Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Pengertian Sekretaris 2. Latar Belakang Sekretaris 3. Pengangkatan 4. Kualifikasi 5. Remunerasi 6. Fungsi atau Tugas 7. Hak 8. Tugas 9. Wewenang 10. Kewajiban 11. Kepentingan.
Definisi Sekretaris:
Secara fungsional istilah Sekretaris berarti orang yang menulis secara rahasia atas nama atasannya atau untuk badan. Kata Sekretaris berasal dari kata Latin Secretarius yang berarti orang kepercayaan atau petugas rahasia. Kata latin secretarius mengandung arti secret atau mengeluarkan.
Oleh karena itu, dari definisi dua poin dasar harus dicatat:
(1) Sekretaris menulis untuk atasannya atau untuk badan dan bukan untuk dirinya sendiri. Kata ‘tubuh’ berarti masyarakat, asosiasi, perusahaan, klub atau bahkan negara. Ini mungkin poin yang lebih penting.
(2) Seorang Sekretaris menulis secara rahasia atau rahasia. Namun, hal ini tidak selalu benar, dilihat dari fungsi Sekretaris di zaman modern.
Untuk memahami arti dari istilah Sekretaris kita dapat mengacu pada beberapa kamus bahasa Inggris standar. Menurut Kamus Oxford, ‘Sekretaris’ berarti: “Orang yang kantornya menulis untuk orang lain; terutama orang yang dipekerjakan untuk melakukan korespondensi, menyimpan catatan dan melakukan transaksi berbagai bisnis lainnya, untuk orang lain atau untuk masyarakat, korporasi atau badan publik.”
Menurut Kamus Webster, ‘Sekretaris’ berarti- “Seseorang yang dipekerjakan untuk menangani korespondensi dan mengelola pekerjaan rutin dan detail untuk atasan; seorang pejabat badan usaha yang dapat menyimpan catatan rapat direktur dan pemegang saham serta kepemilikan dan transfer saham dan membantu mengawasi kepentingan hukum perusahaan; pejabat organisasi atau masyarakat yang bertanggung jawab atas catatan dan korespondensinya; seorang pejabat negara yang mengawasi departemen administrasi pemerintah.”
Kedua definisi tersebut bersifat fungsional sehingga dapat diketahui fungsi yang berbeda serta jenis Sekretaris yang berbeda. Dalam Companies Act, definisi Sekretaris yang padat namun jelas diberikan. Bunyinya- “Sekretaris berarti setiap individu yang memiliki kualifikasi yang ditentukan yang ditunjuk untuk melakukan tugas yang dapat dilakukan oleh Sekretaris berdasarkan Undang-Undang ini dan tugas kementerian dan administrasi lainnya.” [Bek 2(45)]
Secara garis besar, ada dua jenis Sekretaris:
(1) Sekretaris organisasi atau badan atau komite, dll.
(2) Seorang Sekretaris Pribadi melayani orang tertentu.
Latar Belakang Sekretaris:
Sekretaris kapal adalah profesi kuno. Itu ditemukan di dunia kuno ketika sekretaris ditunjuk oleh raja atau orang lain yang memiliki posisi. Di Roma kuno orang yang ditunjuk untuk melakukan tugas-tugas kesekretariatan umum seperti menulis dan menyimpan rekening dikenal sebagai Scribae.
Ada tingkatan Scribae yang berbeda seperti Notaris dan Actuarri yang tingkatannya lebih rendah. Nyatanya, kita berutang banyak kepada para Scribae kuno itu untuk pengetahuan kita tentang sejarah karena kebanyakan kita belajar dari catatan yang dibuat oleh mereka.
Pengangkatan Sekretaris:
Sebuah perusahaan harus menjalani berbagai formalitas hukum dari awal berdiri sampai terus ada. Pembubaran perusahaan membutuhkan prosedur hukum yang rumit. Untuk mengatasi semua formalitas hukum, perusahaan lebih memilih untuk menunjuk seseorang sebagai sekretarisnya yang memiliki kualifikasi yang diperlukan. Umumnya sebuah perusahaan kecil tidak mampu untuk menunjuk seorang sekretaris penuh waktu sehingga mempekerjakan seorang sekretaris paruh waktu.
Menurut amandemen Undang-Undang Perusahaan tahun 1974, Sec. 383A menyatakan bahwa perusahaan yang memiliki modal disetor sebesar Rs. 25 lakh atau lebih harus menunjuk sekretaris yang memenuhi syarat. Seseorang yang telah lulus ujian Sekretaris Perusahaan yang dilakukan oleh Institut Sekretaris Perusahaan India, awalnya didirikan oleh Pemerintah Pusat tetapi diubah menjadi Badan Hukum (seperti Institut Akuntan Chartered India) pada tahun 1980, dan telah diterima sebagai anggota Institute of Company Secretary dikatakan memenuhi syarat untuk pekerjaan itu.
