Artikel ini menyoroti lima langkah utama yang terlibat dalam proses perencanaan tenaga kerja. Langkah-langkahnya adalah: 1. Tujuan dan Rencana Organisasi 2. Prakiraan Kebutuhan Tenaga Kerja 3. Persiapan Inventarisasi Tenaga Kerja 4. Identifikasi Kesenjangan Tenaga Kerja 5. Rencana Aksi untuk Menjembatani Kesenjangan.
Langkah # 1. Tujuan dan Rencana Organisasi:
Titik awal dari setiap kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan adalah tujuannya yang berasal dari berbagai rencana dan kebijakan yang memberikan arahan untuk tindakan di masa depan. Bergantung pada arahan ini, berbagai subsistem perusahaan menyusun rencana dan program mereka sendiri. Dengan cara ini setiap rencana dan program sub sistem terkait dengan rencana dan kebijakan organisasi utama.
Kontribusi sub sistem terhadap pencapaian tujuan organisasi akan terpengaruh secara negatif jika keterkaitannya tidak tepat. Hal ini berlaku dalam kasus perencanaan tenaga kerja juga. Oleh karena itu, kebijakan organisasi harus diidentifikasi dan dimasukkan dalam proses perencanaan.
Secara khusus pertanyaan-pertanyaan berikut relevan dalam hal ini:
(1) Apakah lowongan yang teridentifikasi diisi dengan promosi dari dalam atau dari luar?
(2) Bagaimana tujuan pengembangan dan pelatihan berinteraksi dengan tujuan perencanaan tenaga kerja?
(3) Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam perencanaan tenaga kerja kebijakan apa yang diperlukan untuk menangani kendala-kendala tersebut?
(4) Haruskah pekerjaan rutin dan membosankan dilanjutkan atau dihilangkan, yaitu bagaimana memperkaya pekerjaan karyawan?
(5) Bagaimana cara dan sarana untuk memperkecil ukuran organisasi guna melawan persaingan yang ada?
(6) Sejauh mana otomatisasi dapat diadopsi dalam hal produksi dan operasi lainnya?
(7) Bagaimana cara dan sarana untuk memastikan ketersediaan tenaga kerja yang adaptif dan fleksibel secara terus-menerus?
Langkah #2. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja:
Bahan penting pertama dari perencanaan tenaga kerja adalah peramalan kebutuhan tenaga kerja untuk sumber daya manusia dalam suatu organisasi selama periode waktu tertentu.
Di satu sisi persyaratan ini tergantung pada skala operasi organisasi selama periode waktu yang sedang dipertimbangkan. Namun, total kebutuhan manusia tidak memiliki hubungan linier yang lengkap dengan volume produksi/operasi.
Ini karena fakta seperti rasio manusia-mesin dan perubahan produktivitas dll. Jadi dalam membuat perkiraan kebutuhan sumber daya manusia, semua faktor yang berdampak pada hubungan antara volume operasi dan jumlah karyawan harus dipertimbangkan.
Meskipun ini membuat masalah perencanaan tenaga kerja cukup sulit tetapi memberikan jawaban yang jelas untuk pertanyaan kritis, berapa banyak orang yang dibutuhkan di masa depan? Departemen sumber daya manusia harus menyiapkan ramalan untuk kebutuhan sumber daya manusia berdasarkan dokumen-dokumen tersebut.
Peramalan kebutuhan sumber daya manusia melayani tujuan berikut:
- Untuk mengukur pekerjaan yang dibutuhkan untuk memproduksi sejumlah produk/barang tertentu atau menawarkan sejumlah layanan tertentu.
- Untuk melihat campuran staf apa yang diinginkan di masa depan.
- Untuk menilai dan menentukan tingkat kepegawaian yang sesuai di berbagai bagian organisasi untuk menghindari biaya yang tidak perlu.
- Untuk menghilangkan kekurangan orang kapan & di mana mereka paling dibutuhkan.
- Untuk memvisualisasikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum sehubungan dengan reservasi pekerjaan, dll.
Langkah #3. Persiapan Inventarisasi Tenaga Kerja:
Persediaan adalah istilah yang biasanya digunakan untuk menghitung barang-barang berwujud yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk dan untuk memelihara peralatan dan mesin agar berfungsi dengan baik. Dengan cara yang sama, inventaris sumber daya manusia dapat disiapkan.
Perbedaannya adalah bahwa inventarisasi sumber daya manusia tidak hanya menghitung jumlah kepala yang tersedia tetapi membuat katalog potensi mereka saat ini dan masa depan. Mengingat fakta bahwa total sumber daya manusia suatu perusahaan/organisasi diklasifikasikan sebagai personel manajerial dan non-manajerial.
Inventaris keterampilan berkaitan dengan personel non-manajerial sedangkan inventaris manajerial terkait dengan personel manajerial. Inventaris mencatat keterampilan, kemampuan, dan potensi seseorang. Karena personel manajerial dan non-manajerial berbeda satu sama lain, jenis informasi yang berbeda diperlukan untuk menyiapkan inventaris mereka.
Inventaris Manajemen:
Inventarisasi manajemen memberikan informasi berikut:
- Data personel.
- Riwayat pekerjaan.
- Rencana karir.
- Kekuatan dan kelemahan.
- Potensi promosi.
- Ukuran perusahaan yang dikelola yaitu jumlah dan jenis karyawan yang dikelola.
