Umpan Balik dan Sistem Kontrol Umpan-Maju!
Kontrol umpan balik:
Umpan balik mengacu pada proses penyesuaian tindakan masa depan berdasarkan informasi tentang kinerja masa lalu. Bagan berikut, yang menggambarkan proses Umpan Balik yang terlibat dalam pengendalian manajemen, memberikan gambaran tentang sistem Umpan Balik.
Dengan demikian jelas dari bagan di atas bahwa sistem pengendalian manajemen bukan sekadar proses sederhana untuk menetapkan standar, mengukur kinerja, dan mengoreksi penyimpangan yang terdeteksi, jika ada. Ini karena sistem Umpan Balik yang terlibat dalam hal ini, menempatkan kontrol dalam cahaya yang lebih kompleks dan realistis daripada proses sederhana ini.
Manajer yang waspada harus menyadari bahwa mereka seharusnya tidak hanya mengukur kinerja aktual, membandingkan pengukuran tersebut dengan standar, mengidentifikasi dan menganalisis penyimpangan, jika ada, tetapi juga mengembangkan program untuk tindakan korektif dan menerapkan program semacam itu untuk mengamankan kinerja yang diinginkan. Kecuali jika program untuk tindakan korektif yang mereka kembangkan ini diterapkan dengan benar, mereka tidak dapat melakukan koreksi yang diperlukan.
Sangat menggembirakan untuk dicatat bahwa perkembangan terbaru di bidang teknologi komputer dan pengumpulan elektronik, transmisi dan penyimpanan/data, dll., telah mengarah pada pengembangan sistem Informasi ‘Real-Time’. Perkembangan terbaru dalam perangkat keras elektronik kontrol otomatis telah memperkuat pentingnya prinsip ini.
Insinyur listrik mengacu pada sistem umpan balik loop tertutup ketika informasi kinerja aktual diumpankan kembali ke sumber energi dengan cara listrik atau mekanis dalam rantai tanpa akhir. Sistem umpan balik loop terbuka melibatkan intervensi manusia di beberapa titik dalam aliran.
Informasi Real-Time mengacu pada informasi yang berkaitan dengan kejadian aktual saat peristiwa terjadi. Perkembangan teknis terbaru ini mengumpulkan dan menyediakan data real-time pada banyak operasi dan dengan demikian membuat manajemen tetap mengikuti perkembangan terbaru dalam pengaturan organisasi, termasuk data yang berkaitan dengan penjualan, posisi stok, fasilitas penyimpanan, laba kotor, perkembangan produksi dan beberapa lainnya. perkembangan penting dalam proses produksi.
Dengan demikian, perangkat mekanis terbaru memberikan informasi waktu nyata tentang semua aspek penting ini saat dan ketika hal itu terjadi. Informasi real-time seperti itu juga dapat berfungsi sebagai sarana untuk mendapatkan kontrol real-time di bidang yang penting bagi manajer.
Namun, pengalaman manajer tertentu mengungkapkan bahwa analisis penyebab penyimpangan, pengembangan program koreksi, serta implementasi program ini mungkin tidak dapat diubah untuk kontrol waktu nyata karena tugas ini cenderung menghabiskan banyak waktu. .
Namun, ini tidak berarti bahwa manajemen tidak boleh mementingkan pengukuran kinerja yang cepat. Seperti yang dikatakan oleh Koontz dan O’ Donneli, “Semakin cepat para manajer mengetahui bahwa aktivitas yang menjadi tanggung jawab mereka tidak berjalan sesuai dengan rencana, semakin cepat mereka dapat mengambil tindakan untuk melakukan perbaikan.”
Selain itu, dikatakan bahwa keuntungan yang diperoleh dari pengumpulan data Real-Time tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan mengingat waktu yang lama dalam proses koreksi. Perusahaan kecil mungkin merasa bahwa ini adalah sistem informasi kontrol yang sangat canggih, mahal, dan memakan waktu serta di luar jangkauan mereka.
Apa pun argumen yang mendukung atau menentang pengumpulan data Real-Time melalui sistem informasi real-time, satu hal yang pasti bahwa sebagian besar manajemen telah menuai banyak manfaat dari umpan balik tersebut, prinsip di bidang yang, pada awalnya, muncul. menjadi tidak berhubungan.
Kontrol Umpan Maju:
Banyak manajemen, berdasarkan pengalaman, telah menemukan bahwa jeda waktu dalam proses pengendalian manajemen memerlukan pengendalian yang diarahkan ke masa depan. Jika tidak, kontrol tidak akan efektif. Pengendalian manajemen yang efektif membutuhkan institusi sistem pengendalian yang dapat memberi manajer, ide yang tepat dan tepat waktu untuk tidak hanya mengambil tindakan korektif, tetapi juga kemungkinan terjadinya masalah tertentu jika mereka gagal melakukan sesuatu tentang masalah tersebut. sekarang.
Para manajer sekarang telah menyadari bahwa umpan balik sederhana baik dari keluaran sistem atau hasil dari suatu program mungkin tidak cukup ideal untuk mengamankan pengendalian yang efektif. Ini karena umpan balik seperti itu hanyalah post-mortem dan tidak mungkin mengubah masa lalu.
