Di sini kami merinci arti dan definisi perencanaan, sifatnya, alasan dan prinsip perencanaan, karakteristik rencana yang baik dan pendekatan perencanaan!
Perubahan adalah aturan bisnis saat ini. Seorang manajer seharusnya beroperasi dalam ekonomi yang dinamis di mana tidak ada ruang untuk berpuas diri. Perencanaan adalah alat di tangan seorang manajer yang ingin menghadapi masalah yang diciptakan oleh perubahan. Manajer yang berhasil menghadapi masalah yang dapat diperkirakan sebelumnya dan manajer yang tidak berhasil menghadapi masalah yang tidak terduga. Perbedaannya terletak pada perencanaan.
Setiap perusahaan yang berusaha untuk bertahan dan berkembang harus memberikan penekanan yang besar pada perencanaan. Seorang perencana meramalkan peluang dan merancang cara dan sarana untuk mengambil keuntungan darinya. Mungkin ada kasus di mana sedikit perencanaan membantu dalam mencapai tujuan. Ini dapat terjadi dalam situasi yang menguntungkan. Dalam dunia bisnis yang kompetitif, seorang manajer tidak dapat menunggu keadaan yang menguntungkan, dia harus memutuskan dalam menghadapi ketidakpastian. Tidak ada tempat untuk menebak atau kebetulan. Kebutuhannya adalah untuk perencanaan yang tepat.
Perencanaan membantu dalam menentukan tindakan yang harus diikuti untuk mencapai berbagai tujuan organisasi. Ini adalah keputusan sebelumnya; apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang akan melakukan tugas tertentu. Perencanaan adalah proses yang melibatkan ‘berpikir sebelum melakukan.’ Ini berkaitan dengan keadaan mental manajer. Dia berpikir sebelum melakukan suatu pekerjaan. Fungsi manajemen lainnya seperti pengorganisasian, pengendalian dan pengarahan juga dilakukan setelah perencanaan yang tepat.
Dalam empat dekade terakhir setiap jenis perusahaan telah menunjukkan minat yang luar biasa dalam perencanaan. Dalam pengaturan ekonomi, teknologi, politik dan sosial saat ini, perencanaan sangat penting untuk kelangsungan hidup suatu perusahaan. Perubahan dan pertumbuhan membawa peluang baru tetapi juga membawa lebih banyak risiko. Tugas perencanaan adalah meminimalkan risiko sambil memanfaatkan peluang.
Definisi:
Arti kata ‘perencanaan’ adalah sebuah paradoks. Bagi sebagian orang, itu berarti semua yang dilakukan seseorang, bagi yang lain itu adalah aktivitas tertentu. Beberapa mengambil perencanaan sebagai sinonim dengan pengambilan keputusan. Ini salah. Seseorang dapat mengambil keputusan sepanjang hari tetapi tidak menyelesaikan perencanaan. Namun, untuk perencanaan, pengambilan keputusan adalah suatu keharusan. Kata ‘perencanaan’ dan ‘rencana’ juga dapat dianggap serupa tetapi artinya berbeda. Rencana adalah komitmen terhadap tindakan tertentu sedangkan perencanaan adalah kegiatan yang terdiri dari suatu proses. Untuk memperjelas pengertian perencanaan lebih lanjut, beberapa definisi telah dibahas:
Geogre Terry:
‘Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta dan pembuatan dan penggunaan asumsi mengenai masa depan dalam visualisasi dan perumusan usulan kegiatan yang diyakini perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.” Menurut Terry perencanaan didasarkan pada asumsi-asumsi tertentu yang diperlukan untuk merumuskan kebijakan bisnis. Tujuan dari perencanaan adalah untuk mencapai tujuan bisnis.
Hart:
“Penentuan sebelum serangkaian tindakan yang dengannya hasil tertentu akan dicapai.” Perencanaan adalah penentuan arah yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Garis tindakan diputuskan terlebih dahulu sehingga eksekusi yang sebenarnya menjadi mudah di kemudian hari.
