Langkah-langkah berikut diambil dalam proses perencanaan:
1. Mengenali Perlunya Tindakan:
Langkah pertama dalam proses perencanaan adalah kesadaran akan peluang bisnis dan kebutuhan untuk mengambil tindakan. Peluang sekarang dan masa depan harus ditemukan sehingga perencanaan dapat dilakukan untuk mereka. Kecenderungan situasi ekonomi juga harus divisualisasikan. Misalnya, jika memikirkan pemerintah untuk mengembangkan daerah pedesaan sebagai pusat industri, seorang pengusaha yang berpandangan jauh ke depan akan berpikir untuk mendirikan unit yang sesuai dengan lingkungan tersebut dan akan memanfaatkan fasilitas yang ditawarkan untuk tujuan tersebut. Sebelum bertualang ke area baru, pro dan kontra dari proyek semacam itu harus dievaluasi. Awal harus dilakukan hanya setelah melalui analisis terperinci tentang peluang baru.
2. Mengumpulkan Informasi yang Diperlukan:
Sebelum perencanaan sebenarnya dimulai, fakta dan angka yang relevan dikumpulkan. Semua informasi yang berkaitan dengan operasi bisnis harus dikumpulkan secara rinci. Jenis pelanggan yang harus ditangani, keadaan di mana barang harus disediakan, nilai produk bagi pelanggan, dll. Harus dipelajari secara rinci. Fakta dan angka yang dikumpulkan akan membantu menyusun rencana yang realistis.
3. Meletakkan Tujuan:
Tujuan adalah tujuan yang ingin dicapai oleh manajemen. Sasaran adalah produk akhir dan semua energi dialihkan untuk mencapai sasaran tersebut. Sasaran adalah benang merah yang mengikat seluruh perusahaan. Perencanaan dimulai dengan penentuan tujuan. Ikatan antara perencanaan dan tujuan membantu karyawan untuk memahami tugas mereka. Tujuan adalah panduan karyawan. Sangat penting bahwa tujuan harus dirumuskan dengan benar dan dikomunikasikan kepada semua anggota organisasi.
4. Menentukan Tempat Perencanaan:
Perencanaan selalu untuk masa depan yang tidak pasti. Meskipun mungkin tidak ada yang pasti di masa yang akan datang, tetapi asumsi-asumsi tertentu masih harus dibuat untuk merumuskan rencana. Prakiraan sangat penting untuk perencanaan bahkan jika semuanya mungkin tidak terbukti benar. Prakiraan berarti asumsi peristiwa masa depan. Perilaku variabel tertentu diramalkan untuk menyusun premis perencanaan.
Prakiraan umumnya akan dibuat untuk hal-hal berikut:
(a) Ekspektasi permintaan akan produk.
(b) Kemungkinan volume produksi.
(c) Antisipasi biaya dan kemungkinan harga di mana produk akan dipasarkan.
(d) Pasokan bahan baku tenaga kerja dll.
(e) Kebijakan ekonomi pemerintah.
(f) Perubahan pola preferensi konsumen.
(g) Dampak perubahan teknologi pada proses produksi.
(h) Sumber penyediaan dana.
Berdasarkan prakiraan inilah perencanaan dilakukan. Keberhasilan atau kegagalan perencanaan akan tergantung pada perkiraan berbagai faktor yang disebutkan di atas. Jika ramalannya akurat maka perencanaan juga akan andal. Efek dari berbagai faktor harus ditimbang dengan hati-hati.
5. Meneliti Tindakan Alternatif:
Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah memilih tindakan terbaik. Ada beberapa cara untuk melakukan sesuatu. Perencana harus mempelajari semua alternatif dan kemudian pemilihan akhir harus dilakukan. Hasil terbaik hanya akan tercapai bila cara terbaik dalam melakukan suatu pekerjaan dipilih. Menurut Koontz dan O’Donnell, “Jarang ada rencana yang dibuat tanpa alternatif yang masuk akal.” Semua pro dan kontra dari metode harus ditimbang sebelum pemilihan akhir.
6. Evaluasi Pola Tindakan:
Setelah memilih rangkaian tindakan, langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap rangkaian tindakan tersebut. Evaluasi akan melibatkan studi tentang kinerja berbagai tindakan. Berbagai faktor akan ditimbang satu sama lain. Suatu tindakan mungkin cocok tetapi mungkin melibatkan investasi besar dan yang lainnya mungkin melibatkan jumlah yang lebih sedikit tetapi mungkin tidak terlalu menguntungkan. Evaluasi berbagai pola tindakan sangat penting untuk perencanaan yang tepat.
7. Menentukan Rencana Sekunder:
Setelah rencana utama dirumuskan maka sejumlah rencana pendukung diperlukan. Sebenarnya rencana sekunder dimaksudkan untuk implementasi rencana utama. Misalnya, setelah rencana produksi diputuskan maka sejumlah rencana pengadaan bahan baku, pembelian pabrik dan peralatan, perekrutan personel akan diperlukan. Semua rencana sekunder akan menjadi bagian dari rencana utama.
8. Pelaksanaan Rencana:
Langkah terakhir dalam proses perencanaan adalah bagian implementasi. Perencanaan harus dimasukkan ke dalam tindakan sehingga tujuan bisnis dapat dicapai. Implementasinya akan membutuhkan penetapan kebijakan, prosedur, standar dan anggaran. Alat-alat ini akan memungkinkan implementasi rencana yang lebih baik.