Sebaliknya, ia gagal menyarankan cara untuk mengubah masa lalu. Sangat disayangkan bahwa pentingnya kontrol yang diarahkan ke masa depan sebagian besar telah diabaikan dalam praktiknya. Alasan untuk ini, mungkin, mungkin karena ketergantungan manajer yang berlebihan pada data akuntansi dan statistik untuk tujuan pengendalian.
Kontrol umpan maju yang melibatkan evaluasi masukan didasarkan pada prinsip bahwa organisasi tidak lebih kuat dari mata rantai terlemahnya. Ini seperti seorang operator yang mencoba memeriksa kondisi kerja komponen penting tertentu dari sebuah mesin pada saat gagal berfungsi dengan baik.
Manajemen harus menyadari bahwa sangat penting untuk menentukan dan memantau input kritis dengan sistem operasi apa pun. Banyak manajer ditemukan telah mempraktekkan pengendalian masa depan dengan cara mereka sendiri melalui—(i) ramalan yang cermat dan berulang berdasarkan informasi terbaru yang tersedia (ii) membandingkan apa yang diinginkan dengan ramalan dan kemudian (iii) mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperkenalkan perubahan yang diperlukan dalam program. Semua ini dilakukan untuk membuat ramalan lebih menjanjikan.
Kami biasanya menemukan contoh penting tertentu dari kontrol Umpan maju di area utama tertentu. Contoh penting adalah:
(i) penggunaan Program Perawatan Preventif untuk mencegah kerusakan mesin
(ii) Perumusan kebijakan untuk mencegah kemungkinan terjadinya masalah kritis. Misalnya, manajemen dapat, dengan mengkomunikasikan kepada karyawan baru tentang kebijakan ketidakhadiran, mencegah potensi masalah yang ditimbulkan oleh ketidakhadiran. Perkiraan penjualan yang dibuat oleh suatu perusahaan dapat menunjukkan bahwa penjualan akan berada pada tingkat yang lebih rendah dari yang diinginkan. Pada kesempatan seperti itu, manajer dapat mengembangkan rencana baru untuk iklan, promosi penjualan, atau pengenalan produk baru dengan gagasan untuk meningkatkan ramalan penjualan
(iii) Perencanaan yang cermat atas ketersediaan kas untuk memenuhi persyaratan pengendalian yang diarahkan ke masa depan.
Berbagai teknik diadaptasi oleh banyak manajemen untuk mengefektifkan pengendalian yang diarahkan ke masa depan. Misalnya, teknik perencanaan jaringan, dicontohkan oleh Jaringan Evaluasi Program dan Teknik Tinjauan (PERT), dll., Memungkinkan manajer untuk melihat bahwa mereka akan memiliki masalah di bidang-bidang seperti biaya atau pengiriman tepat waktu jika mereka gagal mengambil tindakan. Sekarang, Seperti yang telah dijelaskan, sistem umpan balik yang sederhana mungkin tidak cukup efektif dalam memecahkan atau mengendalikan sebagian besar masalah manajemen karena jeda waktu yang terlibat dalam proses koreksi.
Di sinilah kita menemukan perlunya Sistem Umpan maju. Keuntungan penting dari sistem umpan maju adalah bahwa mereka “memantau masukan ke dalam suatu proses untuk memastikan apakah masukan tersebut sesuai rencana; jika tidak, input, atau mungkin prosesnya, diubah untuk memastikan hasil yang diinginkan.
Perbandingan yang hati-hati antara umpan maju dan sistem umpan balik mengungkapkan bahwa tidak banyak perbedaan antara keduanya. Seperti pendapat Koontz dan O’Donnell, “Sistem Kontrol Umpan Maju benar-benar salah satu umpan balik. Ini benar, tetapi umpan balik informasi ada di sisi input sistem sehingga koreksi dapat dilakukan sebelum output sistem terpengaruh.
Juga, tidak ada yang akan menyangkal bahwa, bahkan dengan sistem umpan maju, seorang manajer masih ingin mengukur keluaran akhir sistem karena tidak ada yang dapat diharapkan bekerja cukup sempurna untuk memberikan keyakinan bahwa keluaran akhir akan selalu persis seperti yang diinginkan.
Selanjutnya, mereka merasa bahwa untuk membuat kerja Sistem Pengendalian Umpan maju lebih efektif dan menguntungkan, manajemen harus:
(i) membuat analisis menyeluruh dan hati-hati terhadap perencanaan serta sistem pengendalian dan mengidentifikasi variabel input yang lebih penting dengan menerapkan diskriminasi yang hati-hati
(ii) mengembangkan model sistem
(iii) menjaga agar model tetap up-to-date dengan meninjaunya secara teratur untuk melihat apakah variabel masukan yang teridentifikasi dan keterkaitannya masih mewakili kenyataan
(iv) mengumpulkan data variabel input secara teratur dan menilainya dengan benar sebelum memasukkannya ke dalam sistem
(v) menjaga agar sistem umpan maju tetap dinamis dengan secara teratur menilai variasi data input aktual dari yang direncanakan—untuk input dan mengevaluasi dampaknya terhadap hasil akhir yang diharapkan
(vi) segera mengambil tindakan korektif untuk mengatasi masalah yang terdeteksi oleh Sistem Kendali Umpan Maju
