Baca artikel ini untuk mempelajari tentang pengertian, tujuan, metode dan sarana kontrol dalam administrasi publik.
Definisi dan Sifat:
Proses administrasi penting lainnya adalah kontrol. Itu berarti kekuatan untuk mempengaruhi perilaku orang atau jalannya peristiwa. Tetapi definisi ini tidak cukup untuk memperoleh arti penuh dari kontrol yang digunakan dalam administrasi publik atau organisasi. Arti sebenarnya dari kontrol adalah untuk memastikan operasi organisasi dalam jalur atau proses yang ditentukan. Ide kontrol muncul ketika ditemukan bahwa administrasi tidak dikelola dengan baik. Setiap organisasi memiliki beberapa tujuan tertentu dan otoritas dengan tulus berusaha untuk mewujudkan tujuan tersebut. Namun dalam situasi aktual muncul beberapa rintangan yang menghambat pencapaian tujuan. Untuk menghentikan insiden yang tidak diinginkan ini diperlukan mekanisme yang akan menggagalkan hasil yang tidak diinginkan.
Di setiap organisasi atau setiap departemen administrasi publik, telah ditemukan bahwa unsur-unsur bandel tertentu menentang perintah atau kebijakan otoritas. Hal ini disebabkan adanya perbedaan pendapat atau pandangan. Jika otoritas tidak mengambil tindakan pencegahan yang dapat menyebabkan cedera pada tubuh manajemen. Untuk menghentikan hasil yang tidak diinginkan ini ada pengaturan untuk memeriksa hasil ini dan ini disebut kontrol. Oleh karena itu kontrol adalah teknik untuk memastikan implementasi tepat waktu dari keberatan organisasi dan untuk menggagalkan kemajuan informasi yang mungkin menghalangi implementasi kebijakan.
Istilah kontrol juga digunakan dalam arti lain. Setiap administrasi publik diatur secara hierarkis yang mengandung arti bahwa ada tahapan yang berbeda dan setiap tahapan memiliki tugas dan tanggung jawab tertentu. Merupakan tugas kontrol untuk memastikan bahwa setiap orang menjalankan fungsinya yang diberikan kepadanya oleh hierarki. Ketiadaan kontrol akan mengundang kekacauan dalam struktur hirarki. Tetapi kontrol menghentikan hasil yang tidak diinginkan ini.
Tujuan Pengendalian:
Tujuan utama dari kontrol adalah untuk menghilangkan hambatan yang menghalangi tujuan administrasi atau organisasi publik. Organisasi adalah untuk berinteraksi dengan lingkungan sekitarnya atau situasi yang muncul di dalamnya. Semua ini mensyaratkan eksekutif harus memiliki kekuatan yang cukup untuk melawan situasi.
Administrasi publik atau organisasi memiliki beberapa tujuan yang dinyatakan dan terkadang menyadari bahwa perbedaan yang mencolok telah muncul antara tujuan yang dinyatakan dan situasi aktual. Ketua eksekutif, tidak akan membiarkan ketidaksesuaian ini terus berlanjut dan, atas pertimbangan ini, dia akan melanjutkan untuk menggunakan kekuasaannya untuk menghentikan ketidaksesuaian tersebut.
Dalam perjalanan kegiatan administrasi publik atau organisasi mungkin tidak berhasil mewujudkan semua tujuan yang dinyatakan dan kegagalan ini menghentikan kemajuan. Situasi yang tidak pantas ini dapat mengilhami kepala organisasi untuk menggunakan kekuatannya untuk membalikkan situasi. Ini adalah nama lain dari kontrol.
Mungkin timbul krisis di dalam administrasi publik atau di luar elemen atau krisis dapat menimbulkan dampak negatif pada administrasi atau organisasi publik. Keduanya harus diperiksa untuk membebaskan organisasi dari krisis. Ini membutuhkan kontrol.
Dalam proses manajemen suatu organisasi dapat melakukan kesalahan dan untuk menghentikan terulangnya kesalahan, senjata yang paling efektif adalah kontrol. Berbuat salah adalah manusiawi, tetapi untuk kemajuan organisasi hal itu tidak dapat diabaikan atau dimaafkan. Melalui sarana kontrol otoritas memperbaiki kesalahan.
Ini memiliki tujuan lain. Jika anggota manajemen cukup sadar bahwa otoritas memiliki kekuatan yang cukup untuk mengambil tindakan terhadap karyawan yang bersalah, itu akan bertindak sebagai semacam pemeriksaan di pihak karyawan.
Metode Kontrol:
PPB atau PPBS:
Administrasi publik atau organisasi keduanya berorientasi pada hasil. Dalam artian mereka selalu ingin meraih keberhasilan atau dengan kata lain manfaat dari kebijakan yang diambilnya. Dengan mengingat hal ini, pertama-tama mereka menentukan kebijakan dan memulai eksekusi. Jika ada kekurangan dalam lampiran kebijakan, petugas mulai menyelidiki penyebabnya dan menerapkan mekanisme kontrol.