Koontz dan O’Donnell:
Pemilihan dari antara alternatif untuk tindakan masa depan untuk perusahaan secara keseluruhan dan setiap departemen dengannya. Meskipun masa depan yang tepat jarang dapat diprediksi dan faktor-faktor di luar kendali dapat mengganggu rencana terbaik, kecuali ada perencanaan, peristiwa dibiarkan kebetulan. Ini adalah proses yang menuntut secara intelektual dan membutuhkan pemilihan tindakan.
Alfred dan Beaty:
“Perencanaan adalah proses berpikir, ramalan yang terorganisir, visi berdasarkan fakta dan pengalaman yang diperlukan untuk tindakan cerdas.” Perencanaan adalah proses di mana keputusan diambil di muka. Pro dan kontra dari keputusan dan implikasinya di masa depan dibahas sebelumnya. Keputusan yang salah dapat menimbulkan kesulitan bagi manajemen dan dapat mengakibatkan kerugian finansial juga.
Louis A. Allen:
“Perencanaan manajemen melibatkan pengembangan prakiraan, tujuan, kebijakan, program, prosedur, jadwal, dan anggaran.” Menurut Allen, perencanaan pada hakekatnya adalah memutuskan tentang masa depan. Cara dan sarana yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dari bagian penting dari perencanaan.
George B. Galloway:
“Perencanaan adalah kebalikan dari improvisasi. Dengan kata sederhana, ini adalah pandangan ke depan yang teratur ditambah pandangan ke belakang yang korektif….
Langkah-langkah dalam Perencanaan:
Dipahami sebagai suatu proses, perencanaan mencakup serangkaian langkah:
(i) Penentuan tujuan yang akan dicari;
(ii) Penelitian untuk memahami masalah;
(iii) Penemuan solusi alternatif;
(iv) Pembuatan kebijakan . Memilih di antara berbagai alternatif, termasuk sering memilih untuk tidak melakukan apa-apa;
(v) Eksekusi rinci dari alternatif terpilih yang dikenal dalam perencanaan fisik sebagai tata letak atau desain.
Sesuai pandangan ini, perencanaan dimulai dengan penetapan tujuan dan mengarah pada pelaksanaan berbagai kebijakan. Seorang perencana yang baik memilih metode terbaik dalam melakukan sesuatu untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Sifat atau Karakteristik Perencanaan:
Perencanaan merupakan bagian integral dari manajemen. Seorang manajer mengantisipasi masalah masa depan, menganalisisnya, dan mengantisipasi kemungkinan pengaruhnya terhadap aktivitas perusahaan. Hal tersebut dilakukan secara berkesinambungan pada setiap tingkatan manajemen.
Pembahasan berikut ini akan menjelaskan tentang hakikat perencanaan:
1. Perencanaan, Proses Intelektual:
Perencanaan bersifat intelektual; itu adalah pekerjaan mental. Fakta-fakta yang relevan dengan situasi terkait dengan pengalaman dan pengetahuan manajer. Seorang perencana harus memvisualisasikan situasi yang mungkin berkembang di masa depan. Dia harus mengembangkan tindakan masa depan yang harus diambil untuk implementasi rencana.
Keputusan tidak dapat dibuat berdasarkan tebakan. Latihan mental diperlukan untuk meramalkan pro dan kontra dari berbagai alternatif. Pemilihan alternatif terbaik dari yang tersedia akan membutuhkan pemikiran yang mendalam. Ini adalah kerja keras yang coba dihindari oleh para manajer. Itu membutuhkan pemikiran kreatif di pihak mereka. Perencanaan mungkin merupakan tugas yang mudah bagi sebagian orang sementara sulit bagi orang lain, tergantung pada kemampuan mereka.
Seorang perencana harus memikirkan aspek-aspek berikut:
(a) Apa yang harus dilakukan?
(b) Bagaimana cara melakukannya?
(c) Kapan hal itu harus dilakukan?
(d) Oleh siapa hal itu harus dilakukan?
