Sistem Biaya Proyek (PCS)

Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang:- 1. Pentingnya Project Cost System (PCS) 2. Kelengkapan Pencatatan Biaya 3. Activity-Based Costing Dengan Kodifikasi 4. Activity-Based Costing Dengan Kodifikasi 5. Pengendalian Biaya Proyek 6. Aplikasi komputer.

Isi:

1. Pentingnya Sistem Biaya Proyek (PCS)
2. Kelengkapan Pencatatan Biaya
3. Penetapan Biaya Berbasis Aktivitas Dengan Kodifikasi
4. Penetapan Biaya Berbasis Aktivitas Dengan Kodifikasi
5. Pengendalian Biaya Proyek
6. Aplikasi Komputer untuk Pengendalian Biaya Proyek

1. Pentingnya Sistem Biaya Proyek (PCS):

1. a) PCS dilembagakan dengan tujuan untuk mempertahankan kendali atas biaya proyek. Sistem harus menyoroti area di mana biaya sebenarnya melebihi perkiraan biaya sehingga manajemen dapat mengambil tindakan korektif tepat waktu;
2. b) Rincian biaya dipelihara pada kartu biaya memorandum untuk setiap kegiatan dalam pelaksanaan proyek bersama dengan informasi lebih lanjut tentang perkiraan waktu untuk memulai, waktu untuk menyelesaikan dan biaya dan durasi sebenarnya untuk setiap kegiatan;
3. c) Rencana akun biaya di bawah PCS mencakup daftar lengkap ‘kartu biaya memorandum’ atau buku besar dalam satu rencana terperinci yang terintegrasi untuk proyek—sehingga pada setiap titik waktu total biaya pada tanggal dapat diperoleh;
4. d) PCS memerlukan informasi jaringan yang sistematis sehingga informasi mendasar tentang setiap aktivitas dapat diterima di kantor akuntan proyek yang memperbarui kartu memorandum yang relevan;
5. e) Semua dokumen dengan informasi yang relevan dengan konsumsi sumber daya harus disetujui oleh personel dalam tim proyek yang diberi wewenang oleh manajemen proyek. Ketika PCS dijalankan dengan otomatisasi lengkap, personel tersebut harus memiliki kata sandi rahasia untuk mengakses komputer untuk pembaruan;
6. f) Semua item pengeluaran untuk material, biaya sewa mesin, tenaga kerja dll., serta waktu yang dihabiskan untuk aktivitas, harus bertentangan dengan anggaran untuk item tersebut. Dalam hal terjadi perubahan yang diperlukan sebagai keadaan darurat, perubahan tersebut harus disahkan oleh manajemen proyek dengan informasi kepada akuntan proyek.

Mungkin ada kebutuhan akan informasi yang lebih spesifik di dalam PCS, tergantung pada sifat dan kompleksitas proyek dan kebutuhan khusus dari manajemen.

Ide dasarnya adalah:

1. a) memelihara catatan, per kegiatan, baik perkiraan maupun aktual dari jadwal proyek dan biaya proyek;
2. b) melembagakan pengendalian internal dalam sistem informasi manajemen proyek (PMIS) untuk memastikan bahwa catatan biaya sudah lengkap dan benar.
3. Kelengkapan Pencatatan Biaya:

Sistem harus memastikan kebenaran dan kelengkapan pencatatan transaksi moneter sehubungan dengan pengeluaran aktual yang dibukukan dalam buku besar perusahaan.

PCS harus memperhatikan hal-hal berikut:

1. PCS harus memastikan bahwa pengeluaran yang dibukukan berdasarkan paket pekerjaan yang berbeda harus, secara total, sesuai dengan pengeluaran yang dibukukan di buku besar keuangan, meskipun, kadang-kadang, di kepala yang berbeda misalnya saat di buku besar keuangan, kepala akun dapat berupa ‘Tanah dan Pengembangan Tanah’, dalam Sistem Biaya Proyek, akun yang terlibat harus sejalan dengan rincian perkiraan biaya proyek sehubungan dengan Tanah dan Pengembangan Tanah tersebut.

Sebagai contoh, PCS membutuhkan buku besar biaya memorandum dengan perkiraan angka (untuk biaya yang diproyeksikan) sebagai:

 

Jadi, mungkin ada akun buku besar keuangan ‘Tanah dan Pengembangan Tanah’ sebesar Rs. 1-35 juta.