Ada banyak cara kontrol dan PPB atau PPBS adalah salah satunya. Artinya Perencanaan Pemrograman Sistem Penganggaran. Pada pertengahan tahun enam puluhan abad terakhir di beberapa organisasi di AS, para eksekutif menyarankan PPBS sebagai cara untuk mengendalikan dan memotivasi organisasi dan, setelah beberapa waktu, hasil PPBS mengesankan penyelenggara dan eksekutif lainnya mengikuti mereka. Presiden AS Lyndon B Johnson cukup terkesan melihat hasil PPBS dan memutuskan untuk menerapkannya dalam sistem federal. Sejak tahun 1965, PPBS telah diakui sebagai cara yang ampuh untuk mengontrol fungsi administrasi publik.
Apa itu PPBS? “Ini adalah sistem alokasi sumber daya yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemerintah dengan menetapkan tujuan perencanaan jangka panjang, menganalisis biaya dan manfaat program alternatif yang akan memenuhi tujuan ini dan mengartikulasikan program sebagai proposal anggaran dan legislatif serta proyeksi jangka panjang” . PPB adalah cara yang sangat efektif untuk mengendalikan fungsi organisasi karena PPB memutuskan fungsi dan tujuan jauh sebelum dimulainya fungsi tersebut. Setelah berakhirnya periode otoritas mulai menyelidiki berapa banyak tujuan yang telah dicapai. Bahkan sebelum itu juga dilakukan penilaian berkala.
PPB tidak hanya memperhatikan input dan output tetapi juga efek dan alternatif. PPB adalah metode komprehensif untuk mengendalikan berbagai aspek administrasi publik. Kebijakan PPB bisa juga disebut teknik cost-benefit pengendalian administrasi publik.
Secara umum, kebijakan biaya-manfaat diterapkan dalam ekonomi tetapi dari pertengahan tahun enam puluhan abad terakhir ini diterapkan dalam fungsi organisasi. Di hampir semua cabang administrasi publik Amerika, PPB diterapkan dan hasilnya dipindai. PPB diklaim membuahkan hasil yang memuaskan. Namun itu bukan tanpa kritik dan keberatan.
Alokasi dana adalah cara lain untuk mengendalikan administrasi publik. Artinya, pada awal tahun keuangan, setiap cabang administrasi publik menerima dana dalam jumlah tertentu untuk merealisasikan tujuannya. Pada akhir tahun anggaran, setiap departemen secara konstitusional terikat untuk menyampaikan laporan yang memuat pencapaiannya. Otoritas yang lebih tinggi mengarahkan setiap departemen untuk menyiapkan anggarannya sendiri serta skema penggunaan dana tersebut. Ini adalah cara pengendalian yang efektif.
Manajemen berdasarkan tujuan dikenal sebagai MBO. Mari kita definisikan setelah Henry. Manajemen berdasarkan tujuan dapat didefinisikan sebagai suatu proses dimana tujuan dan sasaran organisasi ditetapkan melalui partisipasi anggota organisasi dalam hal hasil yang diharapkan dan sumber daya dialokasikan sesuai dengan tingkat pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
PPB berkaitan dengan input, output, efek, dan alternatif. Namun sebaliknya, MBO berarti seberapa besar tujuan yang telah dicapai. MBO tidak dapat dipisahkan dari input, output, dan efek. PPB memikirkan alternatifnya tetapi MBO tidak berpikir demikian. Di berbagai cabang administrasi publik Amerika, MBO digunakan secara luas.
Para ahli administrasi publik berpendapat bahwa PPB dan MBO adalah dua senjata ampuh untuk mengendalikan berbagai aspek organisasi dan administrasi publik. Menilai pentingnya MBO, beberapa peneliti berkomentar sebagai berikut: “MBO telah menjadi bagian mendasar dari gerakan untuk memperkuat kapasitas manajemen di sektor publik”.
Cara lain untuk mengendalikan administrasi publik adalah dengan memutuskan tujuan dan menyarankan cara untuk mencapainya. Tahap selanjutnya adalah baik tujuan maupun cara harus diedarkan di antara semua cabang organisasi. Jika ini dilakukan dengan benar, pada akhir periode atau tahun keuangan akan sangat mudah untuk menilai apa yang telah dicapai dan apa yang belum tercapai.
Ada cara kontrol lain dan itu disebut penilaian kinerja. Tidak diragukan lagi, ini adalah cara yang efektif. Di banyak organisasi, tugas atau fungsi dinyatakan dengan jelas dan juga dinyatakan berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang karyawan. Otoritas pada akhir periode memulai penilaian dan jika ada perbedaan besar antara apa yang harus dilakukan dan apa yang telah dilakukan, eksekutif yang bertanggung jawab atas tugas ini dapat mengambil tindakan terhadap karyawan yang bersangkutan.