Keputusan pada aspek-aspek ini akan tergantung pada kemampuan pembuat keputusan. Pemikiran yang tepat tentang aspek praktis dari berbagai keputusan akan memungkinkan pilihan yang tepat pada saat yang tepat. Dalam kata-kata Marshall Dimock, “Ini bukan pekerjaan seorang ahli teori yang dikurung di kantor dan mengeluarkan cetak biru melalui celah di pintu. Perencanaanlah yang memungkinkannya secara efektif menggabungkan pengetahuan dengan kekuasaan untuk mencapai tujuan perusahaannya.”
2. Keutamaan Perencanaan:
Perencanaan merupakan fungsi pertama dari seorang perencana. Fungsi lain seperti pengorganisasian, pengaturan staf, pengarahan, pengendalian, dll. Diikuti oleh perencanaan. Tanpa perencanaan tidak ada fungsi lain yang dapat dilakukan. Bagaimana seorang manajer dapat mengatur sebuah organisasi tanpa memiliki rencana di benaknya? Bagaimana dia bisa menunjuk dan mengarahkan staf tanpa memutuskan keberatan? Dapat dikatakan bahwa perencanaan adalah fungsi yang harus dilakukan terlebih dahulu. Fungsi-fungsi seperti pengorganisasian, staf, mengarahkan, mengendalikan tumpang tindih. Bukannya yang lain hanya bisa dimulai ketika yang pertama sudah selesai. Mungkin juga ada kebutuhan untuk perencanaan ulang atau penyesuaian perencanaan. Pengendalian merupakan salah satu fungsi yang berdampingan dengan perencanaan. Yang satu tidak lengkap tanpa yang lain.
3. Rencana Semua Manajer:
Setiap manajer dalam suatu organisasi memiliki fungsi perencanaan untuk dilakukan. Dapat juga dikatakan bahwa perencanaan merupakan fungsi manajerial yang fundamental. Meluasnya perencanaan umumnya diabaikan. Dirasakan bahwa perencanaan hanya dilakukan di tingkat atas. Ini mungkin benar sampai batas tertentu bahwa orang-orang di tingkat atas mencurahkan sebagian besar waktunya untuk perencanaan daripada manajer di tingkat manajemen menengah dan bawah, tetapi setiap manajer di tingkat aktivitasnya harus merencanakan aktivitasnya. Tingkat, kepentingan dan besarnya perencanaan tergantung pada tingkat pelaksanaannya.
Perencanaan di tingkat atas akan mendasar, luas, menjangkau jauh dan dasar. Kepala eksekutif akan memastikan bahwa orang-orang di tingkat manajemen lain tidak membuat rencana di luar jangkauan mereka. Cakupan dan luasnya perencanaan cenderung menurun seiring berjalannya waktu ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Semua manajer berencana dalam organisasi terlepas dari peringkat mereka dalam hierarki.
Ada perbedaan pendapat apakah perencanaan dan pelaksanaan harus dilakukan oleh orang yang sama atau dilakukan oleh orang yang berbeda. Satu pandangan adalah bahwa perencanaan harus menjadi fungsi independen dan perencana dapat mengabdikan seluruh waktunya untuk pekerjaan ini. Bagian eksekusi harus secara eksklusif di bidang orang yang berbeda. Ini akan membawa spesialisasi ke bidang-bidang ini dan akan membantu dalam meningkatkan kinerja mereka.
Pandangan lain adalah bahwa kedua fungsi tersebut harus dilakukan oleh orang yang sama. Seorang perencana akan dapat melaksanakan rencananya dengan cara yang lebih baik. Ini akan membantu dalam koordinasi antara perencanaan dan pelaksanaan. Seorang manajer harus merencanakan serta melaksanakan hal-hal seperti yang dia rasakan.
4. Perencanaan: Pendekatan Rasional:
Proses perencanaan adalah pendekatan rasional untuk mencapai tujuan organisasi. Suatu tindakan adalah rasional jika diputuskan secara objektif dan cerdas. Tujuan manajemen adalah untuk mencapai tujuan dengan penerapan sumber daya yang tepat. Perencanaan menyarankan sejumlah alternatif untuk mencapai tujuan.
