Inilah catatan Anda tentang mengendalikan Proses!
1. Menyiapkan standar (target):
Standar berarti target atau tolok ukur yang digunakan untuk mengukur kinerja aktual. Standar menjadi dasar untuk perbandingan dan manajer bersikeras mengikuti standar.
Gambar Istimewa : staffingstream.wpengine.netdna-cdn.com/wp-management.jpg
Standar harus dapat dicapai, standar yang tinggi atau sangat tinggi yang tidak dapat dicapai tidak ada gunanya. Standar harus ditetapkan dengan mengingat sumber daya organisasi dan sejauh mungkin standar harus ditetapkan dalam bentuk numerik atau terukur.
Sebagai contoh,
i. Penjualan standar – Rs 20 lakh per tahun
- Laba standar – Rs 4 lakh
aku ii. Pengurangan biaya sebesar 5%.
Terkadang tidak mungkin untuk menyatakan standar dalam angka. Misalnya, penetapan standar kualitas atau standar untuk pekerjaan manajerial, dll. Standar tersebut harus menentukan batas waktu yang harus dicapai dan sejauh mungkin standar harus ditetapkan untuk jangka pendek. Jika standar jangka panjang ditetapkan, mereka harus dibagi menjadi jangka pendek.
Misal standar penjualan pa adalah 12,00,000, maka per bulan bisa diambil target 1,00,000 untuk perbandingan. Dengan target atau standar jangka pendek, kesalahan dapat dideteksi lebih awal dan tindakan tepat waktu dapat diambil. Standar harus direvisi dari waktu ke waktu mengingat perubahan lingkungan bisnis.
Beberapa contoh standar yang digunakan dalam bidang fungsional:
(1) Fungsi produksi:
(a) Menargetkan produksi 10.000 unit per bulan.
(b) Biaya standar per unit adalah Rs 10/-.
(c) Pengurangan pemborosan sumber daya sebesar 5%.
(d) Pengurangan produksi cacat dari 10% menjadi 5% pada akhir satu tahun.
(2) Fungsi pemasaran
(a) Target penjualan 1.00.000 unit per bulan.
(b) Peningkatan pangsa pasar sebesar 10% dalam satu kuartal.
(c) Kenaikan biaya iklan sebesar 10%.
(d) Peningkatan belanja layanan purna jual sebesar 10%.
2. Mengukur kinerja:
Setelah menetapkan standar, kinerja karyawan diukur dengan mengevaluasi pekerjaan aktual yang dilakukan oleh karyawan. Ketika kinerja dapat diukur secara numerik maka sangat mudah untuk mengukur kinerja. Saat mengukur kinerja, aspek kuantitatif dan kualitatif dari kinerja tetap diperhatikan.
Terkadang karyawan mencapai standar kuantitatif dengan mengabaikan standar kualitatif. Itu sebabnya sambil mengukur standar kualitas kinerja juga diukur. Parameter kualitas tertentu ditetapkan untuk mengukur standar kualitas ketika jumlah penolakan atau retur penjualan meningkat. Ini menunjukkan standar kualitas yang rendah.
Umumnya kinerja manajer diukur dengan melihat tingkat efisiensi organisasi secara keseluruhan. Kinerja departemen penelitian dan pengembangan diukur dengan perubahan teknologi dan pemutakhiran departemen produksi.
Kinerja departemen keuangan diukur dengan memeriksa rasio solvabilitas dan likuiditas dll. Kinerja harus diukur secara berkala dalam waktu singkat.
3. Bandingkan kinerja dengan standar:
Setelah mengukur kinerja, manajer membandingkan kinerja aktual dengan kinerja dan standar yang direncanakan. Jika ada kecocokan pada keduanya maka fungsi pengontrolan hanya berakhir di sana. Namun jika terdapat ketidaksesuaian atau penyimpangan maka manajer berusaha mencari sejauh mana penyimpangan tersebut. Jika penyimpangan kecil maka harus diabaikan. Tetapi jika penyimpangannya lebih besar, maka tindakan tepat waktu harus diambil.
4. Menganalisis Penyimpangan:
Semua penyimpangan tidak perlu diberitahukan kepada manajemen puncak. Kisaran penyimpangan harus ditetapkan dan hanya kasus di luar rentang ini yang harus dibawa ke manajemen tingkat atas. Mereka harus membagi penyimpangan dalam dua kategori penyimpangan yang perlu segera diperhatikan dalam satu kategori dan keputusan kecil atau tidak penting dalam kategori lainnya. Kedua kategori ini harus dikontrol dengan cara berikut:
(i) Pengendalian titik kritis:
Artinya tetap fokus pada beberapa area kunci (KRA) dan jika ada penyimpangan di area kunci tersebut, maka harus segera diwaspadai. Bidang utama adalah bidang yang berdampak pada seluruh organisasi. Misalnya, jika ada kenaikan biaya produksi sebesar Rs 5, per unit dan ada kenaikan biaya pos sebesar Rs 20, maka lebih fokus harus mencari tahu alasan kenaikan biaya produksi karena akan mempengaruhi keuntungan dan masa depan. pendapatan organisasi sedangkan biaya pos jarang terjadi dan manajer tidak memiliki kendali atas biaya pos.