Penunjukan tersebut diberikan oleh perseroan berdasarkan kesepakatan yang memberikan syarat dan ketentuan secara rinci yang menjabarkan hak, tugas, dan wewenang sekretaris dengan tunduk pada ketentuan Undang-Undang Perusahaan. Dalam banyak kasus, promotor perusahaan sendiri menunjuk seorang sekretaris untuk mendapatkan layanan khusus dalam proses promosi perusahaan dalam menjalani formalitas hukum.
Setelah pembentukan perusahaan penunjukan diatur dengan efek retrospektif. Menurut Sec. 2(30)- Undang-Undang, sekretaris adalah ‘pejabat’ perusahaan yang bertanggung jawab atas hukuman pribadi jika terjadi kelalaian yang dibuat olehnya sehubungan dengan formalitas hukum tertentu yang menjadi tanggung jawabnya. Detik. 2(45) dari Companies Act mendefinisikan sekretaris sebagai “seorang individu yang memiliki kualifikasi yang ditentukan yang ditunjuk untuk melakukan tugas yang dapat dilakukan oleh Sekretaris berdasarkan Undang-Undang ini dan tugas kementerian atau administrasi lainnya”.
Di masa lalu (berdasarkan Undang-Undang Perusahaan yang asli, 1956) firma persekutuan atau perseroan dapat ditunjuk sebagai sekretaris. Ini berarti bahwa firma persekutuan atau perseroan dapat melakukan profesi sekretaris perusahaan seperti halnya firma akuntan dapat melakukan profesi audit. Tetapi dengan amandemen tahun 1974 hanya seseorang yang memiliki kualifikasi tertentu yang dapat ditunjuk sebagai sekretaris.
Sebelumnya banyak akuntan sewaan atau orang yang memegang gelar Master bersama dengan gelar Sarjana Hukum yang digunakan untuk melayani sebagai sekretaris perusahaan. Itu tidak lagi diperbolehkan. Namun, beberapa pengecualian telah diberikan kepada mereka yang telah bekerja sebagai sekretaris perusahaan selama beberapa waktu. Tidak ada pengangkatan baru yang mungkin dilakukan tanpa memiliki kualifikasi yang ditentukan.
Seseorang yang menjadi anggota Institute of Chartered Secretary of England telah dianggap oleh Companies Act memiliki kualifikasi yang ditentukan. Ada beberapa firma atau perusahaan yang memberikan jasa kesekretariatan ahli berdasarkan kontrak. Sebagian besar perusahaan konsultasi manajemen memberikan layanan tersebut.
Kualifikasi Sekretaris:
Dengan demikian, seseorang yang memiliki kualifikasi sebagai berikut dapat diangkat sebagai sekretaris perusahaan:
(1) Gelar Sarjana dalam bidang apa pun, seni, sains, atau perdagangan.
(2) Dia harus diterima sebagai anggota Institut Sekretaris Perusahaan India (atau Institut Sekretaris London) (a) dengan lulus ujian yang dilakukan oleh Institut atau (b) berdasarkan pengalamannya melayani perusahaan sebagai sekretarisnya. Kualifikasi ditentukan dalam Aturan Perusahaan (Kualifikasi Sekretaris), 1975. Dalam Notifikasi yang dikeluarkan pada Oktober 1979 dan
Januari 1980, disebutkan bahwa seseorang yang tidak memiliki kualifikasi menurut undang-undang tetapi telah bekerja di suatu perusahaan sebagai sekretaris tidak kurang dari sepuluh tahun, hanya dapat dilanjutkan sebagai sekretaris perusahaan itu berdasarkan pengalamannya.
Selanjutnya, perusahaan yang memiliki modal disetor kurang dari Rs.25 lakh, dapat menunjuk siapa saja sebagai sekretaris tanpa memiliki kualifikasi menurut undang-undang. Namun, sekretaris seperti itu harus memperoleh kualifikasi menurut undang-undang dalam waktu 3 tahun sejak modal disetor perusahaan mencapai Rs. 25 lakh.
(3) Kualifikasi lain yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris pada umumnya.