Masa depan selalu tidak pasti tetapi proses perencanaan memberikan pendekatan rasional untuk menyarankan pendekatan alternatif untuk berbagai situasi. Ini adalah masalah untuk memilih alternatif yang akan membantu dalam mencapai hasil yang diinginkan. Keseimbangan tujuan dan sarana juga dalam bidang perencanaan. Perencanaan membantu dalam mengambil keputusan rasional untuk mencapai tujuan perusahaan.
5. Fokus pada Tujuan:
Sebuah organisasi mempekerjakan sejumlah orang. Masing-masing dari mereka memiliki kepribadian dan sikap yang berbeda. Akan ada perbedaan pendapat tentang tujuan perusahaan dan metode untuk mencapainya. Perencanaan memusatkan perhatian pada pengaturan tujuan organisasi dan menyarankan cara untuk mencapainya. Tujuan mempengaruhi arah masa depan setiap bisnis. Jika tujuan tidak ditetapkan dengan benar maka upaya yang dihabiskan untuk tujuan tersebut akan sia-sia. Tujuan utama dari perencanaan adalah untuk memfokuskan perhatian pada pengaturan tujuan yang tepat.
6. Menuju Efisiensi dan Ekonomi:
Perencanaan melibatkan pemanfaatan berbagai sumber daya secara efisien seperti modal, tenaga kerja, mesin, bahan, dll. Setiap faktor produksi digunakan secara efisien dan ekonomis sehingga keluaran, yaitu hasil, lebih dari upaya yang digunakan. Suatu usaha dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya seminimal mungkin. Perencanaan membantu dalam mengendalikan duplikasi upaya yang juga memastikan ekonomi.
7. Faktor Pembatas:
Seorang perencana harus mempertimbangkan faktor-faktor pembatas seperti uang, tenaga kerja, bahan, pasar, dll. sebelum melakukan perencanaan. Jika seorang perencana mengabaikan faktor-faktor pembatas maka perencanaan pasti akan gagal. Perencanaan harus dimulai hanya setelah mempertimbangkan ketersediaan faktor pembatas. Misalnya, pertimbangan mungkin untuk mendapatkan kuota bahan baku. Ketersediaan bahan baku akan menjadi faktor pembatas. Perencana pertama-tama harus menentukan berapa banyak bahan baku yang akan tersedia selama periode tersebut. Perencanaan hal-hal lain seperti produksi, tenaga kerja, pemasaran, dll. Harus konsisten dengan perencanaan bahan baku.
8. Koordinasi:
Koordinasi sangat penting untuk kerja organisasi yang harmonis. Perencanaan mengoordinasikan apa, siapa, bagaimana, mengapa dan di mana perencanaan. Dengan tidak adanya perencanaan, segmen organisasi yang berbeda dapat mengejar tujuan yang berbeda.
9. Fleksibilitas:
Proses perencanaan harus dapat disesuaikan dengan perubahan lingkungan bisnis. Jika perencanaan dibuat kaku maka tidak akan mampu mencapai tujuan bisnis. Perencanaan adalah proses yang dinamis dan menyesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan situasi.
10. Realistis:
Perencanaan didasarkan pada perkiraan masa depan. Meski masa depan selalu tidak pasti tapi prediksi harus serealistis mungkin. Tujuan harus diwujudkan dengan upaya normal. Jika perencanaan didasarkan pada angan-angan maka tidak akan mungkin untuk mencapai tujuan. Perencanaan selalu didasarkan pada kenyataan yang sulit.
11. Perencanaan Berkelanjutan:
Perencanaan adalah kegiatan yang tidak pernah berakhir dari seorang manajer. Perencanaan selalu tentatif dan tunduk pada revisi dan amandemen ketika fakta-fakta baru diketahui. Bahkan dalam pelaksanaan perencanaan mungkin ada perubahan dalam pengaturan dan kondisi yang memerlukan modifikasi secara terus-menerus. Umumnya, manajer mengikuti praktik pemeriksaan ulang rencana secara teratur dan memodifikasinya, jika perlu, mengingat situasi baru. Dengan cara ini, akan memungkinkan untuk memperhatikan situasi baru dan mengatasi masalah. Perencanaan diperlukan untuk situasi ketika segala sesuatunya berjalan dengan baik serta ketika masalah dihadapi. Semua jenis situasi membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan.
