok:

Informasi mengenai stok harus selalu tersedia. Ini akan memastikan perencanaan kerja yang tepat dan juga pengisian ulang tepat waktu.

6. Kerugian Minimum selama Proses:

Saat bahan digunakan di pabrik, pemborosan harus dijaga seminimal mungkin. Beberapa pemborosan pasti ada, tetapi efisiensi menuntut pemborosan tidak boleh dibiarkan melebihi tingkat minimum.

Persyaratan Penting Pengendalian Material (Ekspektasi Manajemen):

Persyaratan penting dari setiap sistem pengendalian material adalah sebagai berikut:

1. Koordinasi yang tepat dari semua departemen yang terlibat dalam pembelian bahan, penerimaan, pengujian, persetujuan, penyimpanan, akuntansi dan distribusi dana.
2. Penggunaan material, perlengkapan dan anggaran peralatan sehingga penghematan dalam pembelian dan penggunaan material dapat terwujud.
3. Pengoperasian sistem pemeriksaan internal sehingga semua transaksi yang melibatkan pembelian bahan, perlengkapan dan peralatan diperiksa dan disetujui oleh sejumlah orang yang berwenang.
4. Sentralisasi pembelian disarankan. Penghematan dalam pembelian dan penggunaan bahan dapat dicapai melalui penggunaan bahan, perlengkapan dan anggaran peralatan.
5. Formulir standar di mana instruksi mengenai pembelian dan penggunaan bahan ditulis dengan benar harus diterima.
6. Penyimpanan semua bahan dan perlengkapan di lokasi yang ditentukan, dijaga dengan baik di bawah pengawasan yang efektif.
7. Suatu sistem persediaan perpetual harus diterapkan sehingga memungkinkan untuk setiap saat menentukan jumlah dan nilai setiap jenis bahan yang ada dalam persediaan.
8. Penentuan jumlah minimum untuk setiap item bahan di bawah titik mana inventarisasi tidak boleh turun dan juga jumlah maksimum di atas titik mana stok tidak boleh dibawa.
9. Sistem kontrol dan pengeluaran stok yang tepat dan efektif harus diadopsi sehingga akan ada pengiriman bahan berdasarkan permintaan ke departemen dalam waktu yang tepat dan jumlah yang tepat pada saat dibutuhkan.
10. Pengembangan sistem akun pengendalian dan catatan tambahan yang memperlihatkan ringkasan dan rincian biaya material pada setiap tahap penerimaan dan konsumsi material dari ruang stok hingga barang jadi.
11. Laporan rutin bahan yang dibeli, dikeluarkan dari stok, saldo persediaan, stok usang, barang yang dikembalikan ke vendor dan barang rusak atau cacat.