Proses manajemen strategis meliputi empat langkah berikut, yaitu: 1. Identifikasi tujuan dan tujuan bisnis 2. Perumusan strategi 3. Implementasi strategi dan 4. Evaluasi strategi!
1. Identifikasi Maksud dan Tujuan Usaha:
Tujuan perusahaan menandakan hasil akhir akhir yang akan dicapai selama periode waktu tertentu. Strategi adalah sarana untuk mencapai tujuan. Secara umum, kata tujuan dan misi digunakan secara bergantian. Namun istilah-istilah ini memiliki arti yang berbeda dalam manajemen.
Tujuan perusahaan memberikan gambaran yang jelas tentang apa perusahaan itu dan apa yang ingin dicapai di masa depan. Ini adalah pernyataan dari lini bisnis utama yang ingin dikejar. Misi perusahaan menjelaskan ruang lingkup bisnis dalam hal produk dan pasar. Tujuan di sisi lain menentukan arah untuk mencapai misi.
Misalnya, misi Perusahaan Pupuk dapat disebutkan sebagai memerangi kelaparan dunia dan tujuannya dapat disebutkan sebagai meningkatkan produktivitas pertanian melalui pengembangan, produksi pupuk yang ditingkatkan secara efisien, menghasilkan keuntungan untuk membiayai Penelitian dan pengembangan (R & D) dan untuk memastikan pengembalian investasi yang memuaskan.
2. Perumusan Strategi:
Dalam perumusan strategi, perusahaan harus menyadari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancamannya. Analisis SWOT memusatkan perhatian pada keempat variabel tersebut yaitu kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Dua yang pertama adalah internal sedangkan dua yang terakhir adalah eksternal organisasi.
(a) Kekuatan:
Poin kuat dari suatu organisasi disebut sebagai kekuatannya. Personel yang terlatih dan efisien, produk berkualitas, harga terjangkau, posisi keuangan yang kuat, jaringan pemasaran yang efisien, Departemen Litbang yang terorganisasi dengan baik, dll., adalah kekuatannya. Sebuah organisasi harus mencoba untuk mengumpulkan kekuatannya.
(b) Kelemahan:
Setiap organisasi mengalami titik-titik tertentu seperti mesin usang atau tua, manajemen yang tidak efisien, posisi keuangan yang lemah, rentang kendali yang besar, kualitas produk yang buruk, dll. Upaya harus dilakukan dengan cepat oleh manajemen untuk mengatasi atau meminimalkan kelemahan.
(c) Peluang:
Peluang sepenuhnya eksternal dalam lingkungan bisnis. Peluang tidak datang setiap saat dan manajemen harus memanfaatkannya untuk menghasilkan keuntungan tanpa penundaan. Peluang muncul dari kebijakan Pemerintah yang berkaitan dengan pajak, ekspor, pengurangan bea, substitusi impor, dll.
Suatu organisasi harus segera mencoba memanfaatkan peluang tersebut dengan melakukan diversifikasi kegiatannya. Ini adalah kewaspadaan manajemen puncak untuk menilai peluang yang tersedia dan memanfaatkannya tanpa penundaan. Liberalisasi ekonomi di India telah membuka banyak peluang baru di banyak bidang operasi bisnis.
(d) Ancaman:
Ini juga eksternal untuk organisasi seperti peluang. Benar untuk mengatakan bahwa liberalisasi di India telah membuka banyak bidang baru tetapi juga membawa banyak ancaman terhadap unit bisnis yang ada. Sejumlah perusahaan telah keluar dari dunia bisnis di India.
Manajemen puncak yang efisien dapat meramalkan ancaman semacam itu jauh sebelumnya dan menyusun strategi dan taktik untuk menghadapinya. Berbagai ancaman terhadap bisnis yang sudah ada termasuk persaingan dari perusahaan lain, perubahan permintaan, perubahan kebijakan pemerintah, pemogokan, dll.
Jika produk suatu perusahaan menjadi usang karena kedatangan produk baru, ia harus mengeluarkan produk alternatif jika tidak, kelangsungan hidupnya dalam bisnis akan sulit.