Enam P Perencanaan:
Keenam P menyatakan persyaratan mendasar dari perencanaan.
P ini adalah sebagai berikut:
1. Tujuan:
Kebutuhan pertama dari perencanaan adalah tujuan. Perencanaan yang efektif membutuhkan pemahaman yang jelas tentang tujuan perencanaan. Alasan keberadaan organisasi harus disebutkan. Tujuan organisasi mungkin untuk meningkatkan keuntungan atau meningkatkan pangsa pasar atau memperkenalkan lebih banyak produk, dll. Tujuannya harus jelas dan rumit.
2. Filosofi:
Ini menyatakan keyakinan tentang bagaimana tujuan organisasi akan dicapai. Filosofi organisasi mungkin didasarkan pada profitabilitas melalui kualitas atau omzet meningkat melalui kepuasan konsumen dll Untuk kelangsungan hidup jangka panjang dan pertumbuhan filosofi harus mengadopsi perilaku etis.
3. Janji:
Ini adalah penilaian kekuatan dan kelemahan organisasi berdasarkan pengetahuan dan asumsi lingkungan. Dengan bantuan peramalan bisnis dan metode lain, beberapa kesimpulan dibuat untuk tren lingkungan masa depan. Dengan mengetahui kekuatan dan kelemahan manajemen organisasi dapat menghadapi perubahan lingkungan dengan cara yang lebih efektif.
4. Kebijakan:
Kebijakan adalah pernyataan umum untuk pedoman personel. Mereka adalah pedoman dan kendala yang membantu dalam pemikiran manajemen dan tindakan. Suatu organisasi mungkin memiliki kebijakan produksi, kebijakan keuangan, kebijakan pemasaran, kebijakan akuntansi, kebijakan personalia, dll. Kebijakan ini menjadi dasar tindakan manajerial.
5. Paket:
Ini adalah tujuan dan pernyataan tindakan. Tujuan adalah tujuan organisasi dan pernyataan tindakan adalah sarana untuk mencapainya. Rencana memandu kita untuk mencapai tujuan dan membantu mengetahui kemajuan pada tahapan yang berbeda.
6. Prioritas:
Sebuah organisasi harus memperbaiki prioritas tujuan. Sumber daya keuangan, material, personel, dll. Terbatas dan ini harus dialokasikan sesuai dengan prioritas yang ditetapkan. Sasaran prioritas tinggi akan memiliki preferensi untuk alokasi sumber daya. Prioritas tujuan harus didasarkan pada filosofi dan premis organisasi serta lingkungan ekonomi, politik dan sosial.
Alasan Perencanaan:
Perencanaan adalah langkah pertama dalam manajemen. Meningkatnya kompleksitas bisnis, perubahan teknologi, persaingan pemasaran yang meningkat, preferensi konsumen yang berubah, memerlukan perencanaan yang tepat.
Alasan berikut menekankan perlunya perencanaan:
1. Penting untuk bisnis modern:
Semakin kompleksnya bisnis modern, perubahan teknologi yang cepat, keterbukaan ekonomi terhadap persaingan internasional, perubahan selera konsumen memerlukan perencanaan tidak hanya dalam konteks saat ini tetapi juga dalam lingkungan masa depan. Perencanaan memiliki pandangan ke depan dan memperhitungkan semua kemungkinan perkembangan di masa depan.
2. Terkait dengan kinerja:
Perencanaan membantu dalam menetapkan tujuan untuk setiap fungsi dan untuk setiap karyawan. Kekhawatiran memiliki perencanaan formal telah dilakukan lebih baik dibandingkan dengan mereka dimana perencanaan tidak diambil sebagai kegiatan biasa. Variabel untuk menilai kinerja dapat berupa laba atas investasi, target penjualan, laba per saham, dll. Studi telah membuktikan bahwa perencanaan telah menjadi instrumen dalam peningkatan kinerja.
