Fungsi Manajemen: 6 Fungsi Manajemen Teratas

Artikel ini menyoroti enam fungsi penting manajemen. Fungsi tersebut adalah: 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pengarahan 4. Staffing 5. Koordinasi 6. Pengawasan.

Fungsi Manajemen # 1. Perencanaan:

Rencana adalah tindakan yang telah ditentukan sebelumnya. Melihat ke depan, mengantisipasi kesulitan dan menyarankan langkah-langkah untuk menghilangkan penyebab sebelum kesulitan benar-benar muncul, merupakan fungsi dasar perencanaan. Ini adalah latihan mental—kegiatan berwawasan ke depan, tindakan peletakan dasar manajemen yang di atasnya berdiri bangunan struktur manajemen dan organisasi menjadi kuat dibangun dengan pencapaian tujuannya berhasil.

Menurut Fayol:

“Rencana tindakan pada saat yang sama adalah hasil yang diharapkan ­, garis tindakan yang harus diikuti, tahapan yang harus dilalui dan metode yang digunakan.”

Otoritas lain pada manajemen, McNiles, menyatakan:

“Perencanaan adalah proses sadar memilih dan mengembangkan ­tindakan terbaik untuk mencapai tujuan. Itu adalah dasar dari mana keputusan manajemen masa depan muncul.”

Perencanaan adalah fungsi manajemen yang paling mendasar karena fungsi-fungsi lain didasarkan pada rencana. Bagaimanapun, perencanaan adalah teknik bekerja ke depan. “ Ini adalah pencarian sadar yang disengaja yang digunakan untuk merumuskan desain ­dan urutan tindakan yang teratur yang diharapkan untuk mencapai tujuan” (Fayol).

Perencanaan memiliki karakteristik tertentu seperti peramalan, tujuan, pengambilan keputusan, fleksibilitas, dan fakta dan angka. Merencanakan ­bukanlah pekerjaan eksklusif eksekutif puncak; itu sama berlaku untuk manajemen tingkat yang lebih rendah. Unsur-unsur perencanaan terdiri dari tujuan, kebijakan, aturan, prosedur, program, jadwal, anggaran, dan peramalan. Kita dapat berkomentar bahwa perencanaan adalah suatu proses. Adalah berguna untuk memecah fungsi manajerial ini menjadi langkah-langkah berurutan.

Perencanaan yang baik sangat penting untuk:

1. Meningkatnya kompleksitas bisnis modern.
2. Integrasi dalam industri dan struktur kompetitif.
3. Meningkatkan regulasi pemerintah.
4. Kegiatan serikat pekerja.
5. Minat masyarakat yang lebih besar.
6. Perubahan populasi seiring dengan perubahan sosial & politik.
7. Perubahan teknologi yang cepat.
8. Kemajuan dalam kemampuan manajemen.
9. Margin keuntungan rendah.
10. Banyaknya kegagalan bisnis.
11. Semakin pentingnya alat statistik dan matematika.
12. Peningkatan kemampuan manajemen.

Latar belakang, lingkungan, atau kerangka kerja yang ditetapkan di mana perusahaan bekerja disebut premis perencanaan.

Premis ini mungkin:

(a) Eksternal dan internal,

(b) Berwujud dan tidak berwujud,

(c) ­Label kendali, semi-terkendali dan tak terkendali

(d) Dapat diperkirakan dan tidak ­dapat diperkirakan.

Sebelum menyimpulkan kita dapat mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu keharusan bagi setiap organisasi yang harus diikuti dengan tindakan untuk tujuan yang telah ditentukan.