3. Implementasi:
Ini melibatkan sejumlah keputusan administratif dan operasional.
Berikut ini adalah tiga komponen penting dari strategi:
(a) Implementasi sumber daya
(b) Implementasi organisasi
(c) Implementasi kebijakan fungsional
(a) Implementasi Sumber Daya:
Untuk menerapkan strategi secara efektif, semua sumber daya yang tersedia yaitu, manusia, keuangan, material, teknologi dll, harus tersedia. Harus ada orang yang tepat di posisi atas dan bertanggung jawab. Sumber daya manusia tersebut harus memiliki kualitas, keterampilan, bakat, dan keterampilan yang dibutuhkan.
Manajemen puncak harus bertindak secara objektif yaitu, tanpa bias atau prasangka, dalam menyediakan sumber daya pada waktu yang tepat. Tugas manajemen strategis terutama terbatas pada tiga bidang operasional yaitu, sumber daya fisik, keuangan dan manusia. Kecuali jika sumber daya yang dibutuhkan tersedia, tidak ada rencana strategis bisnis yang dapat dilaksanakan.
Kesulitan dalam Alokasi Sumber Daya:
Masalah-masalah berikut umumnya dihadapi oleh manajemen puncak:
(i) Kelangkaan Sumber Daya:
Semua sumber daya mungkin tidak selalu tersedia. Bahkan jika tersedia, sumber daya mungkin sangat mahal (seperti manusia, uang, dan material)
(ii) Batasan Penting:
Untuk mendapatkan mesin dan pabrik dari luar negeri, mungkin ada batasan yang berkaitan dengan devisa atau alasan lain yang paling diketahui oleh pemerintah.
(iii) Sumber Daya Manusia:
Bekerjanya suatu organisasi tidak hanya bergantung pada kuantitas sumber daya manusia tetapi juga kualitasnya. Jika sumber daya manusia memiliki keterampilan dan pengalaman profesional, mereka dapat memberikan hasil yang jauh lebih banyak daripada biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan sumber daya tersebut.
(b) Implementasi Organisasi:
Organisasi yang sesuai diperlukan untuk implementasi strategi yang efektif. Menurut McKinsey “baik strategi maupun struktur tidak dapat ditentukan secara independen satu sama lain….. Strategi jarang berhasil tanpa struktur yang tepat. Di hampir setiap jenis perusahaan skala besar, contoh dapat ditemukan di mana rencana strategis yang disusun dengan baik digagalkan oleh struktur organisasi yang menunda pelaksanaan rencana atau memberikan prioritas pada pertimbangan yang salah. Struktur yang baik tidak dapat dipisahkan dari strategi.”
Untuk menerapkan strategi, struktur organisasi mungkin harus diubah. Di India, sejumlah perusahaan telah mengubah struktur organisasinya.
(c) Implementasi Kebijakan Fungsional:
Perumusan kebijakan sangat penting untuk implementasi strategi yang efektif. Suatu kebijakan dianggap sebagai pedoman untuk bertindak. Ini menyalurkan upaya organisasi ke arah yang telah ditentukan sebelumnya dan mengarah pada pencapaian tujuan.
Menurut Glueck “Elemen kritis, latihan analitis utama yang terlibat dalam pembuatan kebijakan, adalah kemampuan untuk memasukkan strategi besar ke dalam kebijakan yang kompatibel, dapat diterapkan. Tidaklah cukup bagi manajer untuk memutuskan mengubah strategi. Apa yang terjadi selanjutnya setidaknya sama pentingnya. Bagaimana kita sampai di sana, siapa dan seberapa efisien? Ini yang dilakukan manajer dengan menyiapkan kebijakan untuk mengimplementasikan strategi besar.”
