Artikel ini menyoroti tiga jenis komunikasi yang penting, yaitu, (1) Berdasarkan Struktur atau Hubungan Organisasi, (2) Berdasarkan Aliran atau Arah, dan (3) Berdasarkan Metode atau Media yang Digunakan atau Ekspresi.
(A) Berdasarkan Hubungan atau Struktur Organisasi:
1. Komunikasi Formal:
Komunikasi formal adalah komunikasi yang berlangsung melalui saluran formal dari struktur organisasi yang secara sengaja dan sadar ditetapkan oleh manajemen. Ini menyiratkan aliran informasi di sepanjang garis otoritas yang secara formal didirikan di perusahaan. Anggota perusahaan diharapkan untuk berkomunikasi satu sama lain secara ketat sesuai saluran yang ditetapkan dalam struktur. Misalnya, ketika kepala eksekutif mengeluarkan keputusan dan instruksi kepada bawahan, ada komunikasi formal yang mengalir ke bawah. Dengan cara yang sama, komunikasi formal mengalir ke atas ketika bawahan melapor kepada atasan.
Komunikasi tersebut umumnya dalam bentuk tertulis dan dapat mengambil salah satu dari bentuk berikut:
(i) Manual kebijakan;
(ii) Buku prosedur dan peraturan;
(iii) kertas memorandum dan pesanan;
(iv) Pertemuan resmi;
(v) Wawancara, dll.
Kategori komunikasi ini diilustrasikan dalam bagan berikut:
Keuntungan utama dari komunikasi formal adalah membantu dalam fiksasi tanggung jawab dan mempertahankan hubungan otoritas dalam organisasi. Namun, ia juga memiliki batasan tertentu. Komunikasi formal, umumnya, memakan waktu, rumit dan mengarah ke banyak distorsi. Saluran komunikasi formal menghalangi aliran informasi yang bebas dan tidak terputus dan tidak cocok untuk komunikasi ke atas karena bawahan akan mencoba untuk menyajikan informasi yang ‘menyenangkan’ untuk mengesankan atasan.
2. Komunikasi Informal atau Selentingan:
Komunikasi yang timbul dari semua saluran komunikasi yang berada di luar selentingan formal. Itu dibangun di sekitar hubungan sosial anggota organisasi. Komunikasi informal tidak mengikuti garis otoritas seperti halnya komunikasi formal. Itu muncul karena kebutuhan pribadi anggota suatu organisasi dan ada di setiap organisasi. Komunikasi semacam itu biasanya lisan dan dapat disampaikan bahkan dengan pandangan sekilas, gerak tubuh, senyuman atau diam.
Komunikasi informal bersifat implisit, spontan multidimensional dan bervariasi. Ini beroperasi dengan kecepatan yang jauh lebih besar daripada komunikasi formal. Ini sering bekerja dalam kelompok orang, yaitu ketika satu orang memiliki beberapa informasi yang diminati, ia meneruskannya ke kelompok informalnya dan beberapa anggota kelompok mungkin meneruskannya ke kelompok informal lain dan seterusnya. Itu sebabnya beberapa penulis lebih suka menyebutnya ‘organisasi’, ‘telegraf semak’ atau ‘telegraf hutan’.
Suatu organisasi dapat menggunakan saluran komunikasi informal secara efektif untuk memperkuat saluran komunikasi formal. Ini melayani tujuan yang sangat berguna dalam menyampaikan informasi tertentu yang tidak dapat dikirimkan melalui saluran resmi. Itu memuaskan keinginan orang-orang, kesempatan untuk mengungkapkan ketakutan, keraguan dan keluhan. Komunikasi informal juga membantu meningkatkan keputusan manajerial karena lebih banyak orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Meskipun memiliki banyak keuntungan, komunikasi informal memiliki beberapa kelemahan. Komunikasi informal terdiri dari fakta, setengah kebenaran, desas-desus, dan informasi yang menyimpang. Saluran komunikasi informal dapat membawa informasi yang sama sekali tidak akurat yang dapat merugikan daripada membantu organisasi. Selain itu, tidak mungkin menetapkan tanggung jawab atas asal atau arus informasinya. Namun, untuk kerja yang efisien dari organisasi mana pun, komunikasi formal dan informal diperlukan.