Buku besar biaya memorandum akan dengan kartu biaya individu menunjukkan pengeluaran aktual yang dikeluarkan dibandingkan dengan perkiraan proyek seperti yang dijelaskan di bawah ini:

01 01 Pengadaan Tanah

Nomor proyek……….

Jumlah sesuai

Perkiraan Biaya Proyek – Rs. 0,50 juta

Jumlah sesuai dengan pengeluaran yang sebenarnya

Dokter. Referensi………. Tanggal……………………….. Rp. 0-65 juta.

Total biaya aktual sesuai kelompok kartu biaya memorandum yang relevan harus sama dengan akun buku besar keuangan. Seperti yang diilustrasikan di atas, total aktual dari 01.01 hingga 01.05 seharusnya adalah Rs. 1,35 juta.

2. Kartu biaya memorandum semacam itu akan membantu dengan sangat rinci analisis pengeluaran seperti:

(a) akan menemukan di mana, dalam aktivitas apa, biaya aktual berbeda dari biaya yang diestimasi; dan

(b) variansi pengeluaran dalam suatu kegiatan dapat dianalisis lebih lanjut sebagai berikut:

i. efisiensi atau inefisiensi, ketika waktu aktual yang dihabiskan untuk paket pekerjaan kurang atau lebih dari perkiraan; dan/atau

1. tarif, di mana tarif aktual (materi atau upah) berbeda dari yang diperkirakan.

Karena kartu memorandum paket kerja disimpan di bawah PCS dengan perincian perkiraan dan juga aktual, catatan di setiap kartu tersebut akan membantu dalam menganalisis biaya proyek aktual per setiap paket kerja.

3. Kartu memorandum berada di luar aliran rekening keuangan, tetapi kontrol dilembagakan di PCS untuk memastikan bahwa entri transaksi aktual yang dicatat dalam buku besar keuangan harus ditranskripsikan dalam Kartu Memorandum yang relevan.

Kontrol tersebut dapat dilakukan oleh akun kontra dalam buku besar biaya sebagai:

(a) Pengumpulan semua biaya harus berdasarkan nomor paket pekerjaan masing-masing;

(b) Total biaya yang didebet dalam akun aset tetap yang relevan dari buku besar keuangan yang mengkredit Bank/Kreditor dll. sesuai dengan akuntansi keuangan normal; dan

(c) Dalam buku besar biaya, masing-masing paket pekerjaan akan didebit sesuai dengan penagihan biaya yang mengkredit Rekening Pengendalian Aset Tetap (yang harus setara dengan total yang didebit dalam buku besar keuangan).

Prinsip dasar yang harus diikuti adalah bahwa buku besar keuangan akan ditangani dengan mengikuti akun keuangan tradisional dan buku besar biaya harus dicatat dengan masing-masing kepala akun paket pekerjaan yang relevan dengan kode yang sesuai.

4. Semua kartu memorandum harus dikodekan secara sistematis di bawah Coding of the Breakdown Structures.
5. Penetapan Biaya Berbasis Aktivitas Dengan Kodifikasi:

Integrasi struktur perincian kerja serta perincian organisasi, dan pengkodean struktur perincian. Keterkaitan antara biaya proyek dan jadwal proyek di mana kami telah menyebutkan tentang identifikasi paket kerja (atau Kegiatan) yang diperlukan.

Mengikuti perincian estimasi biaya proyek dan jadwal proyek dengan paket pekerjaan yang diberi kode, kita dapat menghubungkan biaya proyek.

Hal ini dapat diilustrasikan dengan ilustrasi sederhana dari sebuah proyek konstruksi yang memiliki sepuluh ­aktivitas sewa yang berbeda dengan total jadwal proyek selama 32 minggu dan total biaya proyek sebesar Rs. 2,25.000.

Kami akan mempresentasikan perkiraan proyek ini berdasarkan perincian berdasarkan aktivitas yang menunjukkan:

A— Struktur perincian dengan estimasi biaya terintegrasi;

B— Ringkasan proyek per kegiatan dengan jadwal proyek dan biaya yang diproyeksikan;

C— Diagram jaringan yang menunjukkan jalur vertikal (Catatan 2);

D— Buku Besar Biaya Memorandum.