3. Fokus pada Tujuan:
Dorongan perencanaan formal adalah pada penetapan tujuan dan memberikan pedoman untuk mencapainya. Tujuan memberikan arah dan semua keputusan perencanaan diarahkan untuk mencapainya. Ini memastikan pemanfaatan maksimum waktu dan upaya manajerial.
4. Alokasi Sumber Daya yang Tepat:
Kebutuhan organisasi diantisipasi dengan bantuan perencanaan. Akuisisi dan alokasi sumber daya dapat direncanakan dengan baik sehingga meminimalkan pemborosan dan memastikan utilitas yang optimal dari sumber daya ini.
5. Memfasilitasi Kontrol:
Perencanaan dapat digunakan untuk merancang mekanisme kontrol. Mungkin ada target kuantitatif dan perbandingannya dengan kinerja aktual dapat menunjukkan adanya penyimpangan. Tinjauan berkala juga dapat membantu menunjukkan kinerja yang rendah. Penyimpangan dalam produksi, penjualan, keuntungan, dll. Dapat terungkap selama penyelidikan berkala dan tindakan perbaikan dapat diambil.
6. Bermanfaat dalam Pengambilan Keputusan:
Perencanaan sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Sejak perencanaan membantu dalam menentukan tindakan yang akan diambil untuk mencapai tujuan organisasi, itu berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan untuk masa depan. Tujuan, rencana, kebijakan, jadwal, aturan, dll. berfungsi sebagai pedoman untuk pengambilan keputusan rutin.
7. Menghindari Kegagalan Bisnis:
Kegagalan bisnis mungkin karena perencanaan yang salah dan tidak ilmiah. Perencanaan yang buruk dapat mengakibatkan pemborosan sumber daya manusia dan fisik. Perusahaan mungkin tidak dapat menghadapi persaingan dari unit yang terencana dengan baik. Perencanaan yang baik akan membantu dalam memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan cara sebaik mungkin sehingga mengurangi kemungkinan kegagalan.
Prinsip Perencanaan:
Sejumlah prinsip dasar telah dirancang selama bertahun-tahun untuk memandu para manajer melakukan perencanaan.
Beberapa prinsip ini dibahas sebagai berikut:
1. Prinsip Kontribusi terhadap Tujuan:
Semua jenis rencana disiapkan untuk mencapai tujuan organisasi. Rencana utama dan turunan disiapkan untuk berkontribusi pada tujuan perusahaan. Perencanaan digunakan sebagai sarana untuk mencapai tujuan.
2. Prinsip Keutamaan Perencanaan:
Prinsip ini menyatakan bahwa perencanaan merupakan fungsi pertama atau utama dari setiap manajer. Dia harus merencanakan terlebih dahulu dan kemudian melanjutkan untuk menjalankan fungsi lainnya. Fungsi manajerial lainnya diatur untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dalam perencanaan.
3. Prinsip Perencanaan Tempat:
Agar perencanaan menjadi efektif, beberapa premis atau praduga harus dibuat atas dasar perencanaan yang harus dilakukan. Rencana, umumnya tidak terstruktur dengan baik. Alasannya karena perencanaan tempat tidak dikembangkan dengan baik. Prinsip ini menekankan pada analisis yang tepat tentang situasi yang akan terjadi di masa depan.
4. Prinsip Alternatif:
Proses perencanaan melibatkan pengembangan banyak alternatif dan kemudian memilih salah satu yang akan membantu dalam mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Tanpa adanya berbagai alternatif perencanaan yang tepat akan sulit dilakukan.
5. Prinsip Pengaturan Waktu:
Rencana dapat berkontribusi secara efektif untuk pencapaian tujuan bisnis jika waktunya tepat. Perencanaan tempat dan kebijakan tidak berguna tanpa waktu yang tepat.
6. Prinsip Fleksibilitas:
Prinsip ini menyarankan fleksibilitas dalam rencana jika beberapa kemungkinan muncul. Rencana harus disesuaikan untuk memasukkan situasi baru. Bahaya fleksibilitas harus diingat. Perubahan mungkin mengganggu komitmen sebelumnya. Jadi biaya perubahan harus dibandingkan dengan manfaat fleksibilitas.