(B) Atas Dasar Aliran atau Arah:
1. Komunikasi ke Bawah:
Komunikasi antara atasan dan bawahan dikenal dengan komunikasi vertikal. Komunikasi vertikal dapat berupa komunikasi vertikal ke bawah atau komunikasi vertikal ke atas. Komunikasi ke bawah berarti komunikasi yang mengalir dari atasan ke bawahan. Ini mengikuti garis otoritas dari atas ke bawah hierarki organisasi. Komunikasi ke bawah adalah suatu keharusan dalam organisasi mana pun.
Itu diperlukan:
(i) Untuk menyelesaikan sesuatu;
(ii) Mempersiapkan perubahan;
(iii) Untuk mencegah kurangnya pemahaman dan kecurigaan; dan
(iv) Agar para anggota organisasi mengembangkan rasa bangga karena mendapat informasi yang baik tentang semua urusan organisasi.
Contoh penting dari komunikasi ke bawah adalah:
(i) Pemberitahuan;
(ii) surat edaran;
(iii) instruksi;
(iv) pesanan;
(v) huruf;
(vi) memo;
(vii) buletin;
(viii) buku pegangan;
(ix) laporan tahunan;
(x) pengumuman melalui pengeras suara; dan
(xi) Pertemuan kelompok, dll.
2. Komunikasi ke Atas:
Komunikasi ke atas berarti aliran informasi dari tingkat organisasi yang lebih rendah ke tingkat otoritas yang lebih tinggi. Ini berpindah dari bawahan ke atasan seperti dari pekerja ke mandor, dari mandor ke manajer, dari manajer ke manajer umum dan dari manajer umum ke kepala eksekutif atau dewan direksi. Ini mencakup pendapat, ide, saran, keluhan, keluhan, banding, laporan, dll.
Komunikasi ke atas sangat penting karena berfungsi sebagai umpan balik atas efektivitas komunikasi ke bawah. Manajemen dapat mengetahui seberapa baik kebijakan, rencana, dan tujuannya diikuti oleh mereka yang bekerja di tingkat bawah organisasi. Itu membuat manajemen mendapat informasi tentang kemajuan pekerjaan dan kesulitan yang dihadapi dalam kinerja. Atas dasar komunikasi ke atas, manajemen merevisi rencana dan kebijakannya dan membuat perencanaan lebih lanjut.
Diperlukan komunikasi ke atas:
(i) Untuk menciptakan penerimaan komunikasi;
(ii) Menciptakan rasa memiliki melalui partisipasi aktif;
(iii) Mengevaluasi efektivitas komunikasi;
(iv) Meningkatkan moral karyawan;
(v) Untuk melakukan perbaikan dalam keputusan manajerial;
(vi) Mengkoordinasikan upaya-upaya; dan
(vii) Untuk mengetahui gagasan masing-masing individu dalam organisasi.
Contoh penting dari komunikasi ke atas adalah:
(i) Laporan;
(ii) Rapat;
(iii) Wawancara;
(iv) Konferensi;
(v) Surat;
(vi) Pengaduan;
(vii) Saran;
(viii) Survei;
(ix) publikasi serikat pekerja; dan
(x) Grapevine, dll.
3. Komunikasi Horisontal, Samping, atau Samping:
Transmisi informasi dan pemahaman antara orang-orang pada tingkat hierarki organisasi yang sama disebut komunikasi horizontal. Jenis komunikasi ini juga dikenal sebagai komunikasi lateral atau sideward atau crosswise. Biasanya, ini berkaitan dengan komunikasi antar departemen, yaitu komunikasi antara dua manajer departemen yang bekerja pada tingkat organisasi yang sama atau di antara bawahan yang bekerja di bawah satu atasan.
Komunikasi horizontal mempercepat informasi dan mendorong saling pengertian. Ini memungkinkan para manajer yang bekerja pada tingkat yang sama untuk bertukar informasi dan mengoordinasikan aktivitas mereka tanpa merujuk semua masalah ke tingkat manajemen yang lebih tinggi. Seperti terlihat pada diagram Alur Komunikasi pengawas A akan sering berkomunikasi dengan pengawas B untuk koordinasi dan integrasi berbagai kegiatan. Komunikasi semacam itu sangat penting di semua organisasi.
Komunikasi horizontal umumnya bersifat informal. Setiap kali seorang kepala departemen membutuhkan informasi dari kepala departemen lain, dia cenderung menghubunginya secara langsung. Namun, jenis komunikasi ini bisa lisan atau tertulis.
