Baca artikel ini untuk mempelajari Sistem Informasi Manajemen (SIM). Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Arti MIS 2. Elemen MIS 3. Tujuan 4. Pentingnya 5. Keterbatasan.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen :
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem, yang dirancang untuk memberikan informasi ke berbagai tingkatan organisasi, untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan.
Ini tentu bukan sistem baru. Banyak perusahaan memiliki sistem informasi pelanggan, sistem informasi akuntansi; sistem informasi pemasaran.
Tingkat ini menggunakan informasi untuk tujuan pengambilan keputusan. Ketika organisasi bisnis tumbuh dalam kompleksitas, manajer semakin bergantung pada berbagai sumber informasi eksternal dan internal. Meningkatnya kompleksitas organisasi bisnis juga meningkatkan jumlah poin di mana keputusan harus dibuat, mulai dari pembuat keputusan individu di tingkat operasi terendah hingga pembuat keputusan strategis di puncak.
“Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem orang, peralatan, prosedur, dokumen dan komunikasi, yang mengumpulkan, memvalidasi, mengoperasikan, mengubah, menyimpan, mengambil, dan menyajikan data untuk digunakan dalam perencanaan, penganggaran, akuntansi, pengendalian dan proses manajemen lainnya”. — SCHWARTZ
“MIS disusun untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan, saat dibutuhkan dan dimana dibutuhkan”. Selanjutnya, sistem mewakili jaringan komunikasi internal bisnis yang menyediakan kecerdasan yang diperlukan untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan. — FB CORNISH
“Sistem Informasi Manajemen adalah suatu pendekatan terhadap desain sistem informasi yang memahami perusahaan bisnis sebagai suatu entitas yang terdiri dari sistem dan sub-sistem yang saling bergantung, yang dengan penggunaan sistem pemrosesan data otomatis berupaya menyediakan informasi manajemen yang tepat waktu dan akurat yang akan memungkinkan pengambilan keputusan manajemen.” — DICKEY
“MIS adalah pendekatan yang memvisualisasikan organisasi bisnis sebagai satu kesatuan yang terdiri dari berbagai sub-sistem yang saling terkait dan saling bergantung yang bekerja sama untuk memberikan informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan manajemen, yang mengarah pada optimalisasi tujuan perusahaan secara keseluruhan” . — CANTH
“Sistem informasi manajemen adalah seperangkat subsistem informasi yang komprehensif dan terkoordinasi yang terintegrasi secara rasional dan yang mengubah data menjadi informasi dalam berbagai cara untuk meningkatkan produktivitas sesuai dengan gaya dan karakteristik manajer berdasarkan kriteria yang ditetapkan”. —GEORGE M.SCOTT
“MIS adalah jaringan berbasis komputer yang berisi satu atau lebih sistem operasi, menyediakan data yang relevan kepada manajemen untuk tujuan pengambilan keputusan dan juga berisi mekanisme yang diperlukan untuk mengimplementasikan perubahan tanggapan yang dibuat oleh manajemen dalam pengambilan keputusan ini”. — THOMAS. R.PANGERAN
“MIS adalah suatu sistem yang membantu manajemen dalam membuat, melaksanakan, dan mengendalikan keputusan”. — JEROME RANTER
“Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem mesin manusia yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi”. — GB DAVIS
Elemen Sistem Informasi Manajemen:
Mengelola dengan informasi melibatkan pengumpulan data yang diperlukan (input mentah atau bahan mentah) dan memproses data ini menjadi informasi yang berarti. Untuk memahami MIS dengan jelas, sangat diperlukan untuk mendefinisikan tiga kata manajemen, informasi, dan sistem ini. Hal ini dapat dijelaskan dengan bantuan gambar 1.1.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen :
Ketika setiap organisasi ingin menetapkan SIM, harus sangat jelas tentang kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai tingkatan manajemen.
Berikut adalah alasan penerapan MIS:
- Menyediakan informasi untuk tujuan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian.
- Untuk menyimpan dan mengelola data secara efisien dari semua area fungsional bisnis.
- Untuk memproses data yang dikumpulkan dan memperoleh informasi darinya.
- Memberikan informasi dengan cepat saat dibutuhkan.
- Untuk mengurangi risiko dan ketidakpastian dalam pengambilan keputusan manajerial.
- Mengumpulkan dan menyimpan data untuk kepentingan penelitian internal.
- Membantu mengidentifikasi masalah manajerial dan solusinya.
- Memberikan informasi tentang perencanaan tenaga kerja.
- Memberikan informasi mengenai kesehatan keuangan organisasi bisnis.
- Memberikan informasi mengenai produksi dan persediaan.
- Untuk memberikan informasi mengenai penjualan dan aspek pemasaran lainnya yaitu produk, harga, promosi, pasar, distribusi fisik, penagihan pembayaran, segmentasi pasar dll.
- Untuk mempercepat eksekusi hasil dengan data andal yang tersedia.
- Memperlancar aliran data melalui berbagai level organisasi.
- Memberikan informasi tentang perencanaan tenaga kerja.
- Memberikan informasi mengenai kesehatan keuangan organisasi bisnis.