7. Prinsip Komitmen:
Harus ada kerangka waktu untuk memenuhi komitmen yang dibuat. Ini akan memastikan pencapaian target tepat waktu.
8. Prinsip Strategi Bersaing:
Saat merumuskan rencana sendiri, seorang manajer harus mengingat rencana pesaing. Rencana harus dibingkai dengan memikirkan apa yang akan dilakukan pesaing dalam situasi serupa.
Karakteristik Rencana yang Baik:
Rencana disusun untuk mencapai tujuan organisasi. Rencana yang baik akan membantu dalam mencapai tujuan perusahaan.
Rencana yang baik harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Tujuan yang Jelas:
Rencana yang baik harus didasarkan pada tujuan yang jelas. Perencanaan merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi. Jika tujuan tidak jelas maka akan terjadi kebingungan dan kekacauan. Pernyataan tentang tujuan harus jelas, ringkas, pasti dan akurat.
2. Pemahaman yang Benar:
Implementasi suatu rencana akan bergantung pada pemahamannya yang tepat oleh mereka yang akan melaksanakannya. Jika orang-orang yang bersangkutan tidak mengikuti rencana tersebut dengan benar atau tidak jelas tentang cara melaksanakannya, maka tidak akan ada gunanya rencana tersebut. Akan tepat untuk menyampaikan rencana tersebut dengan benar dan kemudian memberikan klarifikasi, jika diperlukan. Rencana yang baik adalah rencana yang dipahami dengan baik oleh mereka yang akan melaksanakannya.
3. Komprehensif:
Rencana tersebut harus mencakup setiap aspek bisnis untuk pemenuhan tujuan yang tepat. Berbagai bagian dari rencana harus cocok satu sama lain dan tujuan serta waktunya harus diatur sedemikian rupa sehingga menghasilkan koordinasi yang diperlukan.
4. Fleksibel:
Sebuah rencana harus fleksibel untuk mengakomodasi ketidakpastian masa depan. Masa depan tidak dapat diprediksi secara akurat dan selalu ada kemungkinan hal-hal baru akan muncul. Rencana yang fleksibel akan menjadi salah satu yang dengan lancar akan menyesuaikan persyaratan perubahan kondisi. Rencana tersebut harus luas sehingga memungkinkan berbagai perubahan tanpa secara serius mempengaruhi tujuan utamanya. Manajer tidak boleh menganggap rencana sebagai sesuatu yang kaku. Ia harus siap untuk memenuhi kebutuhan sebagaimana dituntut oleh situasi yang berubah.
5. Ekonomis:
Biaya yang timbul dalam mempersiapkan dan melaksanakan rencana harus dipertimbangkan. Rencana harus seekonomis mungkin, tergantung pada sumber daya yang tersedia dengan perusahaan.
Pendekatan Perencanaan:
Manajer yang berbeda mengadopsi berbagai pendekatan untuk perencanaan. Ini mungkin didasarkan pada tingkat partisipasi, pendelegasian wewenang, kemampuan manajer tingkat bawah dll.
Pendekatan berikut diikuti untuk perencanaan:
1. Pendekatan Top-Down:
Pendekatan ini berarti bahwa semua jenis perencanaan dilakukan di puncak hirarki dan pelaksanaannya dilakukan di tingkat manajemen yang lebih rendah. Pendekatan top-down umumnya diikuti dalam organisasi yang dikelola keluarga atau oleh manajer tradisional atau konservatif. Manajemen tingkat atas menentukan tujuan, merumuskan kebijakan dasar, merencanakan tindakan untuk mencapai tujuan. Para manajer di tingkat yang lebih rendah tidak memiliki suara dalam perencanaan tetapi terlibat dalam implementasi. Manajemen sangat tersentralisasi dan manajer di tingkat yang lebih tinggi selalu disibukkan dengan menyiapkan rencana dan menjalankan wewenang.
