Manajemen Bahan: Tujuan. Ruang Lingkup dan Fungsi

Manajemen Bahan: Tujuan, Cakupan dan Fungsi!

Manajemen material berkaitan dengan fungsi manajemen yang mendukung siklus lengkap aliran material, mulai dari pembelian dan pengendalian internal bahan produksi hingga perencanaan dan pengendalian barang dalam proses, hingga pergudangan, pengiriman, dan distribusi produk jadi. Proses manajemen material yang efektif memastikan bahwa jenis material yang tepat berada di tempat yang tepat kapan pun dibutuhkan.

Manajemen material berkaitan dengan perencanaan, pengarahan dan pengendalian jenis, jumlah, lokasi, pergerakan dan waktu dari berbagai aliran material yang digunakan dan diproduksi oleh proses.

Tujuan Manajemen Material:

Tujuan manajemen material dikategorikan menjadi :

Tujuan utama
Tujuan sekunder

1. Tujuan Utama:

“Menyediakan (pasokan) bahan dalam jumlah dan kualitas tertentu dengan biaya ekonomis dan menjaga kontinuitas pasokan. Minimalkan investasi dalam bahan dan biaya persediaan, dan memastikan perputaran persediaan yang tinggi.”

2. Tujuan Sekunder:

Tujuan sekunder membantu untuk mencapai tujuan utama.

Tujuan sekunder dapat dinyatakan sebagai :

Membeli barang dari sumber terpercaya dengan harga ekonomis.
Pengurangan biaya dengan menggunakan berbagai teknik pengurangan biaya seperti pengurangan variasi, standarisasi dan penyederhanaan, analisis nilai, pengendalian persediaan, riset pembelian, dll.
Koordinasi fungsi-fungsi seperti perencanaan, penjadwalan, penyimpanan dan pemeliharaan material.

Lingkup Manajemen Bahan:

Manajemen bahan mencakup semua aspek bahan yaitu biaya bahan, pasokan bahan dan pemanfaatan bahan. Manajemen material berkaitan dengan perencanaan material dan aktivitas pengendalian material. Rincian kegiatan perencanaan dan pengendalian disajikan pada tabel 1.3.

Manajemen Material Terintegrasi:

Bahan-bahan yang dibutuhkan untuk tujuan produksi biasanya diperoleh dan disimpan di pabrik dan dikeluarkan untuk pembuatan ketika ada permintaan. Bahan harus dibeli terlebih dahulu dan disimpan untuk memastikan pasokan tidak terganggu.

Harus ada koordinasi dan kerjasama yang tepat di antara kepala fungsional departemen bahan yang berbeda untuk mengoptimalkan operasi manajemen bahan. Bahan berfungsi efektif, tujuannya harus memaksimalkan produktivitas bahan. Pendekatan terpadu untuk manajemen material yaitu perencanaan dan pengendalian material harus melihat ke area masalah secara terkoordinasi untuk memaksimalkan efektivitas manajemen material.

Pengelolaan material yang terintegrasi akan menghasilkan keuntungan sebagai berikut :

sebuah. Akuntabilitas yang lebih baik untuk material dan biaya terkait material.

Koordinasi yang lebih baik dalam fungsi material dan juga area fungsional bisnis lainnya.
Performa dan efektivitas yang lebih baik.
Kemampuan beradaptasi dengan sistem otomatis dan terkomputerisasi.

Area penting untuk meningkatkan perencanaan dan pengendalian material adalah:

Analisis nilai dan analisis harga beli.
Perencanaan dan pengendalian material (Inventory Control).
Menyimpan kontrol.
Pengelolaan limbah.
Penanganan material.

Berbagai elemen pengelolaan bahan terintegrasi disajikan dalam tabel 1.4.

Tabel 1.4: Elemen Manajemen Bahan Terpadu

Aliran Material di Manufaktur:

Dalam setiap organisasi manufaktur, ada aliran bahan pada berbagai tahap manufaktur yaitu dari input ke output. Aliran bahan berwujud dari input melalui manufaktur ke output dari operasi manufaktur diwakili dalam gambar (1.10).

Aliran yang mengacu pada input melibatkan aktivitas seperti pembelian, kontrol lalu lintas, dan penerimaan. Aktivitas yang terkait dengan aliran di dalam pabrik mencakup aktivitas penanganan material di stasiun kerja yang berbeda sesuai urutan pemrosesan. Aktivitas terkait keluaran meliputi pengemasan, pengiriman, dan distribusi.