(ii) Manajemen dengan pengecualian:
Ini berarti seorang manajer yang mencoba mengendalikan segalanya mungkin akhirnya tidak mengendalikan apa pun. Penyimpangan yang berada di luar rentang tertentu hanya boleh ditangani oleh manajer dan penyimpangan kecil atau kecil dapat diabaikan.
Manajer seharusnya tidak menyia-nyiakan waktu dan energinya dalam mencari solusi untuk penyimpangan kecil melainkan ia harus berkonsentrasi untuk menghilangkan penyimpangan tingkat tinggi.
Misalnya, jika biaya produksi meningkat sebesar Rs 2, hal itu dapat diabaikan tetapi jika meningkat lebih dari Rs 2, maka manajer harus mencari tahu penyebab kenaikan tersebut setelah mengidentifikasi alasan penyimpangan yang perlu segera diperhatikan.
Penyimpangan dan alasan ini harus diberitahukan kepada manajemen tingkat atas untuk evaluasi kritis sedangkan kenaikan kurang dari Rs 2, dapat ditangani di tingkat pengawasan atau dapat juga diabaikan untuk beberapa waktu.
Penyebab penyimpangan bisa banyak: misalnya, kesalahan mesin, staf yang tidak efisien, kekurangan sumber daya, standar yang terlalu tinggi atau terlalu rendah. Sangat penting untuk mengetahui penyebab penyimpangan yang tepat dan akurat.
Keuntungan/Manfaat Manajemen dengan Pengecualian (MBE)
(i) Menghemat waktu dan upaya manajer
(ii) Ini memfokuskan perhatian manajer pada hal-hal yang signifikan.
(iii) Tidak ada pemborosan waktu dan energi manajer untuk memecahkan masalah rutin. Ini diselesaikan oleh bawahan.
(iv) Ini membedakan antara masalah Kritis dan Sederhana.
5. Mengambil tindakan korektif:
Saat membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang direncanakan, manajer akan mengetahui tentang penyimpangan antara rencana dan kinerja aktual. Kemudian langkah selanjutnya adalah mengetahui penyebab penyimpangan tersebut dan berusaha menghilangkan penyimpangan tersebut di masa mendatang. Manajer mengambil langkah-langkah untuk mengembalikan semuanya ke jalurnya, yaitu sesuai rencana.
Mengambil tindakan korektif mungkin melibatkan:
(a) Biarkan situasinya tetap sama jika penyimpangannya kecil.
(b) Merancang ulang atau membingkai ulang rencana atau strategi jika dilebih-lebihkan atau tidak sesuai dengan lingkungan bisnis saat ini.
(c) Mengambil langkah-langkah korektif untuk meningkatkan kinerja agar kedepannya sesuai dengan rencana.
Umumnya manajer mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kinerja seperti mengirim karyawan untuk pelatihan jika penyimpangan karena kinerja yang tidak efisien, memperbaiki mesin jika keterlambatan kinerja karena kesalahan pada mesin, membuat penyelia lebih responsif. Jika keterlambatan karena kecerobohan dan kemalasan karyawan, kadang-kadang manajer harus menetapkan standar dan target lagi jika standar tidak realistis dan tidak dapat dicapai.
Revisi standar ini disebut revisi ke bawah karena standar dikurangi untuk membuatnya realistis dan dapat dicapai. Terkadang kinerjanya lebih tinggi dari standar yang ditetapkan; dalam hal ini revisi ke atas dari rencana dilakukan dan rencana ditetapkan pada tingkat tinggi sehingga cocok dengan kinerja aktual.
Manajer harus mengambil tindakan korektif hanya dengan menemukan akar penyebab penyimpangan dan mencoba menghilangkan penyebab tersebut.
Umpan balik dalam Mengontrol:
Fungsi pengendalian tidak berakhir dengan mengambil tindakan korektif karena merupakan proses yang berkesinambungan. Setelah menyarankan tindakan korektif, laporan umpan balik disiapkan. Umpan balik mengacu pada daftar alasan penyimpangan rencana atau inefisiensi dalam keseluruhan kerja organisasi; bersama dengan alasan tindakan korektif juga ditentukan dalam laporan umpan balik dan umpan balik bertindak sebagai dasar untuk menetapkan standar untuk tahun depan dan proses pengendalian dimulai lagi dari langkah pertama.
“Penyimpangan†dalam Mengontrol:
Penyimpangan mengacu pada perbedaan antara kinerja aktual dan kinerja standar.