(4) Ia harus fasih dengan Undang-Undang Perusahaan dan Undang-Undang terkait lainnya seperti Undang-Undang Pendaftaran, Undang-Undang Meterai, Undang-Undang Pajak Penghasilan, Undang-Undang yang berkaitan dengan pembayaran upah, pembayaran bonus, dana simpanan, dll., yang mana berkaitan dengan pengupahan dan administrasi penggajian serta Undang-Undang MRTP (Undang-Undang Praktik Perdagangan Terbatas Monopoli), FERA (Undang-Undang Regulasi Valuta Asing), dan undang-undang yang terkait dengan hubungan industrial. (Silabus ujian Sekretaris Perusahaan mencakup semua bidang pengetahuan ini.)
(5) Dia harus memiliki pengetahuan akuntansi dan prinsip-prinsip umum hukum.
(6) Ia harus kompeten untuk membuat kontrak (sebagaimana dipahami oleh UU Kontrak).
Satu individu dapat ditunjuk sebagai sekretaris penuh waktu hanya untuk satu perusahaan pada satu waktu. Perusahaan harus menyimpan daftar yang memasukkan deskripsi lengkap sekretaris dan salinannya harus diajukan ke Panitera Perusahaan.
Setiap anggota masyarakat dapat melihatnya di kantor Panitera Perusahaan dengan pembayaran biaya yang ditentukan. (Semua ini diatur dalam Sees. 303 sampai 306 dalam Companies Act, 1956.) Seorang direktur perusahaan dapat ditunjuk sebagai sekretaris perusahaan yang sama dalam kapasitas tambahan asalkan dia memiliki kualifikasi yang diperlukan. Namun, jika hanya ada dua direktur di sebuah perusahaan, salah satunya tidak dapat diangkat sebagai sekretaris (Sec. 383A1).
Remunerasi Sekretaris:
Sekretaris adalah salah satu eksekutif dengan bayaran tertinggi di sebuah perusahaan. Remunerasinya berada di sebelah kepala eksekutif perusahaan, baik direktur pelaksana atau manajer umum. Di banyak perusahaan, sekretaris adalah kepala eksekutif.
Sekretaris sering digambarkan sebagai pejabat utama perusahaan dan karenanya diperlakukan sebagai kepala eksekutif. Tapi dia harus berfungsi di bawah pengawasan dan kendali Dewan Direksi. Sekretaris dapat ditunjuk sebagai direktur atau direktur dapat ditunjuk sebagai sekretaris. Dewan sangat bergantung pada sekretaris.
Fungsi atau Tugas Sekretaris:
Fungsi atau tugas sekretaris perusahaan beragam dan secara garis besar dapat diklasifikasikan menjadi dua kelompok:
(a) Hukum:
Undang-undang Perusahaan menyediakan banyak jenis formalitas hukum yang harus dijalani perusahaan sejak awal hingga berdiri sebagai kelangsungan usaha. Formalitas hukum yang rumit diperlukan untuk penutupannya. Seorang sekretaris memiliki fungsi utama menjaga formalitas ini.
(b) Non-Hukum:
Sebagai sekretaris ia harus berfungsi sebagai eksekutif kantor, petugas penghubung dan penasehat.
Dari sudut pandang lain, ia memiliki fungsi atau tugas yang diarahkan untuk:
(a) Perusahaan
(b) Kepada para direktur
- Untuk anggota perusahaan
(d) Kepada Panitera Perusahaan dan
(e) Kepada semua orang lain yang berhubungan dengan perusahaan.
Benar dikatakan bahwa sekretaris perusahaan bukan hanya abdi perusahaan tetapi dia adalah abdi hukum. Dengan demikian, ia memiliki fungsi non-hukum dan hukum masing-masing.
Hak Sekretaris:
Hak seorang sekretaris bersifat konsekuensial. Ia diangkat dengan syarat-syarat tertentu yang menentukan hak-haknya. Setiap kali dia dipercayakan dengan beberapa tugas, dia secara timbal balik berhak atas beberapa hak.
Misalnya, seorang sekretaris berhak mendapat imbalan yang layak sesuai dengan tanggung jawab yang dipikulnya dan ragam fungsi yang harus diembannya. Dia memiliki hak untuk menikmati semua hak istimewa sebagai karyawan berpangkat tinggi. Ia juga berhak mendapatkan segala fasilitas seperti tempat tinggal yang layak, perlengkapan yang layak, dan lain-lain, agar ia dapat menjalankan tugasnya.
Tugas seorang Sekretaris:
Tugas seorang sekretaris adalah menjalankan fungsinya dengan jujur, rajin, dan dengan tanggung jawab yang diharapkan darinya. Sebenarnya fungsi menjadi tugas dan istilah, fungsi dan tugas, sering digunakan sebagai kata yang dapat dipertukarkan. Sekretaris perusahaan atau sekretaris koperasi memiliki beberapa tugas hukum meskipun sekretaris koperasi dapat menjadi sekretaris kehormatan.