4. Komunikasi Diagonal:
Transfer informasi antara orang-orang yang tidak berada di departemen yang sama atau pada tingkat hierarki organisasi yang sama disebut komunikasi diagonal. Sebagai contoh, ketika Asisten Manajer Pemasaran berkomunikasi dengan petugas akun secara langsung, itu adalah komunikasi diagonal. Jenis komunikasi ini meningkatkan efisiensi organisasi dengan mempercepat informasi dan memotong hambatan departemen.
(C) Berdasarkan Media atau Ekspresi:
Istilah media komunikasi mengacu pada media yang digunakan dalam transmisi pesan dan saling pengertian. Kata-kata, gambar, dan tindakan adalah media yang digunakan untuk bertukar informasi dan pemahaman antara orang yang berbeda. Media terpenting yang melaluinya komunikasi terjadi adalah kata-kata.
Gambar berupa bagan, model atau blue print dan gestur seperti senyum, diam, kedipan mata, dll digunakan untuk mengefektifkan komunikasi. Komunikasi, tujuan, khalayak, kualitas komunikator dan situasi harus dipertimbangkan dalam memilih media komunikasi.
Berbagai media komunikasi telah dipelajari sebagai berikut:
- Komunikasi tertulis
- Komunikasi lisan
- Komunikasi gestural atau non-verbal.
1. Komunikasi Tertulis:
Komunikasi melalui kata-kata dapat dilakukan secara tertulis atau lisan. Komunikasi tertulis menyiratkan transmisi pesan dalam warna hitam dan putih. Ini termasuk diagram, gambar, grafik, dll. Laporan, aturan kebijakan, prosedur, perintah, instruksi, perjanjian, dll. harus dikirimkan secara tertulis untuk menjalankan organisasi secara efisien. Komunikasi tertulis memastikan bahwa setiap orang yang berkepentingan memiliki informasi yang sama. Ini memberikan catatan komunikasi permanen untuk referensi di masa mendatang. Instruksi tertulis sangat penting ketika tindakan yang diminta sangat penting dan rumit. Agar efektif, komunikasi tertulis harus jelas, singkat, benar, dan lengkap.
Ini mungkin mengambil bentuk berikut:
(i) Laporan,
(ii) Surat Edaran;
(iii) Majalah;
(iv) Manual;
(v) Memorandum;
(vi) Koran;
(vii) Gambar, diagram, grafik, dsb.;
(viii) Perjanjian;
(ix) Buku Peraturan dan Prosedur;
(x) Pesanan;
(xi) Instruksi;
(xii) Papan Pengumuman, dll.
Manfaat atau Keuntungan Komunikasi Tertulis:
(i) Menjamin pengiriman informasi dengan cara yang seragam, yaitu setiap orang yang berkepentingan memiliki informasi yang sama.
(ii) Ini memberikan catatan komunikasi permanen untuk referensi di masa mendatang.
(iii) Ini adalah cara yang ideal untuk mengirimkan pesan yang panjang.
(iv) Ini memastikan sedikit risiko perubahan yang tidak sah dalam pesan.
(V) Ini adalah satu-satunya cara untuk bertukar informasi di tempat yang jauh bahkan di luar jangkauan telepon.
(vi) Cenderung lengkap, jelas, tepat dan benar.
(vii) Dapat dikutip sebagai bukti hukum jika terjadi perselisihan.
(viii) Cocok untuk menyampaikan pesan kepada sejumlah besar orang sekaligus.
Kerugian atau Kerugian Komunikasi Tertulis:
(i) Harganya mahal.
(ii) Ini memakan waktu.
(iii) Menjadi sulit untuk menjaga kerahasiaan tentang komunikasi tertulis.
(iv) Itu kaku dan tidak memberikan ruang untuk membuat perubahan ketidakakuratan yang mungkin merayap masuk.
(v) Sangat formal dan kurang sentuhan pribadi.
(vi) Ini mendorong tapisme merah dan melibatkan begitu banyak formalitas.
(vii) Ini dapat ditafsirkan dengan cara yang berbeda oleh orang yang berbeda.
(viii) Seringkali menjadi panjang ketika pesan disampaikan secara tertulis. Komunikasi lisan menyiratkan
2. Komunikasi Lisan:
Komunikasi lisan atau verbal menyiratkan penyampaian pesan melalui kata-kata yang diucapkan. Ini adalah komunikasi tatap muka antara individu dan termasuk komunikasi melalui telepon, interkom dan pidato publik, dll. Di setiap organisasi, banyak informasi dipertukarkan secara lisan dan umumnya lebih disukai daripada komunikasi tertulis.