Fungsi Manajemen #2. Pengorganisasian:

“Organisasi adalah proses menggabungkan pekerjaan yang ­harus dilakukan oleh individu atau kelompok, dengan fasilitas yang diperlukan untuk pelaksanaannya, sehingga tugas yang dilakukan tersebut memberikan saluran terbaik untuk penerapan yang efisien, sistematis, positif dan terkoordinasi dari upaya yang tersedia. (The Philosophy of management”—Wiley & Sons). Tidak ada kebulatan suara dalam definisi organisasi; bagi beberapa otoritas itu adalah sistem komunikasi, bagi yang lain itu adalah sarana pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

Earnest Date lebih suka mendefinisikan organisasi sebagai sistem sosial dan sebagai sistem dalam pengertian cybernetic dari sekelompok variabel yang berinteraksi ­. Organisasi adalah produk dari semua kekuatan yang membentuk tindakan perusahaan dan menghasilkan hasil akhir.

Ini adalah mekanisme ­di mana manajemen mengarahkan koordinasi dan mengendalikan bisnis. Tetapi perlu dicatat bahwa struktur organisasi yang baik dengan sendirinya tidak menjamin keberhasilan suatu perusahaan. Peter Drueker mengamati, “Struktur organisasi yang baik tidak dengan sendirinya menghasilkan kinerja yang baik – seperti halnya konstitusi yang baik tidak menjamin presiden yang hebat, atau hukum yang baik, masyarakat yang bermoral” . Tetapi struktur organisasi yang tepat adalah landasan yang diperlukan, tanpanya kinerja terbaik di semua bidang manajemen lainnya tidak akan efektif ­dan membuat frustrasi.

Fungsi Manajemen #3. Pengarahan:

“Pengarahan adalah fungsi kompleks yang mencakup semua aktivitas yang dirancang untuk mendorong bawahan bekerja secara efektif baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang” (Koontz dan O’Donnell).

Karena manajemen adalah untuk menyelesaikan sesuatu melalui orang, mengarahkan mereka merupakan fungsi penting dari manajemen. Memerintahkan orang untuk bertindak dengan cara yang telah direncanakan sebelumnya untuk mencapai tujuan perusahaan ­bukanlah tugas yang mudah. Bawahan tidak dapat didorong ke kinerja. Kerja sama dan pengertian mereka sangat dibutuhkan untuk memastikan berjalannya organisasi secara efisien. Kepemimpinan dinamis, komunikasi dan motivasi adalah teknik yang harus digunakan untuk arah yang tepat.

Arah dicirikan oleh fungsi dinamis, menghubungkan ­fungsi yang berbeda, kinerja, keterlibatan hubungan manusia dan penerapan di semua tingkat manajemen. Untuk memastikan arah yang sukses, prinsip-prinsip tertentu harus ditegakkan. Mereka adalah – keselarasan tujuan, kesatuan perintah, pengawasan langsung, kontribusi individu, teknik yang tepat, pemahaman, komunikasi manajerial dll.

Proses pengarahan terdiri dari pengawasan, motivasi, ­kepemimpinan dan komunikasi. Pengarahan adalah inti dari manajemen—pengarahan memberikan ruang lingkup kerja dan kepemimpinan yang dinamis. Organisasi digerakkan melalui kepemimpinan. Kepemimpinanlah yang melalui arahan yang tepat membuat perencanaan, pengorganisasian, dan penempatan staf menjadi bermakna. Pekerja umum mungkin efisien tetapi kecuali mereka diarahkan dengan benar, hasil yang diinginkan tidak dapat dicapai.

Fungsi Manajemen #4. Kepegawaian:

Kepegawaian sebagai fungsi manajemen semakin dianggap penting karena semakin pentingnya elemen manusia ­dalam suatu organisasi. Staffing melibatkan perekrutan orang yang tepat untuk tempat yang tepat.

Telah dikatakan bahwa lebih penting daripada kejeniusan produksi, lebih penting daripada memiliki cukup uang di bank, adalah memiliki orang-orang yang tepat yang dapat dipercayakan ­bekerja dengan segala kemungkinan kinerja yang efisien. Kepegawaian, kita harus mencatat, adalah fungsi yang berkelanjutan karena orang-orang datang dan pergi dalam suatu organisasi.