- Untuk mempercepat eksekusi hasil dengan data yang andal tersedia.
- Memperlancar aliran data melalui berbagai level organisasi.
Pentingnya Sistem Informasi Manajemen :
Dalam organisasi bisnis saat ini, MIS memainkan peran yang sangat penting. Ini adalah proses pengumpulan dan penyimpanan data yang berguna bagi organisasi. Eksekutif mengambil data ini, bila diperlukan dan memprosesnya untuk menghasilkan informasi. Eksekutif menentukan tindakan masa depan organisasi selama periode jangka panjang dan pendek.
Tanggung jawab eksekutif perusahaan adalah pengambilan keputusan, peletakan kebijakan, perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengarahan, komunikasi dan motivasi, evaluasi dan pengumpulan hal-hal yang dilakukan untuk memenuhi keseluruhan tujuan dan sasaran organisasi. MIS memberikan informasi mengenai semua aspek pengelolaan ini.
Sebelumnya, organisasi bisnis tidak dianggap sebagai suatu sistem. Semua bidang fungsional independen dan tidak ada diskusi silang antara manajer bidang fungsional yang berbeda. Saat itu, penjualan dianggap hanya fenomena pemasaran dan tenaga penjualan bertanggung jawab penuh atas pencapaian target penjualan.
Namun, saat ini, semua departemen memiliki tanggung jawab yang sama. Jika ada masalah dalam penjualan barang, semua anggota bagian Pemasaran dan Produksi yang bersangkutan duduk bersama dan mencari tahu kesalahannya setelah mengetahui masalahnya. Langkah-langkah yang tepat diambil untuk mengetahui cara-cara untuk mencapai target penjualan. Mekanisme ini membantu organisasi untuk mencapai tujuannya secara efisien dan ekonomis.
Dengan demikian, poin-poin berikut dapat merangkum pentingnya SIM:
- Membantu meminimalkan risiko dalam pengambilan keputusan.
- Ini memproses data dan memperoleh informasi darinya.
- Memberikan informasi tentang berbagai aspek bisnis.
- Membantu para eksekutif untuk memanfaatkan informasi mengenai area fungsional dengan cepat.
- Database membantu dalam menginduksi penelitian. Data yang disimpan digunakan sebagai data sekunder.
- Ini memberikan informasi yang baik mengenai kesehatan keuangan organisasi bisnis.
- Membantu dalam pembuatan laporan perusahaan.
- Membantu manajer HRD dalam mengetahui kebutuhan sumber daya manusia, upah dan gaji mereka, penilaian kinerja, pelatihan, promosi, absensi dan perputaran karyawan, yang berguna dalam menyusun kebijakan HRD yang baik.
- Data mengenai produksi membantu manajer produksi dalam memutuskan tentang pemanfaatan kapasitas, jumlah penolakan per batch, frekuensi kerusakan, status pengiriman pesanan dan produk olahan, berdasarkan wilayah.
- Memberikan informasi mengenai posisi persediaan, dan memastikan kemungkinan kehabisan persediaan dapat diminimalkan.
- Memberikan informasi mengenai produk, harga, promosi, segmentasi, permintaan, penjualan, dll. kepada manajer pemasaran secara instan dan memastikan kelancaran fungsi departemen tersebut.
Saat ini, setiap organisasi bisnis sangat mementingkan departemen ini. Kredit pertumbuhan dan perkembangan banyak organisasi bisnis pergi ke sana. Jika organisasi meremehkan pentingnya SIM, mereka mungkin memiliki perubahan yang lebih besar untuk menghasilkan laba negatif.
Keterbatasan Sistem Informasi Manajemen :
Keterbatasan dan kekurangan MIS adalah sebagai berikut:
1 MIS memperhitungkan terutama faktor kuantitatif, sehingga mengabaikan faktor non-kuantitatif seperti moral, sikap anggota organisasi, yang memiliki pengaruh penting pada proses pengambilan keputusan eksekutif.
MIS kurang berguna untuk membuat pengambilan keputusan tidak terprogram. Jenis keputusan seperti itu bukan jenis rutin dan karenanya membutuhkan informasi, yang mungkin tidak tersedia dari SIM yang ada untuk eksekutif. Efektivitas MIS menurun karena seringnya pergantian manajemen puncak, struktur organisasi dan tim operasional.
MIS bukanlah pengganti manajemen yang efektif. Artinya tidak dapat menggantikan pertimbangan manajerial dalam pengambilan keputusan pada area fungsional yang berbeda. Ini hanyalah alat penting di tangan eksekutif untuk pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
Kualitas output MIS pada dasarnya diatur oleh kualitas input dan proses.
MIS mungkin tidak memiliki fleksibilitas yang diperlukan untuk memperbarui dirinya sendiri dengan cepat sesuai dengan perubahan kebutuhan waktu, terutama dalam lingkungan yang kompleks dan berubah dengan cepat.
Efektivitas SIM berkurang dalam organisasi, di mana budaya menimbun informasi dan tidak berbagi dengan orang lain.
MIS tidak dapat menyediakan paket informasi khusus yang cocok untuk tujuan setiap jenis keputusan yang dibuat oleh eksekutif.