Terlepas dari jenis organisasinya, fungsi terkait materi dasar yang dilakukan di organisasi adalah:

Pembelian
Lalu lintas masuk dari pemasok ke perusahaan
Menerima
Kontrol Inventaris
Kontrol produksi
Dalam penyimpanan tanaman
Penanganan material
Pengemasan dan pengiriman
Lalu lintas keluar
Pergudangan dan distribusi.

Pembelian:

Pembelian memainkan peran penting dalam manajemen bahan karena berkaitan dari tahap input hingga konsumsi dalam manufaktur. Purchasing berfungsi sebagai monitor, clearing house dan pipeline untuk memasok material yang dibutuhkan untuk produksi.

Dr. Walters mendefinisikan pembelian ilmiah sebagai:

“Pengadaan melalui pembelian bahan, mesin dan peralatan yang tepat dan persediaan toko yang digunakan dalam pembuatan produk, diadopsi untuk pemasaran dalam jumlah dan kualitas yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan harga terendah yang konsisten dengan kualitas yang diinginkan.”

Siklus Pembelian:

Prosedur pembelian yang diikuti bervariasi dari perusahaan ke perusahaan dan juga dari satu industri ke industri lainnya. Siklus pembelian direpresentasikan seperti yang ditunjukkan pada gambar (1.11).

Elemen dasar dalam pembelian adalah :

Asal permintaan bahan dan komponen berdasarkan permintaan yang dibuat untuk membeli departemen oleh departemen pengguna dengan semua detail seperti deskripsi, kuantitas dan spesifikasi kualitas.
Spesifikasi diperiksa dan diverifikasi dan rencana pembelian dibuat untuk barang yang diminta
Pemilihan sumber pasokan.
Persiapan pesanan pembelian oleh pemasok (penerimaan pesanan) dan penerimaan syarat dan ketentuan.
Menindaklanjuti untuk memastikan pengiriman yang cepat dari kualitas dan kuantitas bahan yang tepat.
Inspeksi bahan yang masuk (baik untuk memeriksa kualitas dan kuantitas) untuk memastikan bahan yang benar sesuai spesifikasi.
Memeriksa faktur persediaan terhadap pesanan pembelian dan barang yang diterima dan pembayaran dilakukan.

Metode Pembelian:

Metode pembelian akan bervariasi sesuai dengan sifat permintaan dan kondisi pasar.

Metode prinsip pembelian adalah :

Pembelian sesuai kebutuhan (hand to mouth buying).
Pembelian untuk periode tertentu di masa depan.
Pembelian pasar.
Pembelian spekulatif.
Pembelian kontrak.
Pembelian kelompok untuk barang-barang kecil.
Pembelian ke depan.
Lindung nilai.

Pemilihan Sumber (Pemilihan Vendor):

Pemilihan sumber pasokan yang tepat merupakan aspek penting dalam pengelolaan material. Vendor harus diperiksa sehubungan dengan kemampuan dan kompetensinya untuk memasok bahan dengan kualitas yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan harga yang kompetitif.

Pembeli mencari detail berikut sebelum keputusan mengenai pemilihan vendor dibuat:

Kemampuan Produksi :

(a) Kapasitas untuk memproduksi produk sesuai spesifikasi dan jumlah yang dibutuhkan.

(b) Ketersediaan kapasitas cadangan.

Posisi Keuangan Vendor:

(d) Jenis perusahaan – Perseroan terbatas, Kemitraan atau Kepemilikan Tunggal.

(e) Struktur permodalan perusahaan.

(f) Posisi keuangan dan profitabilitas perusahaan sejak 3-4 tahun terakhir.

Kemampuan Teknis :

(g) Apakah pabrik dan peralatan yang tersedia sebelumnya dapat memenuhi spesifikasi kualitas dan kuantitas pelanggan.

(h) Apakah ada cukup orang yang terampil dan terlatih secara teknis.

(i) Apakah fasilitas Litbang tersedia.

(j) Bagaimana posisi pasar vendor sehubungan dengan kualitas dan komitmen pengiriman (Keandalan pasokan).

(k) Apakah ia memiliki fasilitas penyimpanan dan pergudangan yang cukup.

(l) Prosedur kendali mutu – apakah pemasok bersertifikasi ISO-9000.

Ketentuan Lain:

(m) Kondisi kerja di perusahaan pemasok.