Proses kepegawaian terdiri dari:

1. Rekrutmen dan seleksi yang efektif
2. Penempatan yang benar
3. Pelatihan yang tepat
4. Sistem produksi yang memuaskan
5. Tunjangan pensiun yang memadai
6. Hubungan majikan-karyawan yang baik.

Di negara berkembang seperti India—di mana terdapat kekurangan tenaga kerja terampil dan manajer—penempatan staf sangat penting dalam perencanaan ekonomi. Manajemen personalia relatif baru. Ini adalah anak dari manajemen ilmiah. Departemen ini menyarankan dan membantu eksekutif lini dalam pengadaan dan pemanfaatan tenaga kerja yang efektif.

“Fungsi personalia terkait dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pengadaan, pengembangan ­, kompensasi, integrasi, dan pemeliharaan orang untuk tujuan berkontribusi pada tujuan organisasi, individu, dan sosial” – LB Flippo.

Fungsi Manajemen #5. Koordinasi:

Dalam organisasi besar saat ini pembagian kerja merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari oleh manajemen. Agar pembagian ini berjalan dengan lancar, diperlukan kesatuan upaya yang hanya mungkin dilakukan melalui koordinasi. Mooney mendefinisikan koordinasi sebagai “pengaturan yang teratur ­dari upaya kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama.”

Henri Fayol berkata:

“Mengkoordinasikan berarti menyatukan dan menghubungkan semua kegiatan.” Telah diamati dengan benar bahwa jika pembagian kerja tidak dapat dihindari, koordinasi menjadi wajib ­. Tujuan sebenarnya dari koordinasi adalah untuk mengamankan dan mempertahankan tindakan terpadu di seluruh organisasi.

Tidak ada gunanya menyangkal fakta bahwa koordinasi adalah ­fungsi manajemen yang sangat penting. Tentu saja ada penulis yang tidak setuju bahwa koordinasi merupakan fungsi tersendiri dari manajemen. Itu selalu ada dengan semua fungsi manajemen, identifikasi koordinasi yang terpisah tidak diperlukan.

Saat menganalisis koordinasi, kami menemukan bahwa ia memiliki ciri-ciri dasar tertentu.

Mereka:

(a) Ini adalah proses yang berkelanjutan;

(b) Ini adalah fungsi ­eksekutif;

(c) Ini adalah pengaturan yang teratur dari upaya-upaya kelompok;

(d) Menjamin kesatuan tindakan; dan

(e) Tujuannya adalah untuk mencapai ­tujuan bersama.

Kebutuhan dan pentingnya koordinasi muncul karena faktor-faktor berikut:

(a) Untuk menyelaraskan konflik;

(b) Kunci untuk fungsi lain;

(c) Pencapaian total;

(d) Menekankan hubungan manusia; dan

(e) Retensi personel yang baik.

Untuk mencapai koordinasi yang efektif, ada kebutuhan akan tujuan yang jelas dan rencana yang jelas. Harus ada Garis Wewenang dan Tanggung Jawab yang jelas dengan struktur organisasi yang tepat.

Agar efektif, koordinasi memerlukan saluran ­komunikasi yang tepat, nomenklatur umum, kerja tim sukarela, kepentingan komunitas yang kuat dengan koordinasi melalui kepemimpinan. Pemeliharaan jadwal waktu sangat diperlukan untuk efektivitas dalam koordinasi.

Koordinasi dapat bersifat vertikal atau horizontal, internal maupun eksternal, prosedural dan substantif. Di banyak perusahaan besar, koordinasi ­dicapai melalui komite. Beberapa perusahaan memiliki koordinasi departemen staf.

Kontak pribadi langsung juga dapat menjadi sarana yang efektif untuk mencapai koordinasi. Fayol menyarankan pertemuan mingguan kepala departemen dan petugas penghubung untuk meningkatkan koordinasi. Jadi, ada berbagai teknik untuk memastikan koordinasi tetapi yang terbaik adalah kombinasi yang seimbang dari banyak ­teknik.