Masih cara kontrol yang lain dan itu disebut Penganggaran Berbasis Target atau TBB. Ini berarti bahwa banyak organisasi diminta untuk menetapkan target atau tujuan mereka atau otoritas menetapkan target dan, setelah itu, sumber daya dialokasikan untuk pemenuhan target. Pada akhir periode penilaian menyeluruh dilakukan. Metode kontrol TBB populer di banyak departemen sistem administrasi Amerika. Tetapi Nicholas Henry memikirkannya dengan cara yang berbeda. Ia mengatakan TBB digerakkan oleh pendapatan dan dalam hal ini TBB adalah sistem anggaran yang luar biasa realistis.
Sarana Kontrol:
Organisasi pemerintah atau administrasi publik dikendalikan dalam berbagai cara dan beberapa di antaranya dinyatakan di bawah ini. Dalam organisasi terdapat mekanisme pengaturan diri yang dapat disebut checks and balances. Bahkan di dalam sebuah organisasi terdapat beberapa departemen yang diatur sedemikian rupa sehingga seringkali satu departemen berhadapan dengan departemen lainnya dan dengan demikian tidak ada departemen yang dapat bertindak sendiri-sendiri. Ini bisa disebut checks and balances dan merupakan ciri khas dari sistem konstitusional Amerika.
Media elektronik dan cetak terus memantau kegiatan departemen dan lembaga pemerintah. Setiap pelanggaran prinsip umum atau bahaya dalam kepentingan publik menarik perhatian media dan kritik publik memaksa otoritas administrasi atau organisasi publik untuk mengambil tindakan atau mengambil tindakan pencegahan. Ini sangat umum dalam demokrasi mana pun.
Di semua demokrasi liberal ada banyak kelompok kepentingan dan kelompok penekan. Salah satu fungsinya yang penting adalah untuk melihat dan menjaga kepentingan publik yang setia kepada mereka. Khususnya di Amerika Serikat dan Inggris, terdapat sejumlah besar kelompok semacam itu dan kewaspadaan mereka menghalangi pihak berwenang untuk mengambil tindakan apa pun yang dapat merusak kepentingan kelompok mana pun.
Kontrol legislatif juga sangat efektif. Dalam demokrasi parlementer, kementerian bertanggung jawab kepada legislatif dan legislatif, pada gilirannya, bertanggung jawab kepada pemilih. Rantai akuntabilitas ini memastikan bahwa eksekutif (birokrasi adalah bagian darinya) maupun legislatif tidak dapat bertentangan dengan kepentingan publik.
Pemilihan berkala telah memaksa legislatif untuk tidak melakukan apa pun yang dapat menimbulkan ketidakpuasan di benak pemilih dan merusak prospek kemenangan dalam pemilihan yang akan datang. Situasi ini memaksa legislatif untuk mengencangkan sabuk kontrol atas administrasi publik. Ini adalah fitur umum yang dapat ditemukan dalam sistem parlementer.
Ada pula kontrol terhadap peradilan yang sangat efektif dan meluas. Di banyak negara, konstitusi menjamin hak-hak fundamental dan penyusutan atau pelanggaran apa pun terhadap hak-hak ini dapat menarik tindakan yang diperlukan yang mungkin merupakan hukuman. Kekuasaan kehakiman ini merupakan kontrol yang jelas dan tak terelakkan atas administrasi umum negara. Lembaga swadaya masyarakat pun tidak terlepas dari kontrol yudisial.
Khususnya sistem administrasi Amerika, kontrol yudisial atas seluruh sistem politik sangat efektif. Kontrol peradilan AS mengingatkan kita pada frase terkenal karena proses hukum. Artinya, setiap tindakan kewenangan yang melanggar fungsi normal suatu lembaga juga dapat ditentang di pengadilan.
Struktur konstitusional dibingkai sedemikian rupa sehingga departemen administratif pemerintah tidak dapat membelanjakan uang publik dengan cara mereka sendiri yang aneh. Ada departemen audit dan uang yang dikeluarkan oleh administrasi publik harus diaudit. Untuk setiap tahun keuangan, anggaran disetujui oleh badan legislatif dan tidak ada departemen yang memiliki kebebasan untuk membelanjakan uang sesuai dengan keinginannya sendiri. Sistem audit menempatkan rantai pada setiap departemen administrasi publik. Bahkan pemerintah daerah dan badan lainnya tidak memiliki kebebasan untuk melampaui perkiraan penganggaran.
Akuntabilitas, menurut saya, adalah senjata paling ampuh untuk mengontrol administrasi publik. Hal ini begitu meresap sehingga setiap departemen—dengan satu atau lain cara- bertanggung jawab kepada seseorang. Kewaspadaan warga dan banyak badan lainnya mengawasi fungsi pemerintah.