Struktur perincian dengan perkiraan biaya (terintegrasi):

 

 

Ringkasan proyek per kegiatan, jadwal proyek dan biaya yang diproyeksikan:

Informasi dan bagan terintegrasi dapat ditabulasikan sebagai:

 

 

Kode tujuh digit seperti yang disebutkan dalam tabel/grafik di atas direncanakan sebagai berikut:

 

Catatan:

1. Tidak ada aturan yang keras dan cepat tentang pengkodean, asalkan disiplin tertentu dipertahankan sehingga tidak menimbulkan duplikasi atau kebingungan. Dan setiap pengkodean dalam sistem yang diikuti harus menunjukkan satu paket kerja (atau aktivitas, seperti yang sering diungkapkan, tetapi artinya sama).

Diagram jaringan:

Dimana pelaksanaan proyek dilakukan mengikuti teknik CPM/PERT, diagram jaringan dikembangkan, dan jalur kritis diidentifikasi. Jalur kritis merupakan jalur terpanjang dari awal untuk menyelesaikan proyek.

Proyek yang sama diilustrasikan di sini ‘ketika diwakili oleh diagram jaringan, akan muncul sebagai berikut:

Di sini sekali lagi pekerjaan proyek dibagi menjadi berbagai komponen, sebagai blok bangunan dan ini disebut aktivitas; perkiraan waktu untuk melaksanakan setiap kegiatan ditunjukkan dengan nomor urut pekerjaan. [01/5] / Rp. 36.000 menunjukkan Pekerjaan Dasar (01), durasi paket pekerjaan (05 minggu) dan Rs. 36.000 adalah perkiraan biaya yang diproyeksikan.

[05/10] / Rp. 27.000 berarti konstruksi tangga dengan jadwal proyek 10 minggu dan perkiraan biaya Rs. 27.000. Panah garis ganda menunjukkan jalur terpanjang yaitu 5 + 7+10 + 6+4=32 minggu. Di sini juga biaya diperkirakan per aktivitas dan di bawah lingkungan ini PCS mengikuti akuntansi biaya berdasarkan aktivitas, di mana setiap aktivitas diberi kode secara sistematis dan akun biaya juga berbasis kode.

Kartu biaya memorandum atau buku besar biaya:

Desain A, menampilkan format untuk kartu biaya memorandum dan buku besar biaya memorandum sesuai dengan Desain B. Format sebenarnya mungkin berbeda tergantung pada kebutuhan manajemen. Kami ingat bahwa akun ini juga untuk setiap paket pekerjaan sesuai dengan struktur perincian yang direncanakan.

Buku besar biaya harus untuk total proyek diikuti dengan akun untuk setiap paket pekerjaan:

Desain A : Memorandum Cost Card :

(Detail Dengan Gambar Imajiner Untuk paket pekerjaan. Kode pondasi 91,31.011,sesuai ilustrasi)

 

Desain B: Buku besar biaya memorandum :

Pengumpulan biaya dan informasi:

PCS menuntut sistem informasi yang disiplin dimana setiap kegiatan dan setiap konsumsi sumber daya dalam pekerjaan proyek harus didukung oleh voucher biaya proyek dengan nomor kode yang relevan untuk paket pekerjaan tertentu. Voucher ini harus disahkan oleh manajemen proyek dan pada akhirnya harus dikeluarkan untuk akuntan proyek.

Akuntan harus melakukan pekerjaan yang diperlukan pada voucher ini untuk mengakumulasikan biaya yang dikeluarkan untuk setiap elemen biaya dan, terakhir, mencatat totalnya dalam buku besar biaya. Pada interval berkala, kartu-kartu ini dianalisis dan sebuah laporan dikeluarkan untuk mencerahkan manajemen proyek dengan anggaran aktual, varians, jika ada, dan alasan varians tersebut, sehingga tindakan korektif, sedapat mungkin, diambil.

4. Akuntansi Biaya Proyek Terintegrasi:

Sistem akuntansi biaya proyek melembagakan pengendalian biaya termasuk integrasi akun biaya proyek dengan akun keuangan. Buku besar keuangan harus sesuai dengan sistem akuntansi tradisional yang mempertahankan keseragaman akuntansi yang diikuti untuk seluruh organisasi. Buku besar biaya dikembangkan dengan filosofi akuntansi pertanggungjawaban.