Koordinasi juga memiliki keterbatasan. Kecuali koordinasi yang dipandu dengan baik ­mungkin tidak akan seefektif yang diharapkan. Lulhee Gullick telah menunjukkan beberapa keterbatasan ini menunjukkan bahwa mereka muncul dari – ketidakpastian masa depan, sedikitnya pengetahuan dan pengalaman para manajer, kurangnya pembunuhan administratif, banyaknya variabel yang terlibat dan juga dari kurangnya metode yang teratur. y-mengembangkan dan mengadopsi ide dan program baru.

Terlepas dari keterbatasan koordinasi yang mungkin tidak sepenuhnya efektif, diakui bahwa koordinasi adalah inti dari organisasi manajemen.

Fungsi Manajemen #6. Pengendalian:

Seperti yang didefinisikan oleh Henri Fayol:

“Dalam melakukan kontrol terdiri dari memverifikasi apakah segala sesuatu terjadi sesuai dengan rencana yang diadopsi ­, instruksi yang dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.” Pengendalian sebagai fungsi manajerial adalah untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi dilakukan sesuai dengan rencana yang telah direncanakan sebelumnya.

Setiap penyimpangan atau penyimpangan ­dari prinsip-prinsip yang ditetapkan segera diperbaiki sebelum dapat menimbulkan banyak kerusakan. Jadi, kontrol adalah perangkat korektif untuk menjaga organisasi di jalur yang benar.

Menurut Allen, pekerjaan manajer dalam pengendalian melibatkan empat aktivitas:

(a) Menetapkan standar ­akuntabilitas,

(b) Mengukur pekerjaan yang sedang berjalan,

(c) ­Menginterpretasikan hasil dan

(d) Mengambil tindakan korektif.

Mengenai ciri-ciri konsep pengendalian, kita dapat mengatakan bahwa pengendalian ­didasarkan pada perencanaan. Ini adalah fungsi regulasi. Kunci untuk mengendalikan terletak pada pendelegasian. Informasi bertindak sebagai panduan untuk kontrol. Kontrol bersifat kontinyu dan konstruktif. Ini melengkapi proses manajemen dan bertujuan untuk masa depan.

Proses pengendalian memiliki langkah-langkah:

(a) Penetapan standar ­,

(b) Pengukuran kinerja aktual,

(c) Analisis ­varians dan

(d) Mengambil tindakan korektif berdasarkan pengukuran dan penilaian hasil.

Untuk memastikan mekanisme kontrol yang baik di perusahaan besar, ­persyaratan tertentu harus dipenuhi. Perangkat kontrol yang tepat dengan pengaturan cara perbaikan yang cepat sangat penting. Sebuah sistem kontrol bersifat melihat ke depan karena banyak kemungkinan tidak dapat seketika.

Sangat dibutuhkan mekanisme kontrol yang baik ­untuk memfokuskan perhatian pada variasi kritis. Tidak hanya untuk mengetahui penyimpangan tetapi juga untuk menunjukkan titik-titik strategis di mana kontrol diperlukan adalah karakteristik dari sistem kontrol suara.

Ini adalah Kontrol dengan Pengecualian. Pengendalian harus sederhana, ­ekonomis dan sugestif. Fleksibilitas dan objektivitas dengan pola organisasi yang baik merupakan prasyarat sistem pengendalian yang baik.

Tidaklah berlebihan untuk berkomentar bahwa kontrol sangat penting bagi sebuah organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, semakin banyak kebutuhan akan kontrol suara. Ini adalah proses untuk selalu waspada, jadi setiap ­hal yang direncanakan sebelumnya diselesaikan dengan cara yang telah divisualisasikan; setiap indikasi penyimpangan harus diperbaiki terlebih dahulu.

Mencegah lebih baik daripada mengobati – ini harus menjadi pepatah untuk sistem kontrol suara. Kompleksitas bisnis modern dengan ukurannya yang besar membutuhkan pengendalian yang lebih baik dan seiring berjalannya waktu, pentingnya pengendalian sebagai fungsi manajemen semakin meningkat.