Berbagai kebijakan dalam suatu bisnis dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
- Kebijakan Perusahaan
- Kebijakan Divisi
- Kebijakan Departemen
Kebijakan bisnis sangat mempengaruhi keberhasilan bisnis. Manajer senior yang terutama peduli dengan keputusan jangka panjang biasanya membawa sebutan seperti Chief Executive, President, General Manager atau Executive Director. Kebijakan memperjelas apa dan bagaimana setiap orang diharapkan untuk melakukan pekerjaannya dan mempromosikan pendelegasian pengambilan keputusan ke tingkat manajerial.
4. Evaluasi Strategi:
Fase terakhir dari manajemen strategis adalah evaluasi dan kontrol. Dalam bisnis, kondisi sering berubah sehingga perlu evaluasi strategi yang ada dan merencanakan strategi baru untuk memanfaatkan perubahan kondisi.
Menurut Arthur Sharplin “Tujuan evaluasi strategis adalah untuk memantau dan mengevaluasi kemajuan menuju tujuan organisasi dan untuk memandu atau memperbaiki proses atau mengubah rencana strategis agar lebih sesuai dengan kondisi dan tujuan saat ini.”
Dengan demikian evaluasi strategi dilakukan untuk mengukur keberhasilan strategi yang digunakan untuk mewujudkan tujuan utama suatu perusahaan.
Kebutuhan akan evaluasi strategi muncul karena alasan berikut:
(a) Hal ini diperlukan untuk menjaga kontrol yang tepat pada kinerja.
(b) Ini memberikan umpan balik dari kebijakan strategis yang diikuti sebelumnya
(c) Evaluasi semacam itu diperlukan untuk motivasi karyawan. Promosi atau penurunan pangkat atau penghargaan didasarkan pada evaluasi kebijakan.
(d) Apakah keputusan yang diambil oleh para manajer di berbagai tingkatan selaras dengan manajemen strategis hanya dapat diketahui melalui evaluasi strategis.
(e) Manajemen mendapatkan informasi berharga sebagai hasil dari evaluasi tersebut.
Proses evaluasi terdiri dari:
(i) Memperbaiki standar.
(ii) Mengukur Kinerja
(iii) Menganalisis variasi.
(iv) Mengambil tindakan korektif.
(i) Memperbaiki standar:
Setiap dasar yang digunakan untuk perbandingan dalam evaluasi dikenal sebagai standar. Menurut Arthur Sharplin “Intinya, proses evaluasi strategi hanyalah masalah membandingkan strategi yang ada dengan alternatif terbaik dan memutuskan apakah dan sejauh mana strategi harus diubah.”
Standar dapat ditetapkan atas dasar:
(a) Kriteria kuantitatif yaitu, kinerja badan usaha dapat dibandingkan dengan kinerjanya di masa lalu atau dengan industri atau pesaing, dll. dan standar ditetapkan sesuai dengan itu.
(b) kriteria kualitatif yaitu, evaluasi subyektif di berbagai bidang seperti kemampuan manajer, kapasitas pengambilan risiko atau kejelasan strategi dll dapat diambil sebagai standar.
(ii) Mengukur Kinerja:
Pengukuran evaluasi kinerja menjadi sangat mudah ketika standar ditetapkan terlebih dahulu dan teknik pengukuran yang memadai dikembangkan. Waktu dan periode evaluasi sangat penting untuk mengukur kinerja. Dalam hal evaluasi tertunda, tujuan evaluasi hangus.
(iii) Menganalisis varians:
Varians mengacu pada perbedaan antara kinerja aktual dan kinerja yang direncanakan dari unit tersebut. Jika kinerja lebih baik dibandingkan dengan yang direncanakan, maka variannya positif dan setiap manajemen akan menyambutnya.
Namun jika kinerja aktual di bawah kinerja yang diharapkan, manajemen harus mencari tahu alasannya dan menganalisisnya untuk varians negatif.
(iv) Mengambil Tindakan Korektif:
Ini adalah langkah terakhir dalam evaluasi. Standar yang telah ditetapkan dapat diperiksa dan diminta oleh manajemen. Langkah-langkah korektif tertentu dapat diambil untuk merumuskan kembali rencana dan tujuan strategis.