Prinsip dasar yang harus diikuti dalam proses integrasi akun adalah:

(a) Transaksi keuangan dicatat dalam buku besar keuangan sesuai dengan klasifikasi akun organisasi; sedangkan

(b) Semua pengeluaran pada proyek dikumpulkan berdasarkan kode proyek yang relevan yang dikembangkan untuk proyek tersebut.

Sebelum kita membahas detail sistem akuntansi terintegrasi, untuk kelengkapannya kita bahas dulu sistem pengkodean buku besar keuangan.

Kode akun keuangan:

Pengkodean akun keuangan harus dengan cara yang sederhana namun sistematis seperti mengelompokkan kode sesuai dengan kelas akun yang berbeda.

Hal ini dapat diilustrasikan sebagai berikut:

 

 

Dua digit lainnya dapat ditambahkan untuk mengatasi detail dan volume.

Debit dan kredit yang terkait dengan akun yang sama tetapi dimaksudkan untuk dikelola secara terpisah untuk kontrol yang lebih baik harus sedekat mungkin dan berpasangan, misalnya:

 

Tidak ada aturan pengkodean yang keras dan cepat tetapi sistem harus membantu dalam mengidentifikasi akun dan hubungannya dengan akun lain.

Kami sekarang akan membahas secara lengkap Sistem Akuntansi Biaya Proyek yang terintegrasi dengan akuntansi keuangan organisasi. Untuk memfasilitasi diskusi kami, kami telah mempertimbangkan proyek konstruksi sipil sebagai ilustrasi dengan berbagai asumsi tentang paket pekerjaan, biaya proyek, persyaratan dengan kontraktor, dll.

Diskusi dilakukan di bawah judul berikut:

1. Persyaratan Kontrak.
2. Rincian Biaya Proyek Akhir.
3. Buku Besar Biaya Proyek.
4. Neraca Saldo Terintegrasi.
5. PCS saat proyek dilaksanakan oleh pemilik proyek.

Ketika proyek dilaksanakan oleh organisasi itu sendiri, dengan atau tanpa bantuan kontraktor, prinsip yang sama diikuti dalam melembagakan sistem akuntansi biaya proyek. Di sini kita membahas prinsip dasar sistem beserta ilustrasi sederhananya.

Akuntansi biaya proyek termasuk analisis biaya berdasarkan periode proyek disertakan dalam paket perangkat lunak untuk manajemen dan pengendalian proyek termasuk “Success Planned!” oleh TCS.

1. Persyaratan kontrak:

Proyek : Proyek Konstruksi Sipil No. FP. 001.

Istilah penting dan relevan:

Penerapan:

(a) Kontraktor, diberikan sebagai kontrak Rekayasa, Pengadaan dan Konstruksi (EPC).

(b) Kutipan akhir disetujui pada Rs. 21, 25.000

(sesuai rincian item-bijaksana di bawah),

(c) Tanggal mulai—1 ^Februari .

(d) Tanggal harus diselesaikan—31 ^Juli .

Perjanjian dengan kontraktor: No. FP 001 tanggal 15 ^Januari .

Istilah-istilah tersebut meliputi:

1. Setoran Uang Serius oleh kontraktor segera Rs. 1.00.000, bebas bunga, dapat dikembalikan setelah pekerjaan selesai.
2. ‘Uang muka’ harus dibayarkan kepada kontraktor Rs. 50.000 untuk mobilisasi mesin di lokasi dan akan diperoleh kembali dalam dua kali angsuran yang sama pada bulan ke-3 ^dan ke-5 ^, dari tagihan Running Account (tagihan RA) kontraktor.
3. ‘Uang muka ad hoc’ sebesar Rs. 20.000 dibayarkan kepada kontraktor di awal untuk dipulihkan dari tagihan RA kedua.
4. Semua bahan yang harus dibeli oleh kontraktor, kecuali perusahaan akan memasok ke kontraktor (a) Semen senilai Rs. 2,00,000 dan (b) Batang besi senilai Rp. 5,00,000 pada tanggal 1 ^Maret dan mendapatkan kembali yang sama dari tagihan terakhirnya.
5. Perusahaan akan memberikan fasilitas berikut kepada kontraktor dan akan mengenakan biaya yang sama:

(a) Sewa akomodasi untuk pekerja kontraktor Rs. 2.000 sore

(b) Biaya Listrik – Rs. 6.000 sore

(c) Biaya Air — Rs. 5.000 sore

6. Perusahaan akan memotong sebagai uang Retensi sebesar sepuluh persen dari tagihan yang diajukan dan disahkan. Uang Retensi akan ditahan selama enam bulan setelah pekerjaan selesai.
7. Sebelum melakukan pembayaran akhir RA-. Tagihan semua biaya oleh perusahaan harus dipotong dan hanya jumlah bersih yang akan dibayarkan. Tagihan RA akan dipertimbangkan untuk pembayaran hanya setelah disertifikasi sebagaimana mestinya oleh teknisi perusahaan.
8. Kontraktor akan dikenakan sanksi sebagai ‘kerusakan yang dilikuidasi’ atas keterlambatan penyelesaian pekerjaan proyek setelah tanggal 31 Juli sebesar Rs ^. 10.000,- per hari kecuali bila keterlambatan itu disebabkan oleh bencana alam atau bila perusahaan meminta penundaan pekerjaan.
9. Rincian biaya proyek yang diselesaikan:

Proyek untuk konstruksi sipil

Nomor proyek. FP 01.

Ringkasan penawaran akhir, diberikan kepada kontraktor terpilih sebagai kontrak ‘engineering, procurement and construction (EPC)’; (atau ketika konstruksi dilakukan oleh tim proyek sendiri, anggaran akhir yang disetujui) adalah sebagai berikut:

Pekerjaan proyek akan dimulai pada tanggal 1 ^Februari dan harus selesai pada tanggal 31 ^Juli .

 

 

 

Angka akhir yang sama dapat diatur ulang sebagai berikut:

Setoran Uang Sungguh-sungguh telah diterima di awal. Uang muka telah dibayarkan dan bahan bangunan senilai total Rs. 7.00.000 dikeluarkan untuk kontraktor dan dipulihkan sesuai ketentuan dalam kontrak.

1. Akun buku besar biaya dengan entri ganda (ketika pekerjaan konstruksi diberikan kepada kontraktor):

Saat dan ketika faktur kontraktor disahkan, pengeluaran yang dimasukkan dalam rekening buku besar keuangan juga dibukukan dalam Akun Buku Besar Biaya Proyek, kepala rekening dan kode yang relevan dengan paket pekerjaan yang fakturnya dinaikkan.

Dalam proses ini biaya proyek yang sebenarnya dikumpulkan dalam Buku Besar Biaya Proyek dengan kepala buku besar yang memiliki informasi untuk jumlah anggaran, disetujui / disepakati. Dengan demikian, setiap buku besar biaya proyek akan menunjukkan aktual, kumulatif terhadap jumlah anggaran dan varians terungkap.

Buku besar biaya untuk transaksi sesuai proyek konstruksi yang diilustrasikan akan muncul sebagai berikut:

1. Neraca Saldo Terintegrasi, 31 ^Juli :

Saldo percobaan yang sama dapat ditampilkan dengan kepala akun yang lebih terperinci sebagai berikut:

Catatan:

Building-in-progress A/c 002-91, Kredit dalam Buku Besar Biaya bertentangan dengan Debit dalam Buku Besar Keuangan A/c 002-90. Dengan semua entri debit yang dibukukan di Building-in-Progress A/c 002.90 di buku besar keuangan (mengkredit akun lain di buku besar keuangan, entri ganda lainnya dicatat di buku besar biaya—mendebet A/c paket kerja yang relevan mengkredit Bangunan dalam proses Kontrol A/c 002.91 di buku besar biaya.

1. Sistem akuntansi biaya proyek ketika pekerjaan konstruksi dilakukan oleh organisasi proyek itu sendiri:

Ketika organisasi proyek itu sendiri sedang melaksanakan proyek, yaitu melakukan pekerjaan konstruksi dengan tenaga kerjanya sendiri, prinsip dasar yang harus diikuti untuk sistem akuntansi biaya proyek adalah sama seperti yang telah dibahas dalam kasus konstruksi oleh kontraktor.