- Anggaran perusahaan yang dikelola.
- Prestasi khusus seperti perolehan kualifikasi tambahan, konferensi/seminar, dihadiri, makalah yang dipresentasikan/ditulis dalam jurnal.
Inventaris Keterampilan:
Jenis informasi berikut ini diperlukan dalam inventaris keterampilan:
- Biodata karyawan.
- Keterampilan yang diperoleh yaitu pengalaman kerja, pelatihan dll.
- Prestasi khusus jika ada.
- Potensi karyawan.
Sistem informasi sumber daya manusia memelihara informasi yang disebutkan. Namun, harus ada tinjauan berkala dan pemutakhiran informasi.
Dengan cara ini inventaris sumber daya manusia memberikan informasi tentang personel saat ini dan masa depan yang akan tersedia dalam organisasi. Untuk tindakan manajerial yang sesuai, dasar disediakan melalui inventarisasi ini yang membantu dalam mengidentifikasi kesenjangan yang ada dan yang akan datang dalam personel dan kemampuan mereka.
Proses Penyusunan Inventarisasi Tenaga Kerja:
Ada empat langkah yang terlibat dalam proses persiapan inventarisasi tenaga kerja, penentuan personel yang akan dimasukkan dalam inventarisasi, membuat katalog informasi faktual tentang individu, penilaian terperinci yang sistematis dari setiap individu dan analisis terperinci dari individu-individu yang berpotensi untuk dikembangkan.
Berikut adalah berbagai langkah yang dilakukan:
(1) Tahap pertama dalam inventarisasi tenaga kerja berkaitan dengan identifikasi personel yang inventarisasinya akan disiapkan. Sebagai aturan, orang-orang tersebut harus dimasukkan dalam inventaris yang akan tersedia dalam organisasi dan yang memiliki potensi pengembangan untuk posisi masa depan.
Dengan demikian orang-orang yang memegang beberapa posisi manajerial dan sampai dengan kelompok usia tertentu dapat dimasukkan dalam inventarisasi tenaga kerja. Operator dan penyelia yang menjanjikan, mampu memegang posisi manajerial di masa depan dapat dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam kategori ini.
(2) Setelah mengidentifikasi personel yang akan dimasukkan dalam inventaris tenaga kerja, informasi terperinci tentang mereka dikumpulkan.
Informasi tersebut mungkin faktual mengenai usia, pendidikan, pengalaman, status kesehatan, usia pensiun, hasil tes psikologis dan lainnya, catatan pekerjaan, peringkat prestasi, dll. Beberapa organisasi mengatur wawancara singkat untuk memastikan kebenaran data dan juga untuk menggali/menggali potensi. kemampuan individu. Semua rekaman tersebut berfungsi sebagai katalog talenta.
(3) Langkah ketiga melibatkan penilaian personil termasuk dalam persediaan. Ini akan memberikan informasi tentang bakat saat ini dan potensi masing-masing individu.
Semua individu dapat dinilai dengan cara tertentu. Selain peringkat, komentar khusus tambahan tentang individu harus dicatat seperti daftar pekerjaan yang terpuji, batasan khusus, posisi di mana individu berpotensi memenuhi syarat dan membutuhkan pelatihan tambahan, dll.
(4) Studi terperinci akan dilakukan terhadap orang-orang yang memiliki potensi tinggi untuk dipromosikan dan ditempatkan pada posisi kunci dalam organisasi, setelah menilai semua personel yang termasuk dalam inventaris tenaga kerja. Studi semacam itu akan membantu dalam menentukan persyaratan pelatihan, jenis promosi pelatihan, waktu promosi dan masalah terkait lainnya.
Langkah #4. Identifikasi Kesenjangan Tenaga Kerja:
Selisih antara tenaga kerja yang dibutuhkan pada waktu tertentu dengan tenaga kerja yang tersedia pada saat itu disebut kesenjangan tenaga kerja. Karena kesenjangan kuantitatif agregat belaka tidak akan memberikan banyak manfaat sehingga kesenjangan tersebut harus diukur sehubungan dengan berbagai jenis personel. Pada dasarnya kesenjangan ini dapat terdiri dari dua jenis: kelebihan sumber daya manusia dan kekurangan sumber daya manusia.
Rencana tindakan yang berbeda yang diperlukan untuk mengatasi kelebihan sumber daya manusia termasuk skema pensiun sukarela, PHK, pengurangan jam kerja, dll. tergantung kasusnya dan sebagaimana diizinkan oleh persyaratan hukum. Kekurangan sumber daya manusia dapat dipenuhi dengan melakukan penambahan rekrutmen dan seleksi, pengembangan personel serta memotivasi dan mengintegrasikannya dengan organisasi.
Langkah #5. Rencana Aksi untuk Menjembatani Kesenjangan:
Berbagai rencana aksi dirancang untuk menjembatani kesenjangan sumber daya manusia. Kelebihan atau kekurangan sumber daya manusia biasanya karena perencanaan tenaga kerja yang tidak tepat adalah pos atau karena perubahan dalam rencana organisasi, seperti divestasi bisnis atau penutupan beberapa bisnis dan karena beberapa alasan lain, rencana tindakan dapat dibuat untuk memangkas mereka. ukuran seperti yang dibahas di atas.
Demikian pula, jika terjadi kekurangan rencana tindakan sumber daya manusia dapat dirancang untuk merekrut personel tambahan seperti yang dibahas di atas.