Theo Haimann menunjukkan, “suara manusia dapat menyampaikan pesan dengan makna dan bayangan yang bahkan tidak dapat disampaikan oleh halaman kata-kata tertulis yang panjang.” Fitur penting dari komunikasi lisan adalah bahwa makna sebenarnya disampaikan melalui cara atau nada suara atau ekspresi wajah komunikator dan komunikator.
Ini dapat mengambil bentuk berikut tergantung pada kebutuhan dan situasi:
(i) Pembicaraan tatap muka.
(ii) Percakapan telepon.
(iii) Wawancara.
(iv) Rapat.
(v) Kuliah.
(vi) Konferensi,
(vii) Simposium.
(viii) Ceramah radio, acara TV dan bioskop.
(ix) Konsultasi bersama.
(x) Pengumuman, dll.
Kelebihan atau Keuntungan Komunikasi Lisan:
(i) Lebih murah atau ekonomis dibandingkan dengan komunikasi tertulis.
(ii) Lebih cepat dan hemat waktu.
(iii) Lebih efektif daripada komunikasi tertulis.
(iv) Ini membentuk sentuhan pribadi dan mengarah pada pemahaman yang lebih besar.
(v) Kesalahpahaman atau keraguan dapat dihilangkan saat itu juga.
(vi) Reaksi, motivasi, atau tanggapan langsung dari penerima dapat diambil.
(vii) Lebih fleksibel dan pesan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan dan tanggapan penerima.
(viii) Ini menjadi satu-satunya cara untuk menyampaikan pesan pada saat darurat.
Kekurangan dan Kerugian Komunikasi Lisan:
Komunikasi lisan memiliki keterbatasan atau kekurangan sebagai berikut:
(i) Kurang dapat diandalkan.
(ii) Dipengaruhi oleh kepentingan pribadi dan sikap masyarakat.
(iii) Komunikasi lisan cenderung terdistorsi.
(iv) Tidak ada catatan untuk referensi di masa mendatang.
(v) Tidak cocok untuk pesan yang panjang.
(vi) Tidak menyediakan waktu yang cukup untuk berpikir sebelum menyampaikan pesan.
(vii) Ia memiliki masalah bahasa, seseorang mungkin bermaksud menyampaikan sesuatu, tetapi karena cara bicaranya, ia dapat menyampaikan sesuatu yang lain.
(viii) Tidak dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang tersebar di tempat yang jauh.
3. Komunikasi Gestural atau Non-Verbal:
Komunikasi tidak berarti hanya pesan tertulis atau lisan. Ini mencakup segala sesuatu yang dapat digunakan untuk menyampaikan makna dari satu orang ke orang lain, misalnya gerakan bibir atau kedipan mata atau lambaian tangan dapat menyampaikan lebih banyak makna daripada kata-kata tertulis atau lisan. Ekspresi melalui bagian tubuh dikenal sebagai komunikasi gestural atau non-verbal.
Ini termasuk ekspresi wajah, gerakan bibir, kedipan mata, anggukan kepala, gerakan tangan, rasa humor atau hanya diam, dll. Komunikasi gestur juga dikenal sebagai ‘Gestikulasi’ dan sering digunakan sebagai metode pelengkap komunikasi. Ini membantu membuat komunikasi menjadi efektif.
Memilih Media Komunikasi yang Cocok-Lisan vs. Tertulis:
Sangat sulit untuk mengatakan mana dari dua jenis media ini, yaitu tertulis atau lisan yang merupakan teknik komunikasi yang lebih baik. Keduanya memiliki kelebihan dan keterbatasan. Namun, secara umum, komunikasi verbal merupakan media yang lebih efektif untuk menyampaikan ide, perasaan, saran, informasi, pesan, dll. Namun, pada kenyataannya, tidak ada organisasi yang dapat bergantung sepenuhnya pada satu metode karena keduanya saling melengkapi satu sama lain.
Komunikasi tertulis mungkin lebih disukai untuk menyampaikan pesan yang panjang ke sejumlah besar orang yang tersebar di tempat yang jauh dan di mana informasi tersebut perlu diulang untuk tujuan pengulangan dan pencatatan. Komunikasi lisan mungkin satu-satunya metode yang tersedia untuk digunakan untuk menyampaikan pesan darurat dan di mana sentuhan pribadi diperlukan. Pesan lisan dapat didukung oleh gerakan, demonstrasi, dll untuk membuat komunikasi menjadi efektif.