Pengecualian adalah pemantauan dan penghitungan rincian per elemen biaya. Hal ini diperlukan karena organisasi proyek telah menyelesaikan biaya proyek per ‘aktivitas’ dan dalam aktivitas (atau paket pekerjaan) per elemen biaya dan ingin memantau aktual pada baris yang sama, dengan gagasan menilai dan menganalisis varians .

Sementara akun keuangan dalam situasi seperti itu termasuk Project Material A/c untuk pembelian bahan proyek, Project Upah A/c untuk pembayaran upah kepada pekerja proyek, Buku Besar Biaya dipertahankan untuk setiap paket pekerjaan yang terlibat dalam implementasi proyek, mengkredit Kontrol Biaya Proyek A/cs.

Kami akan menguraikan diskusi kami untuk buku besar biaya, mengikuti ilustrasi yang sama dari proyek FP. 01 dengan deskripsi dan penjelasan untuk aktivitas yang dirinci sebelumnya di Bagian B ilustrasi. Dengan asumsi bahwa kemajuan dan penyelesaian pekerjaan sama seperti yang dilakukan oleh kontraktor, buku besar biaya diperlihatkan, menghitung rincian pada bulan Februari, Mei dan Juli dengan perkiraan pemecahan biaya untuk Bahan, Tenaga Kerja dll.

Bagan Buku Besar Biaya Proyek:

 

 

Kami memperoleh yang berikut dari perincian di atas:

(a) Kegiatan 31 025 menyebabkan varian yang merugikan sebesar Rs. 65.000 (variasi negatif ditampilkan dalam tanda kurung);

(b) Selisih biaya material merugikan, sebesar Rs. 50.000 terdiri dari :

(i) Varian penggunaan material (2100 – 2020) x @ Rs. 100 = Rp. 8.000 merugikan.

(ii) Varian tarif bahan 2.100 x @ Rs. (120 – 100) = 42.000 merugikan. Dari analisis seperti di atas, kita dapat menemukan kepala fungsional yang bertanggung jawab yang menyebabkan varian yang merugikan, yaitu kelebihan kualitas yang dikonsumsi dapat dijelaskan oleh manajer proyek untuk konstruksi dan manajer proyek untuk pengadaan bertanggung jawab atas pembelian dengan tarif berlebih.

(c) Varians biaya upah penerima nasehat sebesar Rs. 12.000 mewakili varians inefisiensi 7.500 – 6.900 = 600 kelebihan jam kerja dengan tarif Rs. 20 per jam kerja = Rs. 12.000. Sekali lagi, manajer yang bertanggung jawab atas pekerjaan konstruksi harus menjelaskan persyaratan kelebihan jam kerja.

(d) Selisih yang menguntungkan dalam Biaya Peralatan adalah pengadaan peralatan dengan tarif lebih murah 5 x Rs. 1.000 = Rp. 5.000.

(e) Varians biaya overhead yang merugikan sebesar Rs. 8.000 untuk inefisiensi dalam mengambil 0-8 minggu lebih untuk pekerjaan @ Rs. 10.000 per minggu = Rp. 8.000.

Catatan:

1. Biaya per aktivitas sebagaimana dirinci di atas didebet dengan mengkredit akun pengendalian biaya yang ditunjukkan dalam tanda kurung.
2. Kredit dalam akun kontrol dapat dibandingkan dengan biaya yang dibukukan dalam akun buku besar keuangan yang relevan, misalnya Project Material A/c, Project Upah A/c, dll. dan diberi kode yang sesuai.
3. Setelah Gedung selesai, akun biaya aktivitas individual ditutup, mentransfer totalnya sebagai A/c Gedung di buku besar keuangan.
4. Dalam akun buku besar kami telah menganggap aktual sama dengan anggaran—pada kenyataannya aktual akan berbeda.
5. Bahan:

Pembelian material dibukukan dalam rekening keuangan yang mendebet A/c Pembelian Material. Material semen, batang besi, dll. diterbitkan terhadap Catatan Masalah Material (MIN) dengan nomor aktivitas teridentifikasi untuk konsumsi, yang didebet ke nomor aktivitas masing-masing yang mengkredit A/c Pengendalian Biaya Material Proyek pada biaya (biaya rata-rata bergerak).