Wewenang Sekretaris:
Seorang sekretaris diberdayakan untuk menggunakan otoritasnya sebagai chief executive. Dia memperoleh kekuatannya dari posisinya. Otoritas didelegasikan kepadanya oleh manajemen tingkat atas untuk menjaga kantor dan staf kantor.
Dia diberi wewenang untuk menandatangani surat dan dokumen yang memiliki efek hukum, atas nama organisasi. Ia sering diberikan/kuasa kuasa’, yakni kuasa untuk mewakili organisasi dalam hal masalah hukum. Sekretaris badan terdaftar seperti perusahaan atau masyarakat koperasi juga memiliki kekuatan hukum.
Kewajiban Sekretaris:
Seorang sekretaris dari badan terdaftar seperti perusahaan atau koperasi dapat dikenakan hukuman jika dia lalai untuk mematuhi beberapa kewajiban hukum yang harus dia patuhi sebagai sekretaris. Karena dia memiliki kekuasaan berdasarkan hukum, dia juga memiliki kewajiban berdasarkan hukum. Ketentuan penunjukan sekretaris perusahaan termasuk kewajiban pribadi yang mungkin timbul karena wanprestasinya.
Pentingnya Sekretaris:
Di zaman modern pentingnya seorang sekretaris telah banyak ditingkatkan. Praktis seorang sekretaris sangat diperlukan dalam kehidupan kita sehari-hari.
Ini karena alasan berikut:
(1) Kehidupan saat ini adalah proses demokrasi. Kita harus membentuk kelompok atau asosiasi atau komite yang berbeda dalam kehidupan sosial, bisnis, dan politik kita. Keputusan harus diambil pada pertemuan melalui diskusi. Rekor harus dipertahankan. Komunikasi, baik internal maupun eksternal, harus dilakukan. Semua ini membutuhkan pekerjaan kantor atau pekerjaan kesekretariatan. Apa yang benar untuk kehidupan individu kita juga berlaku untuk Pemerintah atau badan publik seperti Kotamadya.
(2) Dengan diperkenalkannya konsep perkumpulan atau asosiasi terdaftar seperti Serikat Pekerja atau Koperasi atau Perusahaan, berbagai formalitas hukum telah diwajibkan melalui peraturan perundang-undangan untuk membentuk dan mengelolanya. Penunjukan sekretaris untuk masing-masing badan tersebut telah menjadi penting atau bahkan wajib. Bahkan Serikat Mahasiswa membutuhkan Sekretaris.
(3) Fungsi para eksekutif dan orang-orang senior dalam sebuah perusahaan bisnis telah menjadi begitu rumit dan beragam dan hubungan masyarakat menjadi begitu luas sehingga tidak mungkin lagi bagi mereka untuk mengurus semuanya sendirian. Sekretaris ditunjuk untuk membantu mereka dan terutama untuk melaksanakan pekerjaan kantor rutin dan khususnya yang memiliki implikasi hukum.
(4) Sekretaris sendiri digolongkan sebagai eksekutif senior yang mengambil bagian dalam proses pembuatan kebijakan untuk seluruh organisasi. Jabatan Direktur-Sekretaris sangat umum di perusahaan modern.
(5) Di beberapa negara, seperti di Amerika Serikat, Sekretaris memegang jabatan tertinggi dalam Pemerintah karena tidak ada Menteri. Di negara lain, Menteri sangat bergantung pada Sekretaris departemen.
(6) Fungsi sekretaris dianggap sebagai pekerjaan spesialis. Ada kursus pelatihan dan ujian untuk Sekretaris-kapal dari berbagai kategori di berbagai negara. Di India Pemerintah telah memperkenalkan ujian Company Secretary-ship seperti yang terdapat di Inggris dan negara-negara maju lainnya.
(7) Sekretaris diperlakukan sebagai profesi. Hak, tugas, fungsi, wewenang dan kewajiban didefinisikan dan digariskan dalam undang-undang yang berbeda (misalnya, Undang-Undang Perusahaan, Undang-Undang Perhimpunan Koperasi, dll.).
Karena kepentingan dan spesialisasinya yang semakin meningkat, saat ini kami membutuhkan tidak hanya seorang Sekretaris tetapi juga seorang yang berkualitas. Kualifikasi tersebut dapat diperoleh dan diberikan melalui pelatihan. Sesuai dengan kepentingannya, tanggung jawab seorang sekretaris juga meningkat.