Pendekatan ini didasarkan pada asumsi bahwa manajer yang bekerja di tingkat yang lebih tinggi berpengalaman dan berkualitas secara profesional. Dalam praktiknya, ditemukan bahwa para manajer di tingkat yang lebih rendah juga secara tidak langsung terlibat dalam perencanaan dengan mencari saran dan ide mereka.
2. Pendekatan dari bawah ke atas:
Sebagaimana diketahui bahwa berpikir dan berbuat saling terkait, dalam pendekatan ini dilakukan upaya untuk melibatkan orang-orang tersebut dalam perencanaan yang akan ditugaskan untuk melaksanakannya juga. Pendekatan dari bawah ke atas juga dapat disebut sebagai perencanaan partisipatif di mana perkiraan kasar dibuat pada tingkat manajemen yang lebih rendah dan kemudian dikomunikasikan ke tingkat yang lebih tinggi. Manajemen tingkat atas meninjau angka-angka yang diterima dari tingkat yang lebih rendah dan kemudian menyetujui rencana tersebut.
Pendekatan ini akan memberikan hasil yang baik asalkan manajer di tingkat bawah memiliki pengetahuan, kesadaran dan kreativitas yang diperlukan untuk melakukan perencanaan. Eksekutif puncak menyatukan dan mengkoordinasikan berbagai sub-rencana, yang berasal dari tingkat yang lebih rendah. Manajer di tingkat yang lebih rendah tidak hanya akan mengimplementasikan rencana tetapi juga akan membantu dalam memprakarsainya.
3. Pendekatan Komposit:
Pendekatan komposit merupakan gabungan dari pendekatan top-bottom dan bottom-up. Dalam pendekatan komposit, eksekutif puncak memberikan pedoman, parameter, dan batasan di mana manajer tingkat menengah dan bawah diharapkan untuk merumuskan rencana tentatif yang dikomunikasikan kepada manajer tingkat atas untuk ditinjau dan disetujui. Eksekutif puncak memiliki otoritas akhir untuk membuat rencana. Pendekatan ini memiliki keunggulan melibatkan manajer tingkat bawah dalam proses berpikir dan menyiapkan rencana tentatif dalam parameter yang diberikan.
4. Pendekatan Tim:
Dalam pendekatan tim semakin banyak manajer yang terlibat dalam merumuskan rencana. Para manajer yang terkait dalam proses perencanaan akan sangat membantu dalam mengimplementasikannya. Para manajer yang terkait dengan berbagai aktivitas diminta untuk menyiapkan rencana tentatif untuk area mereka dan kemudian menyerahkan proposal tersebut kepada Kepala Eksekutif mereka. Persetujuan akhir dari rencana diberikan oleh Chief Executive. Tim manajer bekerja sebagai otak dari Chief Executive dan menyarankan berbagai proposal. Pendekatan tim sangat berguna ketika tugas menyiapkan rencana membutuhkan pengetahuan khusus tentang berbagai bidang.
Perencanaan dan Kinerja:
Sebuah pertanyaan umumnya muncul apakah organisasi yang melakukan perencanaan mengungguli organisasi yang tidak melakukan perencanaan secara formal. Kinerja organisasi-organisasi yang secara formal berencana ditemukan lebih baik dibandingkan. Tidak dapat dikatakan bahwa organisasi yang secara formal merencanakan selalu mengungguli yang tidak.
Berbagai penelitian tentang dampak perencanaan terhadap kinerja telah menunjukkan kesimpulan sebagai berikut:
(i) Perencanaan formal dikaitkan dengan laba yang lebih tinggi, pengembalian aset yang lebih tinggi, dan hasil keuangan positif lainnya.
(ii) Kualitas proses perencanaan dan penerapan rencana yang tepat mungkin lebih berkontribusi pada kinerja yang tinggi daripada jangkauan perencanaan.
(iii) Dalam organisasi-organisasi di mana perencanaan tidak menghasilkan kinerja yang lebih tinggi, penyebabnya adalah lingkungan. Peraturan pemerintah, serikat pekerja dan situasi buruk lainnya bertanggung jawab untuk membatasi kinerja organisasi.