Stok material, (diwakili oleh Dr. dalam Material Purchase A/c dan Cr. dalam Project Material Cost Control A/c) akan dijual dan dikreditkan ke Material Purchase A/c. Saldo, jika ada, yang tersisa di A/c Pembelian Material harus dianggap sebagai keuntungan atau kerugian dalam Pembelian Material yang ditransfer ke Laba Rugi A/c—(Keuangan).

6. Upah dan biaya overhead:

Perlakuan akan sama seperti pada (5) di atas kecuali bahwa saldo dalam A/c Upah Proyek tidak dapat terjual habis, dan diwakili oleh keuntungan atau kerugian pemulihan biaya upah dari Proyek dan harus dianggap sebagai kelebihan/kekurangan pemulihan .

Biaya untuk biaya upah untuk aktivitas individu harus pada jam kerja aktual dengan tarif per jam yang disepakati. Sekali lagi, data dasar, termasuk materi aktual, jam aktual yang dihabiskan, dll. harus dikumpulkan per aktivitas dan dikenakan biaya yang sesuai.

7. Analisis varians:

Analisis varian seperti yang diungkapkan dalam buku besar Biaya Proyek dapat dibuat untuk setiap aktivitas seperti yang diilustrasikan di bawah ini dengan aktivitas ‘Konstruksi Struktur’.

5. Pengendalian Biaya Proyek:

Pembahasan tentang pengendalian biaya proyek dimulai dari tahap ketika biaya proyek baik biaya modal maupun biaya operasi telah diselesaikan, dilakukan analisis rinci (termasuk analisis keuangan), dan telah diputuskan untuk memulai peluncuran proyek. Disinilah manajemen/pemilik proyek memikirkan pengendalian secara keseluruhan termasuk pengendalian biaya proyek.

Sebelum kita masuk ke rincian pengendalian biaya, kami ingin membahas hal berikut agar pembahasan kita dalam pengendalian biaya menjadi lebih bermakna:

sebuah. Apa yang dimaksud dengan ‘Kontrol’?

1. Apa itu Proyek?
2. Siapa Pemilik Proyek?
3. Apa manajemen proyek tradisional di masa lalu?
4. Penyebab Umum Kegagalan Proyek.

‘Kontrol’ secara umum berarti mengarahkan serangkaian variabel menuju tujuan yang ditetapkan.

Proyek adalah serangkaian tugas untuk mencapai tujuan yang ditentukan dan memiliki ciri- ciri sebagai berikut ­:

sebuah. ia memiliki skala waktu yang ditentukan dengan kualitas tertentu sebagai tujuannya;

1. bersifat sementara dan lengkap dengan tercapainya tujuan; karenanya berbeda dengan bisnis yang bertahan dengan kesinambungan;
2. itu memiliki target yang ditetapkan untuk mencapai tujuannya, yaitu menugaskan proyek dalam “skala waktu dan kualitas tertentu yang ditetapkan dengan cara mengkonsumsi sumber daya yang ditetapkan termasuk uang dan nilai uang.

Pemilik proyek adalah individu, atau badan orang yang:

1. a) Menyediakan pendanaan proyek dan mengesahkan anggaran—dan, dengan demikian, menjadi anggota personel otorisasi;
2. b) Menyetujui spesifikasi dan rencana;
3. c) Memimpin peluncuran proyek;
4. d) Menghadiri pertemuan tinjauan dan kontrol dan memberikan panduan kepada manajer/tim proyek;
5. e) Menerima hasil pelaksanaan proyek dan dengan demikian menandatangani proyek pada penyerahan akhir.

Manajemen Proyek di masa lalu tidak memiliki rencana lengkap dengan skala waktu, kualitas, dan sumber daya yang terikat. Proses implementasi dimanipulasi secara curang tanpa adanya rencana total dan, dengan demikian, ada situasi pemadaman api yang muncul.

Ini menyebabkan:

1. a) fragmentasi kegiatan menjadi kelompok spesialis tanpa keharmonisan yang diinginkan dari kepala fungsional;
2. b) waktu tunggu yang lama;
3. c) peningkatan risiko dan biaya yang lebih tinggi.

Kegagalan proyek meliputi kegagalan untuk mencapai tujuan skala waktu, kualitas yang ditentukan dan target sumber daya/biaya.