(n) Hubungan industrial dan daya tawar serikat pekerja.

(o) Kemungkinan alasan gangguan pasokan.

Hubungan Vendor:

Departemen pembelian harus membangun hubungan yang baik dengan vendor berdasarkan rasa saling percaya dan manfaat untuk memastikan kelancaran pasokan bahan/suku cadang sesuai kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan. Jadi, terlepas dari hubungan komersial formal sebagai pelanggan, hubungan jangka panjang dan saling menguntungkan harus dibangun.

Kemitraan strategis antara pembeli dan pemasok didefinisikan sebagai hubungan berkelanjutan yang melibatkan komitmen selama periode waktu yang diperpanjang, pertukaran informasi dan pengakuan risiko dan manfaat kemitraan. Hubungan yang sehat muncul dari bantuan dan koordinasi yang tepat di pihak pembeli dan pemasok.

Harapan dari pembeli antara lain:

sebuah. Ketepatan dalam pengiriman.

Memenuhi persyaratan kualitas dan kuantitas.
Menghibur pesanan terburu-buru sesekali.
Fleksibilitas dalam jumlah yang akan disediakan.
Bisa menunggu tagihan.
Harga kompetitif.

Harapan dari vendor :

sebuah. Perintah yang konsisten

Pembayaran tagihan segera.
Perpanjang bantuan selama kesulitan baik finansial maupun teknis.
Kontinuitas pesanan.

Peringkat Vendor (Evaluasi Pemasok):

Penilaian kinerja vendor adalah proses yang berkelanjutan.

Vendor dapat dinilai berdasarkan berbagai karakteristik seperti:

Pengiriman (Pengiriman tepat waktu sesuai pesanan).
Kualitas (Untuk pengiriman sesuai spesifikasi).
Harga.
Faktor lain seperti kemampuan untuk memenuhi pesanan mendesak/terburu-buru kesiapan untuk mencoba desain baru atau metode baru dll.

Dalam penilaian vendor, seseorang biasanya memberi bobot pada berbagai karakteristik ini dan mengukur kinerja vendor secara berkala berdasarkan norma dan prosedur tertentu. Setiap perusahaan harus memiliki sistem peringkat vendor formal. Hal ini tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan pembeli tetapi juga bagi perusahaan pemasok. Vendor akan mendapatkan umpan balik berdasarkan evaluasi objektif dan dapat membandingkan kinerjanya sendiri dengan pesaing. Ini adalah penilaian yang adil karena penilaian didasarkan pada fakta dan bukan pada opini atau prasangka. Vendor Company dapat mengetahui kekurangan mereka dan memperbaikinya.

Secara umum, ada tiga metode penilaian vendor :

Rencana kategorikal

2 Metode titik tertimbang

Metode rasio biaya.

Pembelian Just In Time (JIT):

Pembelian tepat waktu merupakan komponen utama sistem manufaktur JIT. Konsep dasar pembelian JIT adalah membuat kesepakatan dengan vendor untuk mengirimkan sejumlah kecil bahan/suku cadang tepat pada waktunya untuk produksi. Pendekatan ini sangat kontras dengan pendekatan tradisional pembelian massal.

Fitur pembelian JIT adalah:

sebuah. Ukuran lot yang dikurangi

Sering dan. jadwal pengiriman yang dapat diandalkan.
Lead time yang berkurang dan sangat andal.
Tingkat kualitas tinggi dari suku cadang yang dibeli.

Pembelian JIT bertujuan pada satu sumber terpercaya untuk setiap item dan konsolidasi beberapa item dari masing-masing pemasok.

Pengurangan jumlah pemasok dalam pembelian JIT memiliki keuntungan sebagai berikut:

Kualitas yang konsisten
Investasi dan sumber daya minimum seperti waktu, perjalanan, dan teknik pembeli
Memusatkan perhatian pada vendor
Penghematan perkakas
Pembentukan hubungan jangka panjang.

Untuk membuat JIT berfungsi, ketentuan berikut diberikan pada departemen pembelian:

Pengurangan jumlah pemasok.
Menemukan pemasok yang berada di sekitar.

Keberhasilan pembelian JIT bergantung pada seberapa baik perusahaan menetapkan strategi sumber tunggal. Pemasok harus dilihat sebagai mitra “luar” yang dapat berkontribusi pada perusahaan pembelian tarif jangka panjang.