Penyebab umum kegagalan proyek meliputi:

sebuah. Ketidakjelasan tujuan dengan tidak adanya perencanaan yang terlihat, pengendalian dan tinjauan aktual dalam program;

1. Kurangnya tim proyek dengan tanggung jawab yang ditentukan dipimpin oleh Manajer Proyek penuh waktu;
2. Personil kunci dalam tim proyek berbagi tanggung jawab dengan fungsi lain di luar proyek;
3. Kurangnya persetujuan formal dan prosedur penerimaan;
4. Kurangnya komitmen anggaran (baik skala waktu maupun sumber daya) dan, dengan demikian, tidak ada pemantauan konsumsi dan target yang direncanakan;
5. Tidak ada integrasi fungsionaris spesialis dan sub-kontraktor dengan personel proyek internal.

Akan terlihat dari penyebab kegagalan proyek bahwa kelemahan terbesar dalam implementasi proyek adalah kurangnya tim proyek yang terdefinisi dengan baik, yang didefinisikan dengan tanggung jawab fungsional dan juga dengan tanggung jawab administratif.

Pada saat yang sama personel tim harus dilatih dan dirajut dengan baik sehingga meskipun terjadi arus silang antara fungsi yang berbeda, keharmonisan tetap terjaga untuk mencapai tujuan.

Pengendalian biaya proyek dalam sistem disiplin akan mencakup langkah-langkah berikut:

1. Target ditetapkan untuk biaya, dialokasikan per paket pekerjaan yang diestimasi dengan keterampilan dan perhatian yang wajar sehingga merupakan estimasi yang realistis sebelum dimulainya operasi. Biaya yang dialokasikan tersebut juga harus disetujui dan diterima oleh pejabat yang bertanggung jawab atas paket pekerjaan tersebut;
2. Estimasi biaya ini, dalam lingkungan yang kompleks, adalah per kepala akun utama dan, di dalam kepala utama, per sub-kepala akun. Perpecahan kepala akun akan tergantung pada tingkat kontrol yang dimaksudkan oleh manajemen/pemilik proyek;
3. Kepala dan sub-kepala akunting ini harus diberi kode ilmiah yang menghubungkan mereka dengan tanggung jawab fungsional per pusat biaya proyek—yang akan membantu memfokuskan fungsionaris yang bertanggung jawab tanpa kebingungan;
4. Ketika proyek—dan, di dalam proyek, paket pekerjaan—sedang dilaksanakan, uang yang dikeluarkan, dan sumber daya yang dikonsumsi harus merupakan pengumpulan pengeluaran aktual yang terus menerus dan akurat di bawah paket kerja yang relevan dan, dalam paket, item biaya yang relevan mengikuti, kode akuntansi yang sama;
5. Harus ada pelaporan reguler pengeluaran aktual per kepala akun dan sub-kepala terhadap perkiraan pada interval waktu yang teratur dengan perincian biaya aktual, perkiraan biaya dan varians.

Kehati-hatian harus dilakukan saat membandingkan aktual versus perkiraan untuk memastikan bahwa keduanya dapat dibandingkan. Ketika pekerjaan sebagian dilakukan, perkiraan harus diturunkan hanya untuk bagian yang telah dilakukan sehingga jumlah proporsional perkiraan yang relevan hanya dapat dibandingkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan sejauh ini;

6. Dalam hal varian melebihi batas, katakanlah 5%, dari perkiraan, alasan harus dianalisis dan langkah-langkah korektif diambil untuk menghindari varian tersebut, sedapat mungkin. Jika tidak, estimasi harus direvisi dengan sinyal kepada manajemen untuk revisi keseluruhan dan persetujuan untuk revisi tersebut. Perbedaan kecil apa pun harus diabaikan untuk melembagakan keseimbangan antara kontrol dan biaya kontrol.

Langkah-langkah yang diriwayatkan di sini menunjukkan pengumpulan biaya aktual yang akurat, pemantauan terus-menerus terhadap situasi aktual dan perkiraan sehubungan dengan Waktu, Biaya, dan Kualitas serta rapat kontrol rutin, yang dapat dilakukan setiap hari, mingguan, dan bulanan.

Perencanaan pertemuan tersebut dapat dengan parameter sebagai berikut:

 

<img